Форма акта приема передачи дел. Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.
Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:
- учредительные (регистрационные);
- первичка;
- доверенности;
- международные договоры.
Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.
Подписываться данные экземпляры могут:
1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.
Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.
2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:
- ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
- описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:
1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).
В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:
- учредительные (регистрационные) документы;
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные соглашения.
Также можно определить такие категории:
- бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
- ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
- свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
- прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).
2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.
Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).
3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.
Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.
Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.
Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.
Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .
Итоги
Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.
Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:
- «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
- «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .
Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?
Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.
Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.
Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.
Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:
- обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
- оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
- разделить зоны ответственности;
- стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.
Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.
Процесс передачи дел
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:
- регистрации приказа, изданного для передачи дел;
- полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
- проверки ведения учета;
- выполнения непосредствено передачи дел;
- составления и подписания акта.
Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Пример документа.
Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.
В акте обязательно указывается:
- наименование компании;
- вид и название документа;
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- перечень приложенных документов.
Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.
Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.
Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:
- системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
- учета движения денежных потоков;
- учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
- учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
- отчетов, переданных в налоговую службу;
- расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
- состояния амортизации имущества и др.
Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.
При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?
Акт передачи дел
Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:
Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.
Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.
Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.
Дополнительные документы
Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:
Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.
Процесс передачи дел
Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.
Приказ о передаче дел при увольнении
Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.
Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.
Акт приема-передачи дел - это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:
- Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
- Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
- Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.
Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.
Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.
Важно! Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.
Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:
- Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
- Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
- Корректность учёта взаиморасчётов
- Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
- Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
- Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
- Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
- Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;
Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:
Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:
Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья
Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
Генеральный директор |
||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |