Отчет о стаже работника. СЗВ-стаж: образец заполнения отчетности
С начала 2017 года страховые взносы находятся под контролем налоговой службы, и привычный отчет РСВ-1 мы сдаем в ПФР в последний раз за 2016 год. Но Пенсионный фонд должен как-то получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.
Новые отчеты в Пенсионный фонд
Пенсионный фонд уже в декабре 2016 издал проект постановления о четырех новых формах отчетов:
- СЗВ-стаж (данные о страховом стаже сотрудников);
- ОВД-1 (данные о работодателе);
- СЗВ-корр (корректировка данных по сотруднику);
- СЗВ-исх (данные о доходах сотрудников, страховых взносах и периодах трудовой деятельности, попадающих в трудовой стаж).
Постановление еще не утверждено окончательно, но Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ предусматривает его сдачу, и вряд ли в этом вопросе что-то изменится. Бланки новых форм уже опубликованы, прописан порядок их заполнения. Работодатели должны сдавать новые отчеты за 2017 год.
СЗВ-стаж: что это за отчет?
Отчет СЗВ-стаж должен донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1. Отчет сдается ежегодно, впервые работодатели сдадут его в 2018 году до 1 марта. У нас есть время познакомиться с формой и правилами по ее заполнению. Тем более что до конца 2017 года в порядке заполнения формы могут произойти изменения.
Отчет заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная. Хотя форма и называется СЗВ-стаж, но в нем указываются и данные о страховых взносах за сотрудника, и по этой части он несколько дублирует Расчет по страховым взносам для налоговой.
Сроки сдачи формы СЗВ-стаж
Все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы должны сдавать этот отчет. Он представляется раз в год с 1 января до 1 марта. Отчет нужно будет сдать уже в 2017 году в двух случаях:
- компания ликвидируется до конца отчетного периода;
- в течение года один или несколько работников компании выходят на пенсию.
Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?
Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, многим работодателям придется уже в текущем году. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета.
Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом “Назначение пенсии”. Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.
В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.
Образец заявления:
Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
флориста Петровой П.П.ЗАЯВЛЕНИЕ.
В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч.6 ст.21 Федерального закона №400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2017 года мне исполнится 55 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2017 я имею право на назначение пенсии по старости.
Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.
10.05.2017
Петрова П.П.
___________
При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:
- в разделе “Тип сведений” отметьте крестиком поле “Назначение пенсии”;
- в разделе 2 проставьте текущий год;
- в разделе 3 укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам;
- в графу 7 впишите предполагаемую дату выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении);
- в разделе 4 сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3;
- приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.
Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке
Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.
Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:
- данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
- данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
- данные о рабочем стаже сотрудника.
Форма СЗВ-стаж заполняется на всех граждан, с которыми были заключены трудовые, авторские или гражданско-правовые договора, в том числе на директоров организаций, если с ними заключен договор.
Интересно, что Пенсионный фонд будет ожидать СЗВ-стаж даже на тех физлиц, которые застрахованы и имеют статус безработных: эти данные представит служба занятости.
Особенности при заполнении отчета
Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.
В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.
В третьем разделе присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.
В поле “Период работы” указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.
В каком виде сдается СЗВ-стаж
Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут.
Есть вероятность, что порядок заполнения изменится после утверждения отчета. Мы будем следить за развитием событий и расскажем вам об этом.
Сдать отчет СЗВ-стаж в 2018 году можно будет из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. К концу календарного 2017 года мы подготовим эту форму в сервисе. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 30 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.
Новую отчетность СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года страхователи - работодатели должны сдать в Пенсионный фонд не позднее 1 марта 2019 года. Пример заполнения отчета поможет подготовить идеальный отчет.
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) - это данные для фонда о сотрудниках, периодах их трудовой деятельности, условиях труда и оснований для назначения пенсии. Представлять такие данные в ПФР нужно ежегодно.
Бланки для отчетности о пенсионном стаже обновили. Новая форма утверждена постановлением Правления фонда от 06.12.2018 № 507п.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год
Форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год заполняют и сдают на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа и др. На застрахованных лиц, признанных безработными, сведения в ПФР подает служба занятости.
