Пример заполнения возвратной накладной на товар. Инструкция по оформлению возвратной накладной, бланк и образец, которые можно скачать бесплатно
Возвратная накладная является одним из главных документов, фигурирующих в документообороте между покупателем и поставщиком при расторжении, либо частичной корректировки сделки на приобретаемый товар.
Приобретение и продажа ТМЦ происходит в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Поставщик заключает с покупателем договор, на основании которого обязан предоставить необходимое количество реализуемого товара. В дополнительном соглашении к договору прописываются подробные характеристики изделия.
При обнаружении у товара нарушений из указанных ниже, покупатель может сделать возврат или потребовать замены на продукцию надлежащего качества.
- Товар без упаковки или в несоответствующем ему упаковочном материале;
- Отсутствуют сопроводительные документы к изделию;
- Нарушения в сроках поставки;
- Задержка в оплате;
- Неосуществимость дальнейшей реализации продукции;
- Комплектация товара не полная или неправильная;
- В изделии обнаружен брак;
- Количество товара расходится с данными накладной;
- У изделия закончился срок годности.
На заметку! Законодательством предусматриваются и другие ситуации возврата, если они были прописаны в договоре поставки.
Сроки для оформления возврата
Покупатель должен проверить качество, количество и необходимую комплектацию продукции во время приемки товара. При выявлении недочетов до оприходования продукции, для возврата достаточно составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2.
Возврат некачественной продукции можно осуществить в определенные сроки. Статья 477 ГК РФ предусматривает следующие сроки:
- Если на товар гарантия изготовителем не предоставлена, его можно вернуть не позднее двух лет;
- Изделия со сроком годности можно вернуть в этот срок;
- Продукцию можно вернуть в течение гарантийного срока.
Дата розничной продажи, указанная на официальном документе, является началом исчисления срока для возврата некачественного товара.
При возвращении продукции поставщику необходимо подготовить следующие документы:
- Акт приема-передачи с регистрационным номером;
- Претензионное письмо в свободной форме;
- Возвратную накладную;
После подготовки документов собирается комиссия с представителем поставщика и проводится учет.
Как оформить и образец бланка
Возвратная накладная — это специальный документ по форме ТОРГ-12, составляется со всеми обязательными реквизитами и в соответствии с регламентом, установленным законодательством.
Важно! Накладные у организации может затребовать Федеральная Налоговая служба при проведении специальной проверки.
Возвратная накладная по форме ТОРГ-12Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.
С помощью ТН ведется учет остатков товара на складе, а итоговые данные заносятся в бухгалтерскую отчетность.
Подробная инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат:
- Наверху документа пишется «Накладная». Далее ставится порядковый номер накладной номер и указывается дата составления;
- Ниже вбиваются данные поставщика. Указать нужно все реквизиты: название организации, ИНН/КПП, юридический адрес, наименование банка контрагента, БИК, корреспондентский и расчетный счет;
- Далее необходимо указать данные в графе «Грузоотправитель». Заполнить обязательные реквизиты по аналогии с «Поставщик»;
- В графу «Плательщик» вносятся сведения о покупателе продукции. Заполняются необходимые реквизиты организации и данные банка плательщика;
- Далее идет графа «Грузополучатель». В строке отражаются реквизиты и наименование организации. Часто данные по строкам «Плательщик» и «Грузополучатель» совпадают. В этом случае допускается в графе «Грузополучатель» указать «он же»;
- Напишите, что будет основанием для возврата ТМЦ. Например, договор поставки, соглашение. Тут же проставьте дату документа-основания;
- Сделайте описание товара, который подлежит возврату. Пропишите наименование изделия, его количество и цену. Ниже укажите полную стоимость товара, исходя из заказанного количества;
- Поставьте подписи руководства вышеперечисленных компаний — грузоотправителя и грузополучателя. На готовом бланке ТОРГ-12 поставьте печати организаций и дату составления накладной на возврат.
Обратите внимание! Возвратная накладная выписывается в двух экземплярах — один покупатель оставляет себе, а другой передает продавцу.
Заполнение ТОРГ-12 автоматизировано, благодаря использованию специальных систем учета, например, 1С, СБИС. Разрешается заполнение вручную, без поправок и опечаток.
