В каких случаях оформляется новая трудовая книжка. Как сделать трудовую книжку
- Поступающий на работу заключает трудовой договор впервые (в соответствии с частью 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем).
- Поступающий на работу заявляет об утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки по любой другой причине (в соответствии с частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствии трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку).
При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!
Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.
При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).
Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.
Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?
Полагаю, что только получив, письменное заявление.
Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.
Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.
При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.
Образец заявления о выдаче (оформлении) новой трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «Кадровые решения»
Петрову П.П.
Иванова Ивана Ивановича
Заявление
В связи с тем, что мной утрачена трудовая книжка (либо «я поступаю на работу впервые», либо «старая трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию», либо указывается другая причина), на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.
Дата / подпись / фамилия, инициалы
Если сотрудник поступает на работу в первый раз, то у него нет трудовой книжки. Ее обязан оформить работодатель, к которому он устраивается. Сведения о том, как оформить трудовую книжку впервые содержатся в Правилах ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению .
Как получить трудовую книжку впервые?
Законодатель не говорит о том, должен ли работник писать заявление с просьбой завести трудовую, если он устраивается на работу впервые (в отличие от случая, когда книжка утеряна) поэтому чаще всего работодатель заполняет ее по умолчанию.
Также в законодательстве нет упоминаний о том, что человек должен доказать, что на работу он устраивается именно впервые.
Какие документы для этого требуются?
Титульный лист трудовой заполняется на основании следующих документов:
- Паспорт либо другое, установленное законом, удостоверение личности.
- Диплом об образовании, при его наличии.
- Других документов для заполнения не требуется (СНИЛС, ИНН, военный билет и т. д.).
Титульный лист заполняется в присутствии работника, который затем проверяет внесенные сведения и расписывается.
Основной документ, подтверждающий стаж работника – трудовая книжка. Стаж необходим не только для начисления пенсии, но и интересует работодателей при последующем трудоустройстве, в соответствии с ним работнику могут быть начислены премии и присвоены награды. Именно поэтому очень важно устраиваться на официальную работу с оформлением по ТК.
При оформлении работника в соответствии с работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника. О том, где человеку взять трудовую при устройстве на работу впервые, а также при повторном трудоустройстве, вы узнаете из данной статьи.
Существует несколько вариантов, кем может быть оформлена трудовая книга, рассмотрим каждый из них.
- Самый верный вариант оформления документа – у первого официального работодателя . Ведь по закону первый работодатель должен завести данный документ своему работнику за свой счет, а после бережно заполнять его и хранить пока работник трудится в данной организации. Работодатели обязаны закупать трудовые книжки в сертифицированных центрах, которые предоставляют гарантию того, что документ напечатан правильно и соответствует государственным требованиям.
- Вторым безопасным вариантом могут воспользоваться только некоторые люди, которым при выпуске из высшего учебного заведения вместе с дипломом выдали трудовые. Только некоторые вузы при выпуске заводят студентам трудовые книги, так как это не является обязательным для учебных заведений. При последующем трудоустройстве выпускнику необходимо будет проинформировать работодателя о том, что трудовая книжка уже заведена, и передать ее в отдел кадров организации.
- Приобрести документ в обычном магазине канцтоваров – последний вариант не является рекомендательным. Кроме того, что документ может не соответствовать государственным стандартам, такую трудовую работодатель имеет право не принимать, и потребовать ее заверения и подтверждения в соответствующих органах.
Хранение документа
После того, как заведена трудовая книга ответственность за нее перед работником несет работодатель. Существуют определенные правила хранения трудовых книжек, которые должны строго соблюдаться работодателями.
Хранить документы работодатель обязан в сейфе или шкафу для важных документов, к которому нет общего доступа. Ведь порча документа может повлечь за собой штраф от надзорных органов и требование компенсации и восстановления документа от сотрудника. Потеря документа для работника крайне нежелательна, ведь восстановить такой документ не просто, может быть утерян важный стаж или награждения.