Когда потребуются новые формы. Сдать отчетность за 2018 год нужно не позднее 1 марта 2019 года (п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Но новые формы могут пригодиться и раньше. Например, если сотрудник решит уйти на пенсию. Тогда отчет нужно предоставить в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет заявление (п. 2 ст. 11 Закона №27-ФЗ). В марте же в отчет необходимо повторно включить сотрудника, который ушел на пенсию. Иначе компанию оштрафуют (ч. 3 ст. 17 Закона 27 ФЗ).
Заполнять бланк можно в распечатанном виде или на компьютере. Если сдаете бумажный бланк, то используйте шариковую ручку (любого цвета, за исключением красного и зеленого) и заполняйте все печатными буквами без помарок и исправлений.
СЗВ-СТАЖ за 2018 год надо заполнять по-новому. Изменения вступили в силу в ноябре 2018 года.
Сверху - в поле "Регистрационный номер в ПФР" заполните регистрационный номер страхователя, присвоенный при регистрации в фонде. Он состоит из 12 знаков, например 087-101-012345.
Укажите здесь же номер ИНН организации или физлица в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой. Номер состоит, соответственно, из 10 или 12 знаков. Если знаков 10, то в пустых ячейках поставьте два прочерка. Укажите также 9-значный код причины постановки на учет (КПП) в инспекции по месту нахождения организации или подразделения.
Поставьте количество страниц в отчете. Например, стр. 00001, если у вас одна страница.
Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2018 год
Раздел | Как заполнять |
1. Сведения о страховом стаже застрахованных лиц |
В поле "Наименование (краткое)" укажите краткое название организации в соответствии с учредительными документами. Например, "Альфа". В поле "Тип сведений" знаком "Х" укажите тип формы (можно указать только один) - исходная или дополняющая. Если сдаете сведения за 2018 год впервые - поставьте крестик в поле "исходная". Если исправляете - в поле "дополняющая". Форму с типом "Дополняющая" сдают на лиц, данные по которым в форме с типом "Исходная" не учтены. |
2. Отчетный период | В разделе 2 укажите год, за который сдаете СЗВ-СТАЖ, то есть 2018 . |
3. Сведения о периоде работы застрахованных лиц | Укажите сведения о сотрудниках: Ф. И. О., СНИЛС, период работы в формате 00.00.0000 , сведения об исчислении страхового стажа . |
4. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование |
Данные разделы надо заполнять только для форм с типом сведений "Назначение пенсии". Поэтому в своем отчете СЗВ-М за 2018 года оставьте эти разделы не заполненными. |
5. Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения |
Заполнение раздела 3 СЗВ-СТАЖ за 2018 год
Графа 1. № п/п. Нумерация в первом столбце таблицы сквозная, номер присваивается каждому застрахованному лицу. Номера указывают в порядке возрастания без пропусков и повторений.
Графы 2-4. Фамилия. Имя. Отчество. Данные в разделе 3 заполняются в именительном падеже. Отчество заполняется при наличии.
Графа 5. СНИЛС. Укажите страховые номера индивидуальных лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, на которых сдаете форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Данные, указанные в вышеперечисленных графах, должны соответствовать данным в свидетельстве. Напомним, СНИЛС должен состоять из 11 цифр. Например, 023-141-257-61.
Графы 6-7. Период работы. В данном столбце укажите периоды работы сотрудника в пределах 2018 года. Например, 01.01.2018 по 01.02.2018. Для отражения нескольких периодов каждый период указывайте отдельной строкой. А Ф.И.О. заполняйте только один раз, не повторяйте на каждой строке.
Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов "ДОГОВОР", "НЕОПЛДОГ" или "НЕОПЛАВТ".
- Если оплата по договору была в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР».
- Если оплата отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».
Графа 8. Территориальные условия (код) . Заполните столбец в соответствии с Классификатором (см. приложение к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ, утв. постановлением Правления от 11.01.2017 № 3п).
Если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, указывают фактически отработанные периоды. Если в режиме неполного дня - объем работ (доля ставки) в данный период.
Графа особые условия труда (код) заполняется тоже в соответствии с Классификатором. Код особых условий указывается, если за период работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию, уплачены страховые взносы по доптарифу.
