Внесение изменений в листок нетрудоспособности. Что считается ошибкой
Допустима ли незначительная ошибка в больничном? Правильно – нет, поскольку при ее наличии Фонд социального страхования имеет право отказать работодателю в страховом возмещении. А что делать, если ошибка все-таки обнаружена? Разберем несколько практических ситуаций.
Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный » — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Ой, а вот здесь ошибка в больничном!
Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет. Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.
Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.
Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом. Однако так делать нельзя.
Исправления в больничном. Кто должен подписаться?
«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе. Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.
Подпись иного лица под исправлениями возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой. Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.
Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит
Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды» . Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.
Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.
Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись - «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.
Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника
Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять? Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.
Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.
Виды пособий
Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):
- пособие по временной нетрудоспособности;
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка;
- ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Если в больничном листе допустили ошибку, региональное отделение ФСС РФ вправе не возместить компании потраченные на пособие деньги (п. 18 Положения о ФСС РФ, утвержденное постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, и подп. 4 п. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Но не все недочеты приводят к таким последствиям. Иногда пособия возмещают несмотря на погрешности в бумагах.
Когда из-за ошибок медицинского учреждения больничный лист меняют
Ошибки, которые надо исправить
Есть шесть частых ошибок врачей, из-за которых ФСС отказывается возмещать пособия. Например, не хватает данных или они неверные, есть подчистки и помарки. Если обнаружите хотя бы одну, то отправляйте сотрудника обратно в поликлинику.
В долгом больничном не расписался председатель врачебной комиссии . Освободить человека от работы больше, чем на 15 календарных дня, вправе только врачебная комиссия. Поэтому в таких бумагах нужна подпись председателя комиссии. Коллеги возмещают пособия по долгому больничному, в котором нет подписи председателя врачебной комиссии. Но только в суде и только в половине случаев.
Есть подчистки, исправления, замазки. Врач должен заполнять больничные без ошибок. А если ошибся, выписать дубликат. Верните работнику листок, в котором врач зачеркнул ошибку, подчистил текст лезвием или замазал корректором.
Основную работу перепутали с совместительством . Если ваша компания для сотрудника - основное место работы, в больничном должна стоять галочка в строке «Основное». Не платите пособие, если человек трудится у вас по основному месту, а в листке стоит . ФСС не возместит эти расходы.
Путаница в Ф.И.О. работника или дне рождения . Возмещайте пособие, только если в врач без ошибок привел данные сотрудника - Ф.И.О, дату рождения и т.д. Если есть ошибки в Ф.И.О. или дате рождения, отправьте работника за дубликатом. Пусть даже врач перепутал всего одну букву или цифру.
Во втором листке нет номера первого. В больничном, который является продолжением другого, врач должен поставить его номер. Если в документе-продолжении нет номера предыдущего больничного, то ФСС откажется возместить пособие. Отправьте работника дооформить документ, иначе придется идти в суд.
Врач неправильно написал организацию. Название должно быть такое же, как в уставе - полное или краткое. Фонд возместит пособие, если будут правильными и регистрационный номер, и название. ФСС откажет в возмещении, если врач привел не ту форму собственности, поменял местами буквы в названии или поставил лишние. Правильный регистрационный номер не исправит ситуацию.
Теперь работник вправе уйти на больничный по уходу за ребенком до семи лет на весь период лечения. Чем болеет ребенок, уже не важно (п. 35 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н). Но оплачивать больничный нужно по-прежнему. То есть для детей до семи лет — не больше….
Когда нужны исправления в листке нетрудоспособности работодателем
Из-за ошибок в разделе работодателя фонд также может не возместить пособие. Что предпринять, если недочеты есть: отправлять работника за дубликатом или корректировать самим? И как это правильно сделать? Давайте разбираться.
Можно ли исправлять в больничном листе работодателю
В отличие от недочетов, допущенных сотрудниками медицинского учреждения при оформлении больничного, бухгалтер вправе исправить ошибки, которые он сделал в разделе «Заполняется работодателем». Главное все сделать по правилам и не использовать корректирующее или другого аналогичное средства.
Порядок исправления ошибок в больничном листе работодателем
Как исправить стаж, неверную сумму среднего заработка или пособия? Из пункта 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н следует, что в таких случаях ошибку в больничном листе исправляют так:
- На лицевой стороне листка временной нетрудоспособности аккуратно зачеркивают ошибочную запись.