Интересным фактом является то, что даже работнику получить свою трудовую книжку у работодателя без причины не получится. Таким образом, если работник успешно трудится в организации и хочет посмотреть свою трудовую у него должны быть на то веские основания. Условия выдачи трудовой «на руки» следующие:
- Увольнение;
- Заявление сотрудника о предоставлении информации из трудовой ();
- Смерть сотрудника (трудовая может быть выдана родственникам, а если она им не требуется, то должна храниться у работодателя до 50-ти лет).
Если работник уволен, то он должен сам обеспечить достойное хранение документа, которое в последующем должен будет передать следующему работодателю.
Несколько последних лет на законодательном уровне обсуждается возможность отмены трудовых документов, но пока что данная тема только на стадии обсуждения и когда нововведение вступит в силу пока не ясно.
Последующее трудоустройство
Для того, чтобы устроиться на новую работу, человеку необходимо предоставить в отдел кадров свою трудовую книжку вместе с другими требующимися для приема документами. Ее ему необходимо получить у своего прошлого работодателя при увольнении. Если работодатель не выдал документ – можно смело , суд и требовать компенсацию. Если работодатель выдал ее – необходимо надлежаще хранить документ до следующего трудоустройства.
Есть определенных перечень работников, на который могут не заводить трудовую, к ним относятся совместители и фрилансеры. При приеме на работу после такой должности будет не просто доказать имеющийся стаж и опыт работы, в этом может помочь характеристики от прошлого работодателя.
В трудовой закончилось место, как быть?
Конечно, этим вопросом должен заниматься не владелец трудовой, а его работодатель. Ведь обычно хранится и заполняется документ в отделе кадров, и о том, что страницы закончились, узнают непосредственно там. В этом случае, новую трудовую книжку не заводят, а вкладывают .
Этот вкладыш также имеет специальный номер, который указывается на первой странице трудовой книги. Также в трудовую книгу заносится определенный штамп с пометкой о том, что добавлен вкладыш. Обычно его приклеивают к последней страницы документы, да бы сохранить правильный порядок заполнения документа.
Утеря. Как восстановить?
Как получить трудовую книжку повторно, если первая была утеряна? Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата трудовой. Тогда работодатель будет обязан завести новую трудовую книжку и корректно ее заполнить. Конечно, многие присвоенные трудовые звания и награждения уже нельзя будет внести в новый документ, поэтому периодически юристами рекомендуется просить у работодателей заверенную копию трудовой, которая в случае утери оригинала сможет подтвердить трудовой стаж.
Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.
Оформление первой трудовой книжки
Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.
Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:
- в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
- специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
- дату заполнения книжки}
- подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.
Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.
Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).
Как оформляется трудовая книжка
Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.
- указать номер записи по порядку}
- проставить дату записи}
- сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
- после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
- указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.
Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.
Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.
Исправления и изменения в трудовой книжке
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.
Подшивка вкладыша
Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.
Оформление дубликата
Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.
В дубликате указываются:
- сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
- сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.
Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.
На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.
Оформление сведений о работе по совместительству
Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.
Оформление перевода на другое постоянное место работы
Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.
На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.
Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.
Выдача трудовых книжек
Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.
С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.
Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.
Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.
Правильное применение печатей
Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.
Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.
Особенности оформления трудовых книжек у ИП
В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.
При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.
При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.
Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.
Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).
Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».
В нашей стране книжки для работников различных организаций и предприятий появились давно. Раньше их можно было приобрести в свободной продаже. Начиная с 2004 года правила для трудовых изменились и ужесточились. Несанкционированная торговля или незаконный выпуск бланков (подделки) караются законом. Исходя из этого, у работников и возникает вопрос, как получить трудовую книжку.
