Расшифровка расчетного листка по заработной плате. Правила выдачи расчетных листков по зарплате
Случаи нарушения Трудового кодекса сейчас встречаются сплошь и рядом. В большинстве случаев работники знают о своих законных правах, но не пользуются ими. Зачастую руководство в любой компании не любит таких «выскочек», и поэтому люди не хотят портить с ним отношения.
Одним из самых частых нарушений Трудового кодекса является пренебрежение выдачей расчетных листов.
Что это и для чего он нужен
Расчетный лист – это документ, в котором работодатель информирует работника о полученной заработной плате, а также о произведенных удержаниях . В нем также указывается сумма подоходного налога и другие сведения, к примеру, премии за выслугу и т. д.
Он представляет собой выписку, которая должна выдаваться работнику при получении им заработной платы.
Согласно Трудовому кодексу РФ любая организация обязана сопровождать выдачу зарплаты расчетным листом. То есть, это является не правом, а обязанностью работодателя.
Их выдача в первую очередь направлена на защиту прав работника. Он должен получать документированное подтверждение о своевременной и полной заработной плате. Если без указания причин зарплата не соответствует той, которая была указана при заключении , с помощью данного документа работник может в судебном порядке оспорить это.
Порядок выдачи и ответственность работодателя
В 136 статье Трудового кодекса сказано, что работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы . Она должна выдаваться в день, установленный внутренним трудовым распорядком и трудовым договором. Листок не должен выдаваться при начислении средств за отпуск или в день аванса. Однако при получении основной части зарплаты в нем должны быть указаны сделанные ранее начисления.
Заработанные средства должны быть выданы работнику на месте работы или перечислены на банковскую карту, если это указано в трудовом договоре.
Выдача расчетного листа не зависит от способа получения зарплаты (на руки или на счет в банке).
При начислении средств на банковский счет работодатель вправе сам определить порядок выдачи документа. Например, он может выдавать его не только в бумажном виде, но и на электронную почту. Однако в любом случае, ему необходимо будет получить свидетельство работника о его получении. Для этого необходимо создать журнал, в котором будет зарегистрирована выдача листов сотрудникам с их подписями.
Так как выдача является законодательно установленной обязанностью работодателей, то за нарушение этого закона предусмотрена следующая ответственность в виде штрафных санкций:
- Для должностных лиц штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
- Для индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней.
При повторном нарушении этого закона на должностное лицо может быть наложен штраф, запрещающий заниматься индивидуальной деятельностью на срок до трех лет.
Еще одним пунктом можно назвать обязательное соблюдение конфиденциальности . В расчетном листе работника должны быть указаны его Ф.И.О., а также размер заработной платы. Поэтому работодатель обязан убедиться, что данные документы не попадут в чужие руки. Вся зарплата и сопутствующие им листы должны выдаваться сотруднику лично.
Утверждение формы документа
Единой унифицированной формы расчетного листа не существует. Каждый работодатель имеет право самостоятельно разработать и утвердить ее на своем предприятии. Как правило, в организациях, в которых бухгалтерский учет идет с помощью автоматизированной программы, форма выбирается в соответствии с ней.
Если в компании присутствует профсоюз, или есть выбранные представители от работников, в листе должна быть отметка об этом. Кроме того, они имеют право вместе с руководством вносить поправки в документ. Если начальство не идет на соглашение, то комитет имеет право вносить иск в инспекцию труда.
Его содержание
Есть ряд пунктов, которые обязательно должны входить в состав документа:
- Ф.И.О. сотрудника.
- Количество отработанного времени.
- Все составные части заработной платы.
- Общая сумма без учета налогов и удержаний.
- Расчет при увольнении.
Стоит отметить, что максимально допустимый размер удержаний из зарплаты не должен превышать 20% . Однако в некоторых случаях, предусмотренных федеральными законами, размер штрафных санкций может составлять до 50%.
К числу возможных удержаний относятся:
- НДФЛ, а также взносы в страховые компании.
- Взносы в профсоюзный комитет.
- Аванс, выданный за счет зарплаты, при условии, что он не был отработан.
- Суммы, ошибочно начисленные вследствие неполадок в системе.
- Алименты.
Так как листок выдается во время основной зарплаты, в нем должны отражаться все суммы, полученные за месяц. Отдельным пунктом также должны быть указаны сверхурочные, различные премии и штрафы, работа в выходные дни, а также дополнительная оплата за вредные условия труда.
