Организация описания процесса приема на работу сотрудника. Изучаем Трудовой Кодекс: прием на работу
Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.
Основные этапы оформления работников
Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.
- Подготовительный этап
От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:
- удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
- свидетельство о пенсионном страховании;
- дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
- трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
- соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
- уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.
В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.
При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).
- Информирование
В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):
- оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
- информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
- внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.
- Оформление договора
Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.
Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.
- Получение сотрудником второго экземпляра договора
Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.
- Работодателем
Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.
- Информирование работника о приказе
Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).
- Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы
Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.
- Личная карточка сотрудника
Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.
Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу
В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.
В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.
Трудоустройство бывшего государственного служащего
Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.
Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.
Правительство упростило порядок приема сотрудника на работу в 2019 году. На сегодняшний день кадровик столкнется с меньшими проблемами.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Необходимо только внимательно следить за текущими изменениями в трудовом законодательстве.
Всем нужно быть осведомленными в отношении того, какие основные документы оформляет кадровая служба, принимая человека на рабочее место.
Стоит напомнить, что Трудовой кодекс предусматривает некоторые особенности в подаче документов для отдельной категории рабочих.
Базовые понятия
Прием на работу является стандартной процедурой. Она хорошо знакома кадровикам с практической стороны.
До официального оформления трудовых отношений может понадобиться пройти предварительные этапы, которые предписаны соответствующим законом.
Сюда включается:
- Конкурсный отбор.
- Медицинский осмотр.
- Избрание на должность.
- Информирование работодателя и работника.
После этих шагов начинается официальное трудоустройство. – документ, который содержит все нюансы достигнутого соглашения между работодателем и рабочим.
Документ оформляют в двух экземплярах в письменной форме. Каждому участнику переговоров отдается по одному соглашению.
Как только документ подписан обеими сторонами, начинаются трудовые отношения. Бывают случаи, когда договор не заключен, но сотрудник уже допущен к работе.
Тогда, соглашение о сотрудничестве имеет законную силу. Остается просто оформить его документально в течение трех дней ( .
Особенности трудоустройства в Российской Федерации
Внимательное изучение трудового права сводит к минимуму допущение досадных либо непоправимых оплошностей во время оформления на рабочее место.
В 2019 году появились важные дополнения для отдельных работников:
Лица, не достигшие восемнадцати лет | Не могут получить работу по совместительству. Это также касается той, на которой присутствуют опасные и вредные для здоровья условия труда |
Те, за кем числится судимость за хищения либо что-либо подобное | Не получат должность с материальной ответственностью |
На вакантное место педагога не могут рассчитывать лица | Которых суд лишил права заниматься деятельностью, связанной с преподаванием. Это же касается того, кто не получил соответствующего образования, недееспособен, имеет психические расстройства, судимость за особо тяжкие преступления или заражен инфекционным заболеванием |
Правительство РФ позаботилось и об особой категории населения, которой очень необходимо трудоустройство ().
Очень нуждаются в обеспечении рабочим местом следующие лица:
- Выпускники .
- Матери-одиночки, которым приходится одним поднимать на ноги не достигших совершеннолетия детей.
- Члены многодетных семей.
- Инвалиды труда и войны.
- Женщины, на попечении которых находятся дети-инвалиды.
- Лица, которым осталось несколько лет до выхода на пенсию.
- Те, кто только вышел из мест лишения свободы.
- Беженцы.
- Переселенцы из опасных зон.
Для достижения поставленных целей разрабатываются и воплощаются в жизнь программы, которые
призваны содействовать занятости населения.
Дополнительно создаются рабочие места, в том числе такие, где используется труд инвалидов.
Нормативная база
Прием на вакантное место регулирует Трудовой кодекс. Это помогает избежать трудовых споров и претензий от проверяющего органа.
От того, кто осуществляет оформление на работу, требуется:
- В точности соблюсти сроки заключения договора.
- Ответственно подойти к вопросу допуска человека к работе.
- При устройстве на вакантное место отдельных категорий граждан, обязательно принять во внимание действующие стандарты.
