Отчет о выполнении задания по командировке. Как написать отчет о командировке
Организация-работодатель заинтересована в постоянном ведении учета командировочных сотрудников. Последние, уже после выполнения задания, обязаны отчитаться перед формальным руководителем о его выполнении. В этих целях предусматривается составление отчета о командировке. Это официальный документ, который должен оформляться с соблюдением локальных правил и императивных норм профильного трудового законодательства. В каком именно виде его следует заполнять работнику, и какие документы к нему необходимо прикладывать, будет рассказано далее.
Обязателен ли отчет о командировке?
В статье 391-ой указаны рекомендательные нормы по его оформлению. Написать отчёт о проведённой командировке может быть обязанностью в том случае, если к этому располагает должность лица, либо локальный приказ формального работодателя. В обязательном порядке с позиции профильного трудового законодательства выполнять данное действие не следует, потому что у каждой организации свое понимание на этот счёт. То же самое касается и документов, которые следует представлять после завершения командировочной работы.
В определенной организации в отношении конкретного структурного подразделения может быть выставлено данное требование, но на остальные подразделения оно распространяться не будет. Поэтому в двух разных учреждениях подобный отчет может быть обязательным, может и не предусматриваться вовсе. Как правило, обязанность его написать по возвращению, указывается в командировочном талоне ещё перед служебной поездкой. Поэтому формальный сотрудник уже заранее знает о данной обязанности еще до получения направления.
Как написать отчет о командировке?
Для этого в отделе кадров необходимо запросить специальный бланк, который предполагает использование определённой локальный формы, предусмотренной в организации.
Данный бланк должен содержать указание на расход командировочных средств по дням, место проведения командировочной работы, использование всех авансовых платежей.
Во второй части прописывается наименование работ, которые были проведены в период отсутствия. Написать список таких работ необходимо также по дням, чтобы организация-работодатель могла проследить и сопоставить проведённые работы с понесенными расходами. В заключительной части указывается точное время прибытия и сдачи документов.
К данному бланку также необходимо приложить документы, которые будут свидетельствовать о проведенных работах и о расходе организационных средств.
Требования к отчету о командировке
В первую очередь его написать можно только на локальном бланке учреждения. Помимо этого не допускается его составление задним числом, потому что результат расхода организационных средств в этом случае можно будет преувеличить, что является должностным подлогом.
Еще одним требованием здесь выступает обязательное приложение документов, которые в каждом случае должны непосредственно относиться к удостоверению выполненных работ и поручений. Бланк должен быть скреплен главной подписью командировочного сотрудника.
Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?
К обязательным документам относятся все документальные данные, свидетельствующие о расходе организационных средств:
- талоны;
- любые чеки;
- платежные ведомости;
- накладные документы, которые оформлялись в процессе отсутствия.
Если работодателем были выданы документы, удостоверяющие какие-либо правомочия (к примеру, доверенности, письменные поручения, финансовая документация), то и они сдаются в обязательном порядке. Отчитываться необходимо сразу по прибытию.
Форма отчета о командировке
В настоящее время практически в каждом сегменте используется новая типовая форма Т-10а. Это стандартный бланк, состоящий из одного листа, который содержит обязательные к заполнению колонки и графы. В начальной части формы указывается место отбытия. Далее прописываются реквизиты уполномоченного лица, принимающего данный бланк к ознакомлению. Далее прописывается наименование работ, которые были проведены в период отсутствия. Написать список таких работ необходимо также по дням, чтобы организация-работодатель могла проследить и сопоставить проведённые работы с понесенными расходами.
Правила и сроки заполнения отчета о командировке
Заполняемый бланк должен содержать указание на расход командировочных средств по дням, место проведения командировочной работы, использование всех авансовых платежей.
В основной части указывается точное время прибытия и сдачи документов (ст. 391-я ТК РФ). Отчитывается формальный сотрудник в первый день прямого выхода на рабочее место. О продлении сроков принимает решение только руководитель отдела.
