Образец заполнения описи документов в личном деле работника. Образец заполнения внутренней описи документов личного дела Внутренняя опись документов бланк
Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.
Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.
Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.
Опись - как инструмент контроля
Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.
В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.
Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.
Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.
Составляем опись
Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.
В таблице указывается:
- порядковые номера документов,
- обязательно название той или иной бумаги,
- если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
- как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.
Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.
Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.
Внутренняя опись документов составляется к некоторым категориям дел, например таких, учет которых вызван спецификой данной документации (с грифом ограниченного доступа, личные и судебные дела, о присуждении ученых степеней и званий и т.п.). Составлять внутреннюю опись рекомендуется также на дела, заголовки которых недостаточно раскрывают содержание документов, что в дальнейшем облегчает пользование ими, поиск необходимой информации. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству. Например, составление внутренних описей к делам, содержащих приказы по личному составу, становится полезной при пользовании ими.
Внутренняя опись (см. приложение 64) составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело предварительно были оправлены или подшито без внутренней описи, то его бланк подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Составление заверительной надписи дела
Заверительную надпись дела (см. приложение 65) составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Его составляют на отдельном листе, что помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа не разрешается.
В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.
В удостоверяющем надписи должны оговариваться следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками и т.п.; номера крупноформатных листов; номера конвертов с укладеннями и количество листов заключений.
заверительную надпись Подписывает лицо, которое его составило.
При наличии большого количества перенумерованих листов в конце дела составляется новый заверительную надпись. При этом старый заверительную надпись перечеркивается и постоянно хранится в деле.
Переплет
Документы дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола суровой нитью и берутся в твердую обложку. Для обложек дел постоянного хранения используется бескислотный картон.
Во время брошюровка документов не разрешается зашивать их текст. Если текст документа напечатан слишком близко к левому краю, нужно нарастить корешки документа.
Оформление обложек дел
Обложки дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (см. приложение 66).
Заголовок дела переносится на ее обложку из номенклатуры. В то же время он требует обязательных проверок и уточнения путем поаркушного пересмотра дела. Заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. В случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (уточняется название учреждения или структурного подразделения в случае изменения в течение года, проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности, копійність документов и т.д.), которые повышают его информативность.
Например:
Приказы №№ 1-45 директора ОАО "Энергия" за 2005 год; Статистические отчеты по труду за 2002 год (ф. № 1-Т);
Протоколы №№ 1-6 заседаний научно-методической комиссии Института за 2006 год (копии).
Оригинальность документов дела специально не оговаривается.
Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности велись вместе с приказами по личному составу, их формируют в разные дела. При этом в заголовке номера приказов не отмечают, поскольку порядок приказов возбуждено. Эта особенность должна быть отражена в предисловии к описи.
На обложках дел проставляют даты документов, помещенных в них. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их дать отражено в заголовках дел.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов по основной деятельности, то ее датой будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, помещенных в дела. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишут словами.
При наличии в деле документов (приложений, справок, обзоров и т.п.), дата которых не совпадает с крайними датами дела, ниже эти даты с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за _ год".
Обязательным реквизитом обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "постоянно").
На обложке дела проставляется ее номер по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номера описи и архивного фонда.
Надписи на обложках дел должны быть четкими, их наносят светостойкими черными чернилами или пастой.
В случае заключения к делу титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела. Наклеивать титульный лист на обложку дела запрещается.
Когда составлять опись документов в личном деле работника образец
В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.
Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.
Обложка личного дела сотрудника (образец)
Какие организации обязаны вести личные дела
Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:
- анкета при поступлении на работу;
- конкурсная документация;
- копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.
В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.
В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.
Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.
Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».
Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника
В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:
Представляемые работодателю при трудоустройстве |
Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) |
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений |
|
Сопровождающие трудовую деятельность работника |
|
Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.
Опись в личное дело работника: образец
Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:
- порядковый и регистрационный номер дела;
- индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
- дата документа;
- наименование (заголовок);
- номера листов дела;
- примечание.
Внутренняя опись документов личного дела
Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:
- общее количество листов в деле;
- лицо, ответственное за ведение дела;
- дату обновления описи.
Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)
Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.
Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.
Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника
Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
- По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
- После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
- Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
- Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.
Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.
Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.
Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке). Это:
- дела со сроком хранение более 10 лет;
- дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
Внутренняя опись: общая информация
В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.
Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.
Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.
В целом таблица не сложная:
(картинки кликабельны)
- № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
- регистрационный индекс документа – ,
- дата есть дата;
- заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
- номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
- примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.
Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:
Особенности оформления внутренней описи
В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:
А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:
А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.
Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.
Для чего нужна опись
Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.
Личное дело формируется:
- на кадетов, курсантов;
- госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
- военнослужащих;
- работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.
Личное дело работника включает:
- его автобиографию;
- заполненную анкету;
- заявление о приеме на работу;
- характеристику с прошлого места работы;
- копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.
Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.
Образец описи документов в личном деле работника
Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
- его дату и номер;
- название;
- номер листа в личном деле;
- является документ оригиналом или копией.
Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Перед передачей личного дела в архив в описи:
- пустые поля перечеркиваются буквой Z;
- делается запись об общем количестве документов и страниц;
- ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.