Скачать образец счета и накладной в экселе. Образец заполнения счета на оплату
Счет на оплату 2019 скачать бланк в excel бесплатно
01.02.2019
Cчет на оплату не является первичным бухгалтерским документом, утвержденной формы документа, строгого образца или унифицированного бланка не существует. Счёт на оплату, используемый в практике делового оборота в качестве первичного документа и служащий основанием для оплаты товаров (работ, услуг), не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.
Согласно п. 2 ст.9 ФЗ № 129-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Так как в числе таких обязательных реквизитов подпись именно главного бухгалтера, руководителя не поименована, то её наличие на счёте является необязательным. На счете может присутствовать только одна подпись уполномоченного лица, менеджера, продавца и т.д. Печать организации также не является обязательным реквизитом счета.
Счёт на оплату - необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет перевод денежных средств за перечисленные в счете товары (работы, услуги). Документ, который служит для оплаты покупателем купленного товара или для перечисления предоплаты (аванса). Никогда не являлся первичным документом, так как не отражает факт хозяйственной жизни. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" под первичным документом понимается документ, на основании которого оформляется факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Важная функция счета на оплату - служить офертой при заключении договора, когда договор, как отдельный специализированный документ - отсутствует. Счет при перечислении в нем всех существенных условий сделки - оферта в соответствии со ст 435 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Оплата по счету - акцепт оферты в соответствии с пунктом 3 ст. 438 ГК РФ. Счет, имеющий признаки оферты, после его оплаты становится документом, свидетельствующим о заключении сделки между сторонами даже при отсутствии договора, как отдельно оформленного документа (в соответствии с п.3 ст. 434 ГК РФ). [
Счет на оплату - это документ, дающий основание покупателю или потребителю оплатить товар или услугу. Счет на оплату может быть выписан как после подписания договора, так и как самостоятельный документ. Счет можно выписать как перед выполнением услуги (покупки товара), то есть предоплатой, так и после покупки - постоплатый счет.
Форма (бланк) счета на оплату
Образец заполнения
Обязательность применения
Обязательность применения счета на оплату услуг не регламентируется законодательством. Оплата может производиться на основании договоренностей.
Счет не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Однако, есть случаи, когда счет является обязательным сопровождением сделки:
- Если в тексте договора сумма к оплате не была установлена.
- По операциям, предусматривающим уплату НДС.
- Если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС.
- Фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента.
- Если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Как составить?
Унифицированной формы счета нет, каждая организация разрабатывают свою или пользуются уже разработанными ().
При разработке формы счета можно руководствоваться нижеизложенной инструкцией.
Счет должен содержать следующие данные:
- Порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления.
- Платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем.
- Реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены).
- Названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью).
- Облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС.
- Использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки.
- Подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).
Счет на оплату оформляется в двух экземлярах, один остается у выписавшего счет (хотя особо и не нужен), второй отправляется покупателю.
При допуске ошибки в счете лучше создать новый счет, чем исправлять данные в ошибочном.
В некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Отправка счета
Счет на оплату обычно отправляют в электронном виде, посредство e-mail. Также можно дополнительно отправить счет на бумажном носителе в обычном письме.
Счёт-фактура
Счет-фактура - это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт отгрузки товаров или оказание услуг и их стоимость. Она необходима для подтверждения суммы НДС как по реализации продукции (услуг), так и для подтверждения факта покупки и входящего НДС. На данных счета-фактуры формируются Книги покупок и продаж для учета НДС в налоговом органе.
Счет-фактура выставляется (направляется вместе с товаром или по почте) продавцом покупателю (заказчику) после приема товара или услуги. Счет-фактура имеет строго определенный формат, утверждённый постановлением Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.
Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе .
Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:
- Сведения о продавце – кто выставил счет;
- Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
- Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
- Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
- Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.
По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:
- Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
- Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
- Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
- Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.
Когда надо выставлять счет
Приведем несколько ситуаций:
- Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;
- Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
- Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.
Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги. Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке.
У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно. Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
- ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
- Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
- Перечень товаров/услуг;
- Итоговую сумму по счету с выделением НДС.
И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже.
На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».
Пример оформления счета без НДС:
Пример оформления счета с НДС:
Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно. Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.
Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер. Их новая нумерация начинается с начала каждого года. Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …).
В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения.
На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер. Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП. Желательно ставить печать.
Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.
В ряду документов, служащих подтверждением предварительной договоренности о покупке товаров или получении услуг есть и счет на оплату. Он не входит в перечень первичных бухгалтерских документов и может быть составлен в свободной форме. Счет на оплату не влияет на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен - такие явления встречаются довольно часто и не несут за собой никаких правовых последствий.
Тем не менее, есть ряд условий, которые следует соблюсти при составлении счета. Каких именно, сейчас выясним.
В нижней части страницы размещены кнопки, нажав на которые, посетитель может бесплатно скачать бланк счета на оплату, а также образец заполнения этого документа.