Обратите внимание
Графы 9, 12 и 13 не надо заполнять (оставьте пустыми), если:
- особые условия труда не подтверждены документально;
- занятость работника в особых условиях не соответствует требованиям действующих нормативных документов;
- уплата страховых взносов по доптарифу или пенсионных взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения отсутствует.
Графа 14. Сведения об увольнении застрахованного лица.
Поставьте 31.12.ГГГГ, только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря 2018 года. Раньше в этом случае ставили Х. В эту же графу поставьте значение БЕЗР, если сотрудник получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах или по направлению службы занятости переезжал в другую местность для трудоустройства. В остальных ситуациях графу не заполняют.
После заполнения всех разделов формы обязательно укажите должность руководителя, дату подготовки отчета. Подпишите отчет у руководителя (с обязательной расшифровкой подписи) и поставьте печать, если она есть у вас.
Формы СЗВ-СТАЖ на каждого работника собираются в пачку и делается опись в форме ОДВ-1 - Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2018 год: образец заполнения
Одновременно с формой СЗВ-СТАЖ надо сдать опись по форме ОДВ-1. Дополнительные формы ОДВ-1 и СЗВ-КОРР тоже обновлены (постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п). Расскажем, на что обратить внимание при подготовке описи.
Если вы сдате СЗВ-СТАЖ за 2018 год в первый раз, то укажите в форме ОДВ-1 тип сведений "Исходная".
В разделе 1 "Реквизиты страхователя, передающего документы" надо заполнить так же, как и раздел 1 формы СЗВ-СТАЖ.
В разделе 2 "Отчетный период (код)» необходимо поставить "0" (для отчетных периодов начиная с 2017 года) и год, за который сдаете опись.
В разделе 3 количество застрахованных лиц надо указать в соответствии с данными в СЗВ-СТАЖ.
Раздел 4 при подаче ОДВ-1 вместе с формой СЗВ-СТАЖ заполнять не надо.
Раздел 5 нужно заполнить, если в форме СЗВ-СТАЖ есть сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей с 2017 года. Ее ввели из-за передачи обязанностей по управлению взносами в ИФНС, поскольку ПФ, фактически с этого момента лишился источника сведений о стаже работы каждого сотрудника у организаций и предпринимателей. Но всем работодателям в массовом порядке впервые предстоит сдавать ее только в 2018 году.
До 2017 года информацию о стаже работников ПФ получал из подаваемых работодателями отчетов РСВ-1. В связи с передачей управления взносами в ИФНС и отмены упомянутого отчета, у фонда возникла необходимость в утверждении новых форм, из которых он смог бы получать интересующую информацию.
Новый отчет схож с другой новой , однако включает в себя более подробные сведения по каждому из работников. Но при этом они не отменяют друг друга. На основании СЗВ-М фонд, в первую очередь, отслеживает работающих пенсионеров для снятия у них индексации пенсий. Из нового отчета будет собираться информация о стаже и взносах.
Все работодатели в обязательном порядке должны будут сдавать новую форму только в 2018 году со сведениями за предыдущий календарный год. Однако есть и исключения.
Важно! Если работник соберется уходить на пенсию, нужно будет отправить по нему отчет в течение 3 дней с даты обращения, а увольняющемуся сотруднику теперь в обязательном порядке нужно вручать распечатанную форму в день увольнения. Если не выдать справку, то можно получить административный штраф.
Сдавать отчет будут обязаны:
- Компании и открытые ими обособленные подразделения;
- Имеющие наемных работников ИП, адвокаты, частные сыщики, нотариусы.
При этом в отчет им необходимо будет включать всех своих сотрудников, с которые у них заключены трудовые соглашения по , либо оформлен договор ГПХ, и они получают доходы, подлежащие обложению взносами в ПФ.
СЗВ-СТАЖ 2017 сроки сдачи
Документ в формате СЗВ-СТАЖ все обязаны передавать в ПФ каждый год.
Сроки сдачи отчета следующие:
- Установленный крайний день его отправки - первое марта года, последующего за отчетным. Если же этот день будет приходиться на выходной, то крайний день подачи будет автоматически переноситься на следующий же рабочий день.
- Если сотрудник принесет документ о назначении ему пенсии, то компания обязана сдать по нему СЗВ-СТАЖ в течение трех ближайших дней.
