Правильная постановка печати в трудовой книжке. Исправления в первичных документах Неправильная печать в трудовой
При увольнении работника в его трудовой книжке случайно была проставлена печать другой компании. Как можно это исправить, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникло проблем?
Когда может всплыть неверная печать в трудовой книжке? Как правило, такая ситуация возможна в холдинговых структурах, когда деятельность нескольких юридических лиц обслуживает одна кадровая служба.
Холдинг — структура коммерческих организаций, включающая в себя управляющую компанию и сеть дочерних компаний, которые она контролирует.
Исправляем ошибку
Правила заполнения трудовой книжки установлены в Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Если запись, внесенная в раздел «Сведения о работе» , оказалась неправильной (в нашем случае проставлена печать не компании-работодателя), ее необходимо исправить. Но просто зачеркнуть неверную запись нельзя — это запрещено пунктом 1.2 Инструкции.
Исправить ошибку можно путем внесения исправительной записи. Покажем это на примере.
Пример
О.И. Бук увольняется из ООО «Диагональ». В трудовой книжке работника эта запись идет под номером 6. Специалист отдела кадров случайно заверил ее оттиском печати ООО «Параллель». Как исправить ошибку?
В графе 1 после записи номер 6 указываем следующий порядковый номер исправительной записи — № 7, в графе 2 проставляем дату ее внесения.
Затем в графе 3 делаем запись № 7: «Запись за номером 6 недействительна».
После этого производится правильная запись, но новый порядковый номер ей не присваивается. В графе 4 повторяется дата и номер приказа об увольнении.
Образец исправительной записи приведен ниже.
В акте выполненных работ Заказчик поставил случайно не ту печать, зачеркнул ее и добавил "печать поставлена ошибочно, ФИО директора и верная печать". Рядом с ошибочной печатью еще раз проставил верную печать. Возможно, ли принять данный документ?
Ответ
Нет, нельзя.
Согласно Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Фактически имеет место только запрет в отношении кассовых документов.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть в Вашем случае не хватает указания на дату исправления.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух» .
«Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.*
Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, Положения, утвержденного , и указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У».
Печать появилась еще за долго до такого, как наш современный мир начал существовать.
Еще в древнем Египте на папирусе фараоны закрепляли свою волю специальной печатью. Сегодня времена изменились, и печать можно приобрести практически везде и она не является предметом роскоши.
Об этом знают и не совсем чистые на руку работники, которые стремятся подделать печать какой-либо организации , тем самым подделав свой стаж тоже. Но не многие правонарушители знают о том, что существуют особые правила постановки печати .
Они известны лишь опытным сотрудникам отдела кадров и работодателям, которым не в первой оставлять записи в трудовой книге своих работников. Об этих правилах и нюансах мы сегодня и поговорим в нашей статье.
Печать в трудовой книжке
Обязательна ли печать?
Постановка печати в трудовой книге не оговорена Трудовым кодексом, однако упоминание об этом есть в инструкции по заполнению трудовых книжек для кадровиков .
Поэтому, следуя пунктам данного документа можно сделать вывод, что наличие печати в документе не только важно, но и обязательно одновременно.
Ведь только печать может придать документу всю его необходимую официальность и законность.
А вот в каких именно случаях ставится печать в документе, поговорим в следующем пункте.
Когда ставится?
Печать ставится в трудовой книжке и это факт , как мы выяснили в предыдущем пункте. Но начинающий кадровик, который еще не ознакомился до конца с инструкцией по заполнению трудовых книжек, наверняка не до конца разобрался в том, какие ситуации предполагают собой постановку печати. Начнем с их обсуждения.
Титульный лист трудовой книжки содержит очень важную информацию о работнике . К примеру, там содержатся сведения о его имени, фамилии, отчестве, дате рождения, образовании и специальности. Для того, чтобы подтвердить эти данные и тем самым доказать, что работник не приписывает себе чужие заслуги, первый официальный работодатель, который заводит работнику трудовую книжку, ставит на титульном листе соответствующую печать.
Так печать ставится в обязательном порядке при приеме гражданина на работу.
Также, постановка печати обязательна в случае, если работник был награжден или поощрен и об этом упоминалось в трудовой книжке.
В случае если работник был переведен или перемещен, также оставляем печать.
Если работник был уволен, мы тоже удостоверяем запись об этом в трудовой книжке печатью.
Последний случай, который тоже заверяется печатью трудовой, это случай когда изменено наименование организации.