- На оборотной стороне вносят правильную запись взамен ошибочной.
- Рядом с правильной записью пишут «исправленному верить».
- Надпись заверяют подписью директора и печатью компании.
См. ниже пример, как внести исправления в больничный лист (образец 2018).
Важно!
Листок нетрудоспособности разрешено не исправлять, если бухгалтер допустил технические недочеты. Например, поставил пробелы между инициалами руководителя организации или главбуха. Если все записи понятны для прочтения, лишние пробелы — не основание переоформлять документ и отказывать в назначении и выплате пособия. Аналогичный вывод — в пункте 17 письма ФСС России от 28 октября 2011 № 14-03-18/15-12956.
В больничном ошибочные сведения: образец исправлений
Алгоритм применяют для тех случаев, когда в листок нетрудоспособности внесли ошибочные сведения. Но есть и другие варианты.
Вписали данные не с первой ячейки. Сведения в больничном — стаж, заработок и проч. — надо вписывать начиная с первой левой ячейки строки (п. 56 Порядка № 624н). Если вы заполнили правильные данные со второй, третьей и так далее ячейки, то зачеркивать их нет смысла. Ведь вписав на обратной стороне те же самые данные, вы ничего не исправите. Вместо этого на лицевой стороне все оставьте, как было. А на оборотной напишите: «Сведения такие-то считать внесенными с первой ячейки».
Записи в листке нетрудоспособности не с первой ячейки: образец исправлений
Заполнили ячейки, которые должны быть пустыми . По ошибке можно заполнить в строку, которую на самом деле надо было оставить пустой. К примеру, часто пишут дату приема на работу в строке «Дата начала работы». Хотя на самом деле эту строчку надо заполнять в одной очень редкой ситуации — если компания аннулировала договор с сотрудником, который из-за болезни так и не успел приступить к работе (ч. 4 ст. 61 ТК РФ).
В больничном листе заполнены лишние строки: образец исправлений
Свою часть больничного заполнили шариковой ручкой. Документ должен быть заполнен капиллярной, гелевой или перьевой ручкой с черными чернилами печатными буквами (п. 65 Порядка № 624н). Иначе нужно действовать так, как нам посоветовали специалисты опрошенных региональных отделений ФСС РФ. На лицевой стороне ничего не исправляйте. А на оборотной стороне напишите такую фразу: «Запись, оформленную шариковой ручкой, считать сделанной гелевой ручкой». Попросите директора расписаться и поставьте печать.
Сколько исправлений допускается на бланке листка нетрудоспособности
В больничном допускается максимум два исправления. Если правок больше, документ придется заменить. Ограничение на количество исправлений связано с тем, что с обратной стороны бланка, отведенной для корректировок, места немного. Для правок врача его вообще нет.
Срок для исправления ошибок в больничном
Срок для исправления ошибок в больничном нигде не установлен. Однако с учетом сложившейся арбитражной практики безопаснее исправить неправильно оформленный документ до того, как завершилась и фонд принял решение по ее итогам (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 27.11.09 № А45-11770/2009 и от 26.11.09 № А45-18097/2009).
Больничный лист позволяет человеку законно отсутствовать на работе и соблюдать в случае болезни. За период отсутствия за работником сохраняется средний заработок. Однако фонд по соцстрахованию тщательно отслеживает правильность со стороны амбулатории, так и со стороны работодателя. Поэтому неточности и ошибки могут стать причиной отказа в оплате по документу. Но в ряде случаев существует возможность внести исправления.
Особенности оформления больничного листа
Больничный лист несет двойную функцию:
- является подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- это финансовый документ, на основании которого проводятся выплаты пособия.
Важно знать работнику: сложенный документ в два и более раза признается действительным. Поэтому отказ в приеме работодателем сложенного в несколько раз больничного листа является незаконным.
Что говорит закон?
Как исправлять ошибки в больничном листе и кто это может сделать, предусмотрено федеральным законодательством. Прежде всего, документ может быть признан действительным, если в него внесено не больше двух исправлений.
Другие условия:
- ошибки, которые допустил доктор, не подлежат исправлению;
- мелкие недочеты работодателя подлежат исправлению;
- под запретом использование корректора;
- перечеркивание неправильных значений допускается исключительно черной пастой;
- абсолютно все корректировки вносят только на обратной стороне больничного листа.