- Увольняющемуся работнику необходимо вручить форму в распечатанном виде в день его увольнения.
Внимание! В текущем 2017 году подавать этот отчет не нужно. А вот в первый раз за отчетный 2017 год его нужно будет отправить в срок до первого марта 2018 года.
Куда предоставляется отчетность?
Отчетность подается в отделение ПФ:
- Для ИП - по месту его проживания;
- Для ООО - по адресу расположения;
- Обособленные подразделения с самостоятельным учетом – по месту нахождения.
Каким способом можно сдать отчет?
Новый отчет можно передать двумя способами:
- В бумажной форме, либо . В таком виде сдавать данный отчет могут только те страхователи, у которых не более 25 работников. Отчет необходимо заполнить в специальной программе, распечатать в двух копиях, а также копировать электронный файл на флэш-носитель. Работник ПФ должен скопировать к себе файл, и на одном бумажном экземпляре поставить отметку о получении.
- В электронной форме. Электронно обязаны сдавать все те, у кого численность сверх 25 человек. Для этого необходимо оформить и заключить договор на оказание услуг с компанией-оператором. Информация о результатах проверки отчета также будет приходить в электронном виде.
Форма сдачи отчета
Форма СЗВ-СТАЖ объединяет информацию о страхователе, а также данные о застрахованных лицах, которые работали у него в отчетном периоде.
Одновременно с СЗВ-СТАЖ также передается опись ОДВ-1, в которую заносятся общие сведения о страхователе и количество передаваемых отчетов.
Бланк и образец формы
Скачать бесплатно в excel.
Заполнения скачать бесплатно в Excel.
Скачать в формате Excel.
Скачать в формате Excel.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ
Основные правила заполнения формы:
- Документ может заполняться на бумажном бланке, либо на компьютере.
- Если заполнение производится вручную, то это необходимо делать ручкой темного цвета, отличного от красного и зеленого.
- Если допущена ошибка, то необходимо полностью переписать лист, исправление при помощи средства «Штрих» не допускается.
- Вся информация должна вписываться заглавными печатными буквами.
Раздел №1 – Сведения о страхователе
В графу «Регистрационный номер в ПФР» вносится номер, присвоенный фондом работодателю.
Далее в соответствующие поля вносятся коды «ИНН» и «КПП». В строке для указания ИНН 12 клеток. Если отчет подается на организацию, то две последние клетки необходимо прочеркнуть. Графу с КПП заполняют только организации, предпринимателям необходимо оставить ее пустой.
В графе «Наименование» нужно указать название компании либо ФИО предпринимателя в краткой форме.
В блоке граф «Тип сведений» необходимо выбрать знаком «Х» ситуацию, при которой подается отчет:
- Исходная - отчет сдается в первый раз;
- Дополняющая - отчет сдается с целью внесения изменений в ранее поданный отчет;
- Назначение пенсии - указывается, если подается отчет на работников, выходящих на пенсию, и для них необходимо учесть текущий год при ее расчете.
Раздел №2 - Отчетный период
В нем находится только одна графа «Календарный год», куда вносится номер года, за который подается отчет, состоящий из четырех цифр.
Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц
Этот раздел выглядит как таблица, в которую заносятся построчно сведения о сотрудниках.
В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» проставляются персональные данные на работника.
В графу «СНИЛС» заносится номер пенсионного счета, присвоенный ПФР.
Графа «Период работы» состоит из двух подграф - дата начала и его завершения. Если по одному работнику нужно показать несколько периодов (к примеру увольнялся, а через некоторое время снова устроился), то новый период заносится в отдельную строку без заполнения граф с ФИО и СНИЛС.
Внимание! При выходе лица на пенсию датой окончания периода является датой этого события. Если отражается работник на договоре ГПХ, то указываются дата начала и окончания договора, с проставлением в графе 11 кодов «ДОГОВОР», либо «НЕОПЛДОГ» и «НЕОПЛАВТ» если оплата не была произведена в периоде отчета.
В графу «Территориальные условия» проставляется код, если работа велась, к примеру, на Крайнем Севере либо в Зоне отчуждения. Для справки все кода приведены в Приложении 1.
В графу «Особые условия» заносится код вида работ, дающий право на оформление пенсии досрочно. Справочно все коды приведены в приложении №2.
