Заполнение ос 1 при покупке нового. Требования к акту о приеме-передаче объекта основных средств
В любой крупной коммерческой структуре обязательно есть в собственности и, следовательно, в бухгалтерском балансе, активно используемые, основные средства. В балансе коммерческой организации они отражены в стоимостном эквиваленте, то есть в рублях.
Немного теории
Основные средства являются активами коммерческой структуры, которые необходимы для получения максимальной выгоды в деятельности.
Примером может служить токарный станок в фирме по производству запчастей. Если предприятие не ведет производственную деятельность, то можно сказать, что основные средства здесь - это материальные активы, способствующие осуществлению коммерческой деятельности.
Срок оптимальной эксплуатации, так называемый срок полезного использования, данного материального должен составлять не меньше, чем один календарный год. Из этих цифр складываются амортизационные группы, такие важные в учете для правильного ведения расчетов по ОС. В процессе эксплуатации ОС, выполняется начисление амортизации, то есть уменьшение начальной суммы стоимости. Наиболее распространенным способом применяемой амортизации является линейная.
Когда использовать факт формы ОС- 1?
Акт приема-передачи ОС-1 является формой, утвержденной приказом Госкомстата РФ от 2003 года. Полное название – «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)». Как становится ясно из наименования, указанная форма не применяется для работы со зданиями и сооружениями.
Утвержденный документ применяется при работе только с одним активом. Использование осуществляется в следующие моменты:
- Организация создала материальный актив, который предполагается использовать как ОС для нужд фирмы, и соответственно, с вводом в эксплуатацию;
- Когда нужно передать сторонней организации, имеющееся в собственности ОС, а также по окончанию срок использования.
Форма не используется в отдельных случаях, когда Законодательством РФ предусмотрены другие документы. В случае если возникает необходимость работы со зданиями и сооружениями, то необходимо использовать ОС-1а. Документ с названием ОС-1Б используют для оформления сделки при передаче группы объектов, если туда не входят отдельные виды ОС.
При поступлении, никогда ранее не использовавшееся в деятельности, а также приобретенное за плату, то заводится новый бланк ОС-1, куда вносятся необходимые данные. В случае, если материальный актив был передан от стороннего юридического лица, а также который использовался ранее, то при передаче уже есть готовый акт. Этот документ требует внесения оставшихся данных организацией-получателем.
Главная задача - документально утвердить, закрепить факт передачи, получения или принятия к учету материального актива. Стоит отдельно выделить, что фирма вправе самостоятельно утвердить новый бланк для своей работы.
По окончании сделки продажи ОС, а также оформления подписями и печатями акта – материальный актив переходит в собственность приобретателю. В этот момент оно одновременно списывается с баланса фирмы продавца, и принимается на балансовый учет нового собственника.
Основное средство может быть получено предприятием следующим образом:
- при совершении таких операций, как купля-продажа или обмен;
- путем безвозмездной передачи для использования;
- путем приобретения по окончанию договора лизинга;
- за плату – как наличного, так и безналичного характера;
- в случае самостоятельного создания на производстве, возможностями своего предприятия.
Утвержденная форма OC-1 – образец заполнения
Документ поделен на три раздела, на которых указываются все необходимые данные. В случае если принимается на учет новое ОС, то есть следующий регламент по заполнению.
В первом разделе заполняются данные о покупателе и продавце. Если материальный актив куплен в рознице, то не всегда есть полные сведения о фирме, где был приобретен товар. В связи с этим, в поле «Организация-сдатчик» ставится «—-». С полем «Организация-получатель» проблем не будет – это данные организации. «Основание для составления акта» — это, например договор по проведению сделки купли или продажи.
Во второй раздел вносятся данные по ОС. Наименование, амортизационная группа, счет постановки на учет и прочие коды. С этим вопросов у бухгалтера не будет. Также здесь отражаются данные по стоимости и сведения об эксплуатации в момент совершения передачи объекта. Второй лист состоит из трех разделов.
Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи». Его необходимо заполнять только в случае, если объект материального актива ранее использовался по назначению. В графе о фактическом сроке использования – указывают период полезного срока использования ОС. При этом следует учесть, что амортизация также должна была быть начислена за весь период использования. В графу
«Сумма начисленной амортизации» и указываются эти цифры. Графа «остаточная стоимость» представляет собой разницу между столбцами «Стоимость приобретения» и «Начисленной амортизацией».
