"требование к оформлению личных дел". Материал на тему: Положение о порядке ведения личных дел обучающихся Оформление личных дел обучающихся школы
Принято на заседании
педагогического совета
МБОУ СОШ № 11
Протокол № 2
УТВЕРЖДАЮ:
Директор школы
М.В.Легедь
ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
обучающихся муниципального бюджетного
общеобразовательного учреждения
средняя общеобразовательная школа № 11
Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.
II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию
2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).
2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).
2.4. Личные дела обучающихся Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.
2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:
заявление на имя руководителя образовательной организации;
медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);
справки с места жительства о составе семьи;
копии страхового медицинского полиса;
копии страхового пенсионного полиса;
копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);
договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);
согласия законного представителя на обработку персональных данных;
копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;
копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).
III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся
3.1. Личные дела обучающихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями.
3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.
3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).
3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:
обложка (см. Приложение 1),
внутренняя опись документов (см. Приложение 2),
список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).
3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).
IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.
4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.
4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.
4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.
4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.
V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы
5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).
5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.
5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.
5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:
подача на имя директора Школы заявление;
получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);
сдача обходного листа инспектору по кадрам;
предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).
5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.
5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.
5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.
5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.
5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.
VI . Порядок проверки личных дел обучающихся
6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.
6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.
6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.
6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.
6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.
Приложение 1
Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области
Приложение 2
Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся
Внутренняя опись документов
учащихся ____ класса
Документы
Ф.И.О.
учащегося
договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями
согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных
Заявление о приеме
Справка из детской поликлиники
Копия свидетельства о рождении
Копия вкладыша о гражданстве
Справка с места жительства
Копия паспорта
Копия страхового медицинского полиса
Копия страхового пенсионного полиса
Копия аттестата
Иванов А.А.
Приложение 3
Образец оформления списка класса
Список учащихся __________ класса МБОУ СОШ № 11
Еманжелинского муниципального района Челябинской области
на 2012-2013 учебный год
Классный руководитель: ________________________
ФИО полностью
Отчество
Дата рождения
Домашний адрес
Не менять форму, шрифт 12, Times New Roman
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа п. Белоглинный», Озинского района, Саратовской области (далее – Положение) составлено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению документации в общеобразовательном учреждении, в целях установления единых требований к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся
1.2. Личное дело обучающегося относится к учебно-педагогической документации.
1.3. Личное дело обучающегося ведется на каждого обучающегося с момента зачисления в ОУ и до его окончания.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № И 25 – означает, что обучающийся внесен в алфавитную книгу на букву «И» под № 25).
1.5. Ведение личных дел обучающихся регламентируется:
1.5.1. ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 года №273;
1.5.2. Информационным письмом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28.06.2012 №ИР-535/03 «О правилах приема в ОУ»;
1.6. Положение обязательно к применению ответственными лицами за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся ОУ.
1.7. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.8. Ответственные лица за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся ОУ назначаются приказом директора.
- Формирование личных дел
2.1. Личное дело обучающегося оформляется в соответствии с настоящим Положением.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел обучающихся возлагается на классных руководителей классов, в которые зачислены обучающиеся.
2.3. Сформированные личные дела обучающихся классные руководители передают заместителю директора по УВР в срок до 10 сентября текущего учебного года.
- Перечень документов, содержащихся в личном деле обучающегося
3.1. Перечень документов, содержащихся в личном деле при поступлении обучающегося на ступень начального или основного общего образования:
Копия свидетельства о рождении ребенка.
Договор о предоставлении общего образования общеобразовательным учреждением.
3.2. Перечень документов, содержащих в личном деле при поступлении обучающегося на ступень среднего (полного) общего образования:
Копия паспорта (свидетельства о рождении ребенка)
Заявление родителей (законных представителей) о приеме в ОУ.
Договор о предоставлении общего образования общеобразовательным учреждением
Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.
Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в ОУ.
3.2.1. Аттестат об основном общем образовании (хранится в сейфе в кабинете директора).
3.3. Родители (законные представители) ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляют заверенные в установленном порядке копии документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав обучающегося), и документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
3.4. Документы подшиваются в личную карту обучающегося.
3.5. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, дата подписи, инициалы и фамилия работника, печать.
3.6. Все документы иностранные граждане и лица без гражданства представляют на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
3.7. Не допускается хранение посторонних документов в личном деле обучающегося.
- Ведение личных дел обучающихся в период обучения
4.1. Личное дело обучающегося заводится при зачислении обучающегося в первый класс.
4.2. Личное дело обучающегося должно быть заполнено классным руководителем в срок до 10 сентября текущего учебного года.
