Что нужно заверить документы нотариуса. Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов - нотариальное действие, при совершении которого нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате» (глава XIII). У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. Заверение копии документа, выданного от имени физического лица, осуществляется только при условии, что подлинность подписи гражданина под документом засвидетельствована нотариусом или уполномоченным должностным лицом. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть нотариально засвидетельствована или выдана юридическим лицом. Копия документа от юридического лица должна быть выполнена на официальном бланке, скреплена печатью организации и иметь отметку о том, что оригинал хранится у юридического лица.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» (статья 45) нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
- имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
- выполнены карандашом;
- содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
- являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
- любых договоров, оформленных в простой письменной форме (свидетельствование копий таких документов осуществляется органами государственной регистрации);
- дипломов об образовании без регистрационного номера, а также имеющих только одну подпись должностного лица или не имеющих никаких подписей;
- выписок из зачетных ведомостей без предоставления нотариусу оригинала диплома;
- медицинских документов, содержащих данные о психических и иных заболеваниях (перечень заболеваний содержится в приказе Минздрава);
- документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
- документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты и пронумерованы.
Заверить копию документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа. Исключение составляет заверение копии такого документа как паспорт. Для свидетельствования подлинности копии паспорта необходимо личное присутствие его владельца. Несовершеннолетний гражданин, имеющий паспорт, может заверить у нотариуса только копии своих личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, документов об образовании). Для свидетельствования копий документов необходимо предоставить нотариусу оригиналы, полностью совпадающие с копией. Перед заверением копий документов нотариус должен убедиться в подлинности и законности документов, проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
Заверение копий документов совершается нотариусом в соответствии с ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате» (раздел II, глава XIII, статьи 77-79). В законе прописано, как заверить копию документа или выписку из него, как свидетельствовать верность копии с копии документа.
Заверение копий документов
- достаточно распространенная правовая процедура в практике нотариусов. Необходимость в совершении данного нотариального действия ни у кого не вызывает сомнений. Копии официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариально, требуют различные организации и государственные органы. Для совершения какой-либо операции в процессе работы юридическому лицу часто требуются заверенные нотариусом копии документов и выписки из них. Например, без копий учредительных документов банк не откроет для юридического лица расчетный счет. У граждан необходимость в заверенной копии документа может возникнуть при обращении в учреждение или организацию. Копия паспорта, заверенная нотариусом, может потребоваться для представления по месту работы и учебы, а также в различные контролирующие органы, социальные учреждения и кредитные организации.
Как правильно заверить копию документа, чтобы бумага обрела законную юридическую силу?
Нотариус совершает заверение копий документов, выданных государственными органами, юридическими лицами и гражданами. Документ, представляемый нотариусу для свидетельствования верности копии, не должен противоречить законодательным актам РФ. Заверить копию документа, выданного физическим лицом, можно только при условии, что на оригинале документа подлинность подписи данного гражданина засвидетельствована нотариусом, либо другим должностным лицом, в установленном законом порядке имеющим право совершать подобные действия.
Нотариальное свидетельствование верности выписки из документа допускается только в случае, если сам документ включает решения нескольких отдельных вопросов, никак не связанных между собой. Выписка из документа должна содержать полный текст определенного вопроса.
Представляемые нотариусу копии документов для свидетельствования верности копии с копии должны быть нотариально заверены. Если копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит и оригинал документа, свидетельствование нотариусом копии документа, с которого будет заверяться копия, не обязательно. Но копия от юридического лица должна быть оформлена на фирменном бланке, скреплена печатью и иметь отметку о том, что оригинал документа находится в данной организации.
За заверением копий документов в нотариальную контору может обратиться любое лицо, даже не являющееся владельцем документа. Исключение составляет заверение копии паспорта. Нотариус свидетельствует верность копии паспорта только при обращении владельца удостоверения личности.
Заверяет нотариус копии только тех документов, которые соответствуют требованиям статьи 45 ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате».
Нотариус не вправе заверить копию документа, который исполнен карандашом, либо имеет неправильно оформленные исправления (зачеркнутые слова, приписки, подчистки или другие исправления). Текст и реквизиты документа, копию или выписку которого необходимо заверить, должны быть написаны четко и ясно, не содержать нечитаемых фрагментов, нечетких печатей и подписей.
Для заверения нотариусом копий учредительных и других документов, объем которых превышает один лист, требуется, чтобы листы данных документов были прошиты и пронумерованы, скреплены подписью должностного лица и печатью.
Нотариус не заверяет копии документов:
- договоров, составленных в простой письменной форме;
- медицинских документов и выписок из медицинских карт, содержащих сведения об определенных заболеваниях (психических и иных болезнях в соответствии с установленным перечнем Минздрава);
- неправильно оформленного диплома об образовании (без государственного регистрационного номера, без подписей или с одной подписью);
- зачетной ведомости (если не представляется оригинал документа об образовании);
- документов с грифом «секретно» и документов, копии с которых делать запрещено;
- документов, составленных на иностранном языке, и документов, не легализованных на территории РФ.