Если работодателю сотрудник принесет больничный лист с ошибками, которые были допущены врачом, то такой документ возвращается. Работнику придется заново обращаться в медицинское учреждение, чтобы ему выдали новый и правильно заполненный лист.
Допустимые исправления
Фонд по страхованию в своих разъяснениях, как исправлять ошибки в больничном листе, дает следующую информацию:
- если не помещается имя или фамилия, другие данные, то допускается выходить за границы формы;
- допускается частичное проставление печати в местах, где заполнены поля;
- разрешаются небольшие помарки, лишние точки или галочки;
- разрешается не проставлять прочерки в пустых ячейках;
- допускаются лишние пробелы;
- неверное указание наименования работодателя врачом;
- занесение информации о медицинском учреждении в неточной последовательности.
Общие правила внесения корректировок
Порядок, предусматривающий, как исправлять ошибки в больничном листе, требует от работодателя проведения следующих мероприятий:
- запись, которая подлежит исправлению, перечеркивается черными чернилами;
- с тыльной стороны больничного листа в свободном поле вносятся корректировки, то есть правильная информация;
- около корректирующей записи проставляется запись «Исправленному верить», подпись и печать, расшифровка должностей, фамилии.
Главное - помнить, что все исправления прописываются исключительно на оборотной стороне больничного листа, а не на лицевой.
Не секрет, что врач прописывает название предприятия, где работает пациент, с его слов. Разъяснения ФСС по этому вопросу однозначны: неправильное написание наименования предприятия не является ошибкой, если представляется возможным четко определить предприятие, где работает больной, по записям, которые вносит работодатель.
Но если медицинское учреждение не внесет никакой записи о работодателе, в графе, где положено ставить такие отметки, то работника придется отправить в больницу, чтобы больничный лист был переоформлен или внесены все данные. Без названия предприятия администрация работодателя не вправе принять документ.
Если врач «не попал» в отведенные графы или наименование компании-работодателя не поместилось в отведенные клетки, то эти записи не требуют корректировки.
Ошибка в названии работодателя, расчетах
Как исправить ошибку в больничном листе: образец корректировки в части наименования предприятия, заполняемой работодателем:
На тыльной стороне документа вносятся следующие корректировки:
- Место работы - наименование работодателя.
- ООО «Ошибка».
- Исправленному верить.
- Директор, подпись, Ф.И.О.
- Гл. бух. подпись, Ф.И.О.
- М. П. при наличии.
В данном случае следующая запись, а именно регистрационный номер, позволяет полностью идентифицировать предприятие.
Место работы должно прописываться полностью или в соответствии с сокращенным названием, которое утверждено в уставных документах. Для индивидуальных предпринимателей, используется общепринятое сокращение "ИП Фамилия И. О.".
Исправляем ошибки в больничном листе, пример при корректировке в расчетах приведен в таблице.
В теме, как исправить ошибку в новом больничном листе, часто звучит вопрос, обязательно ли вносить ИНН работника, и будет ли отсутствие кода считаться ошибкой? На сегодняшний день вносить код ИНН необходимо только по усмотрению работодателя. Не предусмотрено проставление кода даже в больничном листе, который выдается в случае оформления пособия по беременности и родам.
Срок выдачи
Следующий вопрос, интересующий бухгалтеров, в области решения вопросов, как правильно исправлять ошибки в больничном листе: если некорректная дата выдачи документа, что делать? К примеру, в поле проставлена более поздняя дата, пациент был выписан 11 числа, а больничный лист выдан 15, того же месяца.
Такой документ однозначно возвращается работнику, чтобы тот получил правильно заполненный новый документ в больнице. Федеральным законодательством предусмотрено только три срока выдачи больничного листа:
- при лечении только в поликлиническом отделении лист выдается в первый или в последний день болезни;
- если после поликлиники больной попал в больницу, то листок нетрудоспособности выдается в поликлинике, с датой первого обращения и открытия документа, а закрывается уже в больнице, датой выписки;
- если сотрудник сразу попал в больницу, то листок выдается в момент выписки, а датой выдачи считается дата последнего дня нахождения в стационаре.
Больничный лист для совместителя
Частый вопрос, как исправить ошибку в больничном листе работодателем, если сотрудник является внешним совместителем?
В случаях, когда больной является внутренним совместителем, то ему не требуется второй листок нетрудоспособности, ведь работодатель один.