4.3. Лицевая сторона личной карты обучающегося заполняется классным руководителем.
4.4. Общие сведения об обучающихся заносятся в личную карту обучающегося классным руководителем. Указывается статус родителей (законных представителей) – мать, отец, опекун, представитель по доверенности, попечитель, а также полностью имя, отчество и фамилию на основании документов.
4.5. Сведения об обучающемся по мере их изменения уточняются и заносятся в личную карту классным руководителем.
4.6. При смене фамилии, адрес, формы обучения прежняя информация зачеркивается горизонтальной чертой, новая пишется рядом.
4.7. В конце учебного года классный руководитель:
4.7.1. Выставляет годовые оценки по учебным предметам в личную карту обучающегося;
4.7.2. Делает отметку об итогах года:
Для обучающихся, не имеющих академическую задолженность по всем предметам по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ________класс»;
Для обучающихся, имеющих академическую задолженность по одному-двум предметам по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ______ класс условно»;
Для обучающихся завершивших основное общее образование, среднее (полное) общее образование вносится запись «Выпущен»;
Для обучающихся не ликвидировавших имеющуюся академическую задолженность вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в ______классе.»;
Для обучающихся отчисленных вносится запись: «Исключен».
4.7.3. Заносит сведения об изучении в текущем году факультативных курсов;
4.7.4. Выполняет запись о наградах и поощрениях обучающегося по итогам текущего учебного года
4.8. По итогам ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:
Выставленная по итогам учебного года неудовлетворительная отметка по соответствующему предмету не исправляется;
Внизу страницы вносится запись: «Академическая задолженность по (название предмета) ликвидирована. Отметка по (название предмета) за ___ учебный год - «_». Протокол педагогического совета от__________20__ г. №___»
4.9. При не ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:
В графе итогов учебного года вносится соответствующая запись о решении, принятым педагогическим советом, например: «Оставлен на повторное обучение в ______классе. Протокол педсовета от ___20 г. №___».
Внизу страницы личной карты вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в__классе в связи с тем, что академическая задолженность по (название предмета) за____учебный год не ликвидирована. Протокол педсовета от ___20 г. №
4.10. По окончании каждого учебного года в графе «подпись классного руководителя» вносится подпись классного руководителя и ставится печать ОУ.
4.11. Все записи в личной карте должны быть сделаны шариковой ручкой синего (фиолетового) цвета четко и аккуратно, разборчиво.
- Выдача документов при переходе обучающегося в другое общеобразовательное учреждение
5.1. При переходе обучающегося на другое образовательное учреждение личное дело выдается на основании:
Письменного заявления родителей (законных представителей);
Обходного листа (обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной литературы);
Документа, подтверждающего зачисление обучающегося в другое общеобразовательное учреждение.
5.2. В личную карту заносятся сведения о выбытии обучающегося из ОУ.
5.3. В личное дело при выбытии обучающегося из ОУ в течение учебного года вкладывается ведомость текущих отметок по всем учебным предметам, заверенная печатью ОУ.
5.4. Выдача личных дел производится заместителем директора по УВР.
5.5. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям) обучающихся.
5.6. При выдаче личного дела оформляется запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.
5.7. Личные дела обучающихся, окончивших ОУ или выбывших по иным причинам передаются в архив.
- Прием документов обучающегося, прибывшего из другого общеобразовательного учреждения
6.1. При приеме обучающегося, прибывшего из другого общеобразовательного учреждения, сведения о нем уточняются и производится необходимая запись согласно данного положения.
- Хранение личных дел
7.1. Личные дела обучающихся в период обучения хранятся в отведенном месте.
7.2. Доступ к личным делам обучающихся имеет только ответственный, отвечающий за хранение личных дел обучающихся; классные руководители ответственные за ведение личных дел.
7.3. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют заместители директора по учебной работе, воспитательной работе.
7.4. Личные дела обучающихся одного класса находятся вместе в одной папке и раскладываются в алфавитном порядке.
7.5. В папке личных дел класса находится список обучающихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса и Ф.И.О. классного руководителя. В начале учебного года список обновляется. В течение учебного года в список вносятся изменения, дополнения в соответствии с движением обучающихся.
7.6. Контроль за состоянием и ведением личных дел осуществляется заместителем директора по учебной работе, курирующим движение обучающихся, и директором ОУ.
7.7. По окончании ОУ личное дело обучающихся хранится в архиве в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном порядке.
- Контроль состояния личных дел
8.1. Контроль состояния личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором ОУ.
8.2. Проверка личных дел учащихся, воспитанников осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2 раз в год. В случае необходимости, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
8.3. Цели и объект контроля - правильность оформления личных дел обучающихся.