Графы со сведениями по особым условиям (9, 12 и 13) не заполняются, если особые условия работы не имеют документального подтверждения.
В графу «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно поставить знак «Х» в том случае, если его увольнение пришлось на 31 декабря года, за который подается отчет.
Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
Внимание! Этот раздел оформляется в том случае, когда в отчете СЗВ-СТАЖ была проставлена пометка о назначении пенсии. В форме на простого работника ее нужно оставить пустой.
Раздел содержит два вопроса, на которые необходимо отметить, проставив в соответствующей графе знак «Х».
Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения
Внимание! Этот раздел также заполняется только в отчетах с отметкой «Назначение пенсии», иначе оставляется пустой.
В разделе необходимо ответить на поставленный вопрос путем проставления периода выплаты и указания знаком «Х», производилась выплата или нет.
Заполнение описи ОДВ-1
Вместе с отчетами СЗВ-СТАЖ обязательно должна подаваться опись ОДВ-1, которая содержит обобщающие сведения о компании и приложенных документах.
Опись может иметь одно из трех свойств «Исходная», «Корректирующая» либо «Отменяющая». Необходимое свойство отмечается в графе рядом с названием.
Раздел 1
с реквизитами страхователя оформляется точно также, как и раздел 1 формы СЗВ-СТАЖ.
Раздел 2
- в графе «Отчетный период» всегда проставляется «0», в графе «Год» указывается номер года, за который передается отчет.
Раздел 3
- в графе «Количество застрахованных лиц» указывается количество сведений СЗВ-СТАЖ, которые передаются вместе с описью.
Раздел 4
- заполняется тогда, когда опись подается вместе с отчетами СЗВ-ИСХ, либо СЗВ-КОРР с кодом «Особая», и включает сведения за весь период, по которому подаются сведения.
Раздел 5
- заполняется в том случае, если вместе с описью подаются документы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ на сотрудников, которые обладают правом на досрочное оформление пенсии за выполнение обязанностей в особых условиях.
Сдается ли нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?
Эту отчетность необходимо подавать всем предпринимателям и компаниям, которые имеют у себя в штате хотя бы одного наемного сотрудника. Предприниматели без таковых точно не должны подавать нулевой отчет, да и при попытке сдачи он не пройдет проверку на ошибки.
А вот по компаниям, которые не ведут деятельности и не имеют ни одного заключенного трудового соглашения любого типа, ситуация спорная. С одной стороны, если с руководителем оформлен трудовой договор, но не делается никаких выплат, то в отчете его показывать нужно, но как находящегося, к примеру, в неоплачиваемом отпуске.
Внимание! С другой стороны, если трудовой контракт с ним не заключен, то и в отчет его включать не надо. Однако необходимо вспомнить, что при вводе в действие формы СЗВ-М возникали подобные сложности, и даже несколькими письмами ПФ не удалось четко прояснить ситуацию. Поэтому, в случае с единственным директором в штате лучше всего дождаться официальных разъяснений фонда.
Ответственность за не сданный отчет
Законодательством установлено несколько случаев, при которых наступает ответственность за не сданный или не вовремя сданный отчет:
Вид нарушения |
Сумма штрафа |
Сдача позднее установленного срока | 500 руб. по каждому невовремя сданному сотруднику |
Отчет сдан вовремя, однако в него включены не все сотрудники | 500 руб по каждому работнику, отчет по которому не был сдан |
Отчет сдан вовремя, но данные в нем оказались недостоверными | 500 руб по каждому работнику с неверными данными |
Отчет сдан в бумажном виде вместо электронной | 1000 руб. |
Не выдан СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника на руки | 50 000 руб. |
Работник ушел на пенсию, а отчет не сдан в ПФ в течение 3 дней | 50 000 руб. |
Дополнительный штраф с должностных лиц компании за не сданный или не вовремя сданный отчет | 300-500 руб. |
Форма СЗВ-СТАЖ подается 1 раз в год в отделение Пенсионного фонда и содержит информацию о стаже всего персонала за прошедший год. Для отчета СЗВ-СТАЖ сроки сдачи установлены довольно длительные: с начала января до конца февраля, но не позже 1 марта. То есть форму за 2018 год необходимо подать до 01.03.2019.
