Закупочный акт-бланк: общие понятия, форма заполнения. Закупочный акт Форма оп 5 закупочный акт
Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей деятельности у населения. И в этом случае унифицированная накладная ТОРГ-12 не подходит, ведь она предназначена для сделок между организациями. При необходимости приобретения товара у частных лиц в качестве первичной документации составляют документ под названием закупочный акт (форма ОП 5).
Общие понятия
Оформлением этого документа сопровождаются все сделки, связанные с приобретением широкого перечня продуктов питания у населения. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать факт осуществления покупки-продажи во избежания спорных моментов и претензий. Бланк акта имеет свой унифицированный код по классификатору ОКУД - 0330505, который можно скачать на сайте Госкомстата России.
Несмотря на это, не существует строгих правил и требований к его применению. Каждое предприятие вправе разрабатывать и составлять свои собственные варианты документа. Однако ориентиром для их составления должна быть форма ОП 5.
Закупочный акт должен быть составлен с предельной внимательностью и содержать все обязательные данные о частном лице, у которого приобретается продукция. Бланк должен содержать:
- Фамилия, имя и отчество продавца;
- Паспортные данные полностью;
- Номер ИНН;
- Код налоговой инспекции.
Кроме этого, форма акта ОП 5 должна нести информацию о наименовании хозяйственных операций и их измерителях.
Закупочный бланк составляется и заполняется представителем организации, выступающей в роли продавца, с согласия человека, продающего продукцию. Документ должен быть написан в двух экземплярах, один из которых остается у юридического лица, второй - у физического.
Форма ОП 5 в обязательном порядке должна быть подписана обеими сторонами, а со стороны предприятия еще проставлена печать. В противном случае она не будет считаться юридически состоятельной.
Образец документа вы можете скачать на нашем сайте.
Форма заполнения
Закупочный акт - бланк первичной документации. Он должен содержать следующие пункты:
- Шапка документа. Наименование, дата, населенный пункт;
- Наименование предприятия, от имени которого совершается сделка по приобретению продукции у населения, а также его реквизиты;
- Информация о контрагенте: ФИО, паспортные данные, номер ИНН и регистрация.
- Регистрация факта совершаемой операции, подробности и особенности сделки;
- Наименование товара, его величина в денежном и натуральном измерении (с обязательным указанием единиц измерения, количества по каждой позиции);
- ФИО и должность лица, совершившего закупку продукции;
- Подписи сторон, печать юридического лица.
Если у вас нет технической возможности скачать готовую форму закупочного акта, то используя план, описанный выше, можно самостоятельно его составить и заполнить. Это возможно согласно изменений, вступивших в "Закон о бухгалтерском учете" в 2013 году, где сказано, что индивидуальные предприниматели и другие организации имеют право разрабатывать свою первичную документацию.
Примерный вариант самостоятельного составления
Закупочный акт
14.08.2014. с. Колояр Вольского р-на Саратовской области
ООО "Заря" (ИНН, КПП, юридический адрес) в лице Сергеева Т.Т. приобрело у Катюковой Т.П. сельскохозяйственную продукцию.
Продавец является физическим лицом без оформления предпринимательской деятельности.
Предприятием была приобретена следующая продукция:
- Картофель - 10 кг по 15 рублей. Стоимость за партию - 150 руб.;
- Морковь - 15 кг по 25 рублей. Стоимость за партию - 375 руб.;
- Лук репчатый - 10 кг по 20 рублей. Стоимость за партию - 200 руб.
Итого: общая сумма покупки составила 725 рублей.
ООО "Заря" (дата, подпись представителя, печать)
Катюкова Т.П. (дата, подпись)
Если у предприятия нет возможности или желания разрабатывать документ самостоятельно, готовый вариант всегда можно скачать здесь.
Оформление закупочного акта происходит в тех случаях, когда осуществляется покупка предприятием определенных продуктов (как правило, продуктов питания) у физического лица. Составляет документ покупатель. Помимо закупочного акта между сторонами должен заключаться и договор купли-продажи по тем же правилам, что при сделках между организациями. Чаще всего данный документ применяется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и пр. заведения общепита покупают сельскохозяйственную продукцию у населения.
ФАЙЛЫ
Оформление закупочного акта
Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.
Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.
Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.
В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.
Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.
Для чего нужен закупочный акт
Закупочный акт нужен для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки и во избежание возможных претензий как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. В случае, если разногласия все же появятся и наступит необходимость их решения в судебном порядке, данный документ будет обладать доказательной силой.
Инструкция по заполнению закупочного акта
В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение , к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные , в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.
Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления . Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).
