Заявление о выдаче денег под отчет и важные правила работы с подотчетными. Выдаем денег в подотчет из кассы Заявление на подотчетную сумму
На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.
Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У . Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется. Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.
А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять . В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ , собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.
Помимо прочего, любая организация может выдать подотчетные финансы посредством перевода их на зарплатную карточку работника. Для осуществления данной процедуры работник должен написать соответствующее заявление, с обязательным указанием номера счета банковской карты. По составлению авансового отчета должны быть приложены документальные акты, доказывающие проведение платежей.
Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.
Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков , в акте под отчетного сотрудника.
Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего , которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.
Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней , по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях :
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Основные документы с примерами
Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты :
- заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
- приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
- заявка на выдачу финансовых средств;
- служебное письмо.
Заявление на выдачу подотчетных сумм директору
Данное заявление является внутренним документом организации , на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.
Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.
В заявлении необходимо отобразить следующую информацию :
- сумма средств, выдаваемых под отчет;
- конкретный срок, на который предоставляются деньги;
- личные подписи заявителя и руководителя;
- даты формирования и подписания заявительного акта.
Приказ
Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом , так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.
В случае если налоговые органы при проверке обнаружат отсутствие данного приказа, то на руководителя будет наложено административное взыскание в виде существенного штрафа.
Заявка
Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия .
Служебная записка
Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.
В основном данный документ заполняется от руки.
В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей . Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.
Максимальная сумма
Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается .
Получается, что руководитель фирмы имеет право дать свое согласие на выдачу подотчетных средств неограниченной суммы, если эти финансы будут предназначаться для расчета с физлицом.
Процесс выдачи и учета
Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.
На карточку
Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.
Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.
Данный процесс имеет ряд преимуществ :
- надежность и своевременность;
- отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
- нет необходимости в оформлении кассовой документации;
- возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
В кассу
Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности , для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.
Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.
Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.
Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017
- Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.
Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.
Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017 ) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).
В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
к меню
6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу
юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению
подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
к меню
КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word
Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.
Генеральному директору ОАО «ГАЗПРОМ»
Медведеву А. П.
от главного специалиста
Распутина И. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне в подотчет наличные денежные средства в сумме 100 000 (Сто тысяч) руб. на срок 60 (шестьдесят) календарных дней.
Бухгалтер _____________ Свиридова Т.Н.
РАЗРЕШАЮ :
Генеральный директор ___________ Медведев А.П.
Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на . Это заявление директор визирует.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.
Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
к меню
Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом
Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642 .
С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.
В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты: Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.
Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.
Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.
Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы
Поскольку приказ или распоряжение - это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.
Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ .
Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты ( , письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).
к меню
Приказ о командировке и выдаче денег под отчет
Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.
Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец ). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
-
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15. -
Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.
Каждая организация может выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет для произведения расходов в интересах компании. Лица, которым выдаются деньги в подотчет, именуются подотчетными. Их перечень строго ограничивается приказом руководителя ().
Чтобы подотчетному лицу получить денежные средства от компании, нужно написать заявление, в котором будет изложена просьба, цель расходования средств и необходимая денежная сумма.
Заявление должно получить одобрение бухгалтерии, которая подтвердит, что за подотчетным лицом нет задолженностей по суммам, выданным в подотчет ранее, а также руководителем. Выдача денег под отчет заявителю выдается только в том случае, если он является подотчетным лицом, и за ним нет долгов. Также должно присутствовать одобряющая виза на бланке заявления, поставленная руководителем компании.
Если на заявлении нет отметки бухгалтера о долгах или их отсутствии, нет подписи руководителя, подтверждающей выдачу указанной суммы в подотчет, то кассир не имеет права выдавать подотчетную сумму предъявителю заявления.
Деньги, полученные в подотчет, нельзя тратить на свои личные цели. Цели расходования четко ограничены — тратить деньги можно только в интересах предприятия, например, на командировку, на покупку товарно-материальных ценностей, произведение их ремонта, представительские расходы и пр.
Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет можно внизу статьи.
Как написать заявление на получение подотчетной суммы правильно (образец)
Чтобы к оформителю заявления не было претензий относительно корректности оформления заявления, чтобы его не пришлось переписывать заново, предлагаем воспользоваться рекомендациями, приведенными ниже.
В правом верхнем углу пишется данные генерального директора (директора) компании или лица его замещающего. Ниже пишутся ФИО и должность работника организации, которому необходимость получить денежные средства в подотчет.
После указания заголовка документа пишется текст, включающий:
- денежную сумму, которая подлежит выдаче в подотчет;
- цель расходования указанной суммы;
- обоснование данной суммы — привести необходимые доводы, расчеты, которые смогут подтвердить, что указанная сумма действительно обоснована и необходима для произведения указанных расходов, при необходимости к заявлению прикладывается документация, например, расчеты;
- дата выдачи денег;
- подпись и дата написания.
Подпись должна стоять личная (подотчетного лица).
После написания заявления оно передается в бухгалтерию для одобрения бухгалтером. Если долгов за подотчетным лицом нет, то бухгалтер поставит соответствующую отметку на бланке заявления.
Выдача денежных средств из кассы - «проза жизни» для каждой организации. Мы расскажем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.
Выдача денег в подотчет из кассы в 2019 году
В августе 2017 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.
Правила выдачи подотчетных сумм в 2019 году
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:
- Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
- Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.
Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм в 2019 году
Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.
Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2019 году:
Образец приказа на выдачу денежных средств
Альтернативой заявления на подотчет в 2019 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.
Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2019 году:
Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.
Что делать с должниками?
Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.
Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.
Бланк документа «Заявление о выдаче наличных денежных средств с банковского счета» относится к рубрике «Банковский договор, депозитный договор». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.
______________________________________
(полное наименование должности адресата)
Заявление
Между___________________(наименование организации) и ___________________(наименование банка) (далее - банк) заключен договор банковского счета от________________ номер __________(далее - договор), согласно которому нам открыт счет номер________________.
На_________________(дата первого обращения) сумма денежных средств на счете составляла_______________. _______(дата первого обращения) мы обратились в___________________отделение банка с требованием выдать со счета_________________________(сумма) (чек номер ____________ от________), в удовлетворении которого было отказано.
Такие действия банка являются нарушением договора. Согласно пункту _______ договора банк обязан выполнять наши распоряжения о выдаче средств со счета не позже дня, следующего за днем поступления в банк соответствующего платежного документа.
На основании ст.ст.845 и 849 Гражданского кодекса РФ а также названного пункта договора обращаемся с повторным требованием о выдаче указанной суммы.
Сообщаем, также, что в случае отказа от выполнения данного требования, а также в случае неисполнения его в течение дня получения банком настоящего заявления, либо следующего за ним дня мы намерены обратиться в арбитражный суд с требованиями:
Выдать названную сумму наличными,
Уплатить на нее проценты за незаконное пользование чужими денежными средствами в размере учетной ставки Центрального банка РФ, в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса РФ.
В соответствии со ст.859 Гражданского кодекса РФ мы, также, немедленно расторгнем договор.
___________________(дата)
_____________________________(юридический адрес)
Генеральный директор__________________ (подпись)
Главный бухгалтер __________________ (подпись)
__________________ (отметка о получении ответственным сотрудником,
Посмотреть документ в галерее:
-
Не секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника. Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много. -
На работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться. -
Сплетни в рабочем коллективе – вполне обыденное явление, причем не только среди женщин, как это принято считать. -
Предлагаем вам ознакомиться с антисоветами, которые подскажут, как не надо разговаривать с начальником офисному работнику.