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату» заполняется в случае поступления основного средства в организацию. «Первоначальная стоимость» — это покупная стоимость за вычетом НДС, но включая все дополнительные расходы, например, транспортные, или расходы, связанные с постановкой на учет в ГАИ. «Срок полезного использования» — определяется как разница между общим сроком и временем нахождения в эксплуатации.
Раздел 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» — это раздел для указания особенностей объекта.
Третья страница содержит данные о заключении комиссии и подписи передающей и принимающей стороны. Обязательны печати организаций.
Грамотному бухгалтеру не составит труда произвести заполнение данного документа. В случае, если не будет хватать какой-то информации, Налоговая организация при проверке не будет наказывать за это. Основным требованием является – оформление акта приема-передачи по форме установленного образца.
Нюансы заполнения формы ОС-1
На третьей страницы формы необходимо проставлять со стороны организации-сдатчика данные, что выбытие отражено в записях инвентарной карточки объекта. Со своей стороны принимающая сторона ставит отметку о том, что на объект открыта инвентарная карта.
На второй странице в характеристиках необходимо указывать наличие в составе драгоценных металлов, при условии, что они присутствуют.
Если организация при работе с данным объектом является лизингополучателем, то обязательно нужно указать, что ввод объекта в эксплуатацию осуществляется на основании договора лизинга.
В случае проведения сделки между сторонами, расчеты которой осуществляются в иностранной валюте, то обязательным требованием является указание курса Центрального банка на момент совершения сделки. Расчет стоимости приобретения ведется исходя из указанного курса.
Сколько экземпляров акта необходимо делать?
При условии передачи основного средства от одного юридического лица другому следует составлять документ в двух экземплярах. Чтобы каждая сторона имела на руках необходимую первичную документацию. Ведь именно на основании подписанных данных актов будет производиться списание с баланса одной фирмы и постановка на балансовый учет второй организацией.
В ситуации, если фирмой покупается объект, который для продавца выступает как товаром, то используется только один экземпляр данного документа. Требуется приложить всю документацию на технические данные, которая шла в комплекте с приобретенным товаром.
Если организация самостоятельно своими силами и мощностями создала объект основных средств, то также составляется один экземпляр акт на момент создания ОС.
Графа об утверждении акта не заполняется в том случае, если производится покупка или создание объекта материального актива.
Дополнения
К срокам по составлению документации относится при покупке, передачи объекта – момент по совершению сделки. В случае если ОС требует дополнительных манипуляций, например, монтажа, испытаний – сроком является момент ввода в эксплуатацию.
Налоговые инспекции могут выставить штраф только в случае, если данный акт отсутствует на предприятии. За неверное или неточное его заполнение штрафом никто не выставит. Данные недочеты не являются грубыми нарушениями.
Тщательно изучив данный материал, бухгалтер без проблем справится с задачей по оформлению акта-приема передачи основных средств.
Вконтакте
Составление акта приема-передачи происходит тогда, когда имущество, причисляемое к основным средствам переходит из пользования одной компании к другой.
ФАЙЛЫ
Основные средства – что это такое
К основным средствам предприятий и организаций относится любое имущество, при помощи которого фирма осуществляет свою деятельность: оборудование, техника, инвентарь, материалы, транспорт, приборы и т.д. Здания и сооружения также являются основными средствами, ровно как разводимый скот и некоторые виды растений.
А вот те предметы или продукция, которые находятся в складских помещениях и планируются для дальнейшего сбыта, а также те, которые находятся в стадии транспортировки, основными средствами не считаются.
Задача акта по форме ОС-1
Акт составляется при передаче объекта основных средств (одного или нескольких) от организации к другому предприятию, в целях реализации условий какого-либо договора.
При этом не имеет значение, кто является сторонами сделки: юридические лица или индивидуальные предприниматели — акт должен быть сформирован вне зависимости от этого.
Создание акта в основном преследует одну цель: зафиксировать факт передачи основных средств.
Кроме того, на основе этого документа в организациях происходит постановка передаваемых товарно-материальных ценностей на бухгалтерский учет и ввод имущества в эксплуатацию.
