Вида трудовых установленного образца книжки. Внесение данных в документ
Трудовые книжки в России являются документами, которые подтверждают рабочий стаж гражданина. На сегодняшний день подобный документ есть только в РФ, некоторых странах СНГ и Словении. В остальных государствах трудовая заводится по желанию работника. Посмотрим, как изменялась трудовая книжка по годам выпуска и на что это влияло.
Понятие
Под трудовой книжкой понимают официальный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве гражданина. Оформляется бланк при первичном трудоустройстве и хранится в кадровом отделе организации до увольнения сотрудника. Трудовая книжка (образец представлен далее) содержит в себе информацию о работнике, его специальности и профессии, все сведения обо всех местах работы, о причинах увольнения, наградах и поощрениях. Все записи заверяются подписями уполномоченных лиц и штампами организаций.
При увольнении бланк трудовой выдается сотруднику на руки, о чем он должен расписаться в специальном журнале.
Серия, номер и год
Несмотря на то, что в нашем правительстве не прекращаются разговоры об отмене трудовых, окончательного решения еще не принято. Поэтому любой кадровый работник должен знать, как правильно выглядит документ, а также соответствие трудовых книжек годам выпуска.
Первоначально это необходимо для того, чтобы исключить поддельные и недействительные бланки. Рассмотрим соответствие серий документа годам выпуска.
Бланки 1974-2003 гг.:
За эти год было выпущено десять серий бланков. У данных документов в конце есть надпись «Гознак.1974». Это говорит о том, что сам документ является образцом 1974 года.
Трудовые 1975-1992 г.г. имели зеленую обложку, начиная с 1992 г., появились бланки с обложками светло-голубого цвета. Использовались и те, и другие. Все страницы были защищены знаками в виде змеевидных линий.
Бланки 2004 г. - настоящее время:
В начале 2004 года появились новые трудовые книжки. Сами бланки стали меньше и обложка приобрела серый цвет. На последней странице есть отметка «МПФ Гознака. 2003.В». Соответственно, это обозначение того, что бланк образца 2003 года. Год выпуска можно определить по серии и номеру документа.
Все страницы имеют защитную надпись «Трудовая книжка» и водяные знаки «ТК», а также сам бланк прошит двухцветными нитями.
Трудовые разных лет
Согласно закону РФ, существует несколько официально принятых разновидностей бланков трудовых. Все нормы занесения информации, а также учета трудовых регламентированы в следующих документах:
- Постановление правительства от 16.04.2003 № 225.
- Постановление Минсоцтруда от 10.10.03 № 69.
Трудовая книжка по годам выпуска отличается следующим:
- нет номера и серии документа, дата вносится в обратном порядке, цвет обложки - фиолетовый.
- 1973 год: цвет обложки - зеленый.
- Начиная с 1973 года, трудовые имеют защитные знаки и надпись Гознак на последнем листе.
- 2004 год: цвет обложки - серый, есть специальный шов, который предотвращает замену листов.
Зачем нужен номер
Первостепенно по сериям и номерам трудовых можно установить ее подлинность. Это может быть полезным, если у кадрового сотрудника возникают сомнения в подлинности бланка, который предоставил работник. Далее представлена трудовая книжка, образец указания серии и номера документа.
На практике бланки трудовых книжек практически не проверяются. А наличие номера и серии, водяных знаков и других способов защиты может служить доказательством того, что перед работодателем официальный документ Гознака.
К сожалению, сами записи, которые внесены в трудовую, тоже тяжело проверить. Хотя, если у кадрового работника есть желание и время, он может искать сведения об организациях, исходя из информации на штампе.
Бланк вкладыша
Любая трудовая книжка (по годам выпуска они не разграничиваются) может быть продолжена вкладышем. Бланк вкладыша является официальным продолжением трудовой. Работодатели не имеют права записывать сведения о работе в разделе о награждениях (случались и такие прецеденты).
Вкладыш заполняется аналогично трудовой, начиная с титульного листа. Серия и номер вкладыша должны быть указаны на первой странице самой трудовой книжки.
Нумерация информации о работе должна быть продолжена, а не начата заново. Титульный лист вкладыша должен быть заполнен на основании предоставленных документов, а не просто переписан из трудовой. Это недопустимо.
Подобно бланку трудовой, вкладыш также можно проверить по номеру и серии.
Формы
Законодательно установлены несколько типов трудовых книжек, которые признаются действительными и не подлежат обязательной замене. К ним относят:
- Документ 1938 г.
- Документ 1973 г.
