Приказ о списании спецодежды. Порядок списания в бухгалтерском учете средств индивидуальной защиты
Учет имущества на предприятии, в том числе и спецодежды, осуществляется бухгалтерией. Это происходит согласно Приказу Минфина РФ от 26.12.02 N 135н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды", а также другим нормативно-правовым актам, которые регулируют учет имущества в организации. , не подлежащие дальнейшему использованию, списываются. Порядок проведения инвентаризации определен Приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
Шаг 1. Создаем комиссию
Руководителем формируется инвентаризационная комиссия. В состав комиссии не включаются материально-ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации.
Шаг 2: Выявляем имущество, которое вышло из строя
Инвентаризационная комиссия осматривает одежду и устанавливает ее возможность или непригодность к дальнейшему использованию. Вещи с истекшим сроком годности, а также не подлежащие ремонту, изымаются. Также выявляются причины выхода одежды из строя и виновные в этом лица (если имущество испортилось из-за чьей-то халатности или умышленно). Председателем комиссии подготавливается письменный акт о списании.
Шаг 3: Издаем приказ
На основании акта директор компании издает приказ на списание спецодежды и СИЗ
Шаг 4: Списываем имущество
После издания приказа руководителем, СИЗ списываются инвентаризационной комиссией.
Акт на списание спецодежды, образец
Акт списания спецодежды, пришедшей в негодность, образец которого мы подготовили, считается документом строгой отчетности. На сегодняшний момент он не является унифицированным, но существует типовая межотраслевая форма № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97г. № 71а, которую можно использовать при его составлении.
СИЗ и униформа списываются по различным причинам (в результате износа, аварии, увольнения работника и т.д.). Иногда это происходит ранее установленного изготовителем срока выхода из строя. В этом случае форма акта не меняется.
Согласно п. 2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ, акт должен включать в себя следующие разделы:
должность и Ф.И.О. руководителя, его подпись с расшифровкой;
наименование документа;
дату составления;
состав комиссии с указанием ФИО и должностей сотрудников;
сведения о взыскании материального ущерба и его размере;
По закону все организации в обязательном порядке должны предоставлять своим работникам спецодежду, так как она необходима для защиты от нежелательного воздействия окружающей среды при выполнении обязанностей.
Учет спецодежды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 производится в соответствии с приказом Министерства Труда № 997н. В данной пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим весь процесс списания спецодежды в 1С с разными сроками полезного использования в связи с тем, что нормы учета для них различаются.
Прежде всего, вы должны отразить в программе покупку самой спецодежды. Для этого перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ «Поступление (акты, накладные)».
Заполните шапку документа, указав стандартные реквизиты поставщика, вашу организации и то, где будут числиться покупаемые товары.
В нашем случае организация приобретает резиновые сапоги, халат х/б синий и перчатки х/б. Как вы можете заметить, что на рисунке выше у всех номенклатурных позиций проставлен счет учета 10.10. 1С 8.3 заполнила его автоматически.
Если у вас этого не произошло, перейдите в карточку соответствующей номенклатурной позиции и убедитесь в том, чтобы в качестве вида номенклатуры была установлена «Спецодежда».
Так же проверим правила определения счетов учета покупаемых нами резиновых сапог. Приоритетным для нее является счет 10.10.
Больше ничего в данном документе мы заполнять не будем. Теперь его можно провести и проверить правильность формирования движений.
Передача в эксплуатацию
После отражения в 1С 8.3 факта поступления спецодежды, она стала числиться на основном складе счет 10.10. Теперь можно произвести её выдачу непосредственно сотрудникам организации. Для этого служит документ «Передача материалов в эксплуатацию». Создать его можно на основании только что созданного нами поступления спецодежды.
1С Бухгалтерия автоматически заполнила все возможные поля, но предположим, что мы хотим передать в эксплуатацию лишь резиновые сапоги в количестве 10 штук. В табличной части укажем физ. лицо – Абрамова Геннадия Сергеевича. Именно за ним теперь будут числиться резиновые сапоги.
Обратите особое внимание на заполнение графы «Назначение использования», которая отмечена на изображении выше. В нее помещается элемент специального справочника, в котором указывается порядок погашения стоимости спецодежды и спецоснастки.
Данный справочник вы можете заполнить самостоятельно. В рамках нашего примера был выбран линейный способ погашения стоимости. Отражать расходы мы собираемся на 25 счете.
Предположим, что срок полезного использования для резиновых сапог в данном примере назначения будет составлять 11 месяцев. В соответствии с законодательством такую спецодежду можно списать сразу, если данный срок не превышает 12 месяцев.
После внесения всех данных документ можно провести.
Списание спецодежды
На основании передачи материалов в эксплуатацию можно списать эту спецодежду.
Документ заполнился автоматически, и нам осталось только изменить количество списываемых резиновых сапог.
После проведения документа в проводках можно убедиться в том, что все сапоги в количестве 10 штук были списаны со счета МЦ.02.
Возврат из эксплуатации
Иногда на практике встречаются такие случаи, когда спецодежду нужно вернуть из эксплуатации. Причин такому явлению может быть много, например, увольнение, больничный, командировка или перевод сотрудника.
Документ возврата их эксплуатации можно создать на основании передачи материалов в эксплуатацию.
В данном случае, так же как и в предыдущем примере, достаточно только указать количество. На изображении ниже представлен пример возврата одной пары резиновых сапог.
После проведения документа мы видим, что со счета МЦ.02 списана одна пара стоимостью 150 рублей. Счет учета сапог изменился с 10.11.1 (в эксплуатации) на 10.10 (на складе).
Погашение стоимости
Внесем в ранее введенную передачу спецодежды в эксплуатацию еще одну позицию – «Халат х/б синий» в количестве 5 штук. В назначении использования халата укажем, что срок его полезного использования будет составлять 18 месяцев, то есть полтора года.
Погашение стоимости халата будет производиться при закрытии месяца. В рамках нашего примера все документы были проведены от сентября 2017 года. В связи с этим нужная нам операция по погашению стоимости халата будет произведена уже при закрытии октября 2017 года. Аналогичная схема применяется и при амортизации основных средств.
Рассмотрим проводки, которые создала операция погашения стоимости спецодежды и спецоснастки в октябре 2017 года. Как показано на рисунке ниже для халата было произведено списание на сумму 97,22 рублей. На эту сумму в течение 18 месяцев будет производиться погашение стоимости данной позиции.
В соответствии с указанными данными в назначении использования расчет получился следующим:
- 5 (количество халатов) * 350 (цена одного халата) / 18 (срок полезного использования) = 97,22 рублей.
Отчетность
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11.1 за октябрь 2017 года. Обратите внимание, что для уточнения наличия спецодежды и спецоснастки на складе нужно использовать счет 10.10.
На приведенном ниже рисунке мы видим не только какая сумма была по халату в конце и начале октября, но и погашенные 97,22 рублей.
Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2018-2019 годах требуется производить с применением установленных сроков и норм ее использования. О них мы и расскажем в нашей статье. А также подскажем, какими проводками следует отражать эту операцию.
Условия, учитываемые при списании спецодежды
Бухгалтерский учет спецодежды регулируется приказом Минфина РФ «Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды» от 26.12.2002 № 135н (далее — методические указания № 135н).
Спецодеждой признаются одежда, обувь и предохраняющие приспособления для работников, используемые в обязательном порядке при проведении вредных, опасных, грязных или связанных с высокими (низкими) температурами работ (пп. 2, 7, методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ).
Об обеспечении средствами защиты читайте в статье «Какие обязанности работодателя в охране труда?» .
О документальном оформлении выдачи спецодежды читайте в статье «Личная карточка учета выдачи СИЗ - бланк заполнения 2018 - 2019» .
При списании спецодежды учитываются определенные условия. Изучим их на простом примере.
Пример
ООО «Дизайн Ремонт», предоставляющее услуги по ремонту квартир, в мае закупило для работника, проводящего малярные работы, одежду:
- защитный костюм;
- головной убор;
- перчатки;
- защитные очки.