При этом работодателю следует досрочно отчитаться в течение 2018 года, если:
- Сотрудник оформляет пенсию.
Отчет составляется только на данного работника и представляется в ПФР в течение 3 дней с даты его обращения за назначением пенсии.
- Работодатель ликвидируется или закрывается.
СЗВ-СТАЖ оформляется на всех работников, включая тех, кто работает по гражданскому договору (ГПХ), за период с 1 января по дату ликвидации компании (закрытия ИП).
Сроки представления документа в отделение Пенсионного фонда приведены в таблице:
Сдача нулевого бланка постановлением не предусмотрена.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если на предприятии трудится только руководитель — единственный учредитель, то форму СЗВ-СТАЖ также необходимо составить на него и представить в ПФР.
В отчет включаются сведения о сотрудниках, с которыми в предыдущем году действовали трудовые или гражданско-правовые договоры, вне зависимости от того, начислялась ли им заработная плата:
- Ф. И. О.;
- СНИЛС;
- период работы в отчетном году;
- информация об условиях труда;
- данные об увольнении работника.
Работодатели вправе представлять отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Но бумажный вариант отчета примут, только если у работодателя трудится 24 сотрудника или меньше. Если сведения оформляются на 25 и более человек, то доступен только электронный формат представления отчета, заверенный электронной подписью (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).
При направлении отчетности электронным способом обязательно проконтролируйте получение от Пенсионного фонда квитанции о приеме отчетности.
Почему это нужно сделать, мы рассказали в материале «Важное изменение по отчетности в ПФР с 1 октября 2018 года» .
Ответственность за несвоевременную сдачу или ошибки в форме СЗВ-СТАЖ
Ст. 17 закона № 27-ФЗ предусматривает следующие финансовые санкции в отношении работодателя:
- За непредставление отчета СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда в установленные сроки, а также за представление некорректных сведений о сотрудниках работодателю грозит штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
- В случае представления формы в бумажном виде вместо электронного файла страхователя оштрафуют на 1 000 руб.
Но и это еще не все. За невыдачу сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении работодателю грозит ответственность за несоблюдение трудового законодательства, предусмотренная п. 1 ст. 5.27 КоАП. Величина санкций в данном случае составит от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП, допустивших правонарушение, и от 30 000 до 50 000 руб. на работодателя как юрлицо.
Итоги
Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года установлен на 01.03.2019. Данная форма также подается в ПФР при ликвидации компании или выходе работника на пенсию. При несвоевременной сдаче сведений к работодателю будут применены штрафные санкции.
За всеми изменениями, касающимися сдачи пенсионных отчетов, следите в нашей рубрике
Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. См. « ». Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ в подразделения ПФР? Должны ли сдавать СЗВ-СТАЖ индивидуальные предприниматели? Какой срок сдачи нового отчета? Требуется ли заполнять новый отчет при выходе сотрудников на пенсию? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения бланка СЗВ-СТАЖ.
Кто и куда должен представлять форму СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ — это годовой отчет, который по итогам года требуется сдавать в подразделения ПФР. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут получать сведения о периодах работы, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах.Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ обязаны:
- организации и их обособленные подразделения;
- индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы.
Полагаем целесообразным дополнительно рассмотреть некоторые особенности, с которыми могут столкнуться страхователи, при решении вопроса о необходимости сдачи новой персонифицированного отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.
Если в отчетном периоде не было выплат
Если с «физиком» заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года, все равно, нужно формировать и сдавать. Факт наличия (отсутствия) выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.
Если генеральный директор-учредитель выплат не получает
Особенность правового статуса руководителя (директора) организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем — юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим, не исключаем, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода (то есть, года) потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако пока официальных разъяснений на этот счет не было. Поэтому утверждений на этот счет делать не станем.
Если самозанятые граждане не являются работодателями
Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны. Ведь они вступили ни в трудовые, ни в гражданско-правовые отношения с каким-либо страхователем. Отчитываться о своем собственном стаже они не должны.
Куда сдавать отчет
Новый отчет о стаже сдается в территориальные органы ПФР. Налоговые инспекции его не примут, несмотря на то, что с 2017 года они контролируют начисления и уплату страховых взносов. Стаж физических лиц остался «под присмотром» ПФР и его территориальных органов.