Акт приемки-передачи основных средств является приложением к договору и в дальнейшем в случае возникновения каких-либо разногласий, может стать доказательством в суде как с одной, так и с другой стороны.
Обязательно ли создавать комиссию
В приеме-передаче основных средств, как уже говорилось выше, всегда участвуют две организации. При этом в некоторых случаях, для проведения процедуры и оформления акта создается целая комиссия.
Обычно это бывает нужно, когда имущество (например, оборудование или приборы) имеет сложные технические характеристики . Для удостоверения того, что оно передается в надлежащем качестве, работающем состоянии и без каких бы то ни было поломок, дефектов и изъянов, в комиссию иногда включают и сторонних экспертов.
Основные моменты при заполнении формы ОС-1
Акт относится к первичной документации, к которой с 2013 года отменены строгие требования. Поэтому на сегодняшний день предприятий и организации имеют полное право составлять документ в произвольном виде, использовать шаблон, утвержденный внутри фирмы или заполнять ранее обязательную к применению стандартную унифицированную форму. Последний вариант удобен тем, что он включает в себя все нужные сведения, не требуется ломать голову над структурой и содержанием документа.
К необходимой информации в акте относят:
- дату и номер создания;
- реквизиты предприятий;
- наименование основного средства, а также все, что касается его качества и количества.
Если получатель имущества не имеет претензий к поставщику, это нужно обязательно отметить, если же таковые претензии существуют, их необходимо описать во всех подробностях.
На что обратить внимание при оформлении акта
Сведения в документ можно вносить как на компьютере (при наличии электронной формы), так и от руки (шариковой ручкой, но не карандашом).
Важное требование , которое надо соблюсти обязательно: наличие подписей руководителей организаций или представителей, действующих от их имени (использование факсимильных подписей при этом недопустимо).
Заверять бланк при помощи штемпельных изделий нет строгой необходимости, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять печати и штампы в своей работе только при том условии, что эта норма закреплена в их внутренних нормативно-правовых актах.
Документ создается как минимум в двух экземплярах (по одной для каждой из сторон сделки), но при надобности можно сделать и дополнительные копии.
Как и сколько времени хранить акт
По всем правилам сформированный и завизированный документ необходимо хранить вместе с договором. После того, как актуальность его истечет, его можно передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Образец оформления акта приема-передачи основных средств
Заполнение первой страницы акта
- Вначале документа отводится место для его утверждения руководителями предприятий, между которыми происходит прием-передача основных средств, с указанием их должностей и даты визирования.
- Далее вносятся данные об организации-получателе: ее полное наименование, адрес, сведения о расчетном счете и банке, в котором он открыт. Аналогичным образом в бланк вписывается информация о компании, которая передает имущество.
- В строке «Основание для составления акта» дается ссылка на договор – его номер и дату создания.
- После этого в акт вносятся еще две даты: принятия основного средства на бухгалтерский учет и его списания. Сюда же включается номер счета, по которому происходят все действия с данным имуществом и его инвентарный, заводской, амортизационный номера.
- В завершение оформления этой части акту присваивается номер, ставится дата его составления, пишется наименование передаваемого имущества, место его фактического нахождения на момент приема-передачи, и организация-изготовитель.
Все остальные сведения вносятся по мере необходимости.
Заполнение второй страницы акта
Вторая страница акта включает в себя три таблицы:
- В первую вписывается информация о состоянии объекта основных средств на момент приема-передачи: дата выпуска, ввода в эксплуатацию, ремонта, фактическое время использования, сумма износа, остаточная стоимость и стоимость приобретения по договору.
- Во вторую таблицу включаются сведения об объекте на дату принятия к бухучету: стоимость, оставшийся срок использования и метод высчитывания амортизации.
- Третья таблица касается некоторых особенностей имущества, в том числе наличия в нем драгметаллов.
Заполнение решения комиссии и подписи сторон
В следующую часть документа вписываются дата, а также результаты проведения испытаний передаваемого имущества и заключение комиссии, присутствовавшей при приеме-передаче.
Если к документу есть какие-то приложения (например, заключение эксперта), это необходимо отметить в отдельном пункте.
