Справка 2 ндфл при увольнении. Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику
Увольнение сотрудника должно сопровождаться выдачей не только всех заработанных и полагающихся сумм, но и документов, содержащих необходимую для будущего работодателя информацию, как то:
- занимаемые прежде должности;
- стаж работы;
- размер заработной платы;
- объем выплат и сведения об удержании налогов.
Порядок увольнения сотрудника в российских компаниях регулируется ст. 84.1 ТК РФ. Ее нормами предусматривается обязанность работодателя передать работнику трудовую книжку и полностью рассчитаться по зарплате в день увольнения. А вот документы, связанные с рабочей деятельностью сотрудника в компании оформляют лишь по заявлению работника. К подобным документам относится и справка о доходах и удержанном с них налоге.
2-НДФЛ при увольнении
П. 3 ст. 230 НК РФ подтверждает, что 2-НДФЛ выдается предприятием – налоговым агентом по письменному запросу физлица. Оформляется она на бланке формы по КНД 1151078 и выдается работнику неограниченное количество раз, т. е. столько, сколько запросов будет им составлено.
Налоговое законодательство, возлагая на работодателя обязанности по представлению персоналу (в том числе увольняемым сотрудникам) справок 2-НДФЛ, не предусматривает ограничений в количестве поступающих от работника запросов. Поэтому справки 2-НДФЛ должны выдаваться налоговым агентом при поступлении от физлиц, работающих в настоящее время или уже уволившихся, запросов в трехдневный срок с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).
Срок для выдачи 2-НДФЛ работнику при увольнении
По трудовому законодательству увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его работой, должны быть выданы в день увольнения , а значит, при нарушении работодателем этого срока он может пожаловаться в инспекцию по труду.
Справка 2-НДФЛ при увольнении: за какой период выдается
Фискальными службами не указывается и период, за который возможно представление 2-НДФЛ увольняющимся (и не только увольняющимся) сотрудникам, следовательно, запросить сведения можно за любой интересующий период. Обычно уволенным работникам справка о доходах предоставляется за период с начала текущего года по день увольнения, так как для последующего трудоустройства требуется документ именно за этот период.
Если необходимо получить сведения по доходам за предыдущие периоды, то, как правило, проблем с заполнением справки в бухгалтерии также не возникает. Например, увольняющийся с 1-го июля 2018 работник вправе получить справки 2-НДФЛ за первое полугодие 2018, 2017, 2016, 2015 годы (при подаче запроса). Современные автоматизированные системы расчета зарплаты сегодня позволяют формировать справку 2-НДФЛ за любой указанный период, конечно, с учетом разумных сроков. Скорей всего получить справку шестилетней давности у работодателя не удастся, поскольку хранить подобные документы налоговые агенты обязаны на протяжении 4-х лет.
Работодатели, представляют в ИФНС сведения о доходах физлиц за истекший год, поэтому в крайнем случае, в случае невозможности получить сведения от работодателя, можно запросить их у налоговой и ПФР, обратившись в ИФНС и отделение фонда по месту жительства.
Итак, выдать 2-НДФЛ при увольнении по заявке работника могут за прошлые годы (например, для оформления имущественного вычета в ИФНС) или за несколько месяцев текущего года (к примеру, для расчета ипотечного кредита), т. е. за тот период, которой будет указан в запросе. Сделать это работодатель должен в день увольнения.
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя . Одни справки выдаются обязательно, другие - по запросу работника.
Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой, регулируется ст. 62 ТК РФ. По правилам данной статьи работник должен представить работодателю письменное заявление, содержащее запрос на получение соответствующих справок, документов или их копий. В свою очередь, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику:
- копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении);
- справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.
Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (Письмо Роструда от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1).
Документы по запросу работника оформляются разными службами организации: справки по форме 2-НДФЛ, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование выдает бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя - отдел кадров.
Приведем образец заполнения письменного запроса о выдаче справок .
Главному бухгалтеру,
инспектору отдела кадров
подготовить и выдать
в день увольнения работника
25 октября 2016 г.
Директору ООО "Матрица"
О.С. Борисову
от Виктора Сергеевича
Быкова
Вх. N 77/к от 25.10.2016
Заявление
В связи с расторжением трудового договора от 02.02.2015 N 123 прошу выдать мне документы, связанные с работой в ООО "Матрица", а именно:
- справку по форме 2-НДФЛ за 2016 г.;
- справку о заработной плате;
- справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- справку о периодах работы в ООО "Матрица".