Образец отчета о командировке в свободной форме
Свободная форма используется редко, но сегодня это наиболее удобный вариант для отчетности с указанием документов. По согласованию с условным работодателем такая форма может быть использована, и профильное законодательство прямых запретов на этот счет не имеет.
Как отозвать из командировки - образец приказа
Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…
Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018
Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…
Договор аутстаффинга персонала - образец
Аутстаффинг - современный термин, который обозначает вывод собственных сотрудников за штат компании. Трудовые договоры у сотрудников…
Командировка в табеле учета рабочего времени - образец
Табель рабочего времени представляет собой основной акт, в котором отображаются отработанные служащими дни. Данный табель содержит полную…
Оплата проживания в командировке в 2018 году
Направление сотрудника в деловую поездку - это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.…
В статье:
Скачайте полезные документы:
Для чего нужен отчет о командировке: пример разных видов отчетности
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель ставит перед ним определенные задачи и авансом выплачивает командировочные для покрытия всех издержек, связанных с поездкой. По возвращении работник обязан отчитаться о достигнутых результатах и подтвердить расходы. Сведения должны быть точными и достоверными, поэтому используют письменную форму отчета о командировке. Причем речь идет о двух совершенно разных видах отчетности: финансовой и служебной.
Как составить отчет о выполнении служебного задания по командировке
Для отчета о выполнении поручений обычно используется бланк служебного задания. До 8 января 2015 года это документ, как и командировочное удостоверение, считали обязательным, без него не обходилась ни одна деловая поездка.
В настоящее время можно не оформлять служебное задание каждый раз, отправляя сотрудника в деловую поездку. Тем не менее, работодатели не спешат отказываться от удобного бланка, на котором есть специальная графа для краткого отчета о проделанной работе. Речь идет об унифицированной форме №Т-10а, которую можно применять в стандартном виде, или доработать в соответствии с потребностями организации.
Оформляя командировку, работодатель указывает в служебном задании:
- наименование организации;
- номер и дату составления документа;
- табельный номер, подразделение, должность и ФИО командированного работника;
- место, сроки и источник финансирования командировки;
- основания и цель поездки.
Задания, которые поручают работнику, отражают в графе 11. Расположенная рядом графа 12 на момент отъезда остается незаполненной, поскольку именно здесь будет краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример:
Скачать образец
Записи в графу 12 сотрудник вносит по мере выполнения поставленных перед ним задач, кратко перечисляя достигнутые результаты. А поле «Заключение » заполняется только по прибытии из командировки: здесь непосредственный руководитель командированного, например, начальник отдела или рабочей группы, ставит итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.
Организации, которые не используют бланки служебных заданий, указывают цель поездки в приказе о направлении в командировку. Поскольку типовая форма приказа не содержит поля для отчета о выполнении задания, работнику придется отчитываться другим способом, например, составить отдельный отчет о командировке в свободной форме, служебную записку или доклад.
Как оформить авансовый отчет о командировке
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Обычно используется унифицированный бланк отчета по командировке №АО-1, заполняемый от руки или на компьютере. Но это правило касается только коммерческих организаций, поскольку для казенных и бюджетных учреждений предусмотрен бланк другого типа - ОКУД 0504505 .
Бланк авансового отчета о командировке
Скачать образец
Остальные предприятия применяют двухстороннюю форму №АО-1. На лицевой стороне командированный сотрудник указывает свою фамилию, имя и отчество, должность, табельный номер, размер полученного аванса и другие необходимые данные. Затем он заполняет таблицу на оборотной стороне, где перечисляются траты, понесенные за время поездки, в том числе суточные , и указываются реквизиты подтверждающих документов.