Основные правила оформления приема на работу
Прием на работу нового специалиста потребует последовательных действий и оформления необходимой документации. Рассмотрим все их пошагово.
Знакомство сотрудника с правилами внутреннего распорядка
Во время заключения соглашения новый работник знакомится с правилами, которые действуют внутри организации, положениями, актами, инструкцией по исполнению должностных обязанностей.
В специальном журнале делается запись о том, что человек ознакомлен и согласен с правовыми актами. Это обязательно необходимо сделать до подписания трудового соглашения ().
Факт ознакомления подтверждается несколькими методами:
- Работник ставит личную подпись на специальном листе (), который прикреплен к бумагам.
- Проставляется отметка в специальном журнале.
- Каждый раз к трудовому договору прилагается перечень актов.
Проверка документов соискателя
Если принять во внимание ст.65 ТК РФ, отдел кадров обязан получить все необходимые документы, включая:
- Удостоверение личности.
- Трудовую книжку (исключение составляет первое трудоустройство и работа по ).
- Свидетельство о пенсионном государственном страховании.
- Документ о полученном образовании.
- Военный билет (касается военнообязанных лиц).
- Бумагу, подтверждающая или опровергающая судимость.
На 2019 год перечень документов не изменился. Заявление человека о приеме на обычную работу не требуется по ТК РФ, поэтому в большинстве компаний не практикуется.
Заключение договора
На территории РФ нет стандартного образца договора для оформления трудовых взаимоотношений. При его разработке учитываются требования, изложенные в .
Каждая организация создает свой вариант документа. Особое внимание обращается на суть документа.
Всю информацию необходимо делить на критерии и сведения. Условия бывают второстепенными и обязательными для выполнения.
Составление распоряжения о трудоустройстве
Если это первое место работы человека, тогда заполняется еще и титульная страница трудовой книжки.
Занесение соответствующих данных в соответствующую книгу
Каждое предприятие обязано вести соответствующий учет. В журнале отмечается:
- дата выписки трудовой книжки;
- номер и серия документа;
- должность;
- структурный подраздел;
- ФИО ответственного лица, принявшего трудовую книжку.
Направление сведений в военкомат
Когда человек подлежит воинскому учету, до истечения десяти дней, новое предприятие обязано подать всю необходимую информацию в военкомат ().
Направление уведомления
Подача документа в Федеральный миграционный орган потребуется в том случае, если трудоустраивается иностранец.
Для этого предусмотрены три рабочих дня, начиная со дня трудоустройства ().
Согласно ст.64.1 Трудового кодекса уведомление необходимо, если на работу принимают бывшего государственного служащего.
Общие аспекты при собеседовании
При собеседовании от сотрудника ожидается убедительное изложение правдивой информации. Тем не менее, соискателям стоит избегать некоторых моментов:
Понадобится, не теряя собственного достоинства, четко, вежливо, в уважительном тоне отвечать на вопросы.
Стоит помнить, что собеседование представляет беседу двух равных людей, которых связывает общий круг интересов.
От рабочего ожидается проявление следующих качеств:
- настойчивость;
- пунктуальность;
- дружелюбность;
- аккуратность;
- ответственность;
- инициативность в должной мере.
Правила поведения на собеседовании:
- Представиться.
- Ждать пока предложат сесть.
- Добросовестно заполнить все бумаги.
- Поддерживать зрительный контакт.
- Не перебивать собеседника.
- Отвечать по существу.
- Не сильно откровенничать.
- Не критиковать бывшего начальника.
- Нет надобности, задавать вопросы об оплате труда.
- Придерживаться обычных правил вежливости.
- Поблагодарить собеседника за внимание.
Что нужно предпринять до собеседования:
- хорошо выспаться;
- не использовать резкие духи;
- одежда должна соответствовать стилю учреждения;
- выйти пораньше;
- взять рекомендательные письма и документы, которые подтверждают квалификацию.
Когда собеседование осталось позади, руководитель компании обязан в течение семи дней одобрить подходящую кандидатуру.