Рассмотрим детально порядок выдачи отдельных справок.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы
Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), составляется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах
Согласно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абз. 1 данного пункта, и получить от него письменное подтверждение передачи ему этих сведений.
Необходимая информация содержится в разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п). В этом разделе указываются сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился: с начала текущего года по дату увольнения.
К сведению. За периоды до 2014 г. работодатели должны были оформлять формы СЗВ-6-1 (сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица) и СЗВ-6-4 (сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица), утвержденные Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
При представлении сведений следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция N 987н).
Для выполнения требования абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ и п. 35 Инструкции N 987н (получить от работника письменное подтверждение того, что ему передали сведения) можно предусмотреть подпись работника на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР, который остается в организации. Зафиксировать передачу работнику сведений можно также в журнале учета выданных справок.
К сведению. С 2017 г. в связи с тем, что функции администрирования страховых взносов передаются налоговым органам, вместо расчета по форме РСВ-1 ПФР будет применяться новая форма.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В такой ситуации гражданин имеет право встать на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1). Указанная справка нужна для определения размера пособия по безработице (п. 1 ст. 33 Закона РФ N 1032-1).
Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891 были утверждены Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, а также Правила регистрации безработных граждан.
Справка о среднем заработке за последние три месяца включена в пакет документов, необходимых при постановке гражданина на регистрационный учет, а также для выплаты ему пособия по безработице (п. п. 4, 7 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, п. 4 Правил регистрации безработных граждан).
Для получения справки работнику нужно подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Приведем образец такого заявления.
Директору ООО "Матрица"
О.С. Борисову
от Анны Сергеевны Фроловой,
проживающей по адресу:
603001, г. Н. Новгород,
ул. Широкая, д. 4, кв. 11
Заявление
Прошу выдать мне справку о среднем заработке для представления в службу занятости Нижегородского района г. Н. Новгорода для расчета и назначения пособия по безработице.
Что касается формы справки, на законодательном уровне она не утверждена. Составляя ее в произвольной форме, работодатели не всегда указывают всю необходимую центру занятости информацию.
Для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы Минтруд Письмом от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования в работе рекомендованную форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.
К сведению. Ранее Роструд в Письме от 08.11.2010 N 3281-6-2 говорил о возможности использования формы справки, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ. При этом отмечалось, что непредставление справки по форме, утвержденной нормативным правовым актом субъекта РФ, не может служить основанием для отказа в признании гражданина безработным и начислении пособия по безработице.
- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
- основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы);
- подписи руководителя и главного бухгалтера организации, печати организации.
Обратите внимание! Если справка составлена работодателем в произвольной форме и содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, основания для отказа в ее принятии отсутствуют.
К сведению. Расчет среднего заработка производится в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержденным Постановлением Минтруда России от 12.08.2003 N 62.
На что следует обратить внимание при заполнении справки в ситуации, когда сотрудник работал в организации на условиях неполного рабочего времени? В рекомендованной Минтрудом форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:
- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
- период привлечения к работе на таких условиях;
- статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).
Если работодатель будет оформлять справку не по рекомендованной форме, соответствующую информацию также надо указать.
Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю). Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени четыре часа в день (20 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 1/2 недели.
Когда нужно выдать справку о среднем заработке, если работник представил заявление в день увольнения? По правилу, установленному ст. 62 ТК РФ, на основании письменного заявления работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Однако согласно ст. 84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, в день расторжения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее надо в день увольнения.
Предоставление работнику справки о полученных доходах по форме 2-НДФЛ
Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
Как видим, НК РФ установлена обязанность работодателя выдавать справку по форме 2-НДФЛ только по заявлению работника.
В Письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 Минфин уточнил, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.
Вместе с тем чиновники финансового ведомства отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.
Вывод о том, что вопрос предоставления налоговым агентом физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ относится к правоотношениям между работодателем и работником, содержится и в Письме Минфина России от 26.08.2016 N 03-04-05/50030.
Финансисты обратили внимание, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах не относится к предмету правового регулирования НК РФ.
Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).
В заключение перечислим основные правила предоставления увольняющемуся работнику справок:
- документы, связанные с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно;
- в обязательном порядке при увольнении работнику выдаются справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- работодатель должен получить от увольняющегося работника письменное подтверждение передачи ему сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- справка по форме 2-НДФЛ, справка для службы занятости о среднем заработке и другие справки выдаются по письменному запросу работника;
- все справки необходимо выдать работнику в день увольнения.