Какие данные должен содержать счет на оплату
Документ остается документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Проще всего бесплатно скачать образец счета на оплату 2019 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?
- порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
- платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
- реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
- названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
- облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
- использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
- подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).
Бесплатно скачав бланк счета на оплату 2019 года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки. Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.
Особенности применения документа
Каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать форму этого документа, но если бесплатно скачать бланк счета на оплату 2019 года, то вы заранее будете знать, какие сведения в него требуется внести обязательно. Обращаем ваше внимание на пункт о подписях и печати. Здесь не обязательно должны быть оригинальные оттиски печатей и собственноручные подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия. Законодательством РФ допускается и другой вариант: счета, что отправляются по e-mail или факсу, могут быть скреплены факсимильными копиями подписи уполномоченных лиц и оттиском печати компании.
Неким конкурентным преимуществом будет применение фирменного бланка, с использованием логотипа организации, ее слогана, корпоративных цветов и прочей символики.
Но никакие украшения не помогут, если счет заполнен неграмотно. То есть, не соответствует самым главным требованиям к оферте: в нем отражен не весь список товаров, сами товары имеют неполные названия, отсутствуют подписи уполномоченных лиц и иные важные детали, перечисленные выше.
В этом случае договор поставки будет считаться заключенным лишь после передачи товара потребителю и подписания товарной накладной. Но покупатель и после оплаты товара не сможет, имея такой несовершенный счет, предъявлять поставщику претензии, базирующиеся на договоре поставки. Скажем, покупатель не сможет потребовать заменить товар или изменить его количество. Но право потребовать возврата уплаченных за товар денег он имеет, основание: необоснованное обогащение. На нашем сайте можно бесплатно скачать образец счета на оплату 2019 года, составленный на основе требований самых распространенных бухгалтерских программ.
Счет на оплату является официальным подтверждением факта продажи. На его основании поставщик осуществляет учет движения товара на складе, а для покупателя он служит основанием для оплаты заказанного товара.
Иногда документ выписывают предварительно, дают таким образом покупателю шанс оценить ассортимент товаров и услуг, их стоимость. Взвесив все аргументы, потребитель производит предварительную оплату.
Другой вариант: счет на оплату выписывается в момент отгрузки, так же как и иные сопроводительные документы: товарная накладная ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная 1-Т и другие, требуемые в связи со спецификой товара. В этом случае оплата производится по факту покупки.
Это документ для осуществления платежей. Он может также являться предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Как правило, счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда может быть самостоятельным документом.
Случаи, когда он обязателен:
- отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
- когда выставление прописано в договоре.
Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.
Кто оформляет
Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер. Далее он передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью.
Если же при оформлении допущены какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а формировать заново.
Бланк счета на оплату
Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организация может разработать собственный образец, счет договора на поставку товара, например. Самый же простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.
Можно ли оформить без договора
Можно, но в этом случае он должен содержать все условия, которые должны быть в соглашении. К ним относится:
- порядок и сроки расчетов;
- наименование и количество товара/услуг.
В этом случае он является офертой и имеет юридическую силу.
Счет-оферта
Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашаются и оплачивает, или отказывается. Отказ желательно делать в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.
Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:
- адресат,
- существенные условия соглашения;
- намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.
Для того, чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.
Разберем, какие бывают оферты:
- Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
- Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые могут проявить интерес к товару или услуге.
- Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
- Публичная — предложение, которое делается публично.
Образец счет-оферты
Счет-договор
Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.
В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.
Основные моменты:
- Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
- Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.
Образец договор-счета
В качестве примера приведем образец счет-договора на оказание услуг.
Обязательные реквизиты
Необходимо указать:
- наименование и реквизиты организации-составителя;
- наименование документа (название очевидно);
- его номер;
- дата составления;
- поставщик,
- получатель,
- перечень товаров, работ или услуг и стоимость;
- НДС (ставка и сумма) либо сведения, почему не облагается НДС.
Инструкция по заполнению
Шаг 1. Укажите реквизиты организации-поставщика (наименование, юридический и фактический адрес, контакты, прочие сведения).
Шаг 2. Заполните раздел о получателе. Укажите ИНН, КПП и банковские реквизиты.
Шаг 3. Впишите номер и дату документа.
Шаг 4. Укажите рек реквизиты организации-получателя.
Шаг 5. Уточните обязательство (договор, дополнительное соглашение и пр.), на основании которого выставляется.
Шаг 6. Заполните таблицу с информацией о товарах, работах или услугах, которые приобретаются.
Указываются количество, объем, мера измерения, стоимость единицы товара и конечная сумма.
Помните, что требуется обязательно выделить часть НДС. Представлять данные об НДС необходимо, даже если операция по реализации не облагается налогом.
Шаг 7. Приведите наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
Можно поставить печать, но помните, что она не является обязательным реквизитом, если такое условие не содержится в уставе организации.