Условия в зависимости от характера деятельности
Для несовершеннолетних и некоторых иных категорий рабочих потребуется проведение медицинского освидетельствования до окончательного трудоустройства.
Их оформление приема на работу осуществляется путем, отличающимся от общепринятого.
Предварительный медицинский осмотр необходим рабочим, которые непосредственно задействованы в работе:
- с опасными, вредными условиям труда;
- по управлению общественным транспортом;
- связанной с продуктами питания.
Посещение медиков входит в обязанность работников детских учреждений и медицинских организаций. Эта мера предусмотрена для того, чтобы предупредить возникновение и распространение опасных заболеваний.
Тем самым проявляется забота о здоровье населения ().
Граждане, которые ранее замещали особые должности, перечисленные в правовых актах РФ, обязаны до заключения соглашения о работе доносить это к сведению нового работодателя ().
Это действует на протяжении двух лет со времени расчета с предыдущего места работы. Когда подходящий кандидат одобрен, следующим шагом является грамотное оформление его трудоустройства.
Приказ о порядке приема лиц
Документ имеет упрощенную форму. В нем обязательно должны указываться реквизиты стандартных приказов. Все содержание подразделяется на две части — констатирующая, распорядительная.
Констатирующая часть вмещает описание задач и целей необходимых действий. Также в ней приводится основание для издания приказа.
Как оформляется
В начале распорядительной части указывается:
- ФИО рабочего. В родительном или именительном падеже.
- Должность. Если есть ученая степень, звание, разряд, специальность, их тоже стоит указать.
- Название структурного подразделения.
- Табельный номер.
- Условия приема.
- Характер труда.
- Оплата.
- Дату, когда приказ набирает силу.
Все пункты формулируются с учетом требований действующего законодательства. Печатью приказ не заверяется. Для оформления документов используются листы форматом А4.
Затем они подшиваются в специально созданные папки. Еще существуют журналы приказов по кадрам. В них заносят рукописное распоряжение.
Эти книги прошнуровываются, пронумеровываются, заверяются печатью и личной подписью работодателя предприятия.
Такие документы бывают индивидуальными, то есть содержат информацию только об одном служащем. Либо групповыми – обобщают распоряжение одновременно по нескольким работникам.
Для основания приказа используется:
- Распоряжение работодателя.
- Заявление кандидата на должность.
- Докладная начальника структурного подразделения.
- Подписанный контракт.
- Одобренное решение конкурсной комиссии.
- Документ, предусмотренный законом.
Бумага готовится в двух экземплярах — один отделу кадров, другой бухгалтерии компании. Работник с ней знакомится под подпись. Также он проставляет дату ознакомления.
Проверка службой безопасности
Стабильное развитие и устойчивость предприятия обеспечивают безопасные условия труда.
Для этого почти каждая компания заботиться о создании службы безопасности, которая также участвует в процессе приема человека на работу.
Сотрудники СБ особое внимание обращают на кадровый состав учреждений, которые отвечают за сохранность материальных ценностей и документов с конфиденциальной информацией.
Это способствует предотвращению утечки секретной информации.
Сотрудники, которые работают с договорами, имеющие доступ к печати, фирменным бланкам предприятия, бухгалтера, а также работники информационного отдела попадают под пристальное внимание службы безопасности.
Поскольку малейшее неверное решение этих рабочих нанесет ущерб экономической безопасности компании, если работник будет уволен.
СБ ориентируется на требования к конкретной вакантной должности. Принимаются во внимание — личностные моральные качества, профессиональные навыки, умение быстро учиться, отношение к компании претендента на место.
Сотрудники специальной службы разрабатывают психологические тесты, составляют профессиональные опросники.
Перед СБ ставится цель – собрать как можно больше дополнительной информации о кандидате на должность. Это сводит к минимуму возможное нанесение вреда компании после трудоустройства сотрудника.
Нюансы для иностранных граждан
Трудоустройство мигрантов имеет как положительные, так и отрицательные моменты. На зарплату идет меньше средств, зато оформление трудовых отношений создает дополнительные трудности.