В основную часть документа включена таблица, в которую вносится полный подробный перечень закупаемой продукции. Здесь в соответствующие столбцы необходимо вписать наименование продукции, количество, стоимость за единицу измерения (обычно здесь считаются килограммы или штуки), а также общую стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную цену закупленных товаров по данному закупочному акту (цифрами). Под таблицей полная стоимость указывается прописью.
В четвертый раздел вписывается:
- все, что касается продавца: его паспортные данные (серия, номер, когда, где и кем выдан), адрес регистрации места жительства (по паспорту), номер свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (когда и кем выдано), фамилия, имя, отчество, номер ИНН (включая код налоговой службы, выдавшей ИНН);
- сведения по справке о наличии личного подсобного хозяйства;
Если данной справки нет, то это необходимо обязательно отметить.
- информацию об удержанном подоходном налоге.
Следует иметь ввиду, что по закону доходы от выращенных в личных подсобных хозяйствах сельскохозяйственных продуктов, налогом не облагаются.
Заключительная часть акта включает в себя расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить оформленный по всем правилам закупочный акт своими подписями. Печать организации на документе ставить необязательно.
После подписания акта представитель организации-покупателя, непосредственно производящий закупку, должен передать данный документ на подпись руководителю компании для утверждения. Затем документ следует передать в отдел бухгалтерии, где он будет включен в бухгалтерский учет.
Иногда организации и индивидуальные предприниматели закупаются у обычных граждан - непредпринимателей. Объектом купли-продажи, как правило, становятся продовольственные товары (например, сельскохозяйственная продукция, выращенная при ведении личного подсобного хозяйства), различного рода сырье (например, металлолом) и прочие предметы, ценности. Чтобы покупатель смог учесть стоимость покупки в расходах, нужно правильно задокументировать данную операцию. Для этих целей и используется закупочный акт .
При этом совсем не обязательно оформлять договор купли-продажи. Дело в том, что форма закупочного акта не установлена законодательно. Поэтому она может быть любой. На основании ч.4 Федерального закона № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) организация (ИП) вправе разработать свой бланк документа, включив при этом в него условия передачи товара и его оплаты, а также реквизиты и подписи сторон сделки. Так закупочный акт заменит собой и «первичку», и будет выступать в качестве полноценного договора (подп.1 п.1 и п.2 ).
Разрабатывая шаблон закупочного акта не забывайте, что в нем должны быть предусмотрены поля для указания обязательных реквизитов первичного документа: (ч.2 Закона № 402-ФЗ):
- наименования документа;
- даты составления документа;
- наименования организации (ИП), от имени которой составлен документ;
- содержания факта хозяйственной жизни (т. е. покупки товара);
- величины натурального и / или денежного измерения (количество, цена, стоимость);
- наименования должности лица, совершившего сделку, его ФИО и подпись.
Помимо этого, в бланке должны быть отведены специальные поля для заполнения сведений о продавце - физическом лице (ФИО, паспортные данные, место проживания и т. д.) и его подписи.
Немного слов об унифицированной форме закупочного акта № ОП-5 . Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 и больше подходит предприятиям общепита, которые закупают сельхозпродукцию у населения. Те же компании и бизнесмены, которые не относятся к данной сфере деятельности, могут доработать бланк ОП-5 под себя (убрать ненужные (неактуальные) поля, графы, добавить нужные). Оптимальный вариант формы должен содержать следующее:
- наименование и дату составления акта;
- наименование организации или ИП, которые совершают покупку; наименование должности и ФИО уполномоченного лица; документ, подтверждающий полномочия;
- ФИО продавца, данные его паспорта, ИНН (при наличии);
- перечень приобретаемых товаров (наименование, единицы измерения, количество, цена и сумма закупки);
- расписку покупателя в том, что он получил товар согласно указанному перечню;
- расписку продавца в том, что он получил в оплату денежные средства в указанной сумме.
Совершая покупку у гражданина, оформляйте 2 экземпляра документа: один покупатель оставляет себе, второй вручает продавцу. Кстати, последний должен подтвердить качество своей продукции, если это касается продовольствия. Такой вывод следует из п.3 ст.20 Федерального закона от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и ст.21 Закона РФ от 14.05.1993 г. № 4979-1 «О ветеринарии». Поэтому попросите у продавца заключение ветнадзора (к примеру, ветеринарное свидетельство).
Помимо этого, Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, предписывает запрашивать справку, подтверждающую принадлежность продукции продавцу (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива).
1.Перечислить деньги на расчетный счет продавца.
Для этого покупатель составляет платежное поручение в банк, в котором указывает реквизиты получателя - продавца.
