Акт ревизии оборудования. Акт ревизии: образец
– документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт проверки финансово-хозяйственной деятельности. Хозяйственная финансовая деятельность лиц, которые проводят внешнеэкономические операции, которые подлежат экспортному контролю, должна проверяться в согласии с 17 статьей Федерального закона ФЗ «Об экспортном контроле» от 18.07.1999. Проверка проводится на основе соответствующего предписания, дата и номер которого указывают в акте, который составлен по результатам проверки.
Акт проверки хозяйственной финансовой деятельности составляют уполномоченные лица, которые имеют право восстребовать документы, которые необходимы для проверки.
Если в течение предыдущей проверки были выявлены недостатки и нарушения, в акте указывают, исполнено ли решение по их устранению.
Назначение проверки
Проверки финансовой деятельности предприятия проводятся, когда необходимо составить исчерпывающую картину состояния компании. При проверке должны быть досконально проанализированы все направления деятельности, для чего необходимо изучить:
документы, подтверждающие право собственности на недвижимость или правильность оформления аренды помещений;
отчеты бухгалтерии;
материальные активы;
наличие задолженностей;
совершенные и текущие финансовые операции с акциями и ценными бумагами и т. д.
Инициировать проверку может инвестор, как заинтересованное лицо, контролирующие органы или собственник.
Задачи проверки
В процессе проверки происходит оценка:
достоверности информации о хозяйственной деятельности компании;
соответствия документов компании требованиям закона;
правдивости и точности информации, содержащейся в инвестиционной документации;
доходности и конкурентоспособности компании;
целесообразности избранной компанией стратегии развития;
рисков, связанных с покупкой компании или ее инвестированием.
При принятии решения об инвестировании компанию потенциальный инвестор должен составить объективную оценку рентабельности предстоящих финансовых вложений.
Порядок осуществления проверки
Для поведения проверки финансово-хозяйственной деятельности заинтересованные лица в подавляющем большинстве случаев обращаются к аудиторским компаниям, так как только сторонняя организация может справедливо оценить состояние дел предприятия.
В рабочую группу для проведения проверки обычно включаются консультант, бухгалтер, аналитик, аудитор и юрист. По результатам сбора и тщательного анализа деятельности компании составляется промежуточный отчет по каждому из направлений деятельности. При желании заказчика данные могут быть сведены в общий отчет.
Как правило, в ходе проверки исследуются следующие вопросы:
система хозяйственного учета, контроля и анализа на предприятии;
законность всех финансовых операций;
выдача и получение денег, подлинность выполненных работ и совершенных сделок;
сравнение данных бухгалтерского учета с теми сведениями, которые представлены в отчетности и балансе;
сопоставление информации об операциях и хозяйственных процедурах, связанных с ними;
сравнение записей о банковских выплатах и счетах с информацией, предоставленной банком.
Довольно часто проблемы в финансовой и хозяйственной деятельности компании обнаруживаются только при проведении проверки. Именно поэтому так важно перед инвестированием в компанию и для объективной оценки ее состояния осуществить комплексное и квалифицированное исследование.
По результатам анализа деятельности компании составляется акт – документ, подтверждающий факт проверки и содержащий выявленные нарушения. В тех случаях, когда никаких нарушений выявить не удалось, также составляют акт.
В этом документе обязательно должны содержаться следующие сведения:
Наименование компании (полное и сокращенное), а в случае проверки предпринимателя без образования юридического лица – фамилия, имя, отчество.
Место, в котором проверка проводилась.
Данные о проверяющих - фирме или должном лице.
Период проведения проверки (даты ее начала и завершения).
Существенные обстоятельства, относящиеся к выявленным нарушениям.
Суть нарушения.
Факты отказа в представлении документов.
Общий вывод о результатах проверки.
Акт составляют в 2 или 3 экземплярах, в зависимости от числа заинтересованных лиц. Обычно один экземпляр передается заказчику проверки, второй – проверяемой компании, а третий – проверяющим.
Образец акта проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
СТ «Лувр» за период с 01.01.2013 г. по 31.12.2013 г.
СТ «Лувр»
Курская область,
Курский район,
Юзуфовский с/с,
д. Казеково
Ревизионной комиссией СТ «Лувр» в составе:Русан И.М., Гайдук Л.И., Тымченко О.Н. по поручению внеочередного собрания садоводов СТ «Лувр» проводилась проверка финансово-хозяйственной деятельности СТ за период с 01.01.2013 года по 30.06.2015 года путем изъятия документов на основании акта приема-передачи и передачи их по описи для проверки.