Тогда в трудовую вносится упоминание об этом и ставится соответствующая печать с новыми измененными данными.
Где ставится?
В зависимости от того, какой случай стоит перед сотрудником отдела кадров, мы решаем, где ставится печать. Например, если речь идет о постановке печати на титульном листе, то мы ставим печать в нижнем правом углу. В данной печати мы ставим подпись и дату.
Если же речь идет о постановке печати в бланке, то, как правило, одной половиной она должна заходить на сведения о работе, а другой на упоминание о приказе.
Эта постановка печати считается правильной.
Также печать на которой ставится отметка в трудовой книге должна отвечать ряду особенностей . Так она должна не оставлять за собой грязь. Помимо этого печать должна быть достаточно четкой чтобы основные знаки и символы на ней читались. Также печать должна быть овальной или прямоугольной формы.
Какую именно печать нужно ставить?
Можно ли в трудовой книге ставить печать для документов?
В трудовой книге ставится печать, которая является официальной по всей организации . Поэтому если в организации есть еще какая-либо печать, кроме печати для документов, то поставить в трудовую нужно именно ее. Если же печать для документов является единственной в наличии в организации, то постановка отметки в трудовой осуществляется именно ей.
Что делать, если в трудовой плохо видна печать?
К сожалению, бывает так, что сотрудник отдела кадров не проверил печать заранее и при постановке непосредственно в трудовую книжку выяснил, что она не отчетливо видна. Такую трудовую работнику нельзя выдавать на руки.
Сотрудник отдела кадров должен либо сходить и поменять печать на работающую такого же вида и образца, либо попросить работника на пару ней отсрочить получения трудовой и изготовить новую печать.
Ставить поверх уже нанесенной печати другую, которая не совпадает с поставленной по форме и содержанию нельзя.
Если поставлена не та печать?
Часто бывает так, что в распоряжении сотрудников отдела кадров находится сразу несколько печатей. Иногда, задумавшись, сотрудники ставят совсем не ту печать в документ и не знают, что с этим делать. Самый плохой вариант – это отдать трудовую сотруднику.
Правильный вариант, это написать строкой ниже в трудовой, что данная запись не верна и уже под следующим порядковым номером продублировать ранее сделанную запись, но уже с правильной печатью.
Образец верной постановки печати в трудовой книжке
Заключение
На данном этапе заполнение трудовой заканчивается. Печать является завершающим штрихом и несет глубокий смысл. Печать доказывает факт работы работника в данной организации.
Сотрудники отдела кадров должны знать, как оформлять трудовые книги , а главное, как проставлять в них печати ведь только по общему виду оставленной записи следующий работодатель работника оценит профессионализм работы своего предшественника. Относитесь к постановке печати со всей серьезностью и тогда, возможно ни вы, ни ваш работник, ни сотрудник отдела кадров не столкнется с последствиями неправильно выполненных действий.
До недавнего времени в трудовых книжках должны были ставиться печати, подтверждающие достоверность указанных сведений.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Но сегодня законом допускается возможность игнорировать необходимость в постановке штампа организации.
Для чего вообще нужна печать? Когда ее нужно ставить? Кому можно не использовать? Рассмотрим все вопросы подробней.
Зачем нужна?
Печать в трудовой книжке является подтверждением достоверных сведений о владельце, компаниях, на которых он осуществлял свою трудовую деятельность.
Обязательна ли?
Сам процесс постановки оттиска в трудовой книжке не оговорен в Трудовом Кодексе, однако об этом упоминается в Правилах заполнения трудовой книжки у сотрудников отдела кадров.
Нормативные документы
Законодательство РФ хоть и пытается регулировать вопрос о постановке печати в трудовые книжки, но все же это делается не в таком объеме, как хотелось бы.
Для кого отменена?
Печать имеют право не ставить только те организации, у которых в уставе не предусмотрена необходимость в ее постановке.
К сведению:
Были внесены изменения в Правила учета и заполнения трудовых книжек.
Отныне работодатели — ООО и ОАО — не обязаны ставить печати в трудовые книжки.
При этом не имеет значения, есть у компании печать или нет. Если компания ее имеет, то для отсутствия необходимости поставки в документе достаточно отказаться от этого, изменив Устав.
Важно помнить: при отсутствии печати у компании согласно все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя либо же сотрудником отдела кадров. Причем исключением являются случаи из пункта 36 Правил.
Печать в трудовой книжке в 2019 году
Какой она должна быть?
