Реферат: Покупка товара через подотчётное лицо. Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц Приобретение подотчетным лицом за наличный расчет
Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.
Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником
Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.
Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале .
Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале .
К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.
Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале .
Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.
Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале .
Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.
Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.
Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки
Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:
- выдана ли работнику доверенность от имени организации;
- является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.
Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.
Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности
Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:
- Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности
Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
- Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
- Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
- Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.
При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:
- Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
- Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
- Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
- Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
- Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
- Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.
Итоги
Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.
Авансовый отчет - это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами.
Денежные средства под отчет могут выдаваться, например, для следующих целей: командировочные расходы , хозяйственно-операционные расходы.
Выдача денег под отчет производится на основании завизированного руководителем письменного заявления работника, в котором обязательно указывается целевое назначение суммы аванса и срок, на который он выдается. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях . Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.
Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средств ах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.
Необходимо проверить авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдено два условия.
Во-первых , проконтролируйте целевое расходование денег . Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги.
Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету.
Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.
Во-вторых , убедитесь в наличии оправдательных документов , которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек , квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности . А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Оправдательные документы для разных ситуаций
Чтобы учесть расходы на покупку товаров (оплату услуг), нужны подтверждающие документы. Кроме того, сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС зависит от вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету.
Работник купил мелочевку в магазине
Приобрести канцтовары или другие необходимые товары подотчетник может в обычном магазине. Тогда кассир выдаст ему кассовый и/или товарный чек и. Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара - требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат. Но! Принять к вычету «входной» НДС в этом случае вы не сможете.
Мелкий опт за наличку
Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:
- квитанцию к приходному ордеру + кассовый чек;
- накладную;
- счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.
Покупка ГСМ за наличный расчет
Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.
Лимит расчета наличными
Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У установлен предельный размер расчета наличными - 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Обратите внимание! Лимит установлен именно для каждого договора с контрагентом. То есть оплатить, например, по 95 тысяч рублей несколькими платежами нельзя. Если вы хотите заплатить одному бизнес-партнеру больше 100 тысяч рублей наличными - заключите разные договоры . При этом! Если в течение дня расчеты вы производите по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 тысяч рублей, а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не будет нарушением.
Это же правило относится к расчетам наличными, которыми рассчитывается подотчетник. Он может что-то купить или оплатить в одном месте и по одному документу (чеку, квитанции и т.д.) не больше чем на 100 тысяч рублей.
Ответственность за нарушение лимита . За нарушение предельной суммы расчетов наличными ваша фирма может быть оштрафована в соответствии с нормой статьи 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:
- для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
- для ее руководителя - от 4000 до 5000 руб.
Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.
Внимание! Субъекты малого предпринимательства (компании и ИП) могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указания 3210-У), но для этого рекомендуем подготовить соответствующий приказ.
В связи вступлением нового Закона о бухучете, кассовый чек может являться первичным документом при списании затрат, если он будет соответствовать определенным требованиям, т.е. будет содержать все необходимые реквизиты, на основании которых этот документ можно признать первичным.
Мнение ФНС по поводу кассового чека: кассовый чек подтверждает только факт оплаты товаров, но требованиям закона о бухучете не соответствует.
Минфин рассмотрел эту ситуацию, и сделал выводы: кассовый чек можно принять к учету в качестве первичного документа без подтверждающих документов, если он будет содержать следующие реквизиты: название документа, содержание операции, сумма, дата, Ф. И. О. сотрудника, и самое главное – подпись ответственного лица (продавца).
В основном, кассовые чеки содержат такую информацию, но не содержат подписи. Только из-за этого расходы кассовыми чеками подтвердить нельзя (письмо ФНС России № ЕД-4-3/ от 25.06.13).
Как подтвердить расходы только кассовым чеком?
Если вы предоставите вместе с кассовым чеком еще какой-нибудь подтверждающий документ (например, товарный чек, накладную и пр.), то принять к учету такие расходы вполне законно. Если расходы подтверждаются товарной накладной, то в ее реквизитах должен быть указан в качестве покупателя не работник, а сама компания. Налоговики могут внимательно рассмотреть накладную, и если там будет указана Ф.И.О. покупателя, а не компания, то сей факт рассматривается как расходы физического лица , и не могут быть отнесены в затраты компании, кроме как в судебном порядке.
Некоторые налоговики утверждают, что если работник отчитался за потраченные деньги кассовым чеком, приложив его к авансовому отчету, такой документ вполне можно рассматривать как первичный, поскольку авансовый отчет содержит все необходимые сведения . Но такой подход к учету устроит далеко не всех инспекторов.
Реквизиты кассового чека для принятия его к учету.
Какие данные содержатся в кассовом чеке? В основном, это название магазина, ИНН, сумма платежа, номер чека, название товара. Если такие данные уже содержатся в документе, не хватает самой малости: название документа и подписи продавца. Название документа часто отсутствует, поэтому даже слово «кассовый чек» здесь вполне подойдет. К тому же необходима и подпись продавца. Многие продавцы охотно подписывают чеки, правда, недоумевают, зачем это нужно.
Поэтому во избежание проблем с налоговой, необходимо предупредить сотрудников о том, чтобы с кассовым чеком они приносили или подтверждающие документы (накладные, товарные чеки т.п.) или брали подписи у продавцов. В любом случае налоговики не отрицают, что расходы можно подтвердить кассовым чеком, если он содержит реквизиты первичного документа. Так что в неунифицированных формах отчетности тоже есть свои плюсы: они заменяют некоторые документы.
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Однако возникает вопрос: а как быть с кассовым чеком? Ведь при переходе на онлайн-кассы с 2017 года содержание этого документа серьезно меняется. И среди новых его реквизитов есть «Признак расчета» (п.1 статьи 4.7 новой редакции закона №54-ФЗ). Данный реквизит обозначает статус операции по производимому расчету:
- «приход» – это поступление денежных средств от клиента;
- «возвращение прихода» – это возврат средств, ранее полученных от клиента;
- «расход» - это операция по выдаче денег клиенту;
- «возврат расхода» – это получение средств от клиента, выданных ранее ему.
Но какой должен стоять «Признак расчета» при получении денег от покупателя в виде предоплаты либо аванса? На этот счет у ФНС РФ есть ответ, которого еще пока нет в самом законе №54-ФЗ!
Каким должен быть кассовый чек при получении аванса (предоплаты) от клиента за товар?
Переход на онлайн-кассы в 2017 году полностью меняет кассовый чек, дополняя его большим числом реквизитов, которые перечислены в статье 4.7 новой редакции закона №54-ФЗ. Однако для целей применения ККТ в случае получения предоплаты (либо аванса) от клиента продавец оказывается перед проблемой, какой признак расчета на чеке должен стоять?
Дело в том, что предоплата (аванс) в понимании статьи 487 Гражданского Кодекса – это обязанность продавца:
- по передаче товара покупателю;
- или по возвращению денежных средств в случае отсутствии товара, за который вносился аванс (предоплата);
- и по выплате процентов, начисленных на сумму предоплаты (аванса), если этот платеж или товар не были переданы в установленный срок.
Поэтому аванс (предоплату) считать приходной операцией для цели применения онлайн-кассы не совсем корректно. В связи с этим выпущено разъясняющее письмо ФНС РФ №АС-4-20/ от 11.11.2016 года (, текст в формате word), в котором объявляется об уточнении реквизита «Признак расчета» путем пополнения его таким способом оплаты, как аванс (предоплата).
Для этой цели разработан проект приказа ФНС РФ «Об утверждении форматов фискальных документов, сроках хранения реквизитов фискальных документов, дополнительных реквизитах фискальных документов, дополнительных требованиях к порядку формирования и обработки фискальных данных» (, в формате PDF).
Принимать или не принимать старые образцы кассовых чеков для подтверждения произведенных в 2017 году расходов – это будет решать каждый бухгалтер для себя сам.
Однако почему бы и не принимать:
- Кассовый чек – это документ, который только подтверждает применение продавцом ККТ при осуществлении наличных расчетов и (или) с помощью электронных средств платежа (для старой редакции №54-ФЗ – расчетов с помощью наличных средств и (или) платежных карт). И он не является бухгалтерским документом.