12 июля 2015 г. казначей Говзич В.В. и председатель правления Зыль К.К. в нарушение решения общего собрания отказали в выдаче документов членам ревизионной комиссии.
19 июля 2015 г. было созвано внеочередное заседание правления СТ «Лувр», на котором присутствовала казначей Говзич В.В. и повторно отказалась выдать документы по акту приема-передачи.
В связи с ограниченным доступом к документам, ревизионная комиссия составила промежуточный акт проверки финансово-хозяйственной деятельности только за 2013 год.
Для проведения ревизии были запрошены все документы, касаемые финансово-хозяйственной деятельности СТ «Лувр».
Устав СТ «Лувр».
Протоколы общих собраний, протоколы заседаний правления.
Договор о материальной ответственности с председателем Зыль К.К.
Штатное расписание.
Должностные инструкции.
Трудовые договоры, договоры подряда, контракты, заключенные сработниками СТ за проверяемый период.
Ведомости выплаты зарплат.
Кассовая книга, приходно-расходные ордера, авансовые отчеты.
Выписки банка, платежки.
Договоры со сторонними организациями и частными лицами на выполнение услуг, акты выполненных работ, ведомости выплаты денежных средств по договорам подряда.
Книга учета электроэнергии (по участкам).
Акты предыдущих ревизионных комиссий.
Для анализа были предоставлены следующие документы:
Устав СТ «Лувр».
Ведомости выплаты зарплат.
Частично были предоставлены приходно-расходные ордера.
Выписки банка, платежки.
Частично договоры со сторонними организациями и частными лицами на выполнение услуг (предоставлен только договор с Курскэнерго).
Ведомости по поступлению взносов садоводов.
Ведомости по поступлению денежных средств на целевые взносы.
Ревизионной комиссией просчитаны поступления членских взносов от садоводов и затраты согласно сметам и сверены с книгой доходов и расходов. В этой части расхождений не обнаружено.
Согласно ст. 40, 45 Устава СТ «Лувр», протоколы общих собраний, протоколы заседаний правления хранятся постоянно.
В предоставлении протоколов общих собраний, протоколов заседаний правления за проверяемый период, а также договора о материальной ответственности председателя, штатного расписания, должностных инструкций штатных работников, председатель правления Зыль К.К. отказал в грубой форме. С его слов из-за их отсутствия. Данный факт говорит о систематическихнарушениях Устава СТ «Лувр»Зыль К.К. за время его нахождения в должности председателя правления.
Согласно ст. 46 Устава СТ «Лувр», председатель правления избирается сроком на три года из членов товарищества. По той же причине (Зыль К.К., являясь председателем правления, категорически отказался предоставить все протоколы общих собраний) проверить законность его нахождения в должности не представляется возможным.
Трудовые договоры, договоры подряда, контракты ни с кем из штатных работников СТ не заключались. Поэтому проверить законность начисления и выплаты зарплат работникам, а также увеличение зарплат не представляется возможным.
Согласно Устава СТ «Лувр» сметы доходов и расходов товарищества, а также изменения и (или) дополнения, вносимые в них, утверждаются общим собранием.
За проверенный период председатель правления Зыль К.К., совместно с казначеем Говзич В.В. самостоятельно составляли ежеквартальные сметы и сами их утверждали. Выявленный факт говорит о преувеличении полномочий указанными должностными лицами, а также грубое нарушение Устава СТ «Лувр».
Председатель правления Зыль К.К. отказал в предоставлении всех договоров со сторонними организациями. Например, отсутствуют договоры:
Об оказании услуги по вывозу мусора. В соответствии с чем, проверить кратность и условия вывоза по договору, а также тарифы, не представляется возможным;
Договор на газоснабжение (аналогично).
За проверенный период на СТ «Лувр» накладывалась пеня за просрочку перечислений в ФСЗН:
Июль 2013 – 10335 р.
Август 2013 - 8362 р.
Октябрь – 3500 р.
Выявленный факт говорит о том, что собранные по ведомостям членские взносы, сдавались в банк не своевременно. Указанный период (июль, август, октябрь) относится к дачному сезону, это говорит о том, что поступление взносов от садоводов носит регулярный характер. К штрафным санкция со стороны ФСЗН привело халатное отношение к работе казначея Говзич В.В.