Условия |
Защитный костюм |
Головной убор |
Перчатки |
Защитные очки |
Стоимость без НДС, руб. / шт. (пару) |
||||
Количество |
12 пар |
|||
Относится к спецодежде? |
||||
Пп. 2, 7, 8 методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ, п. 40 приказа Минфина РФ «О типовых нормах выдачи спецодежды во всех видах деятельности» от 09.12.2014 № 997н (далее — типовые нормы № 997н) |
||||
Срок эксплуатации спецодежды, мес. |
До износа, не больше 12 мес. |
|||
П. 26 методических указаний № 135н, п. 40 типовых норм № 997н + п. 9 приказа «О типовых нормах выдачи спецодежды на ремонтно-строительные работы» от 16.07.2007 № 477 — уточнение по защитным очкам |
||||
Специфика списания спецодежды в бухгалтерском учете |
(примечание: по спецодежде со сроком эксплуатации > 12 мес. — равными долями в течение срока эксплуатации) |
|||
Пп. 21, 26 методических указаний № 135н |
||||
Специфика списания спецодежды в налоговом учете |
При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации |
При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке (т. к. срок эксплуатации перчаток менее 1 отчетного периода) |
При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации |
|
Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ |
||||
На какие расходы относится спецодежда в бухгалтерском учете |
На производственные (или прочие — при досрочном прекращении производственных работ) |
|||
Пп. 27, 33 методических указаний № 135н |
||||
На какие расходы относится спецодежда в налоговом учете |
На материальные — на основании документального подтверждения наличия условий труда, требующих применения спецодежды и определяемых при их специальной оценке |
|||
Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ |
Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации. Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб. При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.
Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока
Пример (продолжение)
В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.
Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.
После начала эксплуатации спецодежды произошли события:
Период |
События |
Сумма износа, списанная до порчи спецодежды |
Сумма к списанию после порчи спецодежды |
Списание оставшейся стоимости спецодежды в бухгалтерском учете |
Обоснование |
Сентябрь |
Испорчен костюм без возможности восстановления не по вине работника |
430 руб. = 1 290 / 12 мес.× 4 мес. (июнь — сентябрь) |
860 руб. = 1 290 - 430 |
Финансовые результаты |
П. 41 методических указаний № 135н, п. 30 методических указаний по учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н |
Октябрь |
Утерян головной убор по вине работника |
133 руб. = 320 / 12 мес.× 5 мес. (июль — октябрь) |
187 руб. = 320 - 133 |
На расчеты с работником по возмещению ущерба |
П. 41 методи-ческих указаний № 135н |
Ноябрь |
Безвозвратно испорчены 12 пар перчаток не по вине работника |
1 560 руб.= 130 × 12 пар |
0 руб. |
Не осуществляется, т. к. стоимость перчаток списана в полной сумме в мае в составе производственных затрат |
Пп. 21, 41 методических указаний № 135н |
Декабрь |
Продан костюм, введенный в эксплуатацию в сентябре, в связи с окончанием деятельности по ремонту квартир |
322,50 руб. = 1 290 / 12 мес. × 3 мес. (октябрь — декабрь) |
967,50 руб. = 1 290 - 322,50 |
На прочие расходы |
П. 33 методических указаний № 135н |
Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учетах
По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.
Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).
Об оценке условий труда читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)?» .
Списание спецодежды в бухгалтерском учете производится на основании фактически произведенных затрат на ее покупку (производство) (п. 20 методических указаний № 135н).
Порядок отнесения спецодежды на материальные расходы в налоговом учете утверждается работодателем самостоятельно — в полном объеме на дату начала ее эксплуатации либо в течение нескольких отчетных периодов после начала применения (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Нормы расходования спецодежды в НК РФ, как и в правилах бухгалтерского учета, не зафиксированы. Но позиция Минфина РФ (письма от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763) указывает на то, что предельная величина отнесения эксплуатируемой спецодежды на расходы в налоговом учете должна определяться организациями на основании норм, зафиксированных законодательством, либо внутренними актами работодателя.
При необоснованном превышении норм списания спецодежды возникают постоянные разницы между налоговым и бухгалтерским учетами спецодежды.
Формируемые при списании спецодежды проводки в бухгалтерском учете
По плану счетов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, движения по спецодежде фиксируются на счете 10, субсчетах «Спецодежда на складе» и «Спецодежда в эксплуатации».
Для контролируемого учета эксплуатируемой спецодежды, списываемой в разовом порядке при вводе в эксплуатацию, можно ввести забалансовый счет «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 методических указаний № 135н).