В случае необходимости оформления трудовой книжки по вопросу профессиональной деятельности сотрудника, печать необходимо ставить на первом листе в положенном для нее месте - в нижнем углу страницы.
Аналогичным образом ставится печать и с другой стороны документа, если будут внесены изменения либо вноситься дополнительные записи.
Работодатели ставят основную печать своей компании. При обнаружении иной печати достаточно обратиться в отдел кадров работодателя за объяснениями - быть может, придется устранить ошибку.
Важно помнить: не вся заносимая информация в трудовую книжку должна быть заверена круглой печатью.
Она ставится исключительно:
- при необходимости оформить титульный лист либо вкладыш;
- при необходимости внесения изменений на главную страницу документа либо вкладыша;
- при указании дополнительных сведений.
Какая и когда ставится?
Рассмотрим подробней, какая печать и где должна быть проставлена в той или иной ситуации.
Внесение данных
Печать компании либо отдела кадров (нет разницы) ставится на титульном листе документа, если это делается впервые.
На титульном листе указывается информация о владельце трудовой книжки:
- полные инициалы;
- дата рождения (в формате день/месяц/год);
- информация об образовании;
- какая профессия получена.
После внесения всех сведений владелец книжки должен поставить свою подпись, чем подтверждает достоверность указанной информации.
Выдача вкладыша
Нередко встречаются ситуации, когда все страницы трудовой книжки заполнены. В таком случае формируется специальный вкладыш.
Он набирает юридическую силу только печатью с надписью “Вкладыш выдан”, где указываются его серия и номер.
Выдача копии книжки
При выдаче копии документа необходимо ставить печать компании, а также подпись непосредственного работодателя.
Изменение информации
Печать компании ставится в трудовой книжке, если у ее владельца произошла смена фамилии, имени либо отчества, в том числе и иной информации.
Кроме этого, непрерывной чертой должна быть перечеркнута прежняя информация и аккуратно указаны новые сведения.
На документах (трудовых книжках), ответственное лицо должно поставить свою подпись и печать.
При увольнении
При увольнении сотрудника по собственному желанию либо иной причине в документе необходимо поставить работодателю свою подпись, а также лица, ответственного за выдачу книжки.
После этого сотрудник отдела кадров ставит соответствующую печать.
Часто встречаются ситуации, когда указанные сведения об увольнении в документе хоть и указаны, но не в полном объеме.
В таком случае сотрудники отдела кадров аннулируют предыдущую запись, дописывают недостающую информацию, а после заверяют ее печатью отдела кадров.
Важно помнить: печать должна ставится только в случае увольнения сотрудника. Если рабочий переводится на другую должность либо принимается на работу, награждается – простановка печати является прямым нарушением законодательства РФ.
Как и где правильно разместить?
На титульном листе
Пример постановки печати на титульном листе можно посмотреть на фото:
В тексте
Образец печати в тексте на фото:
Сколько их должно быть?
В трудовой книжке ставится одна печать – после записи информации об увольнении. Допускается вариант повторной печати, только если сделанные ранее записи недействительны.
В каких случаях может потребоваться экспертиза оттиска?
Наверное, все без исключения мошенники знают, как подделать печать. Этим они могут воспользоваться при устройстве на работу, указывая неправдоподобные сведения в трудовой книжке.
Выявить факт подлинности поможет экспертиза.
Часто к ней обращаются за помощью:
- крупные компании, которые дорожат своей репутацией и проверяют досконально будущих своих сотрудников;
- производства Министерства Обороны;
- другие компании, которые заподозрили факт подлинности печатей (к примеру, перевернутая печать или нечто подобное).
Для того чтобы вывести на чистую воду мошенников и создана возможность проведения экспертизы оттиска.
Основные ошибки и меры по их устранению
Печать не пропечаталась (нечеткая или нечитаемая)
Если поставленная печать нечетка или ее плохо видно, то можно исправить эту ситуацию. Если же на месте печати практически нет оттиска, можно пропечатать ее повторно.
В ситуации, когда информация из первой печати просматривается, то можно поступить следующим образом: смочить печать в краске и пропечатать повторно рядом с предыдущей.
Важно помнить: исправление оттиска нечитаемой печати не может приниматься за ошибку, а является вынужденной необходимостью.
Есть лишние изображения
В случае если лишняя печать в трудовой книжке не мешает прочитать необходимую информацию, лучшим вариантом станет оставить все без изменений.