Проанализировано ведение книги учета электроэнергии по садовым участкам за период с 2013 г. по 1 квартал 2015 г. Выявлены факты не внесения оплаченных сумм через банк. Так, например, в книгу не внесены оплаты за электроэнергию по участку № 84 за весь 2014 г., по участку № 88 – частично за 2014 г. Что говорит о халатном отношении к работе казначея Говзич В.В. Выявить расхождения между фактическими оплатами и записями в книге учета электроэнергии по остальным участкам возможно только путем личной сверки каждого члена товарищества (сверить записи в садовой книжке, квитанции оплаты через банк с книгой учета электроэнергии).
В 2013 году были собраны целевые взносы для реконструкции помещения для насосной станции. Решение было принято на общем собрании в апреле 2013 г., протокол которого отсутствует.
Согласно ведомости, от членов СТ поступило 41 900 000 руб. Ведомость не закрыта, через кассу не проведена. Что является грубым нарушением законодательства РБ.
Казначеем Говзич В.В. предоставлен письменный отчет о распределении и использовании этих денежных средств, согласно которому деньги были потрачены следующим образом:
2 400 000 руб. – потрачены на строительные материалы за наличный расчет:
Кран подъемный - 1 500 000
Песок - 600 000
Кирпич, задвижки, вывоз трактором (чего?) - Количество не известно - 300 000
8 900 000 руб. – выплачены за строительные работы и работы по установке автоматики для насоса. Ведомости выплат отсутствуют.
Выдано Тарелко Р. - 1 000 000
Для строителей (получал Зыль К.К.) - 4 900 000
Выдано Назарову А.В. - 3 000 000
19 700 000 руб. – переданы председателю Зыль К.К. для покупки строительных материалов.
На сумму 10 900 00 руб. финансовые документы вообще не представлены. Пояснения по данному вопросу председатель Зыль К.К. дать отказался. Казначей Говзич В.В. пояснила, что все денежные средства по мере поступления от членов СТ, выдавала председателю под роспись и финансовые документы, подтверждающие их законное расходование, находятся у него же.
Предоставлены чеки, по которым производились покупки до принятия решения общим собранием о реконструкции помещения для насосной, принять основанием для подтверждения расходов такие чеки невозможно в связи с не соответствием дат.
Товарный чек (без даты!) на покупку прибора учета воды принять основанием для подтверждения расходов невозможно в связи с тем, этот прибор не входил в смету реконструкции, фактическое его (прибора) наличие не известно.
В отчет казначея Говзич В.В. внесена оплата штрафа установленного за административное взыскание, совершенное председателем Зыль К.К. и наложенное представителем Филиала «Энергонадзор» РУП «Курскэнерго Межрайонное отделение Курского района по надзору за электроустановками» Постановление № 200251 от 20 октября 2014 года, принять основанием для подтверждения расходов невозможно в связи с тем, что этот штраф наложен на Зыль К.К. и должен оплачиваться из его личных средств, а также в связи с тем, что штраф был наложен годом позже, после реконструкции насосной. Погашение данного штрафа денежными средствами членов садового товарищества, является грубым нарушением Устава о целевом использовании денежных средств и превышением полномочий председателя Зыль К.К. и казначея Говзич В.В.
Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются:
кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
Таким образом, товарный чек является лишь дополнением кассового чека и без чека не является основанием для подтверждения расходов.
Проанализировав представленные документы, ревизионная комиссия пришла к выводу, что на строительные материалы было потрачено 11 103 650 руб. Законным основанием принять для подтверждения расходов на покупку строительных материалов возможно только кассовые чеки на сумму 527 950 руб.
Возникли вопросы по количеству использованных материалов (цемент – 44 мешка, клей «Люкс» - 12 мешов). Дать пояснения по этим вопросам председатель правления Зыль К.К. отказался.
В сентябре 2013 года уже проводилась ревизионная комиссия по проверке отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности садового товарищества «Лувр» (а именно использование целевых денежных средств на реконструкцию насосной станции) по результатом которой, был составлен акт. Финансовые документы, подтверждающие их законное расходование предоставленные в 2013 году и в 2015 году разнятся.
Так, например, вместо чека на блоки газосиликатные 625*300*200 на сумму 4 311 600 руб., в 2015 предоставлен только товарный чек на покупку прибора учета воды на сумму 2 450 000 руб.
В связи с тем, что не все документы были представлены ревизионной комиссии, провести, полную проверку комиссия не смогла.
Исходя из вышеизложенного, ревизионная комиссия сделала следующие выводы:
1. Суммой недостачи по использованию целевых взносов членов садового товарищества «Лувр» на реконструкцию насосной станции считать 19 496 350 руб.