- Для целей бухгалтерского учета произведенных расходов документ должен содержать реквизиты, которые поименованы в статье 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И кассовый чек старого образца не соответствует указанным требованиям, поскольку:
- как правило, не содержит в себе названия документа;
- не всегда в нем присутствует описание хозяйственной операции (например, наименования товаров);
- в нем не указываются единицы измерения (например, штуки, литры, метры и прочие единицы, предусмотренные Общероссийским классификатором единиц измерения);
- не указывается должность и Ф.И.О лица, которое ответственно за оформление или совершение операции, и не ставится его подпись.
Таким образом, обязательное наличие кассового чека для признания расходов расходами, в том числе и для целей налогообложения, довольно спорно.
Тем более, не все организации и предприниматели обязаны использовать в 2017 году в работе ККТ, а для отдельных их категорий вообще предусмотрено право перехода на онлайн-кассы только в июле 2018 года.
Поэтому если товарный чек не сопровожден кассовым чеком, то расходы можно признать. Но при условии, что сам товарный чек соответствует требованиям статьи 9 закона №402-ФЗ.
Выбор редакции
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.
Ситуация: можно ли выдавать доверенность М-2 гражданину, который не является сотрудником организации?
Ответ: да, можно.
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а предусматривают, что доверенность по форме № М-2 можно выдавать только сотрудникам организации. Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г. № 1792/96 сказано: с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляют с учетом требований стать 185 Гражданского кодекса РФ. Данная норма допускает право выдавать доверенность любому лицу, а не только сотруднику (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
К тому же нет запрета выдавать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору. А доверенность на получение ТМЦ нужна как раз подотчетнику.
Таким образом, действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на получение ТМЦ людям, которые не являются сотрудниками организации.
Аналогичные выводы следуют из решения Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617.
Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты
Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.
Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации?
Ответ: нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.
Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Получение наличных
Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.,
Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Отчет по подотчетным суммам
В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.
Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца? В течение месяца наличные выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа).
Ответ: нет, нельзя.
Выдать наличные деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс. При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется. Это следует из пункта 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.
Однако ответственность за этот проступок наступает в строго ограниченных случаях. Они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение не предусмотрен. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму?
Ответ: нет, не должен.
Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов не возникает.
На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
Проверка авансового отчета
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)?
Ответ: да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, - такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227-05).
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)?
Ответ: да, можно.
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).
Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека)? Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД.
Ответ: да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.
Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
Наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
Наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
Наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
Сумму оплаты;
Должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2, от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499, от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470.
Утверждение авансового отчета
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).
Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации
30 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы - 420 руб. (2000 руб. - 1580 руб.).
Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.
В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.
Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Бухучет
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества) , например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:
Дебет 60 Кредит 71
- внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.
Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо
3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.
5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.
Дебет 71 Кредит 50
- 4000 руб. - выданы деньги под отчет Кондратьеву.
Дебет 60 Кредит 71
- 4000 руб. - внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
Пример приобретения товаров через подотчетное лицо
3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.
Дебет 71 Кредит 50
- 2000 руб. - выданы деньги под отчет Ивановой.
Дебет 10 Кредит 71
- 2000 руб. - получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.
Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
- оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.
Если подотчетное лицо оплачивало работы (услуги) непроизводственного характера , то оформите это такой записью:
Дебет 91-2 Кредит 71
- отражены расходы непроизводственного характера.
Входной НДС
Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:
Дебет 19 Кредит 71
- учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:
- поставить к вычету;
- включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
- списать за счет собственных средств организации.
Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.
Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).
Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств - в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов - в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) - в пункте 6 ПБУ 5/01.
При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:
Дебет 91-2 Кредит 19
- списан НДС за счет собственных средств организации.
Данный вид нарушения является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Как уже отмечалось ранее, существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.
Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.
Приказ должен содержать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.
Однако по поводу установления срока, на который могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы, мы уже отмечали, что руководитель может установить такой срок, но не обязан. Поэтому, если Вы хотите иметь претензии налоговых органов, в отношении неустановленного срока, то можно его не устанавливать.
Обратите внимание!
Иногда случается, что в организации существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные средства, с ним не ознакомлены.
Поэтому совет руководителям, ознакомьте с положениями данного приказа своих работников, лучше сделать это «под подпись». Ведь в случае, несвоевременного возврата таких сумм, либо наличие израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, может привести к тому, что данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц.
Чтобы обезопасить себя от нежелательных последствий ознакомьте своих сотрудников с правилами удержания таких сумм с физических лиц.
Кроме вышеназванного приказа, в организации должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции. Помните! Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.
Данный документ, не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие виды затрат: , закупка ГСМ, хозяйственные нужды.
При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
Однако, на практике, нередко у организации случается ситуация, когда на конец дня в кассе образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Что делать в такой ситуации, ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком? Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый Кодекс, ни Кодекс об административных нарушениях не предусматривает для организаций за нарушение этого требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП:
«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда .»
Поэтому, чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.
Поступи в таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.
Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды)
Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации – юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.
Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами по одной сделке» (введено с 21 ноября 2001 года). Предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 60 тысяч рублей.
Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 60 тысяч рублей по одному договору.
При расчетах юридических лиц с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует.
Обратите внимание!
Если ранее предельный размер расчетов наличными деньгами определялся по одному платежу , то с 21 ноября 2001 года он определяется по одной сделке . Это несколько меняет привычную ситуацию.
Сделками согласно статье 153 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ), признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
К примеру, внесение наличных денег в кассу (в порядке оплаты товара, работ или услуг) является действием, но не является сделкой. Это действие по исполнению обязательства по оплате.
Любой договор, заключенный сторонами, является сделкой. (Только односторонняя сделка не является договором.) Поэтому фактически предельный размер расчетов наличными деньгами в сумме 60 тысяч рублей установлен по одному договору .
Если, например, заключен договор на 100 тысяч рублей (или не определили сумму договора), то лишь 60 тысяч рублей по нему можно оплатить наличными деньгами, остальную сумму необходимо оплатить путем безналичных расчетов.
С одним лицом можно заключить неограниченное число договоров. Предельный размер расчетов установлен для сделки (договора) и сумма денег, которую можно принять от одного контрагента в течение одного дня, определяется лишь количеством заключенных с ним договоров.
Договор, если одной из сторон является юридическое лицо или предприниматель без образования юридического лица (далее - предприниматель), всегда заключается только в письменной форме
Договор в письменной форме может быть заключен путем:
Составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);
Обмена документами посредством связи, которая позволяет установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);
Совершения лицом, получившим письменную оферту (предложение заключить договор с указанием существенных условий такого договора), действий по выполнению условий предлагаемого договора (пункт 3 статьи 438 ГК РФ);
В первом случае каждая из сторон имеет подписанный всеми сторонами договор.
Во втором случае одна из сторон имеет, например, подписанный ею договор с факсимильным воспроизведением подписи руководителя и оттиска печати другой стороны. Вторая сторона имеет идентичный по содержанию договор с факсимильным воспроизведением подписей руководителей и оттисков печатей каждой из сторон (то есть как бы подписанный двумя сторонами договор, затем переданный по факсу).
Наличие счета на оплату на сумму 600 тысяч рублей и десяти товарных накладных по 60 тысяч рублей на товар, указанный в счете, свидетельствуют лишь о том, что заключен договор (сделка) на сумму 600 тысяч рублей. Наличными деньгами можно оплатить товар лишь по одной товарной накладной.
Также следует иметь в виду, что наличие составленного договора, подписанного сторонами, позволяет оплатить наличными деньгами товар лишь на сумму 60 тысяч рублей, независимо от количества счетов на оплату и товарных накладных на товары, поставляемых в рамках договора.
Ситуацию не спасает заключение дополнительных соглашений к договору, определяющих для товара, например, не только стоимость, но номенклатуру и количество, подлежащее поставке в течение месяца.
Договор (сделка) во всех этих случаях будет один, а предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке будет распространяться на все расчеты по данному договору. Всё вышесказанное касается и договоров на оказание услуг и выполнение работ.
Даже при заключении пакета из нескольких договоров, рекомендуем все-таки менять существенные условия договоров.
Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (начиная с 1 июля 2002 года) с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ, то есть сумма достаточно внушительная, до 50 000 и 5 000 рублей соответственно.
Однако, несмотря на то, что наличные расчеты межд у юридическими лицами государство контролирует достаточно жестко, организации все равно прибегают к таким видам расчетов. И нередко сталкиваются с ситуацией, когда при осуществлении хозяйственной деятельности нужно внести в кассу другой организации сумму, превышающую допустимую величину. Чтобы не попасть под штрафные санкции вносите несколько сумм, каждая из которых будет соответствовать отдельному договору. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.
Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов.
Центральный банк РФ, устанавливая предельный размер расчетов наличными деньгами, реализует свои полномочия по установлению правил осуществления расчетов (пункт 4 статьи 4 Федерального Закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном Банке РФ (Банке России)»).
При анализе ситуации с ограничениями на расчеты наличными деньгами следует принимать во внимание Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в РФ» и условий работы с денежной наличностью» (далее - Разъяснения).
ЦБ РФ разъяснил, что положения Указа не распространяются на юридические лица, получающие платеж (пункт 5 Разъяснений). Меры ответственности за осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм применяются только к одной стороне расчетов – к лицу, производящему платеж в адрес другого лица.
Обратите внимание!
В том случае если подотчетное лицо осуществляет расчет (в разрешенных случаях) с другим юридическим лицом в валюте, необходимо также следить, чтобы рублевый эквивалент платежа не превышал установленный предел расчетов наличными.
Согласно Федеральному Закону РФ от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» кассовые аппараты следует применять всегда, когда стороны рассчитываются наличными или с помощью пластиковых карт. Обратите внимание: речь идет о расчетах не только с населением, но и со всеми юридическими лицами. Поэтому, если подотчетное лицо расплатилось наличными, то помимо счета-фактуры, накладной, приходного кассового ордера ему должны выдать и чек ККТ. Сразу возникает вопрос:
Нужен ли при наличных расчетах с юридическими лицами приходный кассовый ордер в связи с введением в действие закона №54-ФЗ или достаточно только чека ККТ?
При денежных расчетах с организацией выписывается приходный ордер, но этого теперь недостаточно. Кассовый чек при наличных денежных расчетах должен быть обязательно. Таковы требования нового закона.
Таким образом, получается, что организация-продавец, принимая от юридического лица денежные средства, должна оформить фактически два платежных документа. Ведь на сегодняшний день Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 никто не отменял. А согласно пункту 13 данного Порядка по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица, выписывается отдельный . Следовательно, на руках у подотчетного лица должно быть фактически два подтверждающих документа об оплате, однако в авансовом отчете данная сумма должна быть отражена один раз.
Это, конечно, вносит определенные неудобства, но пока ситуация остается именно такой. Видимо в скором времени законодатели решат данную проблему и установят, какой из двух документов будет признаваться документом об оплате. Ответом на этот вопрос, на наш взгляд, может служить Письмо УМНС по г. Москве от 22 сентября 2003 года №29/51732. Нужно сказать, что в части налога с продаж этот документ потерял свою актуальность, так как данный налог отменен, а вот в отношении выдачи документов при продаже товаров за наличный расчет он дает достаточно подробный ответ.
В заключение хочется отметить, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна.
Поэтому организациям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.
ОТСУТСТВИЕ «МЯГКОГО» ЧЕКА
Данный вид нарушения является так же достаточно распространенным. Любая организация, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, приобретает какие либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.
Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению , требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.
Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек, иногда его называют «мягким». Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие Правила торговли) сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна «мелочь» в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) рублей 00 копеек. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Например, приобретены хозяйственные товары на суммы 300 (триста) рублей 00 копеек, а именно: Стиральный порошок «Миф» в количестве 10 шт. по цене 30-00 рублей. = 300-00 рублей.