Нужна ли счет-фактура к возвратной накладной
Возврат продукции с браком — это хозяйственная операция, которая обязательна к отражению на счетах бухгалтерского учета. Все операции сопровождаются подтверждающими документами.
Кроме товарной накладной, в определенных случаях должна оформляться счет-фактура на возврат. Рассмотрим подробнее.
Товарно-материальные ценности могут возвращаться от покупателя к продавцу двух видов:
- Надлежащего качества;
- Ненадлежащего качества.
А возврат происходит:
- До подписания ТН;
- После подписания ТН.
Возврат товара надлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:
- Продукция хорошего качества возвращается продавцу только по обоюдному согласию сторон, такой момент должен быть в договоре;
- Так как право собственности у покупателя, и товар был принят к учету, такой возврат в бухгалтерии называют обратной реализацией;
- Покупатель от себя обязан выставить счет-фактуру контрагенту на сумму товара к возврату. Счет-фактура заносится в книгу продаж бывшим покупателем.
На заметку! Обратная реализация проводится на ту же стоимость, по которой товар был приобретен.
Возврат товара ненадлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:
- Если некачественная продукция не принята к учету, то покупатель не должен выписывать счет-фактуру на возврат ТМЦ и исчислять НДС. А поставщик со своей стороны выдает корректировочную счет-фактуру. Она не подлежит занесению в книгу продаж покупателя, так как входного НДС по данному приобретению не было;
- Если брак в товаре обнаружен после принятия к учету, то покупатель расторгает договор в одностороннем порядке, оформив это специальными документами. Корректировочная счет-фактура выставляется от лица поставщика, такой возврат не считается реализацией;
- При частичном возврате покупатель не выставляет от себя счет-фактуру, ведь определенная часть товара не поставлена на учет. Корректировочную счет-фактуру должен выставить продавец на остаток ТМЦ, оставшийся после выбраковки. Он заносит ее в книгу покупок и корректирует НДС в бюджет. Покупатель регистрирует в книге покупок часть товаров, принятых к учету.
На заметку! Налоговая служба в данной ситуации настаивает на обратной продаже, так как товар был оприходован. А причины возврата поставщику не имеют существенного значения.
Возврат товара при УСН и ЕНВД:
Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.
- Возврат целиком. Продавец заносит счет-фактуру в книгу покупок, до возврата этот документ в книге продаж. Регистрация документа происходит в налоговом периоде, когда был осуществлен возврата товара;
- Возврат частями. Продавец оформляет корректировочную счет-фактуру на меньшую итоговую сумму и корректирует сумму налога в бюджет. Стоимость в корректировочных документах должна совпадать с суммой, на которую ТМЦ были возвращены от покупателя.
В процессе использования унифицированной формы документа товарная накладная формируется исключительно по форме ТОРГ-12. Форма и правила ее формирования указаны в Постановлении Госкомстата РФ от декабря 1998 года №132 .
По мере необходимости в установленную форму допускается возможность занесения дополнительных полей, реквизитов (на основании Постановления Госкомстата №20) либо же применять персонально разработанную товарную накладную (на основании ст. 9 ФЗ «О бухучете» №402 от декабря 2011 года).
Требования к заполнению
Законодательством РФ допускается возможность формирования товарной накладной в бумажном либо электронном виде.
Бумажная
Изначальный вариант документации обязательно должен быть заверен руководством компании и главным бухгалтером. Допускается возможность заверения доверенными лицами. Сама привилегия на право подписи базируется исключительно на внутренней документации организации.
Обязательно ТОРГ-12 должна обладать несколькими копиями :
- одна остается в компании;
- вторая передается тем лицам, которые предоставили товарно-материальные ценности.
На основании рассматриваемого документа осуществляется отчуждение продукции у реализатора потребителем. Утвержденная форма ТОРГ-12 может заверяться несколькими лицами.
Со стороны реализатора накладную могут заверить:
- представитель бухгалтерии;
- руководство и лица, которые являются ответственными за отгрузку продукции.