Если же пациент медицинского учреждения является одновременно сотрудником двух и более компаний, то в больнице ему должны предоставить несколько оригинальных образцов листа, по одному для каждого работодателя. В соответствующей графе врач или другой представитель больницы, выдающий листы, проставляет галочку, по какому месту работы следует представить документ - по основному или в месте совмещения. Отсутствие такой отметки считается ошибкой.
Когда придется заменить больничный лист?
В ряде случаев обычной корректировкой записей не обойтись, придется заменить ранее выданный документ. Случаи, когда листок нетрудоспособности придется заменить в обязательном порядке:
- если наименование амбулатории не совпадает с названием, прописанным в уставных документах этого учреждения;
- адрес больницы не совпадает с местом выдачи документа;
- печать медицинского учреждения не содержит надпись "Для больничных листов" или "Для листков нетрудоспособности";
- должность доктора не расшифрована;
- нет расшифровки инициалов и фамилии врача.
Естественно, что придется заменить листок, если работодатель допустил при его заполнении более двух ошибок.
Последствия неправильного внесения корректировок
В зависимости от того, как исправлены ошибки при листа, зависит и возможность получения выплат работником. Ведь частично оплата проводится из Фонда, следовательно, сотрудники ведомства скрупулёзно следят за правильностью составления документа.
Так, для работника халатное отношение к заполнению листа грозит тем, что с ним не будет проведён расчёт. Для работодателя неправильные или многократные (более 2 раз) корректировки в документе влекут за собой наложение административного штрафа.
Куда деваются испорченные бланки листов нетрудоспособности?
Если работодатель со второго раза не справился с задачей, как исправить ошибки в больничном листе, то документ подлежит замене в больничном учреждении, где он был выдан. Точнее сказать, выдаётся дубликат старого, с уже корректными данными. А что же происходит с испорченными бланками? Такие документы не подлежат уничтожению, а передаются на хранение ответственным лицам больницы на хранение. Срок хранения - 3 года.
Процедурно выглядит все следующим образом:
- доктор оформляет новый больничный лист с исправлениями, передаёт его пациенту взамен ранее выданного;
- испорченный бланк передаётся врачом в регистратуру, где ответственное лицо ведёт учёт таких документов;
- ответственное лицо, записывает реквизиты испорченного листа в специальный журнал, а сам испорченный документ подшивается в папку.
По истечении срока хранения бланки списываются и подлежат уничтожению, о чем составляется акт.
Фальшивый или подлинный листок нетрудоспособности?
Наряду с вопросами, как исправить ошибку в больничном листе работодателем, образцов записей, администрацию предприятия интересует, как определить подлинность документа?
Прежде всего следует обратить внимание на цвет бланка, он должен быть голубым, к середине более светлого тона. При этом ячейки, где вносятся записи, обязательно белого цвета.
На бланке должен обязательно присутствовать штрих-код, состоящий из 12 цифр. Присутствует микротекст. Если бинарный код отсутствует, то это не является фактом, подтверждающим, что документ поддельный. Номер бланка обязательно должен быть нанесен типографским способом. В любом случае, если больничный лист внешне не напоминает подделку, но есть определенные подозрения, то можно обратиться в ФСС, в специальный отдел, или написать официальный запрос в свободной форме. А с перечнем украденных или утраченных листков можно ознакомиться на официальном сайте фонда.
Если работник заболел, то врач выдает ему больничный лист. Это главный документ для начисления пособия по временной нетрудоспособности, от правильного заполнения которого зависит, возместит ли ФСС работодателю свою часть пособия. Бланк больничного должен заполняться с соблюдением строгих правил. Но от ошибок никто не застрахован, поэтому наша статья расскажет, как исправить то, что было сделано неправильно: как сделать исправление в больничном листе работодателем в 2016, образец допустимых исправлений и различные особенности корректировки ошибок.
Можно ли вносить исправления в больничный лист
Новый бланк больничного листа действует уже не первый год (утв. приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н). Это документ, имеющий несколько степеней защиты от подделок, и требующий особо тщательного заполнения. На основании больничного листа не только начисляется и выплачивается пособие работодателем, но и сам работодатель получает возмещение от Фонда соцстраха.