В завершение акт подписывают все члены приёмо-сдаточной комиссии, а также руководители и главные бухгалтера предприятий.
Целью применения формы ОС-1 является подтверждение операций по приему и выбытию движимых объектов основных средств.
Основанием для составления акта у передающей стороны служат договоры купли-продажи, мены или безвозмездной передачи.
Главный бухгалтер от передающей стороны согласно ОС-1 списывает объект со счета 01. С начала следующего после даты списания месяца фирма прекращает начислять амортизацию и налог на имущество по списанному объекту.
Фирма вправе применять самостоятельно разработанную форму документа приема-передачи ОС. Но она должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете и Постановлением № 7.
У принимающей стороны основанием также являются перечисленные договоры. Кроме того, ОС-1 составляют:
- при заключении договора лизинга по которому объект числится на балансе у лизингополучателя;
- когда в эксплуатацию вводят объект, созданный для собственных нужд либо обнаруженный при инвентаризации.
Обязательными при составлении помимо ОС-1 документами в зависимости от ситуации будут являться:
- приказ о создании комиссии по приемке основного средства;
- приказ о вводе объекта в эксплуатацию и установлении в отношении него срока полезного использования.
- акт инвентаризации при обнаружении в ходе инвентаризации.
Принимающая сторона начинает амортизировать объект с начала следующего после даты получения месяца и начислять по нему налог на имущество.
Кроме того, компании на полученный объект составляют инвентарную карточку по форме ОС-6, а малые предприятия - инвентарную книгу по форма ОС-6б.
Заполнение ОС-1
Заполнение ОС-1 осуществляют согласно Порядку, утвержденному Госкомстатом Постановлением № 7 от 21 января 2003 года.
Оформлением, как правило, занимается сотрудник, который отвечает за учет основных средств.
Этапы документального оформления приемки-передачи ОС
Шаг 1. Предварительный. Ведение переговоров между сторонами, подписание договора, составление товаросопроводительных документов.
Шаг 2. Приемка-передача объекта. Комиссия принимает объект к учету. Члены комиссии заполняют соответствующие графы акты ОС-1 и подписывают документ.
Шаг 3. Все документы передаются принимающей стороне.
Шаг 4. Главный бухгалтер передающей стороны снимает объект с учета (со счета 01).
Шаг 5. Главный бухгалтер принимающей стороны ставит объект на учета.
Количество экземпляров акта зависит от выполняемой над объектом операции:
- При его передаче либо реализации передающая сторона составляет два экземпляра.
- При получении принимающая сторона составляет один экземпляр ОС-1.
Обратите внимание на заполнение разделов 1 и 2 формы. В первом приводят данные по объектам, которые уже были в эксплуатации. Второй заполняет принимающая сторона. Причем, только свой экземпляр.
Когда объект находится во владении двух и более юридических лиц, то они заполняют документ в части своей доли. Раздел «Справочно» должен содержать данные о всех собственниках и об их доле в объекте.
Подписывают заполненную форму ОС-1 следующие представители передающей и принимающей сторон:
- работники, которые отвечают за сдачу и прием основного средства;
- главные бухгалтеры;
- лица, входящие в состав приемной комиссии.
Учитывайте, что новый владелец должен составить дополнительный акт ОС-1. Дело в том, что в полученный экземпляр уже содержит данные об учете объекта у передающей стороны. Получающей стороне вносить информацию некуда. Но она обязана привести свои сведения. Сделать это следует в дополнительной форме. Она должна содержать:
- При отражении на счете 08:
- дату поступления основного средства в компанию;
- цену приобретения объекта;
- другие данные, полученные от передающей стороны.
- При отражении на счете 01:
- срок полезного использования;
- группу амортизации;
- метод начисления амортизации;
- инвентарный номер;
- первоначальную стоимость.
После передачи объекта для принимающей стороны полученный экземпляр ОС-1 становится аналогом накладной ТОРГ-12. Он служит основанием для оформления своего экземпляра ОС-1. Основанием также служит различная техническая документация (например, техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.).
Отметим: если принимающая сторона приобрела имущество для последующей перепродажи, то ей не следует оформлять акт ОС-1. Полученное имущество считается товаром. Его не нужно отражать в составе основных средств.