Работник должен знать, как написать отчет о командировке и обосновать свои расходы оправдательными документами. Поэтому вместе с авансовым отчетом следует подать в бухгалтерию оригиналы документов, в которых зафиксированы суммы, потраченные во время поездки, и обстоятельства, подтверждающие производственный характер расходов. Например, договоры аренды жилья, счета из гостиниц и хостелов, товарные чеки и квитанции, проездные билеты и талоны.
Часть сведений в авансовый отчет вносит бухгалтер. Документ принимается на проверку бухгалтерией организации, а работник получает на руки отрывной корешок-расписку, подтверждающую, что он отчитался перед работодателем. На расписке обязательно ставится текущая дата и подпись бухгалтера, принявшего отчет.
Внимание! Чтобы приложенные к основному бланку чеки, квитанции и билеты не потерялись, каждый документ следует наклеить на лист формата А4.
Если выданный перед отправкой в командировку аванс не потрачен полностью, сотрудник должен вернуть остаток средств в кассу предприятия или согласиться на удержание соответствующей суммы из своей заработной платы. Если ситуация сложилась с точностью до наоборот и аванса не хватило на оплату всех расходов, и сотруднику пришлось доплачивать из собственного кармана, работодатель обязан выплатить ему разницу после проверки отчета.
Помимо суточных за каждый день командировки, стоимости проездных билетов и других расходов, напрямую связанных с поездкой, работодатель обязан оплатить рабочие дни, проведенные сотрудником на месте назначения, а также в пути туда и обратно, в размере среднего заработка. Даже если работник вынужденно задержался в пути, например, в связи с отсрочкой авиарейса, это время также придется оплатить.
Срок сдачи финансовой отчетности о командировочных расходах - три рабочих дня после возвращения из поездки.
Письменные отчеты о расходах во время командировки и выполнении служебного задания - важные документы, на основании которых работодатель оценивает результаты поездки. Производственный отчет, оформленный на бланке служебного задания или отдельным документом, сдается непосредственному руководителю командированного работника, а авансовый отчет вместе с приложенными чеками и квитанциями - в бухгалтерию предприятия.
Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.
Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Общие сведения
Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:
- заключения договоров;
- участия в различных тренингах и семинарах;
- проведения переговоров;
- приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
- участия в обучающих мероприятиях;
- обслуживания удаленного структурного подразделения.
Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.
На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.
Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.
На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.
Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.
На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.
Законодательная база
Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.
Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.
Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.
Отчет о командировке
Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.
Служебной
Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.
Авансовый
Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.
Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.
Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.
Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.
Финансовый
Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.
Его необходимо дополнить финансовой документацией.
В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:
- чеки;
- квитанции;
- оригиналы оплаченных счетов с печатью;
- билеты.
Рукописные документы бухгалтер не примет.
За границу
Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.
Обязателен ли?
До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.
Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.
Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.
Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.
В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.
Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.
Как оформить?
Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.
Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.
В свободной форме или нет?
Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.
Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:
- В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
- Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
- Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.
Документ может быть составлен и по собственной форме организации.
Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.
- период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
- лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
- сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.
Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.
Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.
В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.
К ним относятся:
- родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
- лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.
Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.
Пример написания
Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.
Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.
Обычно бланк должен включать следующую информацию:
- расход денежных средств по дням;
- место командировочной работы;
- использование авансовых платежей.
Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.
Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.
Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.
В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.
Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.
Кто подписывает и согласовывает?
Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:
- работник, оформлявший командировку;
- руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
- руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.
Сроки предоставления
Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.
В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.
Сопроводительные документы
Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.
Перед командировкой работник должен приобрести билеты, забронировать гостиницу, произвести другие расходы. Для этого ему выписываются под аванс деньги из кассы фирмы.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться в бухгалтерии по осуществленным расходам.
Для подтверждения обычно предоставляются чеки и квитанции, на их основании формируется авансовый отчет.
Что нужно знать
Авансовый отчет заполняется на специальном бланке, форма которого утверждена Федеральной службой государственной статистики и называется .
Организации вправе доработать эту форму – дополнить новыми графами или убрать лишние.
Основные определения
Авансовый отчет рассматривается как первичная учетная документация, подтверждающая использование выданных средств.