Рассмотрим ситуацию на примере:
В строительную компанию пришел новый сотрудник. В его документе с прошлого места работы проставлено несколько печатей (о приеме и увольнении). Как можно исправит эту ошибку?
Согласно Постановлению Правительства РФ печать о приеме на работу не ставится, а все записи в документе, произведенные по ходу трудовой деятельности (повышение, вознаграждения и так далее), заверяются исключительно подписью работодателя.
Помимо этого, согласно прописанной инструкции в Постановлении, ничего не сказано о том, как все-таки нужно поступать в подобной ситуации. Более того, как показывает практика, действительно лучшим вариантом будет оставить все как есть.
Поставили не ту (неправильная форма)
Встречаются и такие ситуации, когда сотрудники отдела кадров по ошибки ставят не ту печать под сведениями в документе.
Не нужно сразу зачеркивать проставленную печать.
Достаточно указать порядковый номер и написать на выбор одну фразу:
- “Запись № 1 недостоверна”;
- “Запись № 2 считать недействительной”;
- “Запись № N является недостоверной”.
Главное помнить: важен смысл того, что предыдущая запись признается не верной.
Часто задаваемые вопросы
Как отказаться от печати?
Изначально необходимо понимать, что вся информация о печати находится в Уставе компании. Поэтому начинать процедуру отмены печатей рекомендуется с внесения в него изменений.
Однако на сегодня весь механизм отказа от постановки печати в трудовой книжке находится еще в стадии разработки. Сегодня в Правилах четко указано, что сведения на титульных листах, в том числе и информация об увольнении, обязательно должна заверяться печатью (согласно пункту 2.2 Правил, принятых Постановлением Правительства № 69).
По этой причине многие эксперты в этой области говорят о том, что отсутствие печати сегодня может еще привести к немалым проблемам.
Подробнее смотрите в видео.
Что делать, если на оттиске указаны неверные реквизиты организации?
Исправить подобную ошибку можно способом занесения соответствующей записи.
Пример:
О. И. Бук принял решение об увольнении с ООО “Диагональ”. В трудовой книжке подобная запись указывается под 6 номером. Сотрудник отдела кадров по случайности поставил оттиск печати ООО “Параллель”.
Каким образом можно это исправить?
Решение простое:
- В первой графе после сведений под 6 номером необходимо указать порядковый 7 номер, а во второй графе указать дату внесения информации.
- В третьей графе делается запись № 7: “Сведения под 6 номер считать недействительными”.
- Поле этого нужно будет прописать верную информацию, но без указания порядкового номера.
- В графе 4 дублируется дата и номер изданного приказа об увольнении.
У нас есть две оптовые организации. Случается, что при приемке товара кладовщики вместо печати нужной организации ставят печать другой организации. Если печать поставлена неправильно, как нам исправлять ошибку:- запросить у поставщика новые документы- или достаточно зачеркнуть неправильную печать и поставить верную?
В данном случае Вы можете как запросить у поставщика новые документы, так и внести исправления в документы. Ошибка исправляется следующим образом: зачеркивается чужая печать и ставится верная. Данное исправление заверяется подписями лиц, составивших документ, проставляется дата внесения исправления.
Однако, следует иметь ввиду, что если зачеркнуть и поставить новую печать, то у налоговиков такая путаница вызовет вопросы. Поэтому, во избежание налоговых рисков, запросите у поставщика новые документы.
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как исправить ошибку в первичном документе
Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.
Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 , и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Печати контрагента, которым лучше не доверять
В любых нестыковках с печатями налоговики видят фиктивность расходов. Поэтому при проверке «первички» перед годовой отчетностью на печати контрагентов стоит обращать особое внимание и исправить излишние вольности, которые мы показали на наглядных примерах.
По документам - печать чужая
В холдингах нередко путают печати, когда приходится делать документы сразу от имени нескольких компаний (см. рис. 2). Но во-первых, налоговиков такая путаница наведет на мысль, что директор покупателя хранит в столе печати однодневок. Во-вторых, фактически на документе нет печати продавца. А значит, возникнут проблемы не только с расходами, но и со взысканием долга или убытков с контрагента. Поскольку это удается сделать лишь через суд (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 26.04.12 № А29-4435/2011).
Рисунок № 2. Название компании в договоре не совпадает с названием в печати
Первичные документы с чужой печатью безопаснее полностью заменить. Если рядом поставить правильную печать, то две печати вызовут еще больше вопросов инспекторов.