8.4. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит
8.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение
журналов:
За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел
обучающихся - благодарность;
При получении не более 2-х замечаний - назначается повторная проверка;
При получении более 2-х замечаний, классный руководитель ставится на
индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. По итогам проверки,
классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах
недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся, и об
исправлении замечаний;
За систематические грубые нарушения ведения личных дел обучающихся,
директор, согласно ст. 192 ТК РФ, вправе применить к классному руководителю
дисциплинарное взыскание.
- Порядок внесения изменений в положение и прекращения его действия
9.1. В настоящее Положение педагогическим советом могут вноситься изменения и дополнения, вызванные изменением законодательства и появлением новых нормативно-правовых документов по ведению документации в общеобразовательном учреждении.
9.2. Настоящее Положение прекращает свое действие при реорганизации или ликвидации ОУ.
ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО
на заседании педагогического Приказом по МБОУ «Бесединская СОШ»
совета №__ от «___» ________20__г № __ от «___»_______20_____г
Председатель педагогического совета Директор школы_____________
_______________/_________________/ /Майданова И.Н./
Положение
о ведении и проверке
личных дел обучающихся
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в школу и ведутся классными руководителями до ее окончания.
1.2. Личные дела хранятся в канцелярии в строго отведенном месте.
1.3. Личные дела обучающихся хранятся в общей папке с указанием школы, класса (его литера при наличии параллелей), ф. и. о. классного руководителя.
1.4. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем (форма списка см. приложение № 1). Списки меняются ежегодно.
1.5. На списке обучающихся классный руководитель в течение года своевременно отмечает движение обучающихся (когда и куда выбыл обучающийся, когда и откуда прибыл).
1.6. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ .
2.1. Личная карта личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью школы.
2.2. На титульном листе личного дела приклеивается фотография обучающегося. Вновь прибывшие обучающиеся, не имеющие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение недели со дня прибытия.
2.3. На обратной стороне личной карты должны быть записаны сведения об обучающемся его родителях, полный домашний адрес.
2.4. Итоговые оценки и запись о переводе в следующий класс (переведен(а) в ___класс), второгодничестве (оставлен(а) в __классе), окончании курса основного общего образования, полного среднего образования (окончил(а) __ классов) ежегодно заверяются подписью классного руководителя и круглой печатью школы.
2.5. В графе «иностранный язык» классный руководитель обязан записать изучаемый язык (например, английский язык)
2.6. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.
2.7. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.
2.8. Записи карандашом в личном деле запрещаются.
3. ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЛЕКТОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.
3.1. При комплектовании личных дел обучающихся родители должны представить следующие документы:
■ копия свидетельства о рождении ребенка
■ фотография ¾.
■ заявление о приеме в школу на соответствующем бланке (заявление о приеме обучающихся 1-9 классов пишут родители, 10-11 классов – сами обучающиеся), ■ справка о состоянии здоровья обучающегося (при поступлении обучающегося в первый класс и прибывшего из других школ)
■ свидетельство о регистрации по месту жительства (пребывания)
■ копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.
■ копия медицинского полиса.
3.2. При комплектовании личных дел документы на обучающегося располагаются в следующем порядке:
1. Титульный лист (форма см. приложение № 2)
2. Опись документов личного дела (приложение № 3)
3. Список класса
4. Личная карта
5. Заявление родителей
6. Свидетельство о рождении
7. Свидетельство о регистрации по месту жительства(пребывания)
8. Справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья
9. Копия медицинского полиса
10. Договор о сотрудничестве
11 Согласие на обработку персональных данных
11. Справка об инвалидности (при наличии)
12. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)
13 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.
14. Иные документы.
4. ОБЯЗАННОСТИ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРИ ПРИЕМЕ ОБУЧАЮШИХСЯ В ШКОЛ.
4.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге (например номер К / 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву К под номером 5).
4.2. Классный руководитель первых классов должен зарегистрировать каждого обучающегося в алфавитной книге у секретаря и присвоить соответствующий номер личному делу обучающегося, обязан внести номер личного дела каждого обучающегося в классный журнал, в графу «Сведения об обучающихся».
4.3. Классный руководитель 1-11 классов при приеме в школу вновь прибывших обучающихся должны перерегистрировать в соответствии с записью в алфавитной книге личные дела обучающихся.
5. ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПРИ ВЫДАЧЕ И ПРИЕМЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ.
5.1. Секретарь выдает родителям или обучающимся бланки заявлений о приеме в школу или выбытии из школы.