О том, как сформировать и заполнить документ в программе 1С — смотрите на видео:
Расшифровка листа
В каждой компании бухгалтерский учет ведется с применением специальных кодов, которые представлены счетами фирмы. И для правильного ведения документации при составлении расчетных листов необходима их расшифровка. Это необходимо для грамотного расчета причитающихся средств.
Заработная плата работника высчитывается с учетом следующих факторов:
- Опыт работника.
- Уровень подготовки и разряд.
- Уровень сложности выполняемых им операций.
- Результат работы.
- Качество полученного результата.
- Условия, в которых работа выполнялась.
В каждом предприятии имеются свои собственные шифры и цифровые показатели. У каждого из них различный набор и количество цифр. Оцифровка листов необходима для облегчения расчета зарплаты бухгалтерским отделом, а расшифровка необходима самим работникам для установки правильности начисления выплат.
Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате при ее выплате (абз. 1 ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Делается это путем вручения расчетного листка, о форме которой расскажем в нашей консультации.
Форма расчетного листка
Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать
Для подтверждения факта вручения расчетного листка работнику можно:
- или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет расписываться;
- или вести журнал учета выдачи расчетных листков.
При этом несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.
Кстати, по мнению Минтруда, работодатель может рассылать расчетные листки работникам по электронной почте, а не выдавать на руки, - нарушением трудового законодательства такой способ выдачи зарплатных листков являться не будет (Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Что должен содержать расчетный листок
Разрабатывая форму расчетного листка, работодатель должен обязательно предусмотреть в нем следующие сведения:
- составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
- иные суммы, начисленные работнику, в том числе денежная компенсация за задержку зарплаты;
- размер и основания произведенных удержаний;
- общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Таким образом, расчетный листок по зарплате - расшифровка начислений и удержаний за месяц.
Сколько хранить расчетные листы
Расчетные листки на выдачу заработной платы работодатель должен хранить не менее 5 лет (при условии проведения проверки), а при отсутствии - 75 лет (ст. 412 Раздела II Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Ответственность за отсутствие расчетных листков
Поскольку обязанность работодателя составлять расчетный листки предусмотрена ТК РФ, то их отсутствие может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Это грозит работодателю штрафом на должностных лиц и ИП-работодателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателей-юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей и повышенные штрафы при повторном нарушении (
Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»).
Большая часть организаций не считает обязательным ежемесячно выдавать квитки о заработной плате. Тем самым они нарушают действующее законодательство. Так, частью 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ на работодателя возлагается обязанность ежемесячно сообщать работнику достоверные и актуальные сведения о его доходах, удержаниях и выплатах. Также законодательством определено, что получить такую информацию должны не только штатные работники, но и сезонные, временные, внештатные, надомные и работающие по гражданскому договору.
Способ получения зарплаты (наличными через кассу, почтовым переводом, на карту банка или сберегательную книжку) ни коим образом не влияет на формирование и выдачу квитка о начислениях и удержаниях.
Форма расчетного листка по заработной плате
В 2013 году унифицированная форма документа была отменена. То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить свой вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.
Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.
Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:
- Наименование предприятия.
- Период (обычно равен календарному месяцу).
- Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
- Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
- доходы: здесь необходимо указать исчерпывающие сведения обо всех начисленных доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и прочее);
- удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
- выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
- «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.
Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить иную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.
Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате
Сформируйте и выдайте расчетки по заработной плате за несколько дней до выплаты зарплаты, пособий и прочих доходов. Выдать листки можно и в день перечисления на счета сотрудников, но не позже. При получении аванса и отпускных в середине месяца формировать дополнительные (промежуточные) расчетные листки не нужно. Если сотрудник увольняется, предоставьте ему квиток по заработной плате в последний рабочий день, вместе с окончательным расчетом и остальными обязательными документами.
Когда выдаются расчетные листы
Обычно документы рассматриваемого вида должны выдаваться сотрудникам за несколько дней до осуществления выплаты заработной платы, но в крайнем случае возможна их выдача и в день выплаты. Необходимо иметь в виду, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с периодичностью две недели, а расчетный листок выдается работнику в день выдачи ему окончательного расчета за месяц.
Данный документ обязателен к выдаче только при расчете оплаты труда. Отдельно составлять его, например, при начислении отпускных выплат не следует.
Расчетный листок в обязательном порядке выдается уволенному сотруднику в день его окончательного расчета и официального увольнения.
Расшифровка статей расчетного листа
Формат бланка расчетного листа не закреплен на законодательном уровне. Однако данный документ должен содержать такие разделы:
- начислено;
- удержано;
- выплачено;
- к выплате.