- Трудовая колхозника образца 1975 г.
- Документ 2004 г.
Данные, которые необходимо вносить в трудовые любого года, совпадают, хотя принципы внесения несколько отличаются. В разделе сведений о сотруднике обычно вносят:
- реквизиты работника;
- дата рождения;
- подпись работника;
- дата оформления документа;
- информация о присвоенной квалификации;
- информация об образовании;
- штамп той организации, которая впервые оформляет трудовую книжку;
- подпись уполномоченного лица, оформляющего трудовую.
Каждый раз, когда происходит смена бланков, есть период, когда действуют оба вида. О данном факте не должны забывать уполномоченные лица, занимающиеся ведением и заполнением трудовых.
К примеру, если книжка заведена в 2007 году, но оформлена на бланке 1973 года, это явная подделка, и кадровый работник должен пресечь этот факт. Если была обнаружена подобная трудовая книжка, необходимо составить акт и выдать работнику новый бланк, который соответствует всем законодательным нормам и правилам.
Выше представлены образцы трудовых книжек по годам выпуска: 1973 и 2004, для наглядного примера существенных отличий.
Люди, имеющие большой стаж работы, активно развивающиеся на профессиональном поприще, получающие награды, поощрения, повышения, рано или поздно сталкиваются с необходимостью использовать вкладыш в трудовую книжку. Заведение новой трудовой книжки или прекращение всякой деятельности не являются выходом из ситуации.
Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:
Когда был выпущен |
Серия |
Внешний вид |
|
||
2004 год (используются и сейчас) |
|
|
2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей) |
Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года четко регламентирует, как именно заполняются вкладыши. Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом:
Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.
Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.
Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.
Особенности вкладыша
Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:
- 36 страниц для внесения информации;
- обложка выполнена из картона;
- формат 88 на 125 миллиметров;
- имеет серию и номер;
- титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
- графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.
Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.
Условия выдачи вкладышей
Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:
- Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
- Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
- Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.
Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:
Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.
Нумерация
Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.
Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.
Проставление штампа
Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:
- поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
- сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.
Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:
Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.
При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.
Как правильно исправить ошибку
Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.
Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.
Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.
Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.
Внесение измененных данных
Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.
Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.
Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.
Есть ли альтернатива вкладышу
Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:
- использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
- вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
- заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.
Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.
Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:
- трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
- вкладыш;
- иголка (лучше брать не тонкую иглу);
- нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
- ножницы;
- шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
- специальный штамп «Выдан вкладыш».
Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
- простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
- вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.
Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.
Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.
Куда вшивать вкладыш
Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.
Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.
Инструкция по вшиванию вкладыша
Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:
- Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
- После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
- Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.
В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.
Проставление штампа
На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.
Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.
Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки
ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?
Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.
В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:
- принимать человека на работу;
- увольнять;
- делать записи во вкладыше;
- совершать иные действия с вкладышем.
Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.
Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец
Иногда на предприятиях требуют написать заявление на вкладыш в трудовую книжку, образец которого позволяет заполнить документ правильно. Установленной законом формы такого заявления нет, но в организации она имеет место быть.
Не всегда при выдаче вкладыша требуется писать заявление. Если сам работодатель об этом сотрудника не просит, то проявлять свою инициативу не нужно. Требование написать заявление на вкладыш в трудовую книжку может быть связано со следующими ситуациями:
- Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
- Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.
Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.
Написание заявления
Если на предприятии есть установленная форма такого заявления, то лучше воспользоваться ею. В противном случае оно пишется в произвольном порядке.
Сначала указывается, на чье имя пишется заявление. Получателем должен быть руководитель организации. Передавать документ ему в руки необязательно. Оставить заявление можно и другим уполномоченным лицам (главному бухгалтеру, кадровому специалисту).
После прописывается, кто является составителем заявления. Здесь указываются следующие данные:
- должность;
- название структурного подразделения.
Заявитель изъявляет готовность заплатить за вкладыш. Тут можно указать конкретную стоимость, уточнить которую лучше у самого бухгалтера.
В конце документа проставляется дата его составления и личная подпись. Они должны быть написаны от руки, остальные данные можно напечатать на компьютере.
В дальнейшем именно это заявление будет являться основанием для составления приказа и занесения записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей.
Заключение
При окончании граф в трудовой книжке оформление и вшивание вкладыша является единственно верным решением. Другие варианты в этом случае являются недействительными. Юридическая сила вкладыша определяется трудовой книжкой, к которой он прикрепляется. Без регистрации на титульном листе он не является действительным и не может быть использован работодателем или работником.