5.2. Секретарь визирует заявления родителей и обучающихся 9-11х классов у директора школы.
5.3. Секретарь делает в личных делах обучающихся отметку об их выбытии (когда, куда, по какой причине).
5. 4. Секретарь выдает личные дела обучающихся, выбывших из школы на основании письменного заявления родителей или лиц их заменяющих только при предоставлении справки подтверждающей место дальнейшего обучения или высылает по запросу общеобразовательного учреждения.
5.5. Секретарь отмечает выбывших обучающихся в алфавитной книге, своевременно печатает приказы на выбывших и прибывших.
5.6. Секретарь знакомит родителей вновь прибывших обучающихся с Уставом школы, документами о лицензировании и аккредитации образовательного учреждения; с документами, регламентирующими права и обязанности участников образовательного процесса, в том числе с договором между школой и родителями обучающихся.
5.7. Секретарь выдает один экземпляр договора, подписанный директором школы и родителями, родителям вновь прибывших обучающихся. Один экземпляр остается в личном деле обучающегося.
6. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе.
6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля не менее 2 раз в год. В случаях несвоевременного оформления личных дел, обнаружения в ходе плановой проверки невыполнения требований к ведению личных дел классными руководителями, проверка осуществляется внепланово, оперативно, выборочно.
6.3. Цели контроля - правильное и полное комплектование личных дел, своевременное оформление.
6.4. По итогам проверки заместитель директора по учебно-воспитательной работе готовит справку с указанием замечаний конкретному лицу.
6.5. Итоговая справка предоставляется директору школы. По итогам справки директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел обучающихся:
За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел – благодарность;
Замечание по оформлению личных дел – назначается повторная проверка;
Замечания за неправильное и неполное комплектование личных дел, несвоевременное оформление – классный руководитель ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по учебно-воспитательной работе и предоставляет объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся;
За систематическое и грубое нарушение Положения о ведении личных дел обучающихся директор вправе объявить административное взыскание.
Приложение № 1
Список обучающихся _____класса
алфавитной | Дата рожде (число,месяц год) | Серия, № свиде ва о рождении | № медицинского полиса | Отметка о прибытии, |
||||
С. Беседино | ||||||||
Приложение № 2
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Бесединская средняя общеобразовательная школа»
Курского района Курской области
Личные дела
обучающихся______класса
МБОУ «Бесединская средняя общеобразовательная школа»
Классный руководитель Ф.И.О.
Приложение №3
Опись документов личного дела обучающегося
1. Личная карта
2. Заявление родителей
3. Копия свидетельства о рождении
4. Копия свидетельства о регистрации по месту жительства(пребывания)
5. Справка из медицинского учреждения
6. Копия медицинского полиса
7. Договор о сотрудничестве.
8. Согласие на обработку персональных данных
9. Копия справки об инвалидности (при наличии)
10. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)
11 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя (секретаря) и круглой печатью школы.
12. Иные документы.
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
Мининская средняя общеобразовательная школа
СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:
Председатель ПК: Приказ от « 30 » августа 201 6 г. № 57
_________ /Л.А. Непомнящая/ Директор школы:
« 30 » августа 201 6 г. __________ Павленко Т.В.
Положение о личных делах обучающихся .
I . Общие положения.
1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.
1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
1.3. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.
II . Содержание личных дел обучающихся.
2.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находится личная карта учащегося (типографский бланк личного дела), и вложенные другие файлы с иными документами, в соответствии с настоящим положением.
2.2. В личном деле находятся следующие
заявление от родителей (законных представителей) установленного образовательным учреждением образца с просьбой о принятии в школу
копия свидетельства о рождении ребенка или паспорт
документ о регистрации по месту жительства
договор между образовательным учреждением и родителями (законными представителями)
(при необходимости) документы о социальном статусе учащегося (копии справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжения о лишении родительских прав, об опеке, рекомендации РПМК и др.)
другие документы
заявления родителей и учащихся о выборе предметов и курсов по выбору из школьного компонента учебного плана
характеристики обучающихся по ступеням обучения
документы из учреждения, где учащийся обучался ранее
(при необходимости) лист достижений
III . Порядок оформления личных дел.
3.1. При поступлении ученика в 1 класс классный руководитель
заполняет личную карту учащегося (типографский бланк личного дела) согласно свидетельства о рождении.
записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.
наклеивает на первую страницу фотографию учащегося,
располагает документы в файлы согласно настоящего положения.
3.2. Если ученик прибыл из другого образовательного учреждения классный руководитель проверяет наличие всех печатей и оценок, выставленных в предыдущем учебном заведении, вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет; располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением; проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.