ФСС проверяет правильность заполнения бланка и, найдя ошибку в любой его части, может в возмещении средств отказать. Конечно, отказ Фонда можно попытаться оспорить в суде, и в последнее время все большему числу страхователей удается добиться отмены таких решений. Но все же, лучше внимательно отслеживать подобные ошибки и сразу их исправлять.
Бланк больничного листка состоит из двух разделов, один из которых заполняет лечащий врач, а другой - работодатель (как правило, это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии). Врач не имеет права исправлять допущенные ошибки в больничном – если таковые имеются, то бланк испорчен и должен быть заменен новым, оформленным точно также, но без ошибок и с той же датой выдачи, что и первоначальный листок (письмо ФСС РФ от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956).
Случается, что серьезную ошибку в медицинской части бланка обнаруживает кадровик или бухгалтер, когда работник уже сдал им свой больничный лист для начисления пособия. Такой документ принимать нельзя, вносить исправления за врача тоже недопустимо, поэтому сотруднику придется совершить еще один визит в медучреждение за правильным больничным-дубликатом.
При этом работодателям не стоит лишний раз «гонять» работника на переоформление листка нетрудоспособности при наличии технических недочетов, не влияющих на начисление пособия, а лучше сначала обратиться за разъяснениями в свой территориальный орган ФСС. Не нужно обращать пристальное внимание на случайные описки в документе, заполненном от руки, если они не искажают смысл и позволяют легко прочесть написанное (письмо ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). Также, допускается замена арабских цифр римскими, помарки и ошибки, которые не отрицают факт болезни работника, несущественными недочетами считается заполнение бланка шариковой ручкой, прописными буквами, или со знаками препинания (кавычками, запятыми, точками, пробелами), указание адреса медучреждения не в установленной последовательности и некоторые иные недочеты (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, определение ВАС РФ от 13.02.2012 № ВАС-764/12).
Если врач права на исправление ошибок при заполнении листка нетрудоспособности не имеет, то для работодателя не все потеряно, и корректировать свою часть бланка он не только может, но и должен. В противном случае вероятность, что ФСС не возместит расходы по такому больничному листу, слишком велика.
Срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности никем не установлен, но лучше побеспокоиться об этом до того, как Фонд соцстраха проведет выездную проверку и примет по ее результатам соответствующее решение.
Как исправить ошибку в больничном листе
Общие требования к работодателю по заполнению его раздела абсолютно такие же, как и к медработникам (п.56 приказа Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н):
- больничный лист может заполняться на компьютере, или от руки, а также допускается комбинирование этих способов;
- заполнять строки бланка можно только черным цветом, гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, шариковые ручки не разрешаются;
- писать следует заглавными печатными буквами, не выходя за границы ячеек;
- записи начинаются с первой ячейки в каждой строке;
- печать организации не должна «наезжать» на надписи.
Нарушение этих требований зачастую относят к допустимым недочетам, и исправление ошибки в больничном листе работодателем при этом не требуется (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Но как быть, если ошибка серьезная: данные внесены не в ту строку, или указана неверная сумма? Рассмотрим такие ситуации подробнее.
Заполнены лишние строки
Часто бухгалтер или кадровик ошибочно заполняет строку «Дата начала работы» , считая, что здесь указывается день, когда сотрудник должен приступить к работе после болезни. На практике заполнение этой строки необходимо в редких случаях - только в случае аннулирования трудового договора, если работник заболел в промежутке между днем заключения договора и днем его аннулирования. Тогда указывается число, месяц и год, когда работник должен был выйти на работу.
Такая же ситуация часто повторяется со строкой «в т.ч. нестраховые периоды» : бывает, что ошибочно в нее вносят периоды, не учитываемые при расчете среднего заработка – больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п. Это, пожалуй, можно объяснить тем, что данная строка следует сразу за ячейкой «Страховой стаж». Но здесь можно указывать только один вид нестрахового периода – годы и месяцы, когда работник проходил военную или иную службу в соответствии с Законом от 12.02.1993 № 4468-1. Если сотрудник не проходил подобную службу, или уволился с нее до 1 января 2007 года, то эта строка остается пустой.
Заполнив нечаянно лишние строки, как исправить больничный лист работодателю? Образец такого исправления приводит ФСС в своем письме от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954.
Для исправления ни в коем случае нельзя использовать корректирующие средства, ластики и т.п. Неправильную надпись следует аккуратно зачеркнуть черным цветом, а на обороте больничного листа написать: «Строку «…..» считать незаполненной», далее ставится запись «Исправленному верить» и заверяется подписью ответственного лица от работодателя и печатью (п. 65 приказа № 624н).