Свое начало применение трудовых книжек берет в Европе 19-го века. Однако из-за многочисленных протестов традиция не прижилась.
В России трудовые книжки появились в 1918 году
и применяются по сей день. Естественно, внешнее оформление и нормы заполнения документа претерпели изменения с течением времени. Поговорим о том, как это происходило.
Трудовые книжки по сериям и годам
Несмотря на непрекращающиеся разговоры об упразднении трудовых книжек, такое решение Правительством окончательно не принято, поэтому людям, имеющим отношение к кадровому делопроизводству, стоит иметь представление о том, как правильно выглядит документ .
В первую очередь, это необходимо для исключения из оборота поддельных или недействительных бланков .
Соответствие года выпуска и серии трудовой книжки, согласно ТК РФ.
Образец 1973 года (серия АТ — ТК)
Образец 2003 года
Бланки разных лет
По законодательству, действующему в России, существует четыре официальные разновидности трудовых книжек. Нормы внесения информации, сопровождения и обращения этой документации регулируются:
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
- Постановлением Минсоцтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Чем же отличаются трудовые книжки?
По внешнему оформлению и содержанию существуют следующие отличия
:
- 1938 г. — отсутствует номер и серия;
- 1938 г. — обратный порядок внесения даты;
- 1938 г. — фиолетовый цвет, 1973 г. — зеленый, 2004 г. — серый;
- С 1973 г. — имеет водяные знаки;
- С 1973 г. — имеют надпись «Гознак» на последней странице;
- С 2004 г. — специальный шов, предотвращающий замену листов.
Для чего нужен номер трудовой книжки?
Если разбираться придирчиво, то зная серию и номер, присвоенные трудовой книжке, можно установить ее подлинность. Это может быть полезно, когда возникают сомнения в подлинности документа, предоставляемого сотрудником.
На практике, трудовые проверяются крайне редко и наличие серии и номера, водяных знаков и прочих атрибутов защиты свидетельствует лишь о том, что перед вами официальный гознаковский бланк . Проверить правдивость внесенных в него сведений крайне сложно, ведь огромное количество фирм предлагает уже заполненные бланки с любыми записями о приобретенном стаже.
Вкладыш
В профессиональной деятельности некоторых граждан наступает момент, когда «Сведения о работе» полностью заполнены и новые данные вносить некуда. Некоторые работодатели находят креативные выходы из ситуации, например, вносят информацию в раздел «Сведения о награждении», зачеркивая титульную надпись на странице, или подшивают чистые листы.
Ни одно из перечисленных действий допустимым не является. В случае, если графа «Сведения о работе» в трудовой книжке переполнена, сотруднику выдается вкладыш . Сведения о нем вносятся на титульный лист, в верхний правый угол . Указание серии и номера выдаваемого вкладыша обязательно.
Возможно как внесение сведений от руки, так и заполнение отпечатка штампа 10х25 мм. Нумерация записей при оформлении вкладыша продолжается.
Сведения об образовании и личные данные сотрудника заполняются на основании предоставленных документов, а не титульного листа трудовой, так как с момента первого трудоустройства вполне могли измениться личные данные, получен более высокий уровень образования.
Подобно трудовым книжкам, вкладыши в них можно сопоставить по серии и году выдачи .
Серии вкладышей к трудовым книжкам и год выпуска
Формы трудовых книжек
Законодательством РФ установлено несколько видов бланков трудовых книжек , признанных действующими и не подлежащих обязательной замене:
- Бланк 1938 года;
- Бланк 1973 года;
- Трудовая книжка колхозника на бланке 1975 г;
- Бланк 2004 года.
Данные, указываемые во всех этих документах совпадают, хотя принципы внесения немного различны. В графе «Сведения о работнике»:
Заполняют:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения.
- Подпись владельца.
- Дата выдачи.
- Сведения о присвоенной квалификации и образовании.
- Проставляется гербовая печать фирмы, осуществляющей оформление трудовой книжки.
- Вносится подпись сотрудника кадровой службы, заполнившего трудовую книжку.
Теперь разберемся в отличиях всех этих видов.
Трудовые книжки старого образца
Трудовые книжки имеют большое количество отличий, но все-таки у них есть сходство. Сколько страниц в трудовой книжке старого образца? Каждый вид содержит 40 страниц.
1938 года
Фиолетовая обложка из заменителя кожи, размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц. Надпись и рисунок нанесены черной краской. Не использовались защитные знаки. Вид первого листа трудовой книжки простой: отсутствуют серия и номер, герб, для записи сведений о рождении предусмотрено указание лишь года выпуска.