Авансовый отчет подает подотчетное лицо – т. е. тот, кому выписали деньги, после чего документ подается в бухгалтерию и там проходит проверку. Проверенный бухгалтером документ подписывает директор организации.
Выдача наличных из кассы осуществляется по , где прописываются цели расходования денег.
В бухгалтерии обычно имеется , в котором перечислены лица, имеющие право на получение подотчетных средств.
Данным приказом определяется и период, на который предоставляются деньги (сроки выдачи законодательством не ограничены).
Деньги не могут быть выданы работнику, за которым числится долг по предыдущему авансу, также не допустима передача подотчетных средств другому человеку.
Утверждение бланка документа
Бланк отчета представляет собой форму № АО-1 и включен в по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств.
Данная форма определена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Бланк представлен в виде двухсторонней унифицированной формы и подлежит обязательному заполнению в единичном экземпляре командируемым и бухгалтером.
Законодательная база
С 01.01.2013 г. формы первичной документации не являются обязательными к использованию, однако обязательными остаются документы, применяемые для первичного учета.
Они также установлены уполномоченными органами согласно действующему законодательству (например, кассовая документация).
Как оформить авансовый отчет по командировке
Оформление отчета осуществляется по приезду работника из командировки. Сотрудник получает бланк в бухгалтерии и начинает самостоятельно, либо с помощью бухгалтера заполнять форму.
Необходимые данные
Авансовый отчет заполняется на основании подтверждающих документов, которые также подаются в бухгалтерию.
Если работник производил расчет наличными, к отчету прикладываются:
- кассовые чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру или бланки строгой отчетности.
При безналичном расчете (например, банковской картой), отчет составляется на основании:
К документам, подтверждаемым затраты сотрудника, также относятся билеты на поезд, счета на оплату жилплощади и т. д.
Порядок формирования документа
Авансовый отчет заполняется на бланке формы № АО-1. Документ состоит из трех листов:
Сначала заполняется шапка документа | Указывается остаток по ранее выданным авансам (включая задолженность), далее указывается фактически израсходованная сумма по чекам и итоговый остаток в виде разницы данных сумм. Бухгалтер делает запись по дебету 26, кредиту 71 — подотчетное лицо отчиталось по командировке, проводка |
Второй лист представляет собой расписку | С подотчетной суммой, подтверждающей проверку отчета бухгалтером |
Третий и другие листы включают детализацию затрат | Номера и даты подтверждающих документов, на что израсходованы средства (суточные, билет и т. д.). Здесь расписывается подотчетное лицо |
К авансовому документу прикрепляются | Все предоставленные работником дополнительные документы |
После того, как бухгалтер проверит целевое расходование денег и наличие подтверждающих затраты документов, авансовый отчет подается руководителю.
Здесь важно отметить то, что неподтверждение отчета руководителем является поводом к тому, чтобы налоговые органы отказали в принятии расходов.
На основании ратифицированного авансового отчета бухгалтер осуществляет списывание подотчетной суммы.
Пример заполнения
В заполнении авансового отчета участвуют командируемое лицо и бухгалтер. В первом случае сотрудник начинает заполнение с указания на лицевой стороне основной информации.
Как составить и что прописывать:
- название учреждения;
- дата заполнения;
- специальность (должности);
- табельный номер;
- цели аванса (хозяйственные или представительные затраты);
- на лицевой стороне слева также заполняется таблица, содержащая информацию о ранее предоставленном авансе, выданных в настоящий момент деньгах и их расходовании (перерасход или остаток).
На оборотной стороне в графах с первой по шестую перечисляются удостоверяющие расходы документы, здесь же отмечаются потраченные суммы.
Документы пронумеровываются в соответствии с очередностью их перечисления. В первой графе командируемое лицо прописывает порядковый номер подтверждающего документа.