Основанием для увольнения могут быть самые разные причины, самым безобидным из которых будет желание самого работника. Однако чаще увольнение все-таки происходит по воле его начальника. Но в любом случае оно должно пройти по нормам закона.
Основания для увольнения
Причины для увоольнения могут быть различными:
- Для того, чтобы уволиться по собственному желанию , работнику нужно за 2 недели до предполагаемой даты увольнения . Отрабатывать эти 2 недели его никто не заставит: работник может отправить заявление, находясь в отпуске или на больничном.
- Если работник увольняется по приказу работодателя , то увольнение должно иметь достаточные причины, и не может произойти, когда он находится в отпуске или болеет.
- Увольнение может произойти по взаимному соглашению обоих сторон.
- Иногда увольнение не зависит от воли двух сторон .
- Произойдет увольнение и при прекращении трудового договора , независимо, по воле работника или работодателя, или по окончании .
Порядок увольнения
Увольнение обычно происходить в следующем порядке :
- Руководитель готовит .
- Работник должен ознакомиться с приказом и расписаться. Если он отказывается от подписи, или по каким-то причинам получить его подпись невозможно, то соответствующая запись делается на приказе.
- В день, когда прекращается (обычно это день увольнения) работник должен получить расчет и , где сделана запись об увольнении. В ней должна быть прописана статья, по которой его уволили.
Если работник хочет получить дополнительные документы , он должен написать заявление об этом.
Ищите ответ? Задайте вопрос юристам!
9507 юристов ждут Вас Быстрый ответ!
Задать вопрос
Если в день увольнения работник по каким-то причинам не получил трудовую книжку , работодатель должен выдать ее в трехдневный срок. Работнику, который не приходит за книжкой, направляется письменное уведомление с предложением забрать документы или получить их по почте. С этого момента работодатель уже не отвечает за задержку трудовой книжки. Не отвечает он и в том случае, если:
- последний день работы не совпадает с днем прекращения трудового договора (в отдельных случаях);
- увольняется женщина, у которой трудовой договор был продлен из-за беременности.
Справки при увольнении
При увольнении работник может потребовать документы, которые связаны с работой. Для этого ему надо написать письменное заявление о выдаче справок при увольнении. Работнику безвозмездно выдадут копии документов, заверенные должным образом. В число этих документов могут войти:
- Копия трудового договора;
- Копия приказа о ;
- Копия приказов о переводах, поощрениях;
- Копия приказа об увольнении;
- Справки о ;
- Справки о пенсионных, страховых, подоходных отчислениях;
- Справка о периоде, проработанном у данного работодателя и так далее.
Справки при увольнении выдаются один раз , их можно получить в течение одного календарного года после увольнения. Копии выданных справок сохраняются в личном деле уволенного. По письменному заявлению работника документы выдаются ему на руки или посылаются по почте заказным письмом. Выдача справок фиксируется в специальном журнале.
Справка о доходах при увольнении
Справка о доходах при увольнении выдается работнику за последние 2 года , проработанные на данном предприятии, которые предшествовали году увольнения. Также ему выдается справка 2-НДФЛ, где будут прописаны отчисления в , налоговые отчисления, . Обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.
Сделать процесс увольнения максимально цивилизованным , открытым и освобожденным от взаимных претензий можно, если следовать нормам закона и придерживаться принятых правил.
Справка 2-НДФЛ оформляется работникам для предоставления в различные финансовые учреждения, но она же может понадобиться и .
Без этого документа сложно обойтись при начислении новым работодателем определенных выплат, льгот и компенсаций.
Именно поэтому справка 2-НДФЛ при увольнении очень важна, но не все знают, на каких основаниях ее можно затребовать у нанимателя, а также какой именно период должен быть включен в бланк, и как он правильно оформляется.
Процедура увольнения строго регламентируется законодательными нормами. При ее проведении, главное, произвести с работником и выдать ему все причитающиеся документы на руки. Фактически стороны должны закрыть взаимные претензии друг к другу, чтобы впоследствии не поднимать документацию для решения дополнительных вопросов. Получение всех обязательных бланков на руки позволяет увольняемому в будущем сэкономить время на дополнительные поездки к бывшему нанимателю для получения не забранных ранее документов.
При расторжении трудового договора с сотрудником наниматель обязан в обязательном порядке выдать ему на руки:
- с записью о работе в данной организации.
- Медицинскую книжку, если таковая имелась.