Возникает вполне понятный вопрос — «Как оформить иностранца на работу?». С 2019 года упрощен въезд работников из безвизовых стран.
Иммигрантам предоставляются патенты, которые облегчают устройство на работу. Они могут трудоустроиться на предприятие, которое получило специальное разрешение от ФМС .
Прием на работу - казалось бы, что тут сложного? Ведь и Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) подробно регламентирует данный процесс, и комментариев по этому поводу достаточно. И все равно должностные лица Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, начиная проверку, находят нарушения.
Рассмотренный в статье поэтапный алгоритм предусматривает подробный порядок действий, который поможет не допустить ошибок при приеме на работу и избежать нарушений в данной процедуре.
ТК предусматривает 2 различных порядка приема на работу в зависимости от того, предшествует фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. Ситуация, когда работник допущен к работе без письменного оформления, - скорее исключение, чем правило. Поэтому рассмотрим классический порядок приема на работу, когда трудовой договор стороны заключают и подписывают до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.
Поэтапный порядок приема на работу
Разделим процедуру приема на работу на этапы, которые в свою очередь рассмотрим в виде алгоритмов кадровых действий для подробного анализа и правильного оформления. Итак, поэтапный порядок приема на работу может выглядеть следующим образом:
Шаг 1. Направление кандидата на медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством.
Шаг 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов
Шаг 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами нанимателя, связанными с его трудовой деятельностью
Шаг 4. Оформление трудового договора в письменной форме
Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу
Шаг 6. Проведение инструктажа по охране труда
Шаг 7. Оформление личной карточки работника
Шаг 8. Допущение работника к работе
Шаг 9. Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени
Шаг 10. Оформление личного дела работника, если ведение личных дел предусмотрено нанимателем
Шаг 11. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
Шаг 12. Воинский учет
На практике оформление личной карточки работника (этап 7), личного дела (этап 10), документов по воинскому учету (этап 12) и внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (этап 11) часто происходит после допущения работника к работе. В этом нет никакой ошибки, как и в оформлении их до его допущения к работе. Необходимо лишь соблюдать сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами для оформления данных документов.
Итак, рассмотрим каждый этап приема на работу в виде пошагового алгоритма кадровых действий.
Этап 1. Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством
Обратите внимание, что предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет нанимателя.
Так, обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить:
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- лица моложе 18 лет;
- лица, претендующие на должности (профессии), подпадающие под факторы, работы, указанные в приложениях к Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Минздрава РБ от 28.04.2010 № 47 (далее - Инструкция о медосмотрах), а именно:
Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с указанными перечнями.
Отметим, что помимо предварительного медицинского осмотра законодательством для некоторых категорий работников при поступлении на работу предусмотрен обязательный наркологический осмотр.
Также в ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Например, его должны проходить лица, претендующие на работу, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.
Итак, приведем алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование).
Алгоритм кадровых действий при направлении кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование)
Шаг 1. Оформите направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются:
Причины направления кандидата на медосмотр;
- вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.
В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч¬нем медицинских психиатрических противопоказаний.
Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляют на бланке письма организации.
Образец направления на предварительный медицинский осмотр смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 2. Подпишите и зарегистрируйте направление на медицинский осмотр.
После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем нанимателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.
Шаг 3. Выдайте кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование).
Медицинский осмотр (обследование) проводится с момента обращения лица. Отметим, что срок прохождения работником предварительного медицинского осмотра законодательством не установлен, поэтому определите срок прохождения по взаимной договоренности в разумных пределах.
Шаг 4. Получите от кандидата на работу медицинское заключение и оцените его результаты.
Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается справка, срок выдачи которой - 1 день после прохождения медицинского осмотра.
Если поступающему на работу лицу работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, оригинал справки выдается работнику на руки через 1 день после прохождения медицинского осмотра.
Этап 2. Получение от кандидата на работу необходимых документов
Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить нанимателю документы, предусмотренные ст. 26 ТК.