Форма товарного чека не является унифицированной и в соответствующие альбомы унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 года №55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.
Примерная форма товарного чека может выглядеть следующим образом:
Магазин «Все для дома»
ООО «Меркурий»
ИНН 5507088692
Копия чека |
||||
Наименование товара |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
||
1.Стиральный порошок «Миф» |
||||
Всего на сумму: 300-00 рублей 00 коп.
Оплачено: Триста рублей 00 коп.
Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете.
Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.
Обратите внимание!
Современная контрольно-кассовая техника может содержать все необходимые сведения, в том числе и перечень приобретенных товаров, однако даже, при наличии такого чека ККТ, товарный чек «лишним» не будет и исключит нежелательные вопросы со стороны проверяющего органа.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи как подпись.
В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.
В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека.
Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.
Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.
Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.
Рассмотрим на примере.
Пример.
Работник организации, не имея в подотчете денежных средств, или даже решения о действии в интересах организации, например доверенности, приобрел за свой счет какое- то имущество для нужд организации, например, хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей.
Сдал все необходимые документы, заполнил форму авансового отчета, в которой соответственно отразил сумму перерасхода и попросил возместить ему понесенные затраты.
Окончание примера.
В практике такие случаи встречаются сплошь и рядом.
Бухгалтерия возмещает ему понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации организация не имеет на то оснований.
Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.
Теперь представим, что Ваша организация заключила такой договор купли-продажи и приобрела у своего работника данные хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей. Рассчиталось с ним по данному договору. В этой ситуации, осуществив выплату по договору, организация обязана предоставить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом (по форме НДФЛ-2).
В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.
Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов, сумма возмещения расходов, превышающая 125 000 рублей, понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.
Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтера нередко оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».
Организация планирует закупать товар для перепродажи на рынке и в розничных магазинах через подотчетное лицо. Можно ли учитывать товар на основании полученных кассовых или товарных чеков и нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными - читайте в статье.
Вопрос: Организация планирует приобретать некоторый товар для перепродажи на рынке у индивидуальных предпринимателей и в розничных магазинах через подотчетное лицо. На рынке будем получать товарный чек и, может быть, еще кассовый чек, в магазине кассовый чек. Нужно ли соблюдать при наличных расчетах в данной ситуации лимит расчетов наличными 100 000 руб? А также можно ли на основании полученных кассовых или товарных чеков от подотчетника на основании авансового отчета оприходовать товар на 41 счет для дальнейшей продажи. Есть ли в данной ситуации какие-либо налоговые риски? Не будет ли это признано реализацией товара от подотчетника организации?
Ответ: 1.Лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако, если подотчетное лицо действует от имени организации (то есть покупает товары по доверенности), при расчете с продавцом) лимит наличных должен быть соблюден (абз. и пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает товары (или оказанные ему услуги), лимит расчетов не применяется.
2.Организация может закупать товары, за наличные деньги через подотчетника.
В день утверждения авансового отчета, товары, предназначенные для перепродажи, оприходуйте на счет 41. Налоговых рисков нет.
Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете НДФЛ и взносов.
Стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ). При этом расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены(авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснование
Как соблюдать лимит расчетов наличными
Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок расчетов наличными. Такое требование прямо прописано в пункте 6 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. И если его нарушить, то организации грозит штраф .
Для того чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует. Обо всем этом подробнее читайте в этой рекомендации.
Каков максимальный размер расчетов наличными и как его применять
Максимальный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. Это ограничение действует для платежей по одному договору. А значит, если заключить несколько договоров с одним и тем же контрагентом, то сумма всех наличных расчетов с ним может быть больше лимита. Главное - соблюсти ограничение для каждого отдельного соглашения. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 07.09.2015 № А41-27520/15).
Лимит действует без временных ограничений. То есть, сколько бы времени ни прошло с момента, когда договор заключен, лимит по нему учитывайте при расчетах наличными.