Срок сдачи годового отчета о стаже
Срок сдачи нового отчета о стаже — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Это предусмотрено статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Поэтому впервые отчитаться перед органами ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года.Заметим, что новая форма СЗВ-СТАЖ не отменяет подачу сведений по форме CЗВ-М. Объясняется это, в первую очередь тем, что у этих отчетных форм — разное предназначение. На основании ежемесячных отчетов СЗВ-М фонд отслеживает факт работы пенсионеров. Это нужно для того, чтобы ограничить им индексацию пенсий. У бланка СЗВ-СТАЖ — совершенно другая «задача». Из этого отчета чиновники будут брать данные о стаже и взносах, чтобы отражать их на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. А на основании этих данных потом будут назначаться страховые пенсии.
Когда СЗВ-СТАЖ сдается досрочно
Отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться передать органам ПФР досрочно — не дожидаясь окончания отчетного года. Это необходимо сделать, если к страхователю (организации или ИП) обраться с заявлением работник (подрядчик) в котором сообщит, что в ближайшее время планирует выйти на пенсию. В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ страхователь обязан направить в территориальное подразделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Однако даже в таком случае форму СЗВ-СТАЖ на такого человека также нужно будет сдать в качестве годовой отчетности — не позднее 1 марта.
Бланк СЗВ-СТАЖ: как заполнять
Форма ежегодного отчета о стаже называется «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Эта форма является Приложением № 1 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Вы можете скачать бланк отчета по форме СЗВ-СТАЖ в формате Excel в разделе « ».Раздел 1 «Сведения о страхователе»
В этом разделе укажите регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации или индивидуального предпринимателя, а также краткое наименование.
Заметим, что пунктом 2.1.4 <Порядка заполнения>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусмотрено, что в поле «Наименование (краткое)» нужно указывать именно краткое название организации (юридического лица). Но как поступать индивидуальным предпринимателям? Нужно ли это поле внести «Фамилию, Имя и Отчество» бизнесмена? В Порядке заполнения на этот счет ничего не сказано. Однако форматом, необходимым для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ предусмотрено, что это поле не должно оставаться незаполненным. Поэтому, по всей видимости, в ИП в этом поле должны указывать свои фамилию, имя и отчество. Возможно, на этот счет вскоре появятся какие-либо официальные пояснения от ПФР.
Также в этом разделе формы СЗВ-СТАЖ знаком «X» нужно отметить тип подаваемых сведений:
- «исходная» — когда сведения сдаются впервые;
- «дополняющая» — если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
- «назначение пенсии» — если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.
Раздел 2 «Отчетный период»
В этом разделе нужно показать год, за который представляются отчетные сведения. Соответственно, при первой сдаче годового отчета в 2018 году в этом поле нужно отметить «2017».
Если, к примеру, в 2017 году к вам обратиться работник и сообщит, что выходит на пенсию, то в поле «Отчетный период» также покажите «2017», поскольку именно данные с начала этого года требуются фонду для назначения и расчета страховой пенсии.
Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»
В этом разделе укажите, в частности, ФИО каждого застрахованного лица, СНИЛС, периоды работы по трудовому или гражданско-правовому договору, а также отметить коды, касающиеся периодов работы.
Общие правила заполнения
При заполнении отчета придерживайтесь определенных правил, которые закреплены в <Порядке заполнения формы СЗВ-СТАЖ >, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Так, например:
- Ф.И.О указывайте в именительном падеже;
- данные в графах 6 и 7 «Период работы» указывайте в пределах отчетного периода. То есть, если сдаете отчет за 2017 год, то даты должны быть только в пределах 2017 года (c 01.01.2017 по 31.12.2017);
- для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняйте на дату предполагаемого выхода на пенсию. Эту дату работник должен указать в заявлении при обращении к работодателю.
Периоды работы застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ потребуется сопровождать различными поясняющими кодами. Напомним, то похожий подход применялся ранее и при заполнении раздела 6 расчета по страховым взносам по форме РСВ-1 . Однако форма этого расчета с 2017 года больше не применятся.