Передающая сторона оформляет акт ОС-1 в любом случае. Один экземпляр она оставляет себе, а второй передает принимающей стороне. Акт играет у нее роль товаросопроводительного документа (например, такого, как ТОРГ-12).
Образец заполнения ОС-1 принимающей стороной
При поступлении объекта акт заполняют следующим образом:
Образец заполнения ОС-1 передающей стороной
Выбытие объекта в документе отражают так:
Как составить акт ОС-1 при покупке объекта у физлица
В данном случае компания оформляет документ только для себя в одном экземпляре. При этом не нужно заполнять реквизиты передающей стороны, а также разделы «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» и «Сдал». Ведь приобретение производится не у юрлица, а имущество до момента покупки не имело статуса основного средства.
Кроме того, для подтверждения покупки фирма может применять формы документов, разработанные самостоятельно в части товаросопроводительной документации (в частности, акт закупки у физлица).
Особенности составления ОС-1 при безвозмездной передаче
При безвозмездной передаче имущества, которое уже числилось как основное средство, принимающая сторона получает заполненный дарителем акт ОС-1. В документе уже заполнены соответствующие разделы с данными бухучета передающей стороной (группа амортизации, инвентарный номер и т. д.).
Но для принятия объекта к учету принимающая сторона обязана указать в ОС-1 свои учетные данные. Поэтому она должна оформить дополнительный экземпляр акта на основании акта передающей стороны и технической документации (в частности, техпаспорт, эксплуатационная инструкция и т. п.).
Полученный акт ОС-1 будет являться аналогом документа ТОРГ-12.
В случае передачи движимого объекта, относящегося к основным средствам, составляется соответствующий акт. В большинстве случае используется форма ОС 1, образец и инструкция по заполнению которой подробно рассмотрены в статье.
По сути и по форме документ представляет собой акт приема-передачи конкретных движимых объектов, относящихся к основным средствам. Сюда не относятся здания, промышленные сооружения и другие объекты недвижимости, для которых существует специальная форма ОС 1а. К тому же акт не составляется в отношении таких имущественных объектов:
- движимых, стоимость которых на данный момент оценивается в 3000 рублей и ниже;
- движимых, относящихся к библиотечному фонду.
Прием основных средств происходит по разным основаниям:
- В соответствии с договорами о приобретении средства: покупка оборудования, мена, дарение имущества, его аренда, получение по договору лизинга.
- Изготовление оборудования и ввод его в эксплуатацию за соответствующую плату (для собственных потребностей предприятия).
- Выбытие имущества из основных средств компании (аналогично – продажа, мена пользу другой организации).
В некоторых случаях ввод имущества осуществляется на основе других документов – подобные ситуации прописаны в законодательстве отдельно (существует отдельный порядок).
Акт всегда составляется в 2 одинаковых экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. Зачастую к нему прикладывают технические документы, которые сопровождают передаваемое (приобретаемое) имущество.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе применять как стандартную форму бланка, так и документ собственной формы. Основное требование состоит в том, чтобы были отражен все ключевые сведения (как показано на бланке ниже).
Бланк и образец 2018 г.
Бланк состоит из 3 страниц и выглядит следующим образом:
Образец заполнения ОС 1, который можно использовать в качестве примера, представлен ниже. Здесь представлен экземпляр, который заполнен и предназначен именно для получателя. Соответственно, сдатчик вносит сведения в те графы, которые предусмотрены именно для него.
Непосредственное заполнение и подписание зависит от особенностей объекта, передаваемого предприятию. Если производственное оборудование конструктивно простое и не требует никаких монтажных работ, акт подписывают сразу в момент фактической покупки. Если же требуется сборка, то сначала проводится монтаж, а только потом подписывают акт.
Инструкция по заполнению
Следует обратить внимание на то, что заносятся сведения не во все графы: все зависит от того, кому именно принадлежит экземпляр: принимающей или передающей стороне.
Страница 1
На титульной странице приводятся такие сведения:
- Визы «Утверждаю» со стороны представителя (чаще всего генерального директора) компании-сдатчика и получателя. На каждом экземпляре ставятся соответствующие визы – т.е. 2 документа получателя и сдатчика будут отличаться.