- Документы об образовании, при условии, что их оригиналы хранились у нанимателя. Речь идет не о дипломах, а о сертификатах повышения квалификации, удостоверениях о полученных в процессе работы навыках и иное.
- Справку, которая позволит на будущей работе производить начисления по листкам нетрудоспособности в случае болезни работника.
- При сокращении сотрудника ему выдается справка для центра занятости.
По требованию самого увольняемого ему выдаются:
- Копии приказов о приеме и увольнении.
- Заверенные копии бланков о поощрениях и переводах.
- Справка о доходах за последние 12 месяцев по форме 2-НДФЛ.
Все бумаги требуют соответственного заполнения и заверения, наниматель обязан придерживаться установленных норм оформления.
Справка о доходах при увольнении
При расторжении трудового договора не входит в пакет обязательных к выдаче бланков, но должна предоставляться по требованию самого увольняемого. К тому же ее можно затребовать даже после того, как договор расторгнут, отказать в ее выдачи организация не вправе, а подготовить документ необходимо в трехдневный срок.
Чтобы получить справку 2-НДФЛ вместе со всеми иными документами при увольнении, работнику не понадобится производить каких-то дополнительных действий. Теоретически он просто обязан оповестить о своем желании работодателя, просьба выражается кадровым служащим, бухгалтерам или самому руководителю. Устной формулировки должно быть достаточно для удовлетворения потребности.
Если по каким-то причинам наниматель отказывается от выдачи документа или, ссылаясь на свою занятость, отговаривает от ее получения, лучше подстраховать себя письменной просьбой.
Письменная просьба о подготовке бланка может выражаться в произвольной форме. Важно не то, как она будет составлена, а то, что она представляется.
При написании заявления следует соблюсти два важных пункта:
- В тексте прошения четко изложить свою просьбу, с указанием срока его подачи.
- Зарегистрировать бланк при подаче. Сделать это можно путем подачи его нанимателю напрямую или отправкой документа по почте заказным письмом.
При письменном прошении отказать в просьбе наниматель не сможет, согласно законодательным нормам.
Назначение справки 2-НДФЛ
Справка 2 НДФЛ при увольнении позволяет подтвердить наличие официальных доходов за предыдущий период и показать, что подоходный налог был уплачен.
Этот документ может понадобиться:
- Для предоставления в налоговую инспекцию.
- При обращении к банковским организациям для оформления кредитных сумм.
- Для нового работодателя, чтобы подтвердить свои доходы и выплаты.
Новый наниматель может воспользоваться ею для:
- Расчета больничной компенсации.
- Произведение налогового вычета на детей.
- Начисление иных компенсаций и льгот.
Расширение границ требования данного документа не позволяет с уверенностью сказать, где может понадобиться бланк для каждого конкретного уволенного, поэтому лучше оформить его при увольнении, чтобы впоследствии не тратить время на его получение.
Правила оформления документа
Перед оформлением справки следует определиться с тем, какие именно финансовые сведения в нее необходимо включать. Чтобы не путаться с тем, какие суммы включаются, а какие исключаются из бланка, следует уяснить главное – прописываются только те сведения, которые подлежали налогообложению.
Нельзя учитывать такие материальные выплаты:
- Пособие, выплачиваемое или при ликвидации предприятия.
- Государственные компенсации за время в декрете и отпуске по уходу за ребенком.
- Компенсации за причиненный моральный или физический вред.
- Иные необлагаемые подоходным налогом суммы.
При заполнении самой формы указываются поэтапно следующие сведения:
- Год, за который предоставляются сведения.
- Порядковый номер бланка и дата оформления.
- Код налогового органа, куда поддаются сведения об уплаченном налоге.
- Реквизиты работодателя, как юридического лица.
- Сведения об увольняемом, его ФИО, ИНН, гражданство и адрес проживания.
- Налоговая ставка, по которой производятся отчисления.
- Доходы помесячно и итоговой суммой.
- Вычеты, произведенные в каждом месяце из начисленных сумм.
Справка заверяется главным бухгалтером предприятия и его директором. Подписи скрепляются печатью, после чего документ отдается на руки работнику.
Период, за который выдается справка
Справка 2-НДФЛ в общих случаях заполняется за отчетный календарный период, то есть за год.
Для нового работодателя важны исчисления за текущий год, для расчета положенных вычетов и совокупного подоходного налога. Однако справка может быть выдана и за иные отрезки времени как меньшие, так и большие, все определяет цель, ради которой она собственно и берется.