Приведем несколько примеров «стажевой» кодировки раздела 11 нового персонифицированного отчета СЗВ-СТАЖ:
Некоторые коды для графы 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ | |
---|---|
Код | Применение |
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ». | Этими кодами показывается период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора. Если оплата по договору произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». Если оплата в отчетном периоде отсутствует, то указывается код «НЕОЛДОГ» или «НЕОЛПАВТ». |
«ДЕТИ» | Отпуск по уходу за ребенком. |
«НЕОПЛ» | Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе) и другие неоплачиваемые периоды. |
«КВАЛИФ» | Повышение квалификации с отрывом от прозводства. |
«УЧОТПУСК» | Дополнительные отпуска тем, кто совмещает работу и учебу |
«СДКРОВ» | Дни сдачи крови и предоставлением в связи с этим отпуска |
«ДЛДЕТИ» | Отпкск по уходу за ребенком от 1.5 до 3-х лет |
«ДОПВЫХ» | Дополнительные выходные дни лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами. |
«ДЕТИПРЛ» | Если отпуск по уходу за ребенком до достижениям 3-х лет предоставляется бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам |
Коды территориальных и особых условий труда в графах 8и 9 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ заполняйте на основании Классификатора параметров, используемого при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Такой Классификатор оформлен в виде приложения к <Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ >, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Далее вы можете: Разделы 4 и 5. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах
Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняется только в форме с типом «Назначение пенсии». В «исходной» форме отчета о стаже графы этих разделов оставьте пустыми.
Что же касается заполнения, то в разделе 4 знаком «X» отметьте, начислены и уплачены ли страховые пенсионные взносы за периоды работы, отмеченные в разделе 3 формы. В разделе 5 знаком «X» также нужно ответить на вопросы о том, уплачены ли пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения (если такие договоры заключены). Если да, то нужно указать период такой уплаты.
Нулевой отчет: нужно ли сдавать?
Даже если нет сотрудников, то сдать «нулевой» СЗВ-СТАЖ попросту невозможно. Дело в том. что формат отчета СЗВ-СТАЖ, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусматривают по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц. Сдать же отчет без единой записи в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» — невозможно. Поэтому обязательно заполните данные хотя бы на единственного учредителя, который получает зарплату и выступает в роли руководителя компании.
Как сдавать отчет СЗВ-СТАЖ
Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Скачать формат представления формы « ».Если же количество сотрудников, данные о которых включены в отчет, не превышает 24-х человек, то можно сдавать отчетность в бумажном виде.
Ответственность: какие могут быть штрафы
Если отчет СЗВ-СТАЖ представить в подразделение ПФР позже срока, то страхователя могут оштрафовать. Размер штрафа — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника.Если же отчет о стаже СЗВ-СТАЖ сдать вовремя, но показать в нем данные не по всем сотрудникам, то также возможен штраф — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, которого не включили в отчетность.
Также возможет штраф, если компания или ИП сдаст отчет в срок, но покажет в нем недостоверную информацию. Тогда также возможен штраф — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, по которому привели недостоверные данные (например, указали неверный СНИЛС). Это предусмотрено статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Чтобы избежать штрафа — уточните СЗВ-СТАЖ в течение пяти рабочих дней с момента, когда получите протокол из ПФР. Это допускается статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если уложитесь в этот срок — штрафов не будет.
Как мы уже сказали, если количество сотрудников 25 и больше, то сдавать СЗВ-СТАЖ по ним страхователь обязан в электронной форме. Если в нарушение этого требования сдать «бумажный» отчет, то страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это предусмотрено частью 4 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Копии СЗВ-СТАЖ сотрудникам: нужно ли выдавать
Копии сведений по форме СЗВ-СТАЖ требуется выдавать своим работникам. Срок выдачи — пять календарных дней с даты, когда человек обратился за этой копией. Выдавать каждому копию всей формы не нужно, поскольку в отчете содержаться персональные данные всех сотрудников. Распространять эти сведения нельзя. Поэтому выдавайте сотрудникам выписки из отчета СЗВ-СТАЖ, в которой есть данные только о них самих. Если нарушить ограничение, то страхователю грозят серьезные штрафы.Также имейте в виду, что выписку из отчета СЗВ-СТАЖ нужно выдать работнику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Это следует из пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Отчеты СЗВ-СТАЖ обязательно должны сопровождаться формой ОДВ-1 . Без этого отчетность сдать не получится. См. « ».