Многие крупные организации нередко заверяют ТОРГ-12 одним уполномоченным лицом (им может выступать оператор), который, основываясь на приобретенных сведениях относительно продукции, формирует документ и проставляет персональную подпись. Это осуществляется на основании составленного Приказа руководства, нотариальной доверенности либо же должностных распоряжений.
Со стороны потребителя, форма ТОРГ-12 может быть заверена уполномоченным ответственным лицом за принятие товара.
Соответствующая подпись должна находиться в поле «Продукцию получил» . Основная функция уполномоченного лица должна быть зафиксирована в нотариальной доверенности либо же в Уставе.
Таким образом, это важно с той целью, чтобы необходимая подпись была проставлена руководством компании либо же доверенном улицу, который имеет полное право заверять первоначальную документацию.
Пятая подпись должна быть проставлена в поле «Продукцию получил» , куда дополнительно необходимо заносить сведения относительно реквизитов имеющейся доверенности на доставку торгово-материальных ценностей. Она должна принадлежать тому лицу, который отвечает за получение продукции.
Им может выступать как какая-либо транспортная компания, так и уполномоченное доверенное лицо. Если приемкой товара занимается руководство организации, то соответствующее поле не подлежит к заполнению.
Разделы относительно получения груза и его принятия грузополучателем могут видоизменяться одним и тем же уполномоченным лицом, у которого есть на это полномочиями.
Электронная
Документ по форме ТОРГ-12 и очередность ее формирования в электронном виде практически аналогична тем правилам, которые установлены для «бумажного» типа. Единственное различие заключается в том, что электронный тип документа формируется в виде копии , которая содержит в себе несколько файлов.
Формирование «первички» ложится на реализатора, а второй части – на потребителя, который принял данную документацию. Персональная подпись в такой ситуации должна быть заменена на ЭЦП, причем обязательно проставляется она обеими сторонами сделки.
В соответствующем поле «По доверенности» должны отображаться сведения относительно имеющихся полномочий доверенным лиц.
По сути, данный вариант формы ТОРГ-12 может быть заверен единственной ЭЦП по причине того, что ее наличие в документации означает не заполнение поля подписанта, а только лишь ее определения и защиты информации (на основании Федерального закона №63). Эти правила распространяются исключительно при наличии единственной электронной цифровой подписи.
Как исправить по причине возврата товара
Действующим законодательством РФ предусмотрен вариант внесения изменений в , необходимость в которых может возникнуть при выявлении каких-либо недочетов.
С этой целью в обеих копиях ТОРГ-12 осуществляются вычерки , которые в дальнейшем заверяются двусторонними подписями.
Причем согласно Федеральному закону «О бухучете», а именно ст. 10 , все необходимые подписи должны быть сопровождены временем формирования корректировок. Некоторые компании часто практикуют создание новой документации задними числами на замену недействительной формы.
Одновременно с этим, по установленным правилам, в этом нет никаких потребностей , и вносить поправки можно указанным выше методом.
А что делать с необходимыми исправлениями в электронном варианте документа? Документация, которая была сформирована с помощью программного компьютерного обеспечения, не предусматривают за собой каких-либо методов корректировок.
Исходя из этого, компании имеют полное законное право на разработку персональных способов внесения корректировок. Причем это предусмотрено ПБУ 1/98 .
В видоизмененном варианте документации необходимо в обязательном порядке указать, что он считается неотъемлемой частью изначального (исходного).
По причине того, что корректировка электронной формы ТОРГ-12, которая указана в действующем законодательстве РФ, не предусмотрена, то подобного рода проблему следует решать путем формирования двусторонней документации с ее последующим подписанием. Она является базой для занесения поправок в учет новоиспеченной записи.
Подобный вариант внесения изменений в обязательном порядке должен быть прописан не только в учетной политике, но и дополнительно в партнерском соглашении. Со стороны компании осуществляется формирование акта относительно обнаруженного различия либо же персональной разработке подобной документации с необходимым включением реквизитных сведений.
Об этом четко указано в Федеральном законе №402 от ноября 1996 года «О бухучете». Помимо этого, компании обязаны согласовывать сформированную форму с непосредственными контрагентами.
Рассматриваемая унифицированная форма ТОРГ-12 используется с целью оформления товарно-материальных ценностей сторонней компании. Основная область использования документации – осуществление оптовой торговли .