Так, при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:
1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);
6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Прием на работу без указанных документов не допускается.
Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу, будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при получении необходимых документов от лица, поступающего на работу
Шаг 1. Получите и проверьте подлинность предъявленных документов.
Получив перечисленные в ст. 26 ТК документы, проверьте их подлинность и сопоставьте их друг с другом. Убедитесь, например, что предъявляемый паспорт принадлежит именно данному лицу и фамилия, имя, отчество, указанные в нем, совпадают с данными диплома.
Шаг 2. Перенесите необходимые сведения в личную карточку работника.
От редакции:
Несмотря на то что на территории Республики Беларусь нормы постановлений Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» и от 28.06.1990 № 94 «О дополнении постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» согласно п. 1 постановления Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 не применяются, личную карточку наниматель должен вести на каждого работника. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) согласно приказу (распоряжению) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2 (пп. 16 и 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)). Следовательно, ведение личной карточки формы Т-2 необходимо, хотя и отсутствует ее унифицированная форма и законодательством не определен порядок ее ведения и заполнения. В данном случае нанимателю необходимо самостоятельно разработать форму личной карточки Т-2, руководствуясь требованиями требованиями Инструкции № 30. За основу можно взять ранее действовавшую форму Т-2.
Шаг 3. Снимите копии с документов, заверьте их и поместите в личное дело (при необходимости).
К таким документам относят документы об образовании, повышении квалификации, переподготовке и т.д.
От редакции:
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ.
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
Шаг 4. Возвратите документы лицу, поступающему на работу.
Шаг 5. Оформите страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (для лиц, впервые поступающих на работу).
Если лицо поступает на работу впервые, на него нужно оформить страховое свидетельство государственного социального страхования.
Так, застрахованному лицу выдается свидетельство социального страхования в порядке, установленном Советом Министров (ст. 7 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»).
От редакции:
Свидетельство социального страхования выдает орган Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты на основании представленной анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, являющейся приложением 1 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837.
Шаг 6. Произведите и оформите прием трудовой книжки от работника (в случае приема лица, поступающего на работу не впервые).
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для всех работников, кроме лиц, принимаемых на работу по совместительству, работников, поступающих на работу впервые, или лиц, у которых трудовая книжка отсутствует по определенным причинам.
Порядок действий при приеме трудовой книжки будет следующим:
1) получите у лица, поступающего на работу, трудовую книжку;
2) зарегистрируйте ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
3) после регистрации поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
Трудовая книжка, принятая от работника, регистрируется в день приема на работу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которую ведет кадровая служба или другое подразделение, оформляющее прием и увольнение работников.
От редакции:
При приеме от работника трудовой книжки выдайте ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Наниматель должен обеспечить хранение трудовых книжек в целях обеспечения их сохранности. Трудовые книжки хранятся, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.
Шаг 7. Оформите трудовую книжку работнику (в случае приема лица, впервые поступающего на работу, либо ее утраты).
Наниматель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).
Наниматель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним.
Порядок действий при оформлении трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, будет следующим:
1) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
2) получите в бухгалтерии бланк новой трудовой книжки и взыщите с лица плату за него;
3) оформите титульный лист трудовой книжки;
4) получите подпись работника на титульном листе трудовой книжки;
5) подпишите титульный лист трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
6) внесите сведения об оформленной трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
7) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
От редакции:
Обратите внимание, что и в данном случае работнику, впервые поступающему на работу, после оформления трудовой книжки и помещения ее на хранение в специально предусмотренное для этого место также необходимо выдать расписку произвольной формы, содержащую реквизиты организации о приеме от него трудовой книжки.
Бланки трудовой книжки и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (часть первая п. 59 Инструкции № 30).
За оформление трудовой книжки с лица, поступающего на работу впервые, взимается плата в размере стоимости бланка трудовой книжки.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
В трудовую книжку при ее оформлении вносят следующие сведения о работнике:
а) фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним трудовая книжка регистрируется в день оформления.