Некоторые работодатели вместо статей заработной платы указывают в листках коды выплат — в таком случае рядом с кодом обязательно должно быть пояснение с наименованием начисления или удержания либо сотрудники должны быть ознакомлены со значениями кодов.
Пункт «Начислено» отображает размер начисленной заработной платы согласно трудовому соглашению: оклад, надбавки, доплаты, премии. Здесь же указывается размер оплаты отпускных дней, листка нетрудоспособности, матпомощи по ТК РФ или по приказу работодателя. Отпускные начисляются сотруднику по усредненному заработку за предыдущие 12 месяцев. Больничные рассчитываются исходя из доходов работника за последние 2 года. То есть если заработок сотрудника за эти периоды был меньше, чем в настоящее время, то, соответственно, размер отпускных и больничных выплат будет ниже.
Раздел «Удержано» содержит суммы, которые удерживаются из зарплаты работника:
- Согласно законодательству (например, уплата НДФЛ в размере 13% от общего дохода, если работник не имеет льгот).
- В соответствии с исполнительными листами. Этот вид удержания осуществляется после того, как из зарплаты удержан налог на доходы. Сюда относятся алиментные выплаты, оплата наложенных штрафных санкций, налоги.
- По приказам работодателя. К таким удержаниям относятся: оплата нанесенного ущерба работодателю от материально ответственного лица, взносы членов профсоюза.
Пункт «Выплачено» должен отражать уже выплаченные в течение месяца суммы работнику: аванс, отпускные.
«К выплате» — здесь указывается основная сумма, подлежащая перечислению сотруднику.
Образец расчетки по зарплате приведен ниже.
Порядок выдачи документа
Ниже перечислим основные правила порядка выдачи расчетных листов по заработной плате:
- Расчетный лист должен предоставляться сотрудникам два раза в месяц. Согласно действующему законодательству (ст. 136 ТК РФ) он должен выдаваться в день выдачи работникам заработной платы (два раза ежемесячно). Но Федеральная служба по труду и занятости считает целесообразной только единоразовую выдачу данного документа в месяц при выплате второй части заработка. Когда выплачивается аванс, сведения о деталях зарплаты конкретного сотрудника могут быть не сформированы окончательно.
- Расчетка должна быть составлена по форме, которая утверждена локальными нормативно-правовыми документами. Форма может быть взята из бухгалтерской программы или разработана самостоятельно. Если форма не утверждена внутренним нормативным документом, это является основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.
- Данный документ может формироваться как в бумажном, так и в электронном формате, что также должно быть закреплено в документах предприятия (трудовой договор, коллективный договор и др.). При выдаче заработной платы путем перевода на банковскую карту оформление и выдачу расчетки лучше осуществлять в электронном виде.
- Заверение расчетки подписями или штампами предприятия не требуется. Но если сотрудник просит произвести данные действия в целях предоставления листка в суд, то это требование желательно выполнить.
- При начислении отпускных выплат расчетный листок не выдается. Отпускные не являются заработной платой, поэтому работодатель не обязан предоставлять расчетку в данной ситуации. В случае увольнения сотрудник должен получить окончательный расчет по всем видам выплат, и соответственно, на руки ему должны выдать расчетный лист по заработной плате с расшифровкой.
- Факт предоставления сотруднику рассматриваемого документа должен быть заверен документально. Можно выбрать один из трех способов:
- вести специальную книгу учета выдачи расчетных листов с подписями работников о получении;
- оформить место для подписи сотрудников в платежных ведомостях;
- разработать форму листа в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии.
Штрафные санкции за непредоставление расчеток по зарплате сотрудникам
При невыдаче или несвоевременном предоставлении работникам организации расчетных листов по заработной плате инспекция по труду может привлечь руководство предприятия к административной ответственности.
Для предприятия лучшим вариантом будет разработка локального документа о порядке составления и выдачи расчеток по зарплате. В нем закрепляются вид извещения, сроки и способ выдачи. Если организация не предоставляет своим работникам расчетные листы, это грозит наложением штрафных санкций в размере 30-50 тыс. руб. (50-70 тыс. руб., если нарушение совершено повторно). Если наниматель является ИП, размер штрафа сокращается до 1-5 тыс. руб. и 10-20 тыс. руб. при нарушении повторно (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).
Следует иметь в виду, что при повторном нарушении прав работников компании руководящее лицо (или ИП) может быть дисквалифицировано на период от года до трех лет.
Стандартный образец расчетного листа
Предприятие может самостоятельно устанавливать форму извещения и определять, когда выдавать расчетные листы по заработной плате. Но все-таки документ должен включать в себя такие обязательные пункты, как:
- Ф.И.О. работника и его номер по табелю.