Пример (продолжение)
ООО «Дизайн Ремонт» отразило проводки по списанию спецодежды:
Период |
Действия |
Сумма |
||
Оприходована спецодежда на склад |
10 «Спецодежда на складе» |
5 420 руб. = 1 290 × 2 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1 |
||
Передана спецодежда в эксплуатацию |
|
10 «Спецодежда на складе» |
4 130 руб. =1 290 × 1 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1 |
|
Июнь |
Отражен износ спецодежды за месяц |
10 «Спецодежда в эксплуатации» |
214 руб. = 1290 / 12 + 320 / 12 + 960 / 12 |
|
Списана стоимость перчаток |
10 «Спецодежда в эксплуатации» |
1 560 руб. = 130 × 12 |
||
Отражена стоимость перчаток на забалансе |
|
1 560 руб. |
||
Сентябрь |
Списана остаточная стоимость костюма |
10 «Спецодежда в эксплуатации» |
860 руб. |
|
860 руб. |
||||
Октябрь |
Списана остаточная стоимость головного убора |
10 «Спецодежда в эксплуатации» |
187 руб. |
|
187 руб. |
||||
Ноябрь |
Списана стоимость перчаток с забаланса |
012 «Спецодежда в эксплуатации» |
1 560 руб. |
|
Декабрь |
Списана остаточная стоимость проданного костюма |
10 «Спецодежда в эксплуатации» |
967,50 руб. |
Итоги
Порядок отражения в учете списываемой стоимости спецодежды зависит от сроков ее эксплуатации и причин списания — в разовом порядке либо в течение срока эксплуатирования; на производственные (или прочие) расходы либо на расчеты с виновными лицами. Зафиксированные законодательством или внутренними документами организации нормы регулируют лимит списания спецодежды в налоговом учете.
Когда и кому выдавать спецодежду
Спецодежда - это средство индивидуальной защиты. Такую одежду обязательно надо выдавать тем сотрудникам, которые заняты на работах:
- с вредными и (или) опасными условиями труда;
- в особых температурных условиях;
- связанных с загрязнением.
Об этом сказано в абзаце 6 части 2 статьи 212 и статье 221 Трудового кодекса РФ.
Выдавать сотрудникам спецодежду надо по Правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. При этом типовыми отраслевыми нормами установлены профессии, для которых спецодежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования.
Бывает также, что сотрудникам выдают одежду, не предназначенную для защиты от каких-либо вредных факторов. Лишь с той целью, чтобы продемонстрировать принадлежность к конкретной организации или соблюсти фирменный стиль. Такую одежду считают форменной . Ее выдают определенным категориям сотрудников - по перечню, предусмотренному законодательством или локальными документами работодателя. В отношении такой одежды правила для спецодежды не действуют, ее учитывайте по-другому .
Можно ли выдавать сверх отраслевых норм
Для улучшения условий работы сотрудников можно отступить от отраслевых правил. Так, по своей инициативе можно:
- чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;
- заменить спецодежду другим ее видом. Для этого в региональную инспекцию труда направьте письменный запрос. В нем обоснуйте, чем вызвана такая необходимость. И только после того как получите положительный ответ, можно будет выдать сотрудникам другую спецодежду. Если замена не носит принципиального характера, например вместо куртки выдаете ветровку, то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320);
- выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого придется провести специальную оценку условий труда. Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды будет обоснована. Порядок проведения такой оценки установлен Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.
Все это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ, пунктов 6, 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Где закрепить порядок выдачи спецодежды
Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре или Правилах трудового распорядка. При этом нужно утвердить следующие данные:
- перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда, с загрязнением;
- нормы выдачи спецодежды по каждой должности;
- срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.
Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н, а также часть 4 статьи 189 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.
По каким правилам выдавать спецодежду
Работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств и выдавать ее сотрудникам бесплатно. Такое требование установлено в части 3 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
В некоторых случаях спецодежду можно приобрести за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний .
Комбинезоны, каски, сапоги, противогазы и прочая спецодежда и средства индивидуальной защиты должны быть сертифицированы. Поэтому, приобретая их, нужно убедиться в наличии сертификатов соответствия. Выдавать сотрудникам несертифицированные средства индивидуальной защиты нельзя. Это следует из части 6 статьи 215, части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункта 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Если не обеспечить сотрудников спецодеждой, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. В этом случае наказать их в рамках дисциплинарной ответственности не получится. Более того, работодатель обязан оплатить сотрудникам время простоя. Об этом сказано в части 6 статьи 220 Трудового кодекса РФ и пункте 11 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. Они не вправе выносить ее за пределы рабочего места. Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден. Например, на лесозаготовках. Тогда спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Для хранения спецодежды оборудуйте специальные помещения - гардеробные. Такое указание есть в пунктах 30, 31 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Зимнюю спецодежду выдавайте с наступлением холодов. С наступлением теплого времени года ее нужно собрать и определить на хранение до следующего сезона. При этом в нормативные сроки носки сезонной одежды включено время ее хранения. Убедиться в этом вы можете в пункте 21 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Например, вот какой порядок предусмотрен в Москве и Московской области в электротехническом производстве для водителей электротележки при наружных работах зимой. Им нужно выдать дополнительную куртку на утепляющей прокладке. Срок использования такой куртки установлен в 2,5 года. В этот срок входит время, в течение которого спецодежда находится на хранении. Таким образом, если куртка была выдана сотруднику 16 ноября 2015 года, то заменить ее нужно 16 мая 2018 года. Такие указания есть в типовых отраслевых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63, и типовых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 декабря 1997 г. № 70.
Ответственность за нарушение правил выдачи спецодежды
Внимание: за необеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты предусмотрена административная ответственность.
Предпринимателей, организации и их руководителей могут серьезно оштрафовать за такое нарушение. Но только если средства индивидуальной защиты отнесены ко 2-му классу риска в соответствии с техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 878. Например, это может быть обувь от проколов и порезов, каски защитные, щитки или очки сварщика и т. п.
Размеры штрафов в таком случае составят:
- от 130 000 до 150 000 руб. - для организаций;
- от 20 000 до 30 000 руб. - для должностных лиц или предпринимателей.
Если же нарушение будет совершено повторно, то размер штрафа будет больше:
- от 100 000 до 200 000 руб. - для организаций;
- от 30 000 до 40 000 руб. - для должностных лиц или предпринимателей.
Кроме того, за неоднократное нарушение вместо штрафа могут быть применены более жесткие меры административного наказания в виде:
- приостановления деятельности на срок до 90 суток - для организаций и предпринимателей;
- дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет - для должностных лиц.
Такой порядок установлен частями 4, 5 и примечанием к статье 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Наказать руководителя может трудовая инспекция или суд по ее заявлению. Инспекторы могут обнаружить нарушение в ходе проверки или узнать о нем из жалобы сотрудника.
Как поступить со спецодеждой, которую вернули
Поскольку право собственности на спецодежду остается за работодателем, сотрудник обязан вернуть ее:
- при увольнении;
- при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.
Об этом сказано в пункте 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду.
Как вести учет спецодежды
Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).
В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:
- учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств (письмо Минфина России от 12 мая 2003 г. № 16-00-14/159);
- списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.
Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице . Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета.
Совет : По возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у вас не возникнут временные разницы и отложенные налоговые активы.
В учетной политике для целей бухучета запишите: «Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».
В результате временные разницы могут возникать только по спецодежде со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб. Ведь в налоговом учете организация вправе самостоятельно определить порядок списания спецодежды. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов по мере выдачи сотрудникам одежды (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Если в налоговом учете спецодежду вы спишете единовременно, то бухучете такие расходы отражайте равномерно в течение срока использования спецодежды.
Отложенное налоговое обязательство, рассчитанное с временной разницы, отразите проводкой:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
- отражено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.
Ежемесячно по мере списания стоимости спецодежды в бухучете делайте проводку:
Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- погашено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.
Бухучет спецодежды в составе материалов
Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:
Дебет 10-11 Кредит 10-10
- выдана спецодежда в пользование сотрудникам.
Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:
- требование-накладную по форме № М-11;
- лимитно-заборную карту по форме № М-8;
- накладную на отпуск материалов на сторону по форме № М-15;
- ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.