2. Признать хозяйственно-финансовую работу СТ «Лувр» неудовлетворительной.
3. Выразить недоверие председателю правления СТ «Лувр» Зыль К.К
4. Указать казначею Говзич В.В. на халатное отношение к своим фукнциональным обязанностям.
5. Поставить вопрос о привлечении председателя правления Зыль К.К. к материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ, в случае неисполнения решения, поставить вопрос о привлечении к уголовной ответственности как причинившего своими действиями материальный ущерб СТ «Лувр».
Предложения:
1. Привести документацию СТ «Лувр» в соответствие с законодательством РФ (ответственные – правление ТС, председатель, казначей) и Устава СТ «Лувр».
2. Запретить казначею сбор любых наличных средств (членские взносы, целевые взносы, налоги, оплата электроэнергии, оплата газовых балонов и т.д.). Членам СТ «Лувр» все оплаты производить исключительно по безналичному расчету.
3. Сумму целевых взносов прописывать в протоколах общих собраний, как в рублях, так и в конвертируемой валюте (например, доллар) по курсу НБРФ. Членам СТ, просрочившим платеж, оплачивать долг исходя из суммы в долларах. Платеж производить в рублях по курсу НБРФ на день оплаты. (ответственный - секретарь собрания).
4. Включить в должностную инструкцию казначея:
До 7 числа месяца, следующего за отчетным, предоставлять информацию о сделанных платежах, поступивших денежных средствах, остатке денежных средств на счетах СТ. Данную информацию распечатывать на бумажном носителе и вывешивать в открытый доступ на стенде, а также на сайте СТ;
5. Указать правлению, председателю правления, казначею руководствоваться в деятельности СТ «Лувр» исключительно официальными документами. Запретить покупку необходимого и оплату услуг для СТ за наличный расчет.
Ревизионная комиссия:
Русан И.М.
Гайдук Л.И.
Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.
Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.
Периодичность проведения ревизии
Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:
- Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
- Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
- Количеством материально-ответственных лиц.
- Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.
Отличия ревизии в опте и рознице
Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.
Условия отпуска и расчета | Оптовая торговля | Розничная торговля |
Оплата за товар | Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита | Оплата производится в момент выдачи товара |
Цена отпуска | Отличается в зависимости от партии | Не зависит от величины партии |
Время отгрузки (товары в пути) | Вероятна отсрочка после оформления документов | Отгрузка производится одновременно с оплатой |
Ошибки при отгрузке | Выявляются по истечении времени | Выявляются сразу |
Пересортица | Возможна по вине поставщика | Возникает по вине ответственных лиц |
Привязка данных ККМ к товарным остаткам | Остатки по складу определяются после закрытия смены | Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени |
Порядок и инструкция проведения ревизии
Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:
- Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
- Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
- Поэтапное осуществление операций.
- Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
- Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
- Порядок утверждения и места хранения акта.
В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.
Ход проверки во время ревизии
Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:
Очередность шагов | Действие | Описание |
1 | Определение состава ревизии | О начале ревизии издается приказ |
2 | Подготовка ревизионных ведомостей | Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных |
3 | Подсчет количества товара на момент ревизии | Данные вносятся в ревизионные ведомости |
4 | Расчет остатков в стоимостном выражении | Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества |
5 | Составление сличительной ведомости | Полученные данные сравниваются с показателями в учете |
6 | Получение объяснительной | Требуется при выявлении нарушений |
7 | Составление акта | Срок оформления акта устанавливается приказом |
Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.
Документальное оформление проверки
При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:
- Положение о проведении ревизий.
- Инструкция о порядке и составе действий.
- Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
- Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
- Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
- Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
- Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.
Пример приказа о внеплановом проведении ревизии
ООО «Пищевик»
Приказ о проведении ревизии
Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:
- Председателя Новикова П.П.;
Членов комиссии:
- Сидоровой А.П.;
- Виноградовой К.В.;
- Гущиной Т.П.;
Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.
К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).
Оформление акта проверки
По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.
Пример заполнения акта проверки
Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.
«Утверждаю»
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.
____________________________(подпись)
Акт ревизии отдела № 2
17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».
В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».
Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.
Приложения:
- Копия приказа на проверку.
- Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
- Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.
Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.
Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.
Степень ответственности при краже и недостаче
При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:
- Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
- Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
- Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
- Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.
К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.
Типовые ошибки при проведении ревизии
Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.
Операция | Ошибочное действие | Верное действие |
Издание приказа на проверку | Отсутствие приказа или подписей причастных лиц | Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом |
Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение | Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки | Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность |
Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии | Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей | При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам |
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?
Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.
Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?
При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.
Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?
Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓ Звонок в один клик
Грамотный учет на предприятии невозможен без проверок. Для устранения ошибок и предупреждения злоупотреблений проводятся инвентаризации и ревизии (плановые и внезапные). Такие мероприятия могут быть как внутренними, так и внешними, а их результаты принято оформлять в виде соответствующих актов.
Что такое ревизия на предприятии
Ревизией считается комплекс действий, выявляющих законность проводимых финансово-хозяйственных операций. Инспектируется обоснованность и законность проведения операций, правильность бухгалтерских проводок, отражение информации в документах.
Цели контрольных мероприятий:
- сопоставление учетных и реальных данных для выявления разниц;
- определение причин возникновения расхождений и пресечение их в дальнейшем;
- составление перечня ошибок и рекомендаций по исправлению;
- правка учетных данных на основании акта (списание недостач, оприходование излишков).
Нужно понимать, что ревизия и инвентаризация – это не тождественные понятия . Главные их отличия между собой:
- даже плановая ревизия со стороны контролирующих органов не согласовывается с руководством предприятия, а график инвентаризаций часто утверждается в приказе об учетной политике;
- инвентаризация проводится внутренними структурами, а ревизия внешними;
- ревизия контролирует законность проводимых на предприятии операций, в то время как инвентаризация выявляет разницы между сведениями учета и реальным наличием средств.
Внутренняя проверка (инвентаризация)
Перед проведением процедуры руководителем организации издается приказ о причине проведения мероприятий, целях и составе комиссии, если он не утвержден в учетной политике компании. В комиссию, обычно, включают работников бухгалтерии, руководителей отделов, работников иных структур предприятия. Внутренняя проверка проводится:
- прежде чем сдать отчетность, для представления подлинной информации;
- перед наймом нового сотрудника для передачи ему дел;
- в процессе реорганизации, банкротства, ликвидации предприятия;
- в случае порчи или кражи средств;
- при возникновении ЧП;
- перед арендой или продажей основных средств.
Проверки бывают полные или частичные. Перед тем, как сдать годовую отчетность бухгалтер проводит полную проверку. Частичные делаются при возникновении такой необходимости.
Различают плановые, внеплановые, повторные, контрольные инвентаризации. Периодичность плановых проверок фиксируется в приказе об учетной политике. Внеплановые осуществляются по приказу учредителя.
Это происходит в случае:
- непредвиденных событий (установление факта причинения ущерба или хищения);
- передачи дел новому материально-ответственному лицу;
- инвентаризации кассы.
Собранная информация фиксируются в описях, сличительных ведомостях и актах. Они составляются, как минимум, в двух экземплярах. Комиссия передает документы в бухгалтерию для последующего исправления данных учета и принятия дисциплинарных решений.
Проверка контролирующими органами
Внешние проверки регулируются законом № 294 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и частью 1 НК РФ . Проводить ревизию могут федеральные и региональные органы:
- Ростехнадзора;
- органов МВД;
- Трудовой инспекции;
- Роспотребнадзора;
- Пожарнадзора и т.д.
Различают плановые и внеплановые ревизии. Список организаций, попадающих под плановые проверки, можно найти на официальных сайтах соответствующих инстанций. Перечень мероприятий составляется в пределах будущего года.
Плановые ревизии назначаются каждые три года. Первая проводится через три года от даты основания предприятия. Цель внеплановой проверки – реагирование на обращение в контролирующую службу или намерение удостовериться в исполнении уже выданного предписания.
Ревизор обязан за 3 дня до проведения плановой проверки известить организацию, кроме контроля со стороны фискальных органов (виды проверок, порядок их проведения и сроки регламентируются главой 14 НК РФ). Перед внеплановой ревизией предприятие оповещается за сутки.
Сроки уведомления утверждены законодательно для того, чтобы дать предприятию возможность подготовиться. Время, отведенное на проведение всех мероприятий контроля, – не более 20 дней.
Оформление результатов проверки, особенности заполнения
Информация, собранная за время ревизии, должна быть документально зафиксирована. Ревизионные мероприятия, объекты и результаты отражаются в акте. Исправить ошибки учета можно только на основании этого документа.
Так как унифицированной формы акта внутренней ревизии не существует – организация разрабатывает ее сама. Шаблон документа фиксируется в учетной политике или посредством отдельного приказа руководителя. Его можно редактировать для разных целей.