- Место для печати (М.П.) предназначено для нанесения оригинального оттиска. Однако допускается отсутствие печати, если компания официально не использует ее в своей работе.
- Сведения о получателе – сокращенное название компании, например, ООО «ИКС», ее реквизиты (ИНН и КПП).
- Коды по ОКУД и по ОКПО.
- Юридический адрес компании, с указанием региона и почтового индекса.
- Банковские реквизиты – расчетный счет, наименование и БИК банка, данные корреспондентского счета.
- Название структурного подразделения, куда поступило основное средство (например, на склад готовой продукции).
- Правовое основание для совершения сделки – чаще всего это соответствующий договор купли-продажи.
- Номер документа (обычно идет сквозная нумерация в течение всего года) и дата заполнения.
- Дата, когда средство было принято к бухучету – это и есть дата составления акта.
- Номера – инвентарный, заводской, а также амортизационной группы
- Официальное название имущественного объекта (например, модель автомобиля), изготовитель этого имущества.
- Под местом нахождения объекта имеется в виду компания (и адрес), где оно было конкретно в момент передачи.
- Бывают ситуации, когда приобретаемое имущество находится в собственности сразу нескольких компаний. Тогда заполнение происходит в соответствии с величиной доли в праве собственности. К тому же необходимо поставить пометку о каждом участнике доли и ее размере. Эти сведения фиксируются на 1 странице формы (раздел «Справочно»).
Страница 2
Вторая страница предполагает заполнение сразу двух разделов:
- Если оборудование или другое имущество уже использовалось как основное средство, следует заполнить раздел 1. В нем указываются ключевые сведения об объекте, актуальные на дату его передачи:
- дата или год выпуска;
- дата официального начала эксплуатации;
- дата последнего капремонта;
- количество лет и месяцев всего срока использования;
- данные по сроку полезного использования;
- общая сумма издержек в связи с износом;
- стоимость остаточная;
- цена покупки (по договору).
- Сведения в разделе 2 фиксируются только получателем, причем они заполняются только в его экземпляре формы. Приводятся все актуальные сведения по амортизации имущества:
- стоимость имущества на тот день, когда оно было официально принято к бухучету;
- общий срок полезного использования (исчисляется в полных месяцах);
- способ расчета амортизации – название метода и норма.
Также на второй странице вносится информация с характеристикой основного средства:
- название;
- количество;
- пометка по содержанию драгоценных металлов и камней (Если таковые есть в его составе); в случае отсутствия ставятся прочерки во всех графах.
Если какие-либо существенные характеристики не были отражены в табличной части, они отдельно прописываются в строках после фразы «Другие характеристики».
Страница 3
Наконец, на странице 3 в бланке происходит заполнение всех данных по комиссии, принимающей основное средство:
- Дата, на которую зафиксирован результат испытания имущественного объекта (обычно это и есть дата оформления акта).
- Результат проведенных испытаний: пометка «соответствует» и пометка о возможной доработке (требуется или не требуется).
- Официальное заключение принимающей комиссии: обычно указывают, что оборудование находится в рабочем состоянии и годно к эксплуатации.
- Далее прописывают официальные названия всех документов технического характера, которые сопровождают данное оборудование (основное средство).
- Затем ставят подписи, расшифровки подписей и названия должностей такие лица:
- председатель комиссии (как правило, это генеральный директор);
- заведующий структурным подразделением, куда поступает это имущество (например, заведующий складом)
- генеральный бухгалтер, который принимает средство на учет.
- В завершение приводится отметка о непосредственном приеме-передаче объекта: каждая сторона заполняет свою графу. Сдатчик прописывает все сведения после слова «Сдал», а принимающая организация заполняет данные после слова «Принял»:
- кто именно принял (должность, подпись и расшифровка подписи);
- основание возникновения полномочий принятия (доверенность – номер, дата, кто выдал и кому);
- кто принял имущество на ответственное хранение (аналогично должность, подпись и расшифровка подписи);
- отметка главного бухгалтера, в которой подтверждается факт заведения карточки учета, номер записи в инвентарной книге и дата ее составления (подпись и расшифровка подписи).