Все эти формы есть в указаниях, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Сам же порядок их применения установлен в пунктах 19 и 20 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
- списана стоимость спецодежды.
Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику. Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации. Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи при инвентаризации .
Дебет 10-10 Кредит 10-11
- возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).
Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.
При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт. Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты , кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Пример отражения в бухучете операций по приобретению, выдаче и списанию спецодежды
В декабре 2014 года ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства:
- куртку на утепляющей подкладке (срок носки - 24 месяца) стоимостью 2832 руб. (в т. ч. НДС - 432 руб.);
- брезентовый костюм (срок носки - 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.).
В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.
В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью не более 40 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет не более 40 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно.
В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 10-10 Кредит 60
- 3400 руб. (2832 руб. - 432 руб. + 1180 руб. - 180 руб.) - приобретена спецодежда;
Дебет 19 Кредит 60
- 612 руб. (432 руб. + 180 руб.) - учтен НДС со стоимости спецодежды;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 612 руб. - принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;
Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 3400 руб. - выдана спецодежда сотруднику;
Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость брезентового костюма.
Стоимость куртки бухгалтер «Мастера» списывает равномерно в течение 24 месяцев с момента выдачи сотруднику. Ежемесячно начиная с декабря 2014 года он делает проводку:
Дебет 20 Кредит 10-11
- 100 руб. (2400 руб. : 24 мес.) - стоимость куртки учтена в составе расходов.
Поскольку в ноябре 2015 года нормативный срок носки брезентового костюма истек, сотруднику был выдан новый комплект. При этом поношенный брезентовый костюм списан на основании акта. Куртка на утепляющей подкладке будет списана в ноябре 2015 года.
Бухучет спецодежды в составе ОС
Спецодежду, учтенную в составе основных средств, отражайте на счете 01 - на одном из двух субсчетов: «Основные средства на складе» или «Основные средства в эксплуатации». При выдаче спецодежды сотрудникам составьте акт по форме № ОС-1 и сделайте проводку:
Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
- передана в пользование сотрудникам спецодежда.
Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 02
- начислена амортизация по спецодежде.
Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:
Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
- возвращена спецодежда на склад.
Когда будете списывать спецодежду, учтенную в составе основных средств, можете составить акт по форме № ОС-4. Она есть в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
Списание спецодежды, учтенной в качестве основных средств, отразите проводкой:
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
- списана спецодежда.
По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. При этом проводки зависят от того, как вы учитываете спецодежду - в составе материалов или основных средств.
Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако, если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д., ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда.
Ситуация: как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника. Сотрудник вернул спецодежду на склад ?
Если она полностью изношена - спишите единовременно. Если нет - приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику.
Такой случай не предусмотрен в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н. Поэтому нужно ориентироваться на правила и порядки, предусмотренные другими нормативными документами.
Для спецодежды, годной к использованию, можно применить порядок, который действует для основных средств, законсервированных на срок более трех месяцев. То есть приостановить списание расходов вплоть до того, как бывшую в употреблении спецодежду выдадут новому работнику. Для основных средств это предусмотрено в пункте 23 ПБУ 6/01.
Для изношенной же спецодежды можете воспользоваться другими нормами. Так, если инвентаризационная комиссия установит, что возвращенная спецодежда изношена и непригодна для дальнейшего использования, то остаточную стоимость можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены - списать на прочие расходы на счет 91-2. Такой порядок следует из положений пунктов 34 и 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункта 11 ПБУ 10/99.
Ситуация: как отразить в бухучете реализацию сотруднику ранее выданной ему спецодежды ?
Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся.
Об этом сказано в пункте33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной в договоре купли-продажи. Такой порядок прописан в пункте 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Реализацию сотруднику отразите по кредиту субсчета 91-1 в корреспонденции со счетом 73. При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет субсчета 91-2 (Инструкция к плану счетов).
Если спецодежду учитываете в составе материалов, то сделайте следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 91-1
- отражена выручка от реализации спецодежды;
Дебет 91-2 Кредит 10-11
- списана остаточная стоимость спецодежды;
Дебет 50 Кредит 73
- внесены деньги в кассу сотрудником.
Если выкупленная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты сотрудника, то сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 73
- удержана из зарплаты сотрудника стоимость спецодежды.
