Работа с документами включает в себя. Перечень обязательных и дополнительных документов при приеме на работу
По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.
Собираем документы для оформления на работу
Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.
1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.
2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:
- соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
- трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
- в случае, если работник поступает на работу по совместительству.
После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.
4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.
Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.
Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.
6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.
7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях
Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.
В списке не значится, но работодателю требуется
Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:
1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.
2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.
5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.
6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.
7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.
8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:
- о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
- о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.
Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.
Прием на работу иностранного работника
Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.
В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.
Собирать ли все эти документы?
Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.
Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).
Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.
Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:
Прием входящих документов;
Предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
Регистрация документов;
Доклад руководителю о полученных документах;
Принятие решения руководителем;
Направление документов на исполнение;
Исполнение документов;
Формирование документов в дела;
Использование документов в справочно-информационной работе;
Определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
Первичную обработку;
Предварительное рассмотрение, разметку;
Регистрацию;
Рассмотрение документов руководством;
Направление на исполнение;
Контроль исполнения;
Исполнение документов;
Подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
Заказные письма принимаются под расписку.
Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.
Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами . Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Составление проекта исходящего документа;
Согласование проекта документа;
Проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
Регистрация документа;
Проверка правильности адресования;
Отправка документа адресату;
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).
Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
Индекс документа, включающий номер дела;
Дата документа;
Адресат;
Отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
Исполнитель;
Примечание.
Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.
Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
Телеграммы отправляются немедленно.
Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.
Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
4) регистрация документа;
5) передача документа исполнителю;
6) исполнение документа;
7) контроль исполнения документа;
8) подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Дать качественные и количественные характеристики документов.
Подтвердить факт получения или отправки документа;
Создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
Вести контроль исполнения документа;
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.
На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:
Каждый документ регистрируется только один раз;
Все документы регистрируются только в одном месте;
Все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
Входящие документы;
Исходящие документы;
Внутренние документы;
Коммерческие контракты;
Документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Карточная система регистрации документовДля регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
Пример лицевой стороны карточки
Пример обратная стороны карточки
При карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации документаЖурнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Пример
В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.
Регистрация документов на компьютере позволяет:1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:
Порядковый номер документа в регистрационном журнале;
Условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
Номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.
Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа (дата и индекс документа).
На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. В него могут войти следующие документы : рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания (книги, журналы, газеты), телеграммы, бухгалтерские документы и т. п.
Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.
Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие.
Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.
Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.
Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа») и также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены.
Глава 2. Номенклатура дел
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ (вместо описи) при сдаче в архив учреждения дел временного хранения (до 10 лет).
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. к. индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.
Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.
Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную).
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия (структурного подразделения).
Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия. Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие.
Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
При составлении конкретных (индивидуальных) номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения.
Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия, например:
Генеральный директор;
Заместитель директора;
Коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы). После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы.
Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
Название вида документа (приказы, контракты, протоколы);
Дата (период), к которому относятся документы дела;
Слова «копия» , если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость. В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения – постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив.
Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:
1. Общие вопросы.
2. Руководство.
2.1. Приказы министерства.
2.2. Приказы ректора университета.
2.3. Отчеты о работе университета.
3. Учебная работа.
3.1. Учебные планы университета.
3.1.1. Годовые учебные планы.
3.1.2. Семестровые учебные планы.
3.2. Расписание занятий.
3.3. Экзаменационные билеты.
4. Бухгалтерия.
4.1. Годовые финансовые отчеты университета.
4.2. Переписка с банком.
5. Хозяйственная работа.
5.1. Смета ремонта аудиторий университета.
5.2. Переписка с поставщиками стройматериалов.
5.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. д.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Дело – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т. д.).
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.
В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов (например, акты, приказы, контракты).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.
2. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
3. В дело включается один экземпляр документа.
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.).
5. В дело формируются, как правило, документы одного года.
6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2005, 02.01.2005 и т. д.), в нумерационной (№ 1, № 2…) или в алфавитной (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов).
Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической.
7. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращают на доработку), подлежащие возврату, черновики, размноженные копии (например, на ксероксе).
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договора) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
На обложке дела оформляют:
Полное название предприятия;
Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
Документационный год;
Количество листов;
Срок хранения.
Образец оформления обложки дела .
Значение и практическая ценность документов предприятия различны.
Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Систематизированному списку видов и категорий документов», содержащему нормативные указания о сроках их хранения.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
Оформление дел;
Описание документов постоянного и долговременного хранения;
Обеспечение их сохранности;
Передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.
Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.
Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.
Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.
Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления), с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.
Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.
Основными функциями этой подсистемы являются:
Организация работы с электронными документами;
Контроль исполнения документов;
Их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Широко известна система Microsof Office for Wi№dows, включающая в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Desig№er, программы обслуживания факс– модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Poi№t и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
Обработку входящей и исходящей информации;
Создание и редактирование электронных документов;
Сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
Хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
Удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.
Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения); при направлении документа в дело.
Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.
Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес., 1 г., 3 г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.
Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел.
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.
Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы:
Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.
Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.
Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
В задачи архива входят:
Прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
Информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
Документы в деле необходимо расположить в хронологической последовательности;
Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;
Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела;
Архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставлялся карандашом).
При зыполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
Название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или сокращенное наименование, принятое официально;
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а так же дела, состоявшие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись (заверительный лист), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.
Форма заверительного листа .
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков.
Форма описи дел долговременного хранения .
На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2002–2004 г.г. – 3дела».
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Форма акта о выделении документов к уничтожению.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно– следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой карточки включается в опись.
Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения.
Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.
Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «КТ», «Секретно» и др.
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. № 188, включает:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
1) разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
2) ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
3) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
4) использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
5) осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ;
Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:
1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;
2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;
3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;
4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. № 1.
Экз. № 1.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:
Экз. № 1. – в адрес;
Экз. № 2 – в дело № 1–7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Движение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» своевременно отражается в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“».
Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».
Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.
На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.
При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.
Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.
В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
В задачи делопроизводства входит:
Оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
Создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
Создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
Создание условий для хранения документов.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Санкт – Петербургская государственная лесотехническая академия
имени С.М.Кирова
Реферат
Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,
(ускоренное) гр. №__________
№ специальности 080109
№ зачётной книжки 66729
Королева Анна Михайловна
Проверил:
Санкт – Петербург
2006-2007 уч. год
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ......................................... 3
1.1. классификация документов......................................................... ..................3
1.1.1. Общая схема классификации документов.................................. .................15
1.2. унификация документов .....................:.......................... ............ ................17
1.3. структура и объем документооборота ...................................... ..............18
1.3.1. Прием и обработка входящих документов.................................... .............19
1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации службой ДОУ....................................................................................19
1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20
1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами..............................21
1.3.5. Работа с внутренними документами..................................................... ......22
1.3.6. Регистрация документов...............................................................................23
1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).
Таблица 1
Виды работ с документами
Операции делопроизводства
Группы документов
внутренние
исходящие
входящие
Делопроизводство
Документирование
Составление проекта документа
обязательно
обязательно
не используется
Согласование проекта со специалистами
возможно
возможно -
ие используется
Проверка правильности оформления документа
обязательно
обязательно
не используется
Подписание (утверждение) документа руководителем
обязательно
обязательно
не используется
Регистрация
возможна
обязательно отправка
возможна разметка
Составные части делопроизводства
Операции делопроизводства
Группы документов
внутренние
исходящие
входящие
Делопроизводство
Организация работы с документами
Контроль исполнения
возможно
возможно
возможно
Исполнение документов
обязательно
возможно
возможно
Формирование дел
обязательно
обязательно
обязательно
Текущее хранение," и использование
обязательно
обязательно
обязательно
Передача на архивное хранение
ВОЗМО»Ц}0
возможно
возможно
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
возможно
не используется
возможно
Уничтожение документов
возможно
возможно
возможно
1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
· административная;
· статистическая;
· коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распределительную (ОРД) -
1.1. Положения.