От редакции:
Более подробно об алгоритме кадровых действий при получении бланка трудовой книжки для заполнения лицу, впервые поступающему на работу, и последующего его учета читайте в статье Н. Владыко «Алгоритм получения, учета и выдачи трудовой книжки» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я - специалист по кадрам», № 4, 2012.
Если лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине не имеет и просит оформить ему новую трудовую книжку, то наниматель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.
Порядок действий в такой ситуации будет следующим:
1) получите заявление лица, поступающего на работу, о выдаче новой трудовой книжки (в заявлении лицо, поступающее на работу, должно отразить причины отсутствия у него трудовой книжки);
2) напишите заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки;
3) получите бланк новой трудовой книжки из бухгалтерии и взыщите с лица плату за него;
4) оформите титульный лист новой трудовой книжки;
5) получите подпись работника на титульном листе новой трудовой книжки;
6) подпишите титульный лист новой трудовой книжки с проставлением печати нанимателя;
7) внесите сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
8) поместите трудовую книжку на хранение в специально предусмотренное для этого место.
От редакции:
Об алгоритмах кадровых действий по другим этапам процедуры приема на работу читайте в следующих номерах журнала «Я - специалист по кадрам».
Наталия Владыко, юрист
Прием на работу совместителя: примерная пошаговая процедура
ПРИЕМ НА РАБОТУ СОВМЕСТИТЕЛЯ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу
Собственно оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.
Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.
На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ).
Согласно ст. 283 ТК РФ при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда – справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
При принятии решения о приеме на работу следует помнить, что не допускается работа по совместительству:
– лиц в возрасте до восемнадцати лет;
– на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями;
– в других случаях, предусмотренных ТК РФ (ст. 329 – для работников транспорта, ст. 276 – для руководителя организации, ст. 348.7 - для спортсменов и тренеров) и иными федеральными законами.
Ряд запретов и ограничений на совместительство установлен для судей, прокуроров, сотрудников полиции, военнослужащих, государственных служащих, муниципальных служащих и др.
Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.
Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику.
Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.
Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:
1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;
2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Сообщение работодателю обязательных сведений.
Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
Шаги по оформлению работника на работу
1. Получение от работника заявления о приеме на работу.
Данный шаг не является обязательным для большинства работодателей, потому что ТК РФ не предусматривает подачи работником такого заявления. Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации).
Если заявление о приеме на работу работником все же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников.
2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии).
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).
- Правила внутреннего трудового распорядка. Образец >>
Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:
- к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),
- ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами >>
При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты*.
Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.
3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.
В трудовой договор должны быть включены обязательные сведения и условия (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Вместе с тем в трудовом договоре с совместителем должны быть учтены особенности правового регулирования труда с совместителями, установленные главой 44 ТК РФ.
В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством.
Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.
Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Причем перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
В настоящее время действуют перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Данным постановлением утверждены и типовые формы договоров о полной материальной ответственности.
- Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Типовая форма >>
- Договор о полной коллективной материальной ответственности. Типовая форма >>
4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.
- Журнал регистрации трудовых договоров. Примерная форма>>
5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.
Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен».
Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.
6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.
7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке , например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.
Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
9. Решение вопроса о записи в трудовую книжку.
Трудовая книжка совместителя хранится у работодателя по основному месту работы. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Таким образом, если работника принимают на работу в порядке внутреннего совместительства, то при желании работника (которое рекомендуется оформлять заявлением работника) в трудовую книжку делается запись о работе по совместительству.
Если работника принимают на работу в порядке внешнего совместительства, то у него следует спросить, планирует ли он вносить в свою трудовую книжку на основной работе запись о работе по совместительству. При желании работника по его письменному заявлению на основании ст. 62 ТК РФ выдается копия приказа о приеме на работу по совместительству, заверенная надлежащим образом, справка о работе по совместительству, чтобы работник мог предоставить их по основному месту работы для внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку.
- Образцы записей в трудовую книжку, правила заполнения >>
10. Оформление на работника личной карточки, ознакомление его под подпись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.