Формированием товарной накладной занимается непосредственный реализатор. Стоит отметить, что для продавца она является документацией, на базе которой происходит отображение списания и продажи продукции.
Для непосредственных потребителей рассматриваемая форма ТОРГ-12 является одним их тех документов, который подтверждает покупку товарно-материальных ценностей и считается базой для оприходования.
Возвратная форма накладной ничем не отличается от стандартной. Единственное различие заключается в том, что необходимо поменять местами сведения о непосредственном грузополучателе и грузоотправителе.
Что касается себестоимости и прочей информации, то они остаются неизменными.
Как сформировать и распечатать ТОРГ-12 в 1С? Подробности — на видео.
Это документ, который, без преувеличения, является ключевым в отношениях, связанных с расторжением договора, заключенного между поставщиком и покупателем по вопросу купли-продажи неких товаров. Именно на его основании товар возвращается продавцу по сделке, а деньги – грузополучателю (покупателю).
Оформление накладной актуально для случаев, когда указанные отношения оформлены между субъектами коммерческой деятельности. Если товар поставлялся физ. лицу, то в подготовке бумаги, о которой идет речь, нет необходимости.
Для чего нужна?
Ответить на первый вопрос можно коротко: документ необходим, чтобы законно реализовать процедуру возврата товара . Нормы, регулирующие правоотношения, содержатся в ст. ст. 468 , , и 482 Гражданского кодекса РФ .
Случаи, когда грузополучатель может предъявить поставщику претензии и вернуть товар, таковы:
В общем, если поставленный товар не соответствует условиям, определенным законом или договором, то его можно вернуть, не забыв при этом составить соответствующую накладную.
Какую форму используют?
Специальной формы для документа, утвержденной каким-либо государственным органом, не существует . Между тем, в 1998 году Госкомстат утвердил форму ТОРГ-12, которую и используют многие организации. Законодательство это допускает.
ТОРГ-12 – бланк, который не является обязательным к применению. Важнее не то, как выглядит накладная, а то, какие сведения в ней содержатся.
Как оформить возвратный документ?
Вопрос подразумевает наличие некоторых нюансов, на которых необходимо остановиться.
Кто должен составлять?
Если возникла необходимость вернуть товар, то в этом заинтересован покупатель . Соответственно, именно он должен подготовить накладную, по которой ТМЦ будут переданы поставщику.
Сколько экземпляров нужно сделать?
Логично предположить, что каждой из сторон нужен будет свой экземпляр документа. В какие-либо контролирующие или иные органы обязанности направлять документ нет.
Таким образом, возвратная товарная накладная оформляется в 2 экземплярах:
- один – для поставщика;
- другой – для покупателя, которого, по тем или иным причинам, не устроил полученный товар.
Как заполнить ТОРГ-12?
В документе нужно указать следующее :
- Номер и дату подготовки бумаги.
- Реквизиты организации, осуществляющей возврат. В том числе, нужно указать и банковские данные (расчетный счет, ИНН, КПП, БИК и т. д.).
- Реквизиты поставщика. Их нужно указывать в графе «Грузополучатель».
- Адрес места разгрузки. Это может быть, например, адрес, по которому у поставщика находится склад.
Типичная ошибка: покупатель указывает юридический адрес поставщика, несмотря на то, что товар планируется разгрузить в другом месте.
- Данные о поставщике. Им, в данном случае, является покупатель, а не организация-продавец.
- Сведения о плательщике, которым в отношениях возврата будет являться грузополучатель – первоначальный поставщик.
- В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого изначально возникли отношения между сторонами.
- Данные о возвращаемом товаре: вид, количество, цена, упаковка и так далее.
Ниже указывается общее количество товара и его стоимость.
Подписание
На накладной ТОРГ-12 должны стоять следующие подписи
:
- Уполномоченного представителя грузоотправителя. Необязательно это будет подпись руководителя.
- Аналогичного лица, действующего от имени грузополучателя.
Подпись нужно расшифровывать.
Спорным является вопрос о том, нужна ли печать на документе.
Доводы за печать :
- В самом бланке ТОРГ-12 место для оттиска есть. Оно обозначено буквами «М.П.»