Во второй и третьей графе отмечаются дата составления и номер документа. В четвертой графе отмечается тип расхода (например, оплата за жилье).
В пятой графе прописывается сумма произведенных трат (если расход произведен в иностранной валюте – в шестой графе). Итоговая сумма затрат отмечается в строчке «итого» в пятой или шестой графе.
Бухгалтер при принятии заполненного отчета и удостоверяющих документов ставит свою подпись, указывает номер и дату отчета, итоговую сумму трат и количество представленных документов.
В ставится дата подачи отчета, после чего она вручается работнику.
После проверки всех внесенных работником сведений бухгалтер приступает к заполнению на обратной стороне седьмой и восьмой графы (размеры затрат, подлежащих учету) и графы девятой (номера счетов бухучета).
Затем бухгалтер возвращается к лицевой стороне документа и отмечает:
- Оставшиеся средства (или перерасход) по ранее выданному авансу.
- Размер выданного из кассы аванса.
- Размер потраченных денег.
- Оставшиеся средства (перерасход) авансовой суммы.
- Бухгалтерскую учетную запись.
Данные для заполнения таблицы бухгалтерских записей берутся из девятой графы с оборотной стороны отчета.
Проанализированный отчет подписывается директором фирмы (ФИО и роспись с расшифровкой), либо заменяющим его лицом. Для этих целей вверху лицевой стороны отведена специальная строчка.
После заверения руководством отчетный документ принимают к учету с целью списания подотчетных сумм. Такой образец написания авансового отчета по командировке в 2019 году наиболее распространен.
Возникающие нюансы
При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск.
На самом деле, ничего сложного в этом нет – в первом случае может лишь потребоваться перевод некоторых строк, а во втором достаточно уложиться в установленные сроки сразу после выхода из отпуска.
Как быть при загранкомандировке?
Сотрудник, возвратившийся из командировки, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выдавались средства.
Данное правило закреплено и действует для заграничных служебных командировок.
Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.
Если часть документов, удостоверяющих затраты во время заграничной командировки, составляется на иностранном языке, по мнению контролирующих органов, на отдельном листке нужно выполнить построчный перевод этих документов на русский язык.
Как сделать перевод? Это можно сделать самостоятельно, либо с помощью специализированной фирмы переводов.
Для билетов на самолет и иных транспортировочных документов на иностранном языке Министерство финансов требует перевод одних реквизитов, необходимых для подтверждения затрат (ФИО пассажира, место назначения, рейс, дата вылета и прилета, сколько стоит билет).
Перевод сведений, не имеющих особого значения для удостоверения затрат (например, условия применимости тарифа, правила авиаперелета и провоза багажа и т. д.) выполнять не нужно.
По мнению налоговиков, необходимость в переводе электронного билета на самолет полностью отсутствует.
Данный билет является унифицированной международной формой документа, поэтому большинство реквизитов заполняется согласно Единому международному кодификатору.
Вместе с тем, переводить другие подтверждающие документы ( , счет за или такси и т. д.) все же придется. Это необходимо для установления целевого характера расходования средств.
Если перевод осуществляется сотрудником специализированной компании, расходы на перевод можно отнести к прочим расходам.
Если из командировки в отпуск
Если сотрудник по возращении из командировки сразу отправляется в отпуск, ему не обязательно идти на работу и предоставлять авансовый отчет. Срок сдачи документа в такой ситуации нарушен не будет.
Оформление и состав расходов по командировке
В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.
В состав командировочных расходов входит:
- Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
- Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
- Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
- Оплата за проживание или аренду жилья;
- Дополнительные расходы, документально подтвержденные.
Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета
- В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
- Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
- «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
- В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
- В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
- Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
- Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
- Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
- Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
- Руководитель проверяет и подписывает.
Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.
Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.
Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.
Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке
Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:
- Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
- Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
- Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.
Оформляем авансовый отчет по командировке:
Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.
Бухгалтерские записи операции «командировка»
Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:
- Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
- Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
- Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
- Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
- Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.
Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.