3.3. Для учащихся 10-11 классов - заявление родителей (законных представителей), копия аттестата об основном образовании
3.4. Все сведения об обучающемся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.5. При изменении названия школы в свободном месте титульного листа вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).
IV . Порядок ведения личных дел
4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии
4.2. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно. В случае ошибочных записей исправления заверяются подписью и печатью директора образовательного учреждения.
4.3 Классный руководитель ежегодно заносит сведения о наградах, поощрениях обучающихся, достижениях ученика. Достижения ученика по отдельным предметам могут вноситься учителем – предметником под руководством классного руководителя
4.4. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося, обязательная проверка осуществляется классным руководителем 2 раза в год (сентябрь, май)
4.5. В конце учебного года классный руководитель вносит годовые (итоговые) отметки по предметам учебного плана, записывает итоги года (Например, переведен в 3 класс, оставлен в 1 классе, выпущен из 11 класса), ставит свою подпись, проставляет печать школы
4.6. Если наименования предметов учебного плана нет в печатном (типографском) бланке классный руководитель вписывает их в пустые строки бланка в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане.
4.7. В случае выбытия ученика в другое образовательное учреждение в личном деле делается запись о выбытии с указанием будущего образовательного учреждения, даты выбытия и заверяется печатью школы.
V . Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы
5.1. Личное дело выдается на руки родителям (законным представителям) учащегося по их личному заявлению.
5.2. При выдаче личного дела делается запись в алфавитной книге о выбытии
5.3. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся
5.4. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
5.5. При окончании обучения личные дела учащихся 11-х классов передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет.
5.6. По окончании 9 класса и с переходом учащегося в другую школу, личное дело (по заявлению) выдается ему на руки вместе с аттестатом об основном образовании.
VI . Порядок хранения и контроля за ведением личных дел
6.1.Все личные дела класса в течение обучения хранятся в общей папке, в кабинете завуча.
6.2 Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет со дня выбытия учащегося из школы.
6.3. Контроль за ведением личных дел осуществляется классным руководителем, завучем по учебно-воспитательной работе и директором школы.
6.4.Проверка личных дел обучающихся проверяется завучем по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (в начале учебного года и по окончанию учебного года). В случае необходимости проверка осуществляется внепланово.
1. Общие положения
1.1. Личное дело учащегося представляет собой
индивидуальную
папку, в которой находится личная карта
обучающегося (типографский бланк личного дела) и
вложенные в личную карту обучающегося иные
документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным
документом, которое оформляется на каждого
ученика с момента поступления в школу и ведется
до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс
образовательного учреждения заполняется личная
карта учащегося. В папку вкладываются иные
документы в определенном порядке согласно
данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий
номеру в алфавитной книге записи учащихся
(например, № К-5 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными
руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или
учебно-воспитательной работе обязан обеспечить
хранение личных дел и систематически
осуществлять контроль за правильностью их
ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко,
аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на
следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую
страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело
выдаётся на основании письменного заявления
родителей или лиц, их заменяющих, при наличии
запроса о выдаче личного дела из учреждения, в
которое переходит учащийся. Директор делает
отметку в графе «Отметка о выбытии из школы»
личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет
свою подпись печатью. Личное дело может быть
отправлено по почте при наличии письменного
запроса из образовательного учреждения, в
которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося
хранится в архиве школы 3 года.
2.1. В личном деле находятся документы о приеме
ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или
паспорта учащегося;
договор с родителями (законными
представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем
образовании;
согласие родителей (законных представителей) на
обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными
возможностями здоровья, кроме выше указанных
документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед,
психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и
математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия
справки МСЭ об установлении инвалидности,
распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы
развития.
3. Порядок оформления личных дел
3.1. Если ребёнок ранее не учился в
образовательном учреждении, классный
руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты
учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не
менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с
настоящим положением;
3.2. Если учащийся прибыл из другого
образовательного учреждения, классный
руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту,
если её нет;
располагает документы в личном деле в
соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов
в соответствии с данным положением. При
отсутствии необходимых в личном деле документов,
принимает меры к их восполнению.
3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.
3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.
3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4. Порядок хранения личных дел
4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо
в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с
личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней
обложке папки составляет список класса в
алфавитном порядке с указанием номера личного
дела, записывает фамилию, имя, отчество классного
руководителя, учебный год. Располагает личные
дела в алфавитном порядке. Если в учебном году
учащийся выбывает – личное дело передаёт
заместителю директора по УВР, а в списке класса
отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у
заместителя директора по учебной или
учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится
отдельно от ученического личного дела.