Кто имеет право подписывать первичные документы. Полномочия по подписанию документов
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:
- счета-фактуры;
- платежные поручения;
- акты;
- выписки;
- справки;
- товарные накладные и т. д.
Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.
При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- при помощи доверенности на подписание первички;
- утверждением специального распоряжения.
Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.
Доверенность
Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.
Приказ
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
Этот документ необходим каждой организации в силу требований законодательства о бухучете. В данной статье вы найдете образец приказа на право подписи документов, узнаете о нюансах его оформления, а также о том, в каких случаях нужно составлять доверенность.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.
Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.
Образец приказа о предоставлении права подписи
Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:
- название компании, ее реквизиты;
- реквизиты бланка (номер и дата);
- правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
- перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
- образец росписи уполномоченного лица и директора.
Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.
Бухгалтерия в организации решила провести свою внутреннюю проверку наличия первичных учетных документов. В процессе этой проверки выявился тот факт, что эти первичные документы как со стороны поставщиков, так и со стороны покупателей подписываются в большинстве случаев разными людьми (работники поставщиков или покупателей), а не лично руководителем или ИП. В связи с этим бухгалтерия настаивает на сборе доверенностей или приказов, подтверждающих право подписи первичных документов этими лицами.
Есть ли в этом необходимость? Будет ли иметь какое-либо значение отсутствие доверенностей (приказов) в случае налоговой проверки?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.
Обоснование вывода:
В соответствии с Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания ( Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ). N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в Закона N 402-ФЗ. В и Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).
Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.
Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).
В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) ( утверждена Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами ( ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).
В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества - его руководитель ( , ГК РФ, Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Как следует из ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из и ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором ГК РФ, не является исчерпывающим ( Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).
Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.
В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).
О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N , АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.
В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.
По своей правовой природе приказ руководителя организации - это локальный нормативный акт, который в силу ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.
Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий - это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику. В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.
Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.
Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.
Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется ( ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 ( ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).
Как указано в информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.
Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки ( Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N ).
Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает ( Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N , Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).
В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.
Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов ( АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).
Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.
Согласно НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).
Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.
Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.
Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 "О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды" в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.
Однако с 19.08.2017 вступил в силу от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее - Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.
В НК РФ прямо сказано: "Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным".
Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
- . Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;
- . Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;
- . Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;
- . Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации?
Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.
Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию?
Базовые сведения
Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.
На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.
При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.
Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.
Иногда этот перечень фиксируется в организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.
Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.
В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.
И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.
Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.
Определения
Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.
Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:
- наименование должности подписавшего документ лица;
- личной росписи;
- расшифровки росписи (фамилия и инициалы).
Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».
Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.
Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.
Что относят к данной категории
К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.
Например, к таковой относятся:
;
;
;
;
;
и пр.
В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.
Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.
Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.
При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.
При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:
- название документа;
- дата составления;
- название организации;
- содержание хозоперации;
- перечень ответственных должностных лиц;
- личные подписи ответственных лиц.
Правовая база
Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.
Он функционирует в течение всего периода с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.
Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.
Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам.
Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи.
По ст.185 п.1 ГК РФ доверенность это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому. Адресатом является лицо, перед коим доверенный представитель будет блюсти интересы юрлица.
Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа.
Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной ().
Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при обладает непосредственно ликвидатор.
Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может. Обусловлено это завершением полномочий генерального директора, причем увольнение его вовсе не обязательно.
Можно ли не сотруднику организации
Лицо, не являющееся сотрудником организации, может подписывать первичные документы и даже ставить на них печать. Основанием становится доверенность.
Согласно ему правом подписи первичной документации лица могут наделяться по решению руководителя организации.
То есть в принципе полномочным представителем может стать всякое лицо. На практике правом подписи от лица организации наделяются .
Но поскольку данный нюанс в законодательстве не акцентирован, включить в перечень ответственных лиц можно любого индивида.
Например, может потребоваться предоставить право подписи главному бухгалтеру .
Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо.
Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.
Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.
Кто может подписывать за ИП
Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам.
Видео: бухгалтерия для начинающих, первичные документы
Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету.
Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по .
Необходимый срок хранения
Первичные документы должно хранить независимо от того в каком виде они оформляются, в бумажном или электронном.
Согласно ФЗ №129 (ст.9 п.7) налоговый орган может потребовать копии электронных первичных документов в бумажном виде.
Четко разграничить бухгалтерскую и налоговую документацию крайне непросто. Потому лучше придерживаться наибольшего срока сохранения, то есть хранить документацию не менее пяти лет.
Для любого документа отсчет срока хранения начинается с первого января года, последующего за годом создания документа.
Первичные документы это основа документальной базы организации. Важно знать и соблюдать правила ее оформления.
Ненадлежащая подпись первичных документов сможет не только стать причиной претензий со стороны налоговой инспекции, но и нарушить деятельность организации в целом.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4
ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.
В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
На чем издан документ
При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
Руководитель
Федерального
медико-биологического
агентства Личная подпись В. В. Уйба
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).
При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:
И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.
"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :
Исполняющий обязанности
руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Основание для права подписи
Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.
Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.
Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:
Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина
Начальник
Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.
Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.
Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова
Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.
Подписи группы лиц
Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :
Председатель Личная подпись А. Д. Головин
Секретарь Личная подпись О. В. Килина
Члены Личная подпись А. В. Замуриев
Личная подпись П. Н. Рейзман
Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:
Документы передал: Документы принял:
И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия
(подпись) (подпись)
Подпись составителя документа
Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:
в заголовочной части:
Руководителю ФМБА России
В. В. Уйба
от консультанта отдела кадров
В. П. Воронова
В подписи - только личная подпись сотрудника.
Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:
Начальник
мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин
Удостоверение подлинности подписи
Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян
Подпись заместителя, исполняющего обязанности
Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
Исполняющий обязанности
заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.
Факсимиле
Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".
В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.
В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.
Электронная цифровая подпись
Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
К таким условиям можно отнести:
Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.
Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).
Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .
Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
(ФМБА России)
О назначении исполняющего обязанности руководителя
В связи с моим убытием в командировку
Приказываю:
1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.
2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.
Руководитель В. В. Уйба
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
Федеральное медико-биологическое агентство
(ФМБА России)
О распределении обязанностей между руководителями
В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,
Приказываю:
1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.
За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.
Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.
Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.
2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.
3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.
Руководитель В. В. Уйба
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.
2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.
А. Головин
Полковник запаса,
начальник
мобилизационного отдела
Федерального медико-
биологического агентства
Подписано в печать