Порядок составления и подписания
Для разных сотрудников (генеральный директор, заведующий складом, который принимает основное средство на ответственное хранение, и главный бухгалтер, ставящий его на учет) процедура оформления и заполнения будет выглядеть по-разному. В общем виде последовательность действий следующая:
- На предварительном этапе две стороны (приемщик и сдатчик) ведут переговоры по согласованию самой процедуры передачи и правовому основанию (лизинг, покупка, мена или дарение). Составляется соответствующий договор, в котором учитываются интересы обеих сторон.
- Затем наступает собственно этап приемки. Он всегда проводится не одним лицом, а сразу комиссией, состоящей как минимум из директора, главного бухгалтера и заведующего складом. Могут присутствовать и технические специалисты, способные компетентно оценить состояние объекта и его соответствие заявленным в технической документации характеристикам.
- Акт подписывается – в каждом экземпляре компании заполняют свои графы: сдатчик прописывает отметки о сдаче, приемщик – о приемке.
- Затем главный бухгалтер стороны сдатчика снимает средство со счета 01.
- А главный бухгалтер приемщика, наоборот, ставит объект на учет по счету 01.
О том, как составить соответствующие бухгалтерские проводки, можно увидеть ниже.
При приеме-передаче зданий и сооружений должен оформляться специальный документ. Этот документ – акт по форме ОС-1а. Подробнее о нем вы можете узнать из следующей статьи.
Данный акт применяют для оформления:
- Приема и ввода в пользование недвижимости;
- Выбытия недвижимости из учета и передачи ее другим компаниям.
Кто формирует документ
Если объект недвижимости передается от прежнего владельца к новому, ответственность за составление акта несет бывший собственник. Он должен оформить два экземпляра акта – один для себя, а второй – для принимающей стороны.
Если компания приобретает новое ОС, она должна сформировать акт в одном экземпляре.
Состав документа
Акт состоит из трех страниц. Второй раздел, в сою очередь, состоит из трех разделов. Бланк акта ОС-1а приведен ниже.
Как заполнить первую страницу
Первая страница документа заполняется в соответствии со следующими правилами:
- В самом верху прописываются основные реквизиты сдающей и принимающей стороны.
- Основание – название документа, на основании которого формируется данный акт (к примеру, приказ директора компании или контракт купли-продажи).
- Справа указывается дата, когда объект недвижимости был принят к бухучету, а также дата его снятия с учета.
- Бух. счет – номер счета, в дебет которого приходуется ОС.
- В поле «гос. регистрация прав» прописывается номер, а также дата, когда были зарегистрированы права на передаваемый объект.
- Акту присваивают порядковый номер и проставляют дату формирования.
- После этого прописываются основные сведения об объекте: его название, характеристики, место расположения.
- Поле «ин. валюта» заполняется только тогда, когда расчеты между сторонами осуществляются не в российской валюте.
Как заполнить вторую страницу
Вторая страница документа состоит из трех разделов (таблиц). Рассмотрим, как заполняется каждый из этих разделов.
Первый раздел
Этот раздел заполняется той организацией, которая передает недвижимость. По новым ОС этот раздел заполнять не нужно.
Здесь отражаются следующие сведения об ОС на момент передачи:
- Дата строительства;
- Дата ввода в пользование;
- Даты ремонта и модернизации;
- Фактический период пользования объектом;
- СПИ объекта;
- Размер амортизации;
- Размер остаточной стоимости.
Второй раздел
Этот раздел акта ОС-1а должна заполнять только сторона, которая принимает недвижимость, в своем экземпляре. Заполняется он следующим образом:
- 1 – общая сумма расходов на приобретение объекта недвижимости;
- 2 – СПИ;
- 3 – метод начисления амортизации;
- 4 – амортизационная норма.
Третий раздел
Этот раздел предназначен для описания краткой характеристики передаваемой недвижимости. Также, в нем прописывается, содержатся ли в объекте драг. металлы и драг. камни.
Как заполнить третью страницу
На этой странице комиссия, принимающая объект, пишет свое заключение о принимаемом объекте недвижимости. Именно она несет ответственность за осмотр здания, проверку его на наличие дефектов и оценку его состояния. Также, на этой странице комиссия приводит список технических документов, которые прилагаются к ОС.
Когда бланк будет полностью заполненным, все члены комиссии, а также ответственные представители обеих сторон должны заверить его своими подписями.