Мир официальных бумаг всегда сложен и далеко не каждый документ можно посчитать действительным без наличия печати соответствующих органов.
Одним из таких органов считается нотариальная контора.
Но, как и у любого отдела, у нее имеются свои правила, касающиеся того, какие документы обрабатываются, а какие нет, и сколько стоит заверить документ у нотариуса.
Очень важно обращать на это внимание, поскольку в дальнейшем при возникновении спорных ситуаций всегда можно обратиться в суд и разрешить дело в свою пользу при наличии доказательной документации, имеющей полную юридическую силу.
Какие документы заверяет нотариус? Перечень документов, требующих нотариального заверения, ограничен. В этот список входят:
- принятие наследства;
- копии документов;
- брачные контракты;
- переводы документов с иностранных языков;
- оформления доверенностей с передачей прав на другого человека;
- договоры ренты и пожизненного содержания;
- договоры продажи недвижимости в случаях, когда в числе владельцев более 1 человека;
- долевая купля-продажа недвижимости;
- разрешения от родителей на вывоз детей, не достигших 16-летнего возраста, за пределы РФ;
- регистрации ООО;
- иные типы документов, которые в соответствии с совместным решением сторон, оформлялись с условием нотариального заверения, причем данное условие должно быть прописано в теле документа либо в дополнительном соглашении.
В случае самостоятельного составления документов сторонами соглашения бумаги будут иметь юридическую силу, даже если они не были заверены у нотариуса.
Для этого документы должны быть составлены грамотно с юридической точки зрения, а также содержать подписи обеих сторон соглашения.
Но при отсутствии должного опыта или знаний лучше обратиться к нотариусу для проверки грамотности составления и заверения оформленных бумаг.
Однако, прежде чем идти к нотариусу, необходимо заранее узнать, какой дополнительный список документов необходим для того, чтобы нотариальное заверение было выполнено.
Какие документы не заверяет нотариус
Несмотря на то, что список заверяемых документов довольно широк, имеется ограничение по тому, какие бумаги нотариус имеет право заявлять, а какие нет.
Это регламентируется статьей 45 закона о нотариате.
В данный список входят:
- Документы с заламинированными поверхностями. Данное правило связано с тем, что указанная обработка не позволяет определить подлинность документа. Он, в соответствии с Законодательством, в принципе не будет считаться действительным.
- Документы, подпись на которых выполнена при помощи факсимильного штампа, либо светокопирования, либо иного технического способа создания подписи.
- Документ, созданный за рубежом, но не прошедший легализацию в соответствии с Законодательством. Либо же не соответствующий требованиям международных соглашений.
- Документ, в составе которого имеется несколько листов, но при этом они не пронумерованы, не прошиты и не скреплены печатью. А также, если на них отсутствует подпись должностного лица, наделенного соответствующими полномочиями.
- Документы с нарушенной целостностью, когда имеются нечитаемые фрагменты текста, неразборчивые печати либо реквизиты и подписи лиц, которые могут привести к неверному пониманию содержания документа и поставить под вопрос его подлинность.
- Документ, одна или несколько частей которого написаны карандашом.
- Документы, в тексте которых присутствуют исправления, приписки, зачеркнутые слова, подчистки либо другие исправления, но при этом не стоит печати «Исправленному верить». Такая бумага также считается недействительной.
О сроках и ценах
Сколько стоит заверить копию документа у нотариуса (доверенность или другие документы)?
У многих граждан возникает вопрос, сколько времени действительна заверенная копия того или иного документа.
В соответствии с Законодательством, она имеет юридическую силу до того момента, пока действителен оригинал.
Но если после момента заверения прошло много лет, то далеко не во всех инстанциях такую копию смогут принять. Могут возникнуть сомнения в существовании изначального документа. Поэтому потребуется либо принести оригинал, либо создать и заверить новую копию.
В качестве примера такой ситуации можно рассмотреть заверенное свидетельство о браке. Брак мог быть уже давно расторгнут, но заверенная копия документа осталась на руках у владельца. Либо заверенное свидетельство о рождении. Юридически неправильно, если, например, оригинал был потерян через год после заверения копии, при этом ее выдают в дальнейшем за копию существующего документа.
Теперь стоит рассмотреть более подробно расценки на услуги нотариуса по заверению документов.
По Законодательству величина суммы, которую необходимо уплатить в нотариальной конторе за ту или иную услугу, составляется из двух частей:
- Нотариальный тариф. Он диктуется Законодательством РФ и един для всех нотариальных контор.