Лимит установлен для расчетов между:
организациями;
организацией и индивидуальным предпринимателем;
индивидуальными предпринимателями.
На расчеты с гражданами ограничения не влияют.
Из всего этого следует, что организация или предприниматель не может оплатить наличными всю сумму по договору (в т. ч. долгосрочному), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей значения не имеет. То есть если, допустим, цена договора - 200 000 руб., то расплатиться наличными по нему можно только в сумме 100 000 руб. И если первый взнос в кассу контрагента по такому договору вы сделали в сумме 55 000 руб., то размер следующего наличного платежа по тому же соглашению будет максимум 45 000 руб. Сверхлимитный же остаток по договору придется перечислять в безналичном порядке на счет контрагента.
Для примера, организация вовремя не рассчиталась по договору, цена которого 80 000 руб. Теперь она обязана доплатить еще и 30 тыс. штрафа. В этом случае долг погаситьналичными можно только в пределах 100 тыс. Остальные 10 тыс. нужно будет оплатить только по безналу.
Когда не нужно соблюдать лимит расчетов наличными деньгами
Наличные можно расходовать без учета лимита :
на определенные выплаты гражданам, в том числе сотрудникам. В частности, на зарплату, различные пособия и компенсации, подотчет (но не их трату) и т. п.;
на личные нужды предпринимателя.
Лимит расчетов наличными нужно соблюдать, даже если нет как такового договора купли-продажи. В частности, когда факт заключения договора подтверждает накладная.
Напомним, что за нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать .
Какая ответственность предусмотрена за превышение лимита наличных расчетов
Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов .
Кому и сколько можно выдать денег под отчет
Внимание: предельный размер расчета наличными - 100 000 руб. по одной сделке не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. и Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.
Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в КоАП.
Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися. Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными. Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя (п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2005 № 5 , ч. 1 ст. 4.5 КоАП).
Подотчетник представляет организацию или лично себя . Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.
Одна сделка — один договор . Ограничение суммы расчетов наличными установлено для одного договора. При этом срок действия договора и количество платежей по нему значения не имеют. Несколько платежей по одному договору, превышающих в общей сумме 100 000 руб., — нарушение. Обратите внимание: под действие лимита подпадают и все дополнительные соглашения к договору.
Если в течение дня расчеты производятся по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не является нарушением.
Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Доверенность
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а . Они утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а .
Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а .
Как оформить и хранить заявление на выдачу денег под отчет
Авансовый отчет
В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно . Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике. Такой порядок следует из указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Как проверить авансовый отчет
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых , проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых , убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12.08.2003 № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, - такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).
Какие документы должен приложить сотрудник
Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Можно ли принять авансовый отчет сотрудника на покупку материалов, если к нему приложен только товарный чек или товарная накладная (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у плательщика ЕНВД или предпринимателя с патентом
Допустим, сотрудник приложил к авансовому отчету только товарный чек или товарную накладную без чека ККТ. Принять расходы можно, если продавец платит ЕНВД либо это предприниматель на патентной системе.
Плательщики ЕНВД и предприниматели с патентами до 1 июля 2018 года вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые подтверждают продажу товара. Обязательные реквизиты документов взамен чеков ККТ:
- наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумма оплаты;
- должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.
Если в товарном чеке или товарной накладной есть все эти данные, авансовый отчет можно принять. Такие расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль или упрощенного налога. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2 , от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499 , от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470 .
Какие документы нужно приложить к авансовому отчету, если подотчетный сотрудник приобретает материальные ценности на рынке у физлица
Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, акт закупки у физического лица .
Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Дата признания расходов
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Приобретение имущества
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:).
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов
Нет, не нужно. Но только если в документах, которые представил сотрудник, указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар организация приняла к учету.
В отношении НДФЛ объяснение такое. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 № 03-04-06/3-65).
Теперь про страховые взносы. Если на основании представленных документов товар приняли к учету, у сотрудника были расходы в интересах организации. Стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов. Это следует из статьи 420 , подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.
Налог на прибыль
Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров через подотчетное лицо
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:
расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.