Согласно п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
Личная карточка может быть зарегистрирована в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных карточек работников.
11. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы.
12. Если работник принимается на условиях внешнего совместительства, то можно запросить у него справку с основного места работы о том, когда ему будет предоставлен отпуск в текущем году.
Это целесообразно сделать, потому что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.
Возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.
Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации». Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.
Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.
* Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).
Перед тем как устраиваться в какой-либо компании, нужно четко знать порядок приема на работу. Это важно, потому как несоблюдение некоторых этапов этого порядка ведет к нарушению Трудового Кодекса Российской Федерации. Полные правила приема на работу граждан приведены в ст. 68 ТК РФ.
Непосредственно самой процедуре может предшествовать ряд действий, предусмотренных законом. Наличие этих дополнительных этапов зависит от характера предстоящей деятельности. К примеру: сторона работодателя имеет право озвучивать требования к работнику при приеме на работу, если они не были оговорены ранее, а будущим работникам учебных учреждений необходимо обязательно пройти медицинское обследование.
Возможные дополнительные этапы:
- Предоставление соискателем пакета документов, подтверждающих его личность, трудовой стаж, образование, справку о наличии судимости, пенсионное удостоверение, военный билет. На основе этих документов и собеседования работодатель принимает решение о согласии принятия соискателя на должность.
- Медицинское освидетельствование лиц младше 18 лет и лиц, предусмотренных в Трудовом Кодексе РФ и федеральных законах.
- Информирование потенциального работодателя о последнем месте работы соискателя. Согласно ст. 64 пункт 1 ТК РФ, если гражданин в течение двух последних лет работал в государственных или муниципальных службах, то он должен сообщить новому работодателю при оформлении приема на работу информацию о последнем месте службы.
Первым делом будущий сотрудник должен написать оформленное по всем правилам заявление. Порядок приема на работу начинается с этого первого этапа. Обязательно через него должны проходить только работники государственной и муниципальной службы. В предприятиях на коммерческой основе этот документ составляется исключительно по желанию работодателя. Обычно будущему работнику дают заранее готовый бланк с пустыми полями для написания личных данных.
При оформлении приема на работу, после того как документ подписан, его регистрируют в установленном на предприятии порядке.
Соискатель знакомится с нормативными актами предприятия. В структуру любого предприятия входят свои нормативные акты, предписывающие правила внутреннего распорядка, технику безопасности и прочие возможные особенности работы внутри фирмы. В 3 части ст. 68 Трудового Кодекса РФ прописано право будущего работника быть проинформированным о подобных актах. После ознакомления гражданин должен поставить свою подпись в качестве подтверждения своей ознакомленности и согласия к исполнению данных актов. Подпись ставится с указанием даты и времени ознакомления.
Непосредственное заключение трудового договора по ТК РФ
По закону официально принять на работу возможно граждан от 14 лет при получении согласия их родителей. Подростков в возрасте 15 лет принимают только при условии, что работа будет достаточно простой, безопасной для здоровья и не будет мешать учебному процессу (труд должен производиться исключительно в свободное от учебных занятий время). По достижении лицом 16 лет возможно заключить трудовой договор без подобных оговорок.
Работодателем при приеме сотрудника на работу составляется письменный трудовой договор, обязательно в двух экземплярах. Первый из них после подписи останется у него, а другой будет отдан гражданину, устраивающемуся на работу. Подписываются оба договора. После того как работник получит свой экземпляр, он оставляет надпись об этом на экземпляре работодателя с подписью и датой. Трудовой договор может быть заключен с лицами, не являющимися работодателями, но это возможно только с работниками определенных категорий, прописанных в законодательстве. Любые изменения в трудовом договоре могут проводиться исключительно с согласия обеих сторон договора.