Печать работодателя и подпись сотрудника кадровой службы не ставились, данные о трудовой деятельности заполняются в формате год, месяц, день. Оформлялась с 1939 года рабочим и служащим. Записи вносились на двух языках: русском и языке республики. Фактов подделки практически не фиксировалось.
Образец бланка трудовой книжки 1938 года выпуска.
1973 года
Переплет зеленого цвета изготавливаются из коленкора или выполняются из голубой обложечной бумаги, формат А6, 40 страниц.
Исторически сложилось так, что именно книжки второго типа подвергались подделке гораздо чаще. На титульном листе указаны серия и номер книжки, напечатан герб СССР и надпись «Трудовая книжка».
Предусмотрено место для подписи заполняющего, личной подписи владельца и гербовой печати организации, осуществляющей выдачу. Дата рождения стала вноситься полностью, при этом месяц заполняется прописью.
Выдавалась с 1974 года всем рабочим и служащим. Предусмотрены водяные знаки: на просвет на каждом листе можно увидеть змееобразные линии. Заполнялась на русском и языке республики. Последняя страница снабжена надписью «Гознак».
Образец бланка трудовой книжки 1973 года выпуска.
1975 год (колхозника)
Обложка зеленая , размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц — этот документ выдавался только сельским жителям, состоящим в колхозе. Титульный лист с указанием номера и серии, напечатан герб СССР, имеется надпись «Трудовая книжка колхозника».
В нее ежегодно заносились сведения об отработанных трудоднях, их минимальном количестве и установленной норме. Здесь же указывался и начисленный доход (суммой или в натуральных продуктах). Заполнялась на языке республики и русском. Предусмотрены водяные знаки — змееобразные линии, видимые на просвет.
Выдавалась с 1975 года, продолжение данного документа не рекомендовано, выдается трудовая книжка общего вида, которая ведется параллельно. Последняя страница содержит надпись «Гознак».
Образец бланка трудовой книжки колхозника.
2003 года
Серый переплет с серебряными буквами и двуглавым орлом.
Выдается всем работникам российских компаний, вне зависимости от гражданства и сотрудникам иностранных фирм, имеющих постоянное представительство в РФ. Размер 88х125, что меньше, чем у всех предыдущих форм. Имеет 44 страницы, выдается и действует с января 2004 года. Увеличена степень защиты:
- Надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
- Шов, предотвращающий возможность замены листов;
- Буквы «ТК», видимые на просвет;
- Ирисовая печать.
Как выглядит бланк трудовой книжки нового образца?
Заключение
При каждой смене форм бланков, установленных законом, есть период, когда происходит выдача документов обоих видов. Об этом не стоит забывать специалистам кадровых служб.
Если же книжка, датированная 2007 годом, оформлена на бланке образца 1973 года - это повод заподозрить подделку . При обнаружении недействительной книжки, заполняется акт и сотруднику выдается новый документ, соответствующий всем действующим нормам.
Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника . Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.
Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.
Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.
Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:
- административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
- дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
- материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.
В каких случаях надо вести трудовые книжки
Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по . Если это , то записи в трудовой книжке не делают.
Что касается записей о работе по , то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии - юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее - запись о принятии на работу по совместительству.
Трудовая книжка - это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по . Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.
Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.
Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.
Действующие формы трудовых книжек
Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:
- постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
- постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
- постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";
Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по можно применять только бланки нового образца.
Внесение записей в трудовую книжку
Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными.
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают "Запись за номером таким-то недействительна", а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.
Когда человек, с которым заключили , уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.
Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:
- фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
- сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
- если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.
После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.
Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.
При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.
Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.
Трудовые книжки и вкладыши в них - это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.
Выдача трудовой книжки работнику при увольнении
Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения . Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные - 75 лет.
Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).
Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.
В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.
Бланк трудовой книжки и вкладыша
В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:
- нового образца (2004 год).
- старого образца (1973 год).
Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам .
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Основания для заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:
- приказ о приеме на работу , переводе, поощрении, увольнении;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.
Требования к заполнению трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:
- язык заполнения – русский;
- даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
- сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
- не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
- не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
Примечание : если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.
- со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
- в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
- записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.
Особенности заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
- Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
- После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
- В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
- В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Примечание : ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.
Образец заполнения трудовой книжки
Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице .
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).
Примечание : в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.
Хранение, ведение и выдача трудовых книжек
Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).
Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.
Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2017 году?
Обратите внимание , что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2017 год сохранена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации. Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.