Если спецодежда учитывалась в составе основных средств, то реализацию спецодежды отразите так:
Дебет 73 Кредит 91-1
- отражена реализация спецодежды сотруднику;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с реализации спецодежды;
Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
- списана первоначальная стоимость спецодежды, учитываемой в качестве основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
- списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
- отражена остаточная стоимость спецодежды;
Дебет 50 (70) Кредит 73
- оплачена стоимость спецодежды сотрудником.
Это следует из Инструкции к плану счетов.
Ситуация: как отразить в бухучете списание спецодежды, если она износилась раньше установленного для нее срока ?
Стоимость такой одежды в бухучете спишите в прочие расходы.
Такой порядок предусмотрен в пункте 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
При этом определить непригодность спецодежды и принять решение о ее списании должна инвентаризационная комиссия (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).
Затраты, связанные со списанием с баланса спецодежды, также отражайте в составе прочих расходов. Сделайте это в том отчетном периоде, к которому они относятся. Об этом сказано в пункте 33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 11 ПБУ 10/99.
При списании спецодежды сделайте проводки:
Дебет 94 Кредит 10-11
- списана спецодежда с учета по остаточной стоимости;
Дебет 91-2 Кредит 94
- отражена в составе прочих расходов списанная спецодежда.
Такой порядок установлен пунктом 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
30.09.2016
Срок использования спецодежды на производстве регламентируется Правительством РФ. На какой срок выдается спецодежда прописано в Трудовом Кодексе и для разных типов и предназначений экипировки предусмотрены различные сроки эксплуатации.
Также ТК определяет требования к специальной одежде и виды деятельности, где ее использование необходимо. К таким видам деятельности относится производство, где работник регулярно сталкивается с вредоносными факторами, которые нельзя устранить административными или инженерными методами.
Стоит отметить, что работодатель должен и за свой счет, своевременно обеспечивая работников заменой. В случае порчи спецодежды из-за неосторожности работника или неправильной ее эксплуатации, он должен сам приобрести новый комплект и использовать его до плановой замены на предприятии.
Срок эксплуатации специальной одежды в зависимости от климата
Холодные климатические зоны делятся на 5 категорий (климатических поясов). В таких районах, кроме защитной экипировки, если она необходима, работодатель должен выдать сотрудникам .
- Пояс I (-1 0С, 2.7 м/c). Утепленные куртка и брюки меняются раз в 3 года. Сапоги раз в 4 года.
- Пояс II (-9.7 0С, 5.6 м/с). Куртка и брюки заменяются раз в 2.5 года, сапоги каждые 3 года.
- Пояс III (-18 0С, 3.6 м/с). Одежда меняется раз в 2 года, обувь раз в 2.5.
- Пояс IV (-41 0С, 1.3 м/с). Куртка и штаны подлежат замене раз в 1.5 года, обувь раз в 2 года.
- Особый (-25 0С, 6.8 м/с). Смена происходит аналогично с 4 категорией. Вдобавок выдаются полушубок на 4 года, шапка на 3 года, рукавицы на 4 года.
Особенности выдачи спецодежды на производстве
Сроки использования спецодежды различаются для разных профессий, должностей и сфер деятельности. К примеру, электромонтеры получают по 12 пар перчаток в год.
Если профессия не связана напрямую с производством, то замена спецодежды происходит реже. К примеру, инженеры и прорабы в сфере электромонтажа получают лишь 3 пары перчаток на год.
Отдельно стоят каски для защиты от механических повреждений. Они выдаются на неограниченный срок и заменяются лишь при повреждении. Вместе с каской рабочий получает подшлемник, который меняется раз в год, и утепленный подшлемник для зимнего сезона, который носится 2 года.
Обязательное условие выдачи спецодежды – подходящий размер. Одежда не должна сковывать движений работника, что может привести к опасной ситуации.
Срок использования спецодежды в быту
Если вы используете спецодежду в быту, к примеру, для выполнения работ по дому, то срок носки такой спецодежды определяется лично вами.
Исключение составляет защитная экипировка – ради вашей же безопасности, она всегда должна соответствовать стандартам и заменяться при любых повреждениях. Помимо этого условия, срок службы спецодежды для личного использования ничем не ограничен.