С работниками, попадающими под ст. 224 Трудового Кодекса РФ (граждане старше 18-ти лет, которые осуществляют работу с денежными суммами, товарами или другим имуществом), составляется договор о полной материальной ответственности. Лучше всего это делать во время подписания трудового договора, иначе работник может попробовать отказаться подписывать бумагу. В законодательстве не прописано, как решать подобную ситуацию и служит ли такое поведение основанием для увольнения. Разнятся мнения по этому вопросу и среди слуг закона (юристы, судьи, инспекторы). Типы работников, с которыми нужно заключать такой договор, устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Новый трудовой договор в обязательном порядке должен быть зарегистрирован внутри организации. Делается это согласно ее локальным нормативным актам.
При приеме сотрудника на работу ему вручается его экземпляр со всеми печатями и подписями. Второй же остается у работодателя. На нем должна быть надпись от руки о том, что работник получил свою копию, дата и подпись. Та же ситуация с договором о материальной ответственности.
Приказ о приеме на работу составляется и издается исключительно на основе трудового договора. Его содержание не должно ему противоречить. После издания его регистрируют и отдают работнику на ознакомление. Приказ должен быть подготовлен не позднее трех дней с момента начала работы.
Внесение изменений в трудовую книжку работника
Самым важным документом, свидетельствующим об осуществляемой трудовой деятельности гражданина, является трудовая книжка.
В ней отражаются все изменения в трудовой деятельности человека. На основе этого документа строится будущая карьера, рассчитывается трудовой стаж, страховой стаж. Благодаря этому правильно рассчитывается пенсионное обеспечение, пособие по нетрудоспособности или же декретные пособия. Также на основе записей в трудовой книжке выносится решение о принятии гражданина на работу.
Трудовая книжка работника ведется исключительно работодателем. Это либо юридическое лицо, либо физическое лицо со статусом индивидуального предпринимателя. Если гражданин впервые работает и у него нет пенсионного свидетельства и трудовой книжки, то их оформлением занимается также работодатель. Делать какие-либо записи в трудовой книжке можно только после того, как лицо отработало больше пяти дней на предприятии (то есть это была не временная подработка).
Хранение трудовой книжки осуществляется работодателем так же тщательно, как и денежные документы. Работник получает ее на руки только при увольнении с соответствующей записью. Правила ведения трудовых книжек закреплены на подзаконном уровне.
По завершении официального оформления работника его включат в табели учета рабочего времени, расчета оплаты труда, график отпусков и другие локальные документы.
Дополнительные действия
В некоторых случаях при приеме на работу возможны дополнительные действия, не входящие в стандартные шаги.
Список возможных дополнительных формальностей:
- Оформление личного дела. Обязательное действие при поступлении на государственную или муниципальную службу. Является важным документом для полицейских, таможенников, прокуроров. Компания на коммерческой основе не обязана вести личные дела своих работников. Но это и не запрещено. Если руководство компании принимает решение о необходимости ведения личных дел, то сотрудники должны подписать документ, регулирующий отношения работодателя и персонала в этом вопросе. Нормативный акт носит сугубо локальный характер.
- Лица, бывшие на государственной или муниципальной службе, при устройстве на новую должность должны сообщить работодателю о прошлом месте работы, так как за указанный в законодательстве срок новый работодатель обязан оповестить бывшее начальство гражданина о новом месте работы. Делается это посредством отправки документа, зарегистрированного внутри самой организации. Полный порядок оповещения установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.01.2015 № 29.
- Согласно пункту 32 Постановления Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 №719, работник, подлежащий воинскому учету, направляется в военный комиссариат, где сдается документ, свидетельствующий о принятии на работу. Этот же документ регистрируется у самого работодателя в им же установленном порядке.
Знание и понимание порядка приема граждан на работу - залог успешного начала карьеры со стороны работника и успешного сотрудничества со стороны работодателя. Незнание нюансов по срокам подготовки документов может привести к тому, что работник будет бесплатно работать неделями и при этом быть юридически неоформленным. Или же при недостаточно тщательном составлении договоров, локальных нормативных актов работодатель может оказаться недостаточно защищенным при неисполнении работником своих обязанностей или при халатном к ним отношении.
Для того чтобы произвести оформление работника, не нужно быть юристом. Достаточно быть внимательным и лично заинтересованным. Приятной работы.