Акт должен содержать такую информацию:
- название организации;
- день составления;
- причина проверки и издания акта;
- перечень мероприятий;
- наименование операций;
- период проведения;
- ФИО, должности и подписи ответственных лиц.
Не запрещается дополнять акт приложениями. После описания всех найденных нарушений, ревизор дает предложения по их ликвидации. Виновные лица отчитываются в течение 3 дней. Это тоже фиксируется в акте. Документ теряет юридическую силу в случае отсутствия в нем одного или нескольких реквизитов, что особенно важно при взыскании недостачи с материально ответственного лица.
Инвентаризация наличных денежных средств
В отличие от инвентаризации товарных остатков (на складе или в торговом зале магазина), запасов или незавершенной продукции, контрольный пересчет наличных средств в кассе организации часто происходит внезапно, без предварительного извещения кассира. Причиной такого решения руководства может стать:
- желание усилить контроль над материально-ответственными сотрудниками;
- поиск причины возникновения ошибки;
- требование проверяющих.
Для отражения информации о ревизии кассы Госкомстат разработал форму № ИНВ-15. Использовать именно эту форму не обязательно. Она может послужить образцом для формирования собственной.
Для обретения юридической силы документ должен содержать:
- наименование организации;
- день составления;
- номер и название;
- расписку материально ответственного лица;
- данные о количестве средств согласно данным учета и по факту;
- пояснения материально ответственного лица при обнаружении несоответствий;
- решение руководителя;
- должности, подписи, ФИО всех членов комиссии.
Важно заполнить документ без ошибок, так как исправления не разрешаются. Заполнять акт разрешается ручкой черного или синего цвета. Написать его можно от руки либо напечатать.
Ревизия финансово-хозяйственной деятельности
Проверка финансово-хозяйственной деятельности считается самой глубокой. Чаще всего она проводится в бюджетных и государственных учреждениях. Организации могут проводить и самостоятельный контроль (по решению учредителей или собрания акционеров). Внешней проверкой занимаются такие структуры как: налоговая, трудовая инспекция, правоохранительные органы, контрольно-счетная палата.
Документ вмещает большой объем информации:
- описание исследуемых объектов;
- описание методов проверки;
- описание полученных результатов;
- подведение итогов;
- предписание проверяющих.
В «шапке» указывается:
- место проведения (город/поселок);
- наименование документа;
- дата, номер;
- срок проведения мероприятий.
В теле акта содержится:
- констатирующая информация (ссылка на распорядительный документ, данные о ревизоре, период проведения, план работы);
- основная часть (сверка расчетов с контрагентами, по зарплате, с подотчетными лицами, движения наличных денежных средств, расходов на закупку запасов, транспорт, основные средства, ТМЦ);
- смета расходов;
- характеристика сфер деятельности организации;
- описание нарушений со ссылкой на нормативный акт;
- выводы и рекомендации;
- подписи ответственных лиц.
Документ составляют минимум в двух экземплярах с добавлением приложений. С ним знакомятся сотрудники, на участке работы которых обнаружены нарушения. Они также ставят свою подпись.
Инвентаризация ТМЦ в магазине
Проверку ТМЦ рекомендуется делать ежемесячно либо при каждой смене материально-ответственного работника. Это нужно для контроля над сохранностью товара, сроками годности и работой сотрудников. Перед проведением мероприятия издается приказ. После собирается комиссия. Для удобства работы можно создать план проведения мероприятий.
Результат работы комиссии фиксируется в описи. Она составляется в двух экземплярах. В описи отражаются как обнаруженные недостачи, так и излишки. Собранная информация передается на сверку в бухгалтерию, чтобы выявить расхождения фактических данных с учетными. Акт ревизии ТМЦ содержит:
- описание ТМЦ;
- срок проведения;
- реальное количество и стоимость ТМЦ;
- пояснение ответственного лица;
- подписи членов комиссии.
После окончания мероприятий выпускается приказ об утверждении результатов инвентаризации. На основании него происходит взыскание убытков с ответственных лиц, а также, вносятся правки в учетные данные.
Юридическое значение акта ревизии
Документально оформленная информация о проведении проверки служит основанием для редактирования данных бухгалтерского учета. Акты можно представить как подтверждение некоторых бухгалтерских операций, если у налоговой службы появятся вопросы.
Составление итоговых документов позволяет наглядно представить масштабы нарушений в работе предприятия. При значительных отклонениях документ позволяет подтвердить вину ответственного сотрудника, что, в свою очередь, послужит основанием для взыскания с него убытков, увольнения и даже возбуждения уголовного дела, если это предусмотрено УК РФ .