Для получения кредита могут потребовать документ о расчетах за последний квартал или полугодие. Иногда бланк о доходах может быть затребован и иными бюджетными и небюджетными организациями, при этом каждая из них сама определяет требуемый период расчета.
При увольнении работника наниматель наряду со всеми необходимыми документами обязан выдать ему справку 2-НДФЛ. Данный документ содержит информацию не только о среднемесячном заработке, но и об уплаченном подоходном налоге. Каков порядок составления и выдачи справки 2-НДФЛ, следует разобрать более подробно.
Для чего увольняемому нужна справка 2-НДФЛ?
При прекращении трудовых отношений работник получает трудовую книжку, поскольку при устройстве на новую работу ее обязательно затребует новый работодатель. Справка 2-НДФЛ тоже один из важных документов, поскольку на основании сведений, которые в ней указаны, новый работодатель начисляет оплату по листку временной нетрудоспособности.
В том случае, если работник после увольнения зарегистрируется как безработный на бирже труда, то справка 2-НДФЛ ему необходима для получения пособия по безработице, поскольку пособие выплачивается исходя из среднемесячного заработка.
Сотруднику может понадобиться документ о размере зарплаты и уплаченных налогах и в других случаях, например:
- для получения визы в другое государство;
- для оформления кредита;
- для получения государственных выплат.
При увольнении работник не должен перед уходом напоминать нанимателю о необходимости выдачи справки об уплаченном подоходном налоге, этот документ работодатель выдает без просьбы работника. Если документ не выдавался при увольнении, то сотрудник может потребовать выдачи в любое время.
Что касается получения справки 2-НДФЛ, когда сотрудник не увольняется, то обычно, если он затребует ее в устной форме, работодатель выдает без особых проблем и не требует письменного обращения. При этом сотруднику следует уточнить, за какой период времени ему необходимо получить справку 2-НДФЛ.
Пример документа.
Форма справки о доходах физического лица утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 года. Обязательные сведения, которые содержит форма 2-НДФЛ:
- реквизиты налогового агента;
- сведения о получателей дохода;
- доходы, которые подлежат налогообложению;
- налоговые вычеты (при наличии);
- общие суммы дохода и налога.
В графе «Данные налогового агента» содержится полная информация о работодателе. Сведения о работнике включают следующие данные:
- гражданство и статус налогоплательщика;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- данные паспорта.
Начисления, подлежащие налогообложению, расписываются помесячно с указание кодов доходов и налоговых вычетов, а также соответствующих сумм. Если сотрудник имеет право на социальные или имущественные вычеты, то данная информация также указывается в документе о доходах физических лиц с ссылкой на документы, которые дают право на их применение.
Перед выдачей работнику при увольнении справки 2-НДФЛ она подписывается руководителем организации или другим законным представителем с обязательным проставлением печати налогового агента. Без подписи и печати документ считается недействительным.
Все данные должны быть внесены без ошибок. Если впоследствии были обнаружены неточности, то налоговый агент обязан в кратчайшие сроки внести изменения, в противном случае он будет привлечен к административной ответственности за искажение данных налогового учета.
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Статья 62 TK PФ.
Работодатель является налоговым агентом, поэтому именно на нем лежит обязанность по своевременному перечислению всех необходимых платежей в бюджет, в том числе и подоходного налога со всех выплат, которые начисляются работнику.
Достаточно редко, но бывают случаи, когда наниматель отказывает в выдаче документа об уплаченных налогах уволенному. В основном это происходит, если работодатель имеет задолженность по выплатам заработной платы, а также в том случае, когда в организации не надлежащим образом ведется налоговый учет.
Работодатель должен выдать документы о заработной плате и уплаченных налогах не позднее 3 дней с даты письменного обращения. Такое правило установлено статьей 62 ТК РФ. Если наниматель никак не отреагировал на запрос сотрудника, то последний вправе подать жалобу в инспекцию по труду.
Важно! Сотрудник может потребовать два экземпляра справки или десять, любое количество наниматель обязан выдать столько раз и в таком количестве, сколько потребуется.
Трудовой кодекс РФ не содержит прямой ответственности нанимателя за непредставление документов по запросу работника. Однако Кодекс об административных правонарушениях содержит статью 5.27, в которой прописана ответственность за несоблюдение законодательства о труде. Так, при наложении штрафа на должностное лицо его размер составляет от 1 000 до 5 000 рублей. Если в качестве нарушителя привлекается организация, то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.