1.2. Уставы.
1.3. Инструкции.
1.4. Приказы.
1.5. Решения.
1.6. Протоколы.
2. Справочно-информационную -
2.1. Письма.
2.2. Телеграммы.
2.3. Телефонограммы.
2.4. Докладные записки.
2.5. Справки.
3. По личному составу -
3.1. Приказы.
3.2. Личные дела.
3.3. Заявления.
3.4. Трудовые книжки.
3.5. Характеристики.
3.6. Договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
· обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
· повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)
Схема 1
организационно-распорядительные |
|
справочно-информационные |
|
по личному составу |
|
индивидуальные |
|
трафаретные |
|
По происхождению | официальные |
По месту происхождения | |
внутренние |
|
По срокам хранения | постоянно |
свыше 10 лет |
|
По гласности | секретные (ДСП, |
сов. секретно, конфиденциально) |
|
несекретные |
|
По средствам фиксации | рукописные |
машинописные |
|
графические |
|
звуковые |
|
фотокинодокументы |
|
По стадиям | оригиналы (подлинники) |
черновики |
|
По срочности | |
несрочные |
Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.
В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.
Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.
Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.
При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.
Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.
1.2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.
Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
· прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
· распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
· оперативное перемещение документов;
· единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
v поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
v отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
v внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
1.3.1. Прием и обработка входящих документов
Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:
Ø прием и обработку документов;
Ø рассмотрение документов руководителем (резолюция);
Ø регистрацию документов;
Ø исполнение документов;
Ø контроль исполнения документов;
Ø текущее хранение и использование документов;
Ø передачу на архивное хранение.
__________________
*ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1984. - С. 4.
Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общественными организациями.
Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.
Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.
На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).
1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1) письма, присланные в копии для сведения;
3) первичные документы бухгалтерского учета;
4) учебные планы, программы, копии;
__________________________
* Документы, указанные в п.. З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.
5) месячные, квартальные и другие отчеты;
6) формы статистической отчетности;
7) сообщения о совещаниях, заседаниях;
8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10) телеграммы и письма о разрешении командировок;
11) научные отчеты по темам;
12) прейскуранты;
13) нормы расхода материалов.
Документы распределяют на группы:
¨ документы, адресованные руководству, или без указания структурного подразделения;
¨ предложения, жалобы, заявления граждан;
¨ документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.
Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.
Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.
Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.
Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).
Схематично работу с входящими документами можно представить в виде следующей блок-схемы (рис.1).
Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов
1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:
¨ составление проекта документа;
¨ согласование проекта;
¨ проверка правильности оформления документа;
¨ подписание;
¨ утверждение (если необходимо);
¨ регистрация корреспонденции;
¨ отправка документа адресату;
¨ подшивка второго экземпляра в дело.
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.
Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.
Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
1.3.5. Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
¨ составление проекта;
¨ согласование;
¨ проверка правильности оформления;
¨ подписание;
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
¨ передачу документа исполнителям;
¨ исполнение документа;
¨ контроль исполнения документа;
¨ подшивку исполненного документа в дело.
1.3.6. Регистрация документов
Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.
Регистрация документа включает:
¨ проставление даты;
¨ проставление регистрационного номера;
¨ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Главное назначение регистрации документов:
¨ придание им юридической силы;
¨ подтверждение факта их создания;
¨ подтверждение факта их поступления или отправления;
¨ создание регистрационно-справочного аппарата;
¨ давать количественные характеристики документам. <
Цель регистрации документов:
¨ контроль;
¨ быстрый поиск.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.
Классификаторы информации, используемые при регистрации:
¨ номенклатура дел;
¨ классификатор корреспондентов;
¨ классификатор структурных подразделений учреждения;
¨ классификатор руководителей и специалистов;
¨ классификатор видов документов;
¨ классификатор вопросов деятельности организации.
В конкретных организациях состав классификаторов может быть дополнен.
Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).
Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.
Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.
Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.
Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документов организации, распределение функций между структурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.