- Оплата правовой и технической работы. Определяется каждым нотариусом самостоятельно, но с точки зрения статистики имеет примерно одинаковые суммы. Различия могут быть только в случае, если конторы находятся в разных регионах, либо какой-либо конкретный нотариус определяет другой уровень оценки стоимости работы.
Ниже описаны несколько примеров размера нотариального тарифа (стоимость):
Какое действие необходимо выполнить | Величина нотариального тарифа |
Договор ипотеки жилого помещения | 0,5% от суммы договора. При этом уплачиваемый тариф должен находиться в интервале от 300 рублей до 20 000 рублей. |
Договор купли-продажи доли и залога доля в уставном капитале общества, сторонами которого являются физ. лица |
|
Брачный договор | 500 р. |
Выдача свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию:
|
|
Доверенности для совершения сделок | 200 р. |
Кто имеет право заверять доверенность кроме нотариуса?
Нередко бывают ситуации, при которых лицо, желающее заверить доверенность, не может обратиться напрямую к нотариусу по тем или иным причинам. Примером тому может быть отсутствие нотариальной конторы на территории населенного пункта, где проживает лицо, составившее доверенность.
- Главный старший и дежурный врачи военного госпиталя или военного санатория для военнослужащих.
- Командиры военных частей, либо начальники одноименных учебных заведений. Они могут заверить доверенность для самого военнослужащего, а также для членов его семьи.
- Руководители организаций для своих работников.
- Родители, опекуны или попечители в случае для несовершеннолетних детей.
- Директора обычных учебных заведений. Это распространяется на заверение доверенностей для обучающихся или работников данных заведений.
- Главврач стационарного или гражданского медицинского учреждения - для тех, кто находится на лечении, в связи с получением заработной платы или иных платежей.
- Начальники колонии, тюрьмы или следственного изолятора составляют доверенности для тех, кто лишен свободы.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что нужно быть внимательным к тому, будут ли самостоятельно составленные документы действительными. Данную информацию необходимо знать, поскольку можно оказаться в ситуации, когда юридическая сила документа будет важна.
Заверение копий документов - нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа и его копии, предъявленных нотариусу. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает соответствие текста и реквизитов копии документа тексту и реквизитам оригинала. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них осуществляется нотариусами в соответствии с положениями ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате» (ст. 77-79).
Заверение копий документов имеет большое значение в защите интересов и реализации прав физических и юридических лиц. Гражданину может потребоваться заверить копию документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, и для совершения различных сделок с имуществом. Свидетельствование верности копий документов нотариусом не менее важно и для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Заверенные нотариусом копии требуются для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств.
Заверение копий документов нотариусом осуществляется только при предъявлении подлинников документов, содержание и оформление которых не противоречит законодательным актам РФ. Заверить копию документа может любой гражданин, не обязательно являющийся владельцем представляемых документов. В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус проверяет личность гражданина, обратившегося за заверением копий документов. Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.
Перед тем, как заверить копию документа , нотариус должен удостовериться, что содержание оригинала документа соответствует требованиям действующего законодательства РФ и что свидетельствование верности копии или выписки из данного вида документов разрешено законом. Для свидетельствования верности копии нотариус должен владеть языком, на котором составлен документ, или иметь перевод документа, оформленный надлежащим образом.
Законом запрещается нотариальное заверение копий
:
- документов, на которых есть указание на то, что документ не подлежит копированию;
- документов, имеющих гриф секретности;
- медицинских документов, содержащих информацию о психических и иных заболеваниях (в соответствии с приказом Минздрава);
- договоров в простой письменной форме, на которых подлинность подписей участников не удостоверена нотариально;
- дипломов об образовании, на которых не проставлен регистрационный номер, нет подписей должностных лиц, либо содержится только одна подпись;
- выписок из зачетной ведомости без представления диплома;
- документов, составленных за пределами РФ и не легализованных в соответствии с требованиями международных договоров.
К содержанию и оформлению документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать у нотариуса, также предъявляются определенные требования. Не свидетельствуются нотариусом копии документов, в которых:
- есть зачеркнутые слова, дописки, подчистки, не оговоренные исправления;
- отдельные фрагменты или весь текст выполнены карандашом;
- нарушена целостность;
- содержатся нечитаемые фрагменты текста, нечетко исполненные печати и подписи должностных лиц, либо иные повреждения, не позволяющие однозначно толковать содержание документа или дающие основания сомневаться в подлинности документа;
- подпись должностных лиц выполнена с использованием технических средств (факсимильный штамп, светокопирование);
- заламинирована поверхность, что не позволяет точно определить подлинность документа.
Для заверения нотариусом копии документа, объем которого больше одного листа, необходимо чтобы листы документа были прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.
Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии, что копия документа заверена в нотариальном порядке, либо выдана юридическим лицом, которому принадлежит и оригинал документа.