Ревизия – эффективный инструмент не только для служб госконтроля, ее с успехом используют учредители и акционеры компаний. В первую очередь, это помогает установить факты злоупотреблений со стороны исполнительного органа АО или наемного руководителя, превышение ими своих полномочий и совершение сделок, не предусмотренных уставом организации. Доказательством вины и основанием отставки директора также может служить составленный по итогам проверки акт.
Подробнее о том, как подготовиться к проверке финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, рассказано в видео.
Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.
Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.
Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.
Чем отличается ревизия от инвентаризации?
Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.
Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.
Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:
- проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
- ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.
Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):
- все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
- документальное оформление ее результатов;
- перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.
Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:
- передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
- в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
- при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
- в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
- при проведении либо компании;
- перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
- и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.
А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится :
- в том же порядке, что и инвентаризация;
- также при наличии комиссии.
Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.
Акт ревизии: что это такое и каким он бывает
Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.
На его основе:
- корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
- ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
- признается внереализационный налогооблагаемый доход;
- или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .
Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.
Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:
- на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
- либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.
Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?
Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.
В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.
В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!
Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил :
- пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
- либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.
Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:
- название самого документа – например, «Акт ревизии»;
- полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
- название компании, от лица которой составляется документ;
- содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
- денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
- название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
- подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).
Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки , т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.
Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).
Общие правила составления
Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия , в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.
Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии . При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.
Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).
Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.
Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:
- либо каждый раз новая нумерация с нового года;
- или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.
Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.
В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки , тогда в документе должно быть отражено одновременно:
- дата составления, которая соответствует началу ревизии;
- дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.
Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.
Нюансы составления и содержания
Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:
- указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
- дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
- указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
- проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
- всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.
Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:
- какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
- ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
- материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
- все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
- обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
- итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.
Если проверяется наличие документов , то такая проверка может касаться:
- документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
- документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.
Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).
Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:
- по желанию собственника компании;
- или обязательно исходя из требований законодательства РФ.
Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.
Проверка обычно осуществляется:
- по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
- по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.
Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.
При проведении ревизии в магазине акт может составляться:
- отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
- либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.
Но удобнее составлять отдельные документы.
Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:
Товарно-материальные ценности регулярно описывают, фиксируя результаты в протокол. Законодательство РФ предлагает закреплять итог инвентаризации в бланке ─ акт ревизии по унифицированному формату ИНВ-3.
Общие сведения
Протокол, который содержит информацию о проведенной ревизии, регламентируется постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 (ред. 03.05.2000). Согласно постановлению, документ акт ревизии нужен для отражения информации о ТМЦ, которые фактически находятся на складе, в компании на всех этапах движения товара. Протокол оформляют в двух экземплярах, а описывает и проверяет фактическое наличие ценностей комиссия. Членов последней выбирает и утверждает руководитель организации.
Формуляр состоит из 4 страниц, но на практике страница не нумеруется, и получается, что заполнены всего три. Это видно на примере, который находится ниже.
Но, согласно информации Минфина № ПЗ-10/2012, акт ревизии ИНВ-3 не подлежит оформлению в обязательном порядке. Бланк заполняют в зависимости от содержания приказа и учетной политики компании.
Как правильно составить акт ревизии
Перед инвентаризацией ТМЦ руководитель издает соответствующее распоряжение или приказ о будущей проверке, а ИНВ-3 ─ приложение к документу.
При проверке фактического наличия ТМЦ участвует комиссия из 4 человек: 3 человека ─ состав комиссии и председатель. Инвентаризация проходит в 4 этапа:
- Участники ревизии подписывают расписку, расположенную на первой странице формуляра.
- Материально-ответственное лицо проверяет наличие товаров в присутствии комитета методами: подсчет, взвешивание, перемерка и прочие в зависимости от типа ценности.
- Сведения вносятся в таблицу на 2-й странице протокола. Составляются и прописываются итоги проверки.
- Участники процесса, в том числе председатель и члены комиссии, подписывают заполненный бланк.
Один экземпляр акта отправляют в бухгалтерию, второй ─ материально-ответственному лицу.
Протокол ИНВ-3 составляют также вручную, не используя унифицированный формат. Но при составлении такового руководство опирается на требования, которые соответствуют ФЗ № 402 от 06.12.2011. Например, форма акта ревизии должна содержать обязательные реквизиты для протокола инвентаризации, которые соответствуют п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018):
- название документации;
- дата оформления и составления бланка;
- название организации, которая создала формуляр;
- наименование будущей процедуры, для которой используется акт;
- в табличной части ─ название используемых единиц измерения в соответствии с ОК 015-94 (МК 002-97) (ред. от 01.06.2018);
- должности и ФИО участников процедуры;
- подписи участников проверки.