- Период расчетных сумм по листку.
- Отработанное сотрудником время (в днях и часах).
- Статьи заработной платы.
- Основания и суммы отчислений.
- Сумма к выдаче.
Образец расчетного листа по заработной плате выглядит таким образом.
Расчетный лист служит извещением работника о сумме ожидаемой к получению зарплаты за месяц. Универсальная форма этого документа законом не утверждена, поэтому каждое предприятие должно самостоятельно разработать форму и регламент выдачи таких извещений. В расчетном листе по заработной плате должны быть указаны: заработная плата в разбивке на составляющие (оклад, доплаты, надбавки, премии и пр.), прочие начисления (оплата дней нетрудоспособности, компенсации и др.), удержанные суммы и основания для них (налог на доходы, алиментные выплаты и др.), итоговая сумма к выплате. При невыдаче работодателем расчетных листов своим сотрудникам законодательством предусмотрено наложение штрафа.
Получая расчетный листок, каждый работник задается вопросом: как расшифровать расчетный листок и проверить цифры, указанные в нем. Насколько бы мы ни доверяли своему работодателю, желание проверить, правильно ли он оплачивает наш труд, является абсолютно естественным. Попробуем разобраться, из чего складывается та сумма, которую нам выдадут в кассе организации либо перечислят на банковскую зарплатную карту.
Согласно Трудового Кодекса работодатель обязан при выплате заработной платы информировать в письменной форме каждого своего сотрудника о составных частях начисленной ему оплаты труда и их размерах, о видах и суммах удержаний, о денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листа
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно, бухгалтером. Не допускается передача через другого человека, поскольку уровень Вашей зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению. Полученный нами расчетный листок будет выглядеть примерно так:
Рис. 1. Расчетный листок по зарплате расшифровка (образец)
Форма бланка может быть различной, поскольку она никак не установлена законодательно, но содержать он будет следующие разделы:
- Начислено;
- Удержано;
- Выплачено;
- К выплате (либо задолженность работодателя/работника).
Некоторые компании, особенно это актуально для крупных компаний, в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный расчетный листок по зарплате расшифровка кодов в нем ставит работника в тупик. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно и работодатель должен либо привести вместе с кодами в листке также и наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.
Расшифровка расчетного листка по заработной плате
В разделе «Начислено» отражаются суммы начисленного заработка в соответствии с трудовым договором: оклад, надбавки, премии. Также в этом разделе отражаются оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством или приказами работодателя.
Рис.2. Раздел "Начислено"
Как показывает практика, у работников часто возникают вопросы по поводу начисления отпускных и оплаты больничного листа. Довольно часто, сумма начисления оказывается меньше, чем ожидал сотрудник. Сегодня отпускные начисляются исходя из доходов за 12 месяцев, предшествующих начислению отпуска. Оплата больничного листа исходя из доходов за два предшествующих года. Следовательно, если Ваши доходы в предыдущие периоды работы были меньше тех, которые вы получаете в настоящее время, то и начисленные суммы оплаты отпуска и больничного листа будут меньше.
В разделе «Удержано» работодатель указывает суммы, подлежащие удержанию с доходов работника:
- По закону. Например, всегда будет присутствовать в расчетном листке информация об удержании Налога на доходы физических лиц. Он составляет 13% от начисленной заработной платы и удерживается практически со всех доходов, выплачиваемых работодателем своим работникам. В нашем примере он рассчитывается так:
- По исполнительным листам. Такие удержания производится после удержания из зарплаты налога на доходы физических лиц. В нашем примере менеджер Васечкин Петр Иванович выплачивает алименты на одного ребенка в размере 25% от заработной платы:
- На основании приказов работодателя или заявлений работника: ущерб, нанесенный материально-ответственным лицом работодателю, членские взносы в профсоюз.
Рис. 3. Раздел "Удержано"
Раздел «Выплачено». Согласно трудовому законодательству заработная плата работникам должна выплачиваться не менее двух раз в месяц. Поэтому в разделе «Выплачено» должна быть, как минимум, одна строка о выплате аванса. Также в ней отражаются прочие выплаты, произведенные в течение месяца до срока выплаты заработной платы, например, отпускные.
Рис.4. Раздел "Выплачено"
Основная сумма, отражающая величину заработной платы, которую работник получит на руки, за вычетом всех удержаний и ранее произведенных выплат отражается в строке «К выплате». В нашем примере она сложилась следующим образом.