- В приказе Госкомстата разъяснено, что печать ставить нужно.
- Отношения по возврату товара возникают между двумя субъектами коммерческой деятельности.
Все документы должны быть оформлены так, чтобы к ним нельзя было придраться.
Аргументы против :
- Что означают буквы «М.П.» нигде не разъясняется.
- ФЗ «О бухучете» не говорит о том, что печать нужно ставить обязательно.
Учитывая изложенное, можно дать следующую рекомендацию: печать на документе лучше поставить. Это не будет лишним. Процедура быстрая и устраняет риски возникновения ненужных неприятностей.
Как зафиксировать факт составления?
Особых требований законодательство не устанавливает. Практикующие бухгалтеры со стажем рекомендуют распечатать реестр бумаг, о которых идет речь, подготовленный в 1С, и фиксировать в нем факт подготовки каждого из возвратных документов.
Нужно ли хранить данный документ?
Очевидно, да. Он является первичным отчетным бухгалтерским документом, который подтверждает факт того, что товар был возвращен поставщику, а деньги – получены покупателем. Срок хранения согласно ФЗ «О бухучете» — 5 лет . Иначе, как отчитываться перед налоговой?!
Таким образом, возвратная накладная – довольно важный документ, от правильного составления которого зависит многое. В её оформлении больших сложностей нет, но есть свои нюансы, которые нужно учитывать, чтобы не нажить проблем.
Сегодня обычно все без исключения, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязательно поставляют товары или же услуги иным юридическим, физическим лицам.
Именно поэтому необходимо формировать целый ряд различного рода документов специального формата, установленного законодательно или же произвольного.
Одним из обязательных таких документов является именно товарная накладная. Она составляется на транспортируемый груз.
Существуют определенные правила формирования подобного рода документа. Все они отражаются в специальных законодательных нормативных документах.
Что нужно знать
Накладная – специализированный документ, который позволяет реализовывать большое количество самых разных задач. Именно поэтому составление его так необходимо. Причем целью является не только отчетность, но и множество иных действий.
В первую очередь это касается отправителя и получателя товара, какого-либо груза. Например, необходима в случае, если по какой-то причине товар не удовлетворяет определенным требованиям.
Формат документа устанавливается специальными нормативами. Важно помнить, что накладные могут потребоваться при проведении проверок контролирующими государственными органами.
В первую очередь это Федеральная налоговая служба. К основным вопросам, рассмотреть которые нужно будет в первую очередь, стоит отнести следующие:
- необходимые термины;
- с какой целью она формируется;
- правовое регулирование.
Необходимые термины
Сегодня существует целый ряд различного рода законодательных актов, которые регулируют вопрос составления товарной накладной.
Основными вопросами, рассмотреть которые нужно обязательно заранее, являются следующие:
- общие правила составления;
- какой берется бланк;
- если давальческих материалов.
Общие правила составления
Процесс составления накладной связан с множеством самых разных нюансов, особенностей. Особенно если эта накладная является возвратной. Предварительное ознакомление с ними позволит избежать большого количества самых разных сложностей.
При этом существуют определенные ситуации когда вообще возможно составление данного документа:
- истек срок годности груза, товара;
- имеет место задержка оплаты;
- отсутствует возможность реализации;
- имеет место обновление ассортимента.
Важно помнить о необходимости присвоения соответствующего номера составляемой накладной. Она должна осуществляться в соответствии с установленным в организации порядком подобных действий.
При осуществлении транспортировки автомобильным транспортном обязательно проставляется номер, а также дата составления транспортной накладной.
Раздел товарного типа должен быть заполнен в соответствии с определенными данными накладных в соответствии с которыми все полученные товары были приняты к учету в организации.
Видео: товаро-транспортная накладная
При помощи накладной необходимо установление связи между ранее возвращенным и поставленным имуществом. В накладной на возврат и оригинальной обязательно должны совпадать следующие данные:
- используемые единицы измерения;
- ставка и цена;
- другое.
Товар должен быть возвращен на условиях поставки. Руководитель организации, иной исполнительный орган, а также главный бухгалтер обязаны осуществлять простановку своих подписей на документах.