Унифицированная форма журнала регистрации трудовых договоров. Журнал регистрации трудовых договоров - образец
В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).
Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.
Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке , равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.
Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:
- хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
- быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
- быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.
В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.
Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.
С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.
Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений
Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.
Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.
На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.
Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.
Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец
Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?
Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:
- при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
- при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
- хранение книги должно быть в течение 75 лет;
- при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
- подписи руководителя, проставляются на задней обложке.
Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.
Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.
Прием наемного работника оформляется договором.
Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.
Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.
Что такое трудовой договор и как его регистрируют
Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:
Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.
Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.
Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.
Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.
Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.
Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.
Назначение и преимущества ведения такого учета
Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета . Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.
Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.
Систематизация данных позволяет :
- Вести четкий учет кадрового состава.
- Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
- Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.
Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно .
По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.
Кто занимается ведением данного журнала
При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно .
Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.
Бумажный вариант ведения
Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.
Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.
Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.
Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.
Правила и образец заполнения
Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:
- Порядковый номер.
- Дата внесения данных.
- Регистрационный номер документа.
- ФИО сотрудника.
- Занимаемая должность, подразделение.
- Дата заключения трудового договора.
- Подпись в получении работником экземпляра договора.
- Дополнительные соглашения.
- Примечание.
Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
15 | 02.03.2015г. | 15-д/020315 | Иванов Сергей Петрович | Слесарь, ремонтное | 02.03.2015г. | Основное место работы | ||
16 | 15.03.2015г. | 16-д/150315 | Киселева Ирина Олеговна | Бухгалтер, основное | 15.03.2015г. | Совместительство |
Для удобства регистратора столбцы могут дополняться, объединяться.
Внесение изменений и исправление ошибок
Документ не относится к формам (кассовым, банковским), внесение поправок в которые запрещено законодательством.
Любая неточность, требующая изменения, может быть исправлена в порядке, принятом для первичного документооборота. Неверная запись перечеркивается одной прямой линией, над ней вносится исправительная запись с указанием даты и за подписью ответственного лица и руководителя.
Электронный вариант ведения
Вести журнал можно в электронном виде с последующим получением печатного экземпляра. Порядок получения бумажного носителя аналогичен прочим книгам учета. По истечении установленного документооборотом периода форма распечатывается, прошивается и закрепляется подписью руководителя.
Стандартный вариант предусматривает годовой период формирования журнала. Минус формы – отсутствие возможности получения подписи работника.
Особенности учета дополнительных соглашений
Дополнительные соглашения подлежат регистрации
в журнале. Изменения к трудовому договору вносятся под дополнительной нумерацией с добавлением индекса к цифрам основного контракта либо под самостоятельным номером. Порядок нумерации определяется регистрационным работником.
Если дополнительное соглашение нумеруется с использованием отдельного показателя, документ заносится в журнал отдельной строкой. В иных вариантах для записи номера используются отдельные столбцы из строки основного договора.
Как регистрировать и нумеровать контракты
Ответственное лицо заносит регистрационную запись после полного оформления договора, проставления подписей работодателя и сотрудника. Нумерация документа осуществляется таким образом, чтобы упростить учет, поиск данных по номеру и исключить мошенничество с цифрами простого двоичного исчисления.
Нумерация разрабатывается регистратором либо иным лицом, заинтересованном в надежности нумерации.
Трудовой договор – один из важных документов кадрового учета. Форма имеет строгую идентификацию по каждому работнику. Задача кадрового учета заключается в создании системы нумерации, своевременной записи в журнал регистрации и получения росписи сотрудника после принятия экземпляра договора на руки.
Более детально о процессе приема на работу сотрудника, в том числе заполнение журнала регистрации трудового договора рассказано в данной видеоматериале:
Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, - в течение 75 лет.
Каковы правила заполнения?
Его можно вести:
в виде электронного документа.
Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:
наименование компании;
период, за который вносятся сведения;
ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.
Внесение записей происходит следующим образом:
Номер записи по порядку
Дата заключения контракта
Номер контракта или доп.соглашения
ФИО работника полностью
Должность, на которую принят гражданин
название структурного подразделения
указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству
дата получения работником экземпляра документа;
реквизиты приказа о приеме на работу;
реквизиты доп.соглашения и т.д.
Затем следует свободное место для примечаний.
Последняя графа нужна для подписи работника.
Журнал регистрации трудовых договоров образец
Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?
Регистрировать договора желательно, так как:
наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее с работником;
с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;
он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания” можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.
Как исправить допущенную ошибку?
Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.
Обязательно ли его вести?
Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:
- это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
- книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
- с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.
Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для и для .
Что говорит закон?
Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.
Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:
К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.
Мнение кадровиков
Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.
С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.
К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.
Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.
Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.
Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.
Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.
Следует указать:
- порядковый номер;
- должность ответственного лица;
- причину, по которой лицо ведет журнал;
- его личную подпись.
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.
Заполняют их следующим образом:
- 1 графа – номер регистрации трудового договора;
- 2 графа – дата заключения соглашения;
- 3 графа – номер самого трудового договора;
- 4 графа – ФИО сотрудника;
- 5 графа – должность или специальность;
- 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
- 7 графа – срок действия трудового соглашения;
- 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
- 9 графа – дополнительные соглашения;
- 10 графа – примечания.
В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.
Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.
Бумажный вариант
Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.
Основное преимущество — удобство хранения.
Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.
Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.
Электронная версия
Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.
Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.
Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:
- конфиденциальность;
- контроль хранения документов;
- быстрое формирование копий справок и приказов;
- быстрый поиск необходимых документов.
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Кто ведет?
Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.
Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.
Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.
Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.
При этом приказ должен определять:
- порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
- лицо, несущее ответственность за его ведение;
- форму журнала регистрации трудовых договоров.
Пример заполнения
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Бланк документа можно скачать тут:
Нумерация контрактов
Форма номера может быть произвольной.
Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.
К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.
Внесение изменений
Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).
Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.
Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.
Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.
Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:
- отстранение от должности;
- изменения условий работы;
- перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.
Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.
Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.
- .Excel
Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:
- Подтверждает дату создания договора в определенный период.
- Исключает его вписывание в более поздние сроки.
По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.
Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».
Журнал можно:
- Приобрести в магазинах по продаже готовых бланков.
- Скачать на сайте и распечатать.
- Купить через Интернет.
Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.
Основные правила оформления и ведения журнала
Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.
Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.
Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».
На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.
В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:
- Дата и номер приказа руководства о назначении сотрудника.
- ФИО сотрудника.
- Подпись и должность сотрудника.
В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:
- Номер и дата трудового договора (приказа).
- Порядковый номер.
- ФИО сотрудников.
- Должность, на которую принят работник.
- Информация о выдаче договора на руки (ознакомления с приказом).
- Данные о расторжении трудового договора.
- Причина расторжения.
- Изменения в трудовом договоре.
- Дополнительные данные по усмотрению руководителя.
Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.
В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.
Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.
Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
- Оптимизация работы с сотрудниками.
- Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
- Контроль хранения и оформления документов.
- Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
- Снижение трудоемкости затрат.
- Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.
Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.
В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.
В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.
Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
- Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
- Увольнении.
- Переводе работников в другое подразделение фирмы.
- Поощрениях и взысканиях.
- Отпусках.
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
- Дата его закрытия.
- Номер соответствующего приказа руководства.
- Дата передачи документа в архив.
Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
- Дата приказа.
- Порядковый номер.
- Номер приказа.
- ФИО работника (полностью или с инициалами).
- Основание документа.
- Ответственное лицо.
- Подпись работника.
- Подпись ответственного лица.
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.