Обратите внимание, что обычно достаточно одной подписи: руководителя или главного бухгалтера. Подпись может поставить и иной сотрудник, уполномоченный на это руководителем, но только на основании доверенности, одного приказа о передаче полномочий недостаточно. Нет жесткого требования к печати организации: она не обязательно должна быть гербовой, на лицевой и оборотной стороне бланка можно поставить печать отдела кадров или бухгалтерии.
Помните, что в листок нетрудоспособности можно вносить не более двух исправлений, иначе он подлежит замене. Как сделать исправление в больничном листе – образец 1 приводим ниже.
Исправление расчетных сумм
Когда ошибка допущена при внесении в бланк больничного сумм среднего или среднедневного заработка, а также суммы начисленного пособия, либо неправильно указан страховой стаж работника, нужно действовать, как и в предыдущем примере: зачеркнуть неверную сумму и на обороте сделать правильную запись, заверив ее подписью и печатью. Один из вариантов такого внесения исправлений в больничный лист работодателем – образец 2 в конце этой статьи.
Но может случиться и такая ситуация: работник, в предыдущие два года трудившийся у другого работодателя, не предоставил вовремя справку о заработке, и пособие на новой работе ему было рассчитано из размера МРОТ. Позднее работник, получив справку на прежней работе, принес ее в бухгалтерию с просьбой пересчитать пособие с учетом средней зарплаты, поскольку сумма его больничного должна увеличиться. Как при этом исправить больничный лист?
Перерасчет больничного листа можно оформлять в течение трех лет с момента его закрытия, если это приведет к увеличению размера пособия. При первоначальном расчете пособия в бланк больничного уже внесены данные о среднем заработке и исчисленном пособии, поэтому исправлению зачастую подлежат сразу пять сумм. Внести более двух исправлений в больничный лист нельзя, да и на обороте для этого не хватит свободного места. В таком случае, можно сделать перерасчет на отдельном листе и приложить его к бланку больничного, как и при первоначальном расчете (п.67 Приказа № 624н). Сам бланк останется в том же виде без исправлений.
Ошибка в названии организации в больничном листе
Свое наименование работодатель должен указывать в больничном листе согласно учредительным документам. Можно указать как полное, так и сокращенное название организации (п. 66 Приказа № 624н). Если при этом закралась ошибка, то порядок действий все тот же: зачеркиваем неправильный вариант названия черными чернилами, а на обороте бланка пишем название строки и правильное наименование организации. Все скрепляем печатью и подписью. Как исправить больничный лист работодателю, образец 3 смотрите ниже.
В то же время, если в больничном листе название организации неправильно написал врач, со слов работника, то это не будет считаться ошибкой, если возможно определить организацию и удостовериться, что работник там на самом деле работает (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
Исправили, но неправильно…
Что делать, если исправительную запись бухгалтер сделал, просто зачеркнув неверные данные, а правильные написал сверху, над зачеркнутыми ячейками?
Такое исправление считается некорректным, поскольку верные данные следует указывать на обороте бланка больничного листа. К тому же исправления, внесенные подобным образом, не будут просканированы считывающим устройством, ведь в его поле зрения попадают только данные из ячеек. Но не будем считать такой случай безнадежным: бланк не считается испорченным, поскольку проставленные поверх ячеек исправления не помешают сканеру считать и идентифицировать первоначальные данные, а значит не нужно получать дубликат листка. Об этом сказано и в письме ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575: при рукописном заполнении технические недочеты не будут основанием для переоформления больничного листа, если все записи при этом читаются.
Просто доведите процедуру исправления в больничном листе до конца – сделайте правильную исправительную запись на обороте бланка и заверьте ее подписью и печатью.
Подведем итоги. Вносить исправления в больничный лист допустимо только для работодателя и только в предназначенном для него разделе бланка. Исправительных записей может быть не более двух. При этом следует соблюдать правила, установленные нормативными актами для заполнения и исправления больничных. Неисправленные ошибки в листке нетрудоспособности могут привести к отказу ФСС в возмещении затрат. В некоторых случаях, если в больничном листе допущена ошибка работодателем, стоит обратиться в суд и попробовать отстоять свое право на возмещение от Фонда соцстраха.