Как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров. Книга регистрации трудовых договоров Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.
Бумажный или электронный вид
Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:
- если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
- если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.
Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.
Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.
Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде
1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;
2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.
Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).
При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.
Примерную форму книги учета трудовых договоров
Образец заполнения книги учета трудовых договоров
При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.
При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».
По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.
Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.
Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.
Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела
Правило ведения и составления журнала
Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.
Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.
Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.
На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:
- Порядковый номер записи об ответственном лице.
- Период ответственности.
- ФИО и должность ответственного работника.
- Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.
После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):
- Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
- Дата, когда был заключен договор с работником.
- Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
- Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
- Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
- Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
- Дата расторжения договора с работником.
- Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
- Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
- Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
- Примечание.
На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).
Учет договоров и изменений к ним, заключаемых с сотрудниками предприятия, производится в журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
По факту, ведение подобного журнала в организации необязательно, в отличие от специальной книги учета, в которой происходит фиксирование трудовых книжек работников компании. Тем не менее, многие компании, численность сотрудников которых довольно велика, для собственного удобства используют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Это дает возможность в любой момент получить сведения о нужном документе.
Оформление журнала может быть любым. Кому-то удобно проводить регистрацию вручную, а кто-то пользуется специальным электронным реестром для ведения подобных записей. Форма журнала может иметь свободный вид, а может быть создана с учетом всех правил документооборота. Если используется последний вариант, то необходимо сделать плотную обложку к журналу, сделав на ней надписи, содержащие наименование компании, период внесения сведений и ФИО ответственных лиц, осуществляющих учет документов. Обязанность ведения журнала должно быть прописано в должностной инструкции сотрудника или ином документе, подтверждающем данную обязанность.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения
Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.
Как правило, форма данного документа содержит следующие графы:
- Порядковый № регистрационной записи;
- Дата принятия документа;
- Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
- ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;
- Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
- Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).
Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.
Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке , равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.
Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:
- хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
- быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
- быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.
В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.
Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.
С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.
Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений
Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.
Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.
На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.
Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.
Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец
Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?
Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:
- при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
- при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
- хранение книги должно быть в течение 75 лет;
- при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
- подписи руководителя, проставляются на задней обложке.
Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.
Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.
Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.
Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.
Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.
Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.
Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете
Назначение журнала
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.
В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.
Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения
Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.
Столбец 9
Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).
Столбец 10
Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.
Столбец 11
Примечания и дополнения.
Пояснения к заполнению журнала
Проясним некоторые моменты в заполнении:
- Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
- При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
- Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
- На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
- Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).
Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете
Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).
Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете
Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде
В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать .
Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.
Преимущества электронной формы
- возможность быстрого поиска в документе;
- оптимизация работы;
- фиксированный контроль за верным оформлением;
- лучшая конфиденциальность журнала;
- более простой формат исправления ошибок;
- меньше затрат па ведение;
- простота выдачи выписок и справок.
Ошибки при ведении бумажного журнала
При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.
Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.
В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.
Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.