Понятие о трудовой книжке
Трудовая книжка – это особый документ, где происходит фиксирование всей рабочей деятельности гражданина и его успехи, награждения. Для руководителя компании, куда человек пришел устраиваться, если он до этого работал, данная информация полезна тем, что прочитав трудовую, работодатель сразу сможет определить, подходит этот человек для вакантной должности или нет.
Для владельца этот документ содержит сведения о его рабочем стаже, а значит, впоследствии повлияет на начисление пенсионных выплат. К тому же в различных организациях, в частности, в банках, требуется копия трудовой для подтверждения информации о работе гражданина.
Где взять трудовую книжку
Сейчас продажа трудовых книжек производится лишь в организациях, которые имеют определенное разрешение на распространение подобных документов. Это делается для того, чтобы свести фальсификацию трудовых до минимума. Как правило, работодатели приобретают бланки и вкладыши в строго определенных местах, отправив заранее заявку. При этом цена на них должна быть указана в договорном соглашении.
В компании производится строгий учет данной документации. Процедуры, связанные с этим проводятся бухгалтерией. Здесь в обязательном порядке должны быть:
- книга по приходу и расходу книжек,
- книга по учету движения книжек.
По окончанию месяца должностное лицо, занимающееся трудовыми, ведет подсчет приобретенных и выданных бланков. После учета бланков и вкладышей результат докладывается в бухгалтерию.
Получение трудовой книжки
Гражданин, который пришел устраиваться в компанию на определенную должность и не имеет трудовой, может получить свой бланк книжки у руководителя. При этом, организация взимает с него сумму стоимости трудовой. Для начала будущему работнику нужно написать заявление на выдачу книжки. После этого работодатель в течение пяти дней оформляет рабочий документ на специалиста.
В первую очередь записываются данные на основной странице книжки (титульном листе):
- фамилия,
- отчество,
- рождение,
- образование,
- профессия,
- специальность.
Соблюдая правила по ведению данной документации, прежде чем делать какую-либо запись в трудовую, владелец предъявляет:
- паспорт,
- аттестат,
- диплом.
Только на основе этих документов, подтверждающих информацию, можно фиксировать сведения о сотруднике в его рабочей книжке.
После того, как руководитель или иной специалист сделает все соответствующие записи в титульнике, сотрудник ставит свою подпись внизу страницы. Затем пишется должность заполняющего человека и ставится его подпись. Заверяются сведения печатью, которая работодателя или кадрового отдела.
Когда первичное оформление рабочего документа завершено, нужно сделать запись о том, что работник принимается в компанию. Данные сведения вносятся на следующей странице в порядке, который установлен законодательством.
Записывается название предприятия в графе третьей. Также здесь фиксируется и аббревиатура компании. У многих работодателей есть печать, на которой имеются эти данные – она используется для экономии времени. Затем прописывается номер записи в графе первой – нумерация идет последовательно в любых ситуациях. В графе второй фиксируется дата. Далее под наименованием фирмы необходимо сделать запись информации о том, что человек принят на определенную должность. Здесь же устанавливается испытательный срок для сотрудника. В четвертой графе указывается номер, серия и дата документа, который является основой записи в книжке. Печать в разделе о работе ставится тогда, когда работник увольняется из организации.
При оформлении книжки на работника также записывается:
- служба в армии,
- служба в особых подразделениях (налоговая, полиция, наркологический контроль и другие),
- учеба в учреждениях, повышение квалификации, подготовка кадров.
Если гражданин устроился на работу, являясь студентом, то в графе об образовании сначала пишется «неполное», а затем (при предъявлении диплома или другого документа) «оконченное».
Делая выводы, можно отметить, что получение трудового документа обязательно для всех граждан, устраивающихся в какую- либо компанию на определенную должность. Добросовестный работодатель должен обеспечить своих сотрудников рабочими книжками и оформить их по всем правилам и инструкциям. Вся информация, которая была записана в трудовую, пишется и в личное дело. После этих процедур рабочий бланк остается у руководителя или передается в отдел организации, занимающийся ведением и хранением книжек.