2. Выдать наличные деньги непосредственно продавцу из кассы предприятия.
Для этого кассир фирмы - покупателя выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
3. Оплатить покупку наличными деньгами через подотчетное лицо.
Тогда «подотчетник» пишет , которое визирует руководитель фирмы - покупателя. Далее на основании заявления кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру № КО-2. В течение 3-х рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, работник предоставляет авансовый отчет. К нему он прилагает закупочный акт в качестве оправдательного документа.
Иногда компаниям выгодно закупать товары у физлиц, которые не являются предпринимателями. Например, это касается случаев покупки продуктов на ферме – это могут быть молоко, масло, сыр, мясо и т.д. Такое сотрудничество выгодно для обеих сторон: предприниматель получает хорошие продукты по выгодной цене, физлицо может получить деньги за свой труд. Но можно ли такие затраты учесть в расходах, какие документы при этом необходимо оформить, чтобы все было верно?
Закупать продукты у населения не возбраняется. Для отражения поступления товаров организация или предприниматель могут использовать первичные документы, разработанные самостоятельно, или использовать унифицированные формы. В данном случае может использоваться унифицированная форма ОП-5 (закупочный акт). Данная форма применяется для закупки продуктов у населения.
Компания может использовать унифицированную форму в неизменном виде или взять закупочный акт по унифицированной форме ОП-5 за основу и добавить необходимые реквизиты или удалить ненужные. Однако стоит помнить, что в любом случае первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты.
Форма ОП-5 (образец заполнения)
Итак, закупочный акт применяется для оформления сделки купли-продажи между предпринимателем (организацией) и продавцом-физлицом, который не является предпринимателем. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Данным постановлением утверждены формы первичной документации по учету операций в общественном питании.
Форма не является сложной для заполнения, однако может вызвать затруднения в случае, если предприниматель никогда не сталкивался с оформлением данного документа. Бланк (закупочный акт, форма ОП-5) заполняется в двух экземплярах непосредственно в момент совершения закупки сельхозпродуктов. Подписывается лицом, которое закупает продукты, и продавцом, который продает данные продукты. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй должен остаться у покупателя.
В шапке бланка необходимо заполнить стандартные реквизиты: название организации, закупающей продукты, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП, вид операции. Далее форма ОП-5 «Закупочный акт» (образец заполнения мы приведем в конце статьи) содержит номер документа, дату заполнения и информацию о том, что акт утвержден руководителем, с указанием даты утверждения, подписью и расшифровкой подписи руководителя.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Где был закуплен товар (место закупки товара);
- Кем был закуплен товар (должность и полное имя – фамилия, имя, отчество)
- У кого товар был закуплен (фамилия, имя и отчество физлица)
Потом акт закупки по форме ОП-5 содержит таблицу из 7 колонок, которая содержит подробную информацию о приобретенном товаре:
- Название товара, характеристика сельхохозяйственного продукта;
- Код сельхохозяйственного продукта;
- Название единицы измерения, в которых измеряется данный продукт;
- Код единицы измерения по ОКЕИ;
- Количество товара, которое было приобретено покупателем;
- Цена товара, указанная в рублях и копейках;
- Общая сумма за данное наименование товара;
- Внизу таблицы предусмотрена строка «Итого» – для указания общей суммы, которую покупатель отдал продавцу за товар.
Форма ОП-5 (скачать бланк вы можете в конце статьи) содержит подробные данные о сторонах сделки, которые необходимо заполнить прописью:
- Сумма сделки – итоговая сумма за товар, которую покупатель платит продавцу;
- Подробные паспортные данные: серия, кем и когда выдан;
- В отдельной строке указывается домашний адрес;
- Данные о свидетельстве государственной регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица: название органа, выдавшего свидетельство, дата выдачи свидетельства;
- Имя, на которое выдано свидетельство, ИНН, код налоговой инспекции, которая присвоила ИНН;
- Наименование органа, который выдал справку о наличии личного подсобного хозяйства, дата выдачи (для жителей Российской Федерации);
- Имя, на которое была выдана справка;
- Сумма подоходного налога, который был удержан;
- Денежная сумма, которую получил продавец за проданный товар;
- Подпись и расшифровка подписи продавца, получившего деньги;
- Подпись покупателя, подтверждающая получение продуктов.
Ниже вы можете скачать закупочный акт (форма ОП-5). Заполненный закупочный акт подтверждает факт совершения сделки, поэтому необходимые сведения нужно заполнять корректно и в полной мере. Если продавец - физическое лицо откажется предоставлять полные паспортные данные или подписывать документ, то акт будет считаться недействительным.