Согласно п. 3 ст. 9 указанного закона, акт составляется непосредственно при проведении процедуры. Согласно п. 1 ст. 13 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018), бланк должен содержать достоверные сведения, с которыми ознакомлены члены комиссии, материально-ответственное лицо, а также председатель комитета.
Если формуляр составляется вручную на ПК, то шаблон утверждает руководитель предприятия. При дальнейших проверках используется этот утвержденный бланк.
ИНВ-3 составляют либо на бумаге, либо в электронном виде.
Бланк акта ревизии
Протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, находится на официальных источниках. Но чтобы их не искать, можно скачать акт ревизии, соответствующий требованиям Законодательства РФ, здесь.
Скачать бланк акта ревизии
Как заполнить акт ревизии
Для оформления формуляра ИНВ-3 лучше изучить пример акта ревизии. Но пошаговая инструкция и соответствие требованиям закона о бухучете облегчит процесс заполнения бланка.
Бланк акта ревизии заполняют тремя способами:
- Вручную. Бланк распечатывают, затем заполняют ручкой с синей, черной или фиолетовой пастой.
- Шаблон скачивают и оформляют на ПК, а затем распечатывают.
- Комбинированный метод. Формуляр заполняют и хранят в электронном виде. В этом случае один и тот же документ отправляют в папку бухгалтерии и материально-ответственного лица.
Оформление ИНВ-3 включает в себя соблюдение ряда правил:
- Перед инвентаризацией члены, председатель комиссии, материально-ответственное лицо обязаны заполнить расписку об ознакомлении с документацией и ответственности. Расписка находится на первой странице шаблона.
- При заполнении формуляра ИНВ-3 в обязательном порядке оформляют следующие реквизиты: организацию и структурное подразделение. Но если у предприятия отсутствуют дополнительные офисы и склады, то последнее поле оставляют пустым, не проставляя прочерк.
- В поле № 9 «Номер паспорта» проставляют соответствующую цифру, если эта ценность относится к драгоценным металлам или камням.
- Графа 10 заполняется в количественном выражении.
- Согласно п. 3 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018), протокол не только составляют в процессе проверки, но и оформляют в это же время, сразу после пересчета и других измерений.
- Согласно ст. 29 ФЗ № 402, заполненный бланк хранят в архиве сроком не меньше пяти лет.
- Суммы и другие числа прописывают словами.
После заполнения бланка члены комиссии, включая председателя и материально-ответственное лицо, указывают свои ФИО, подписывают документацию. А после сличения с ведомостью бланк подписывает бухгалтер.
Чтобы правильно оформить формуляр ИНВ-3, следует тщательно изучить образец акта ревизии. Это облегчит процедуру фиксации результатов проверки фактического наличия ТМЦ на складах организации.
Скачать образец акта ревизии
На что обратить внимание
Проверяя наличие товаров и ценностей на предприятии на текущий период, материально-ответственному лицу и составу комиссии нужно учитывать ряд особенностей процедуры и заполнения ИНВ-3. Пять особенностей процедуры инвентаризации и заполнения акта инвентаризации:
- При проверке иногда используют бланк ревизии, составленный собственноручно. Но в формуляре указываются реквизиты с унифицированного бланка. Но есть и исключения ─ бюджетные организации, которым унифицированный формат ИНВ-3 обязателен к заполнению.
- В проверке участвует комиссия, утвержденная руководителем предприятия либо другим лицом, которое инициировало ревизию.
- Фиксирующий протокол ─ приложение к соответствующему приказу. Поэтому без оглашения и письменного составления последнего акт не имеет юридической силы.
- Выявленные ТМЦ, которые не учтены бухгалтерией, также вносятся в инвентаризационную опись.
- При обнаружении товаров, пришедших в непригодность для дальнейшего использования, составляют соответствующий протокол с внесением списка найденных ТМЦ.
Формуляр, в котором фиксируются результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей предприятия, заполняется в обязательном порядке только бюджетными предприятиями, а остальные - по усмотрению руководства. При оформлении бланка участникам нужно опираться на законодательство РФ. Поэтому следует сначала просмотреть заполненные шаблоны протоколов. Также стоит использовать унифицированный бланк, так как там указаны обязательные реквизиты.
Акт ревизии: Видео