Оформление документа согласовано утверждаю. Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)
Требования, предъявляемые к оформлению документов
Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).
В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .
Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .
Реквизиты, определяющие наименование вида документа
Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.
Дата документа
Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.
Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .
Регистрационный номер
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).
Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .
Гриф утверждения
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:
утверждение документа руководителем;
утверждение изданием специального распорядительного документа.
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.
Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .
Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.
В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.
Гриф согласования
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.
Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.
Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Что это
«Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.
Как и для чего использовать
Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
________Диланова М.В.
«____»__________20___г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
читателей;
3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
отчетность;
3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
литературы по установленным правилам и нормам;
3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
организует межбиблиотечный обмен;
3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
оборудованием;
3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
и другие массовые мероприятия;
3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
стоянием помещений и фондов библиотеки.
4. Права.
Библиотекарь имеет право:
4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
(или) гражданским законодательством.
Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.
С инструкцией согласен
второй экземпляр инструкции получил на руки
__________________________(подпись,дата)
Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.
Из статьи вы узнаете:
- что такое гриф утверждения;
- для каких документов нужен гриф утверждения;
- для каких документов не нужен гриф утверждения;
- как оформляется гриф утверждения.
Что такое гриф утверждения
Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов , установленных для данного вида документов.
Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются на государственном уровне и обязательны к исполнению на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Основные регламенты, применяющиеся в делопроизводстве, это:
- унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97);
- делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98);
- государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
Именно единые требования к наличию и расположению реквизитов, а также оформлению деловых документов позволяют обеспечить:
Гриф утверждения документа является обязательным реквизитом для некоторых типов документации. В ГОСТ Р 6.30-97 этому реквизиту присвоен порядковый номер 16. В регламенте также даны его описание, правила оформления и заполнения, а также установлено место его расположения на титульном листе.
Для каких документов нужен гриф утверждения
В государственных регламентах нет перечня документов, на которых должен в обязательном порядке стоять гриф утверждения. Его наличие на том или ином виде документа определяется содержанием и смыслом. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень должен быть составлен с учетом отраслевых нормативов и требований.
Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:
- номенклатура дел , используемая в организации;
- инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
- отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
- планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
- локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
- штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
- применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
- сметы расходов;
- унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
- перечни;
- регламенты;
- задания на производство каких-либо работ;
- акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.
Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом является подтверждением легитимности данного документа, присвоения ему правового статуса.
Для каких документов не нужен гриф утверждения
Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла - нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы .
Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.
Примеры, образцы оформления грифа утверждения
Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.
ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо .
Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей - его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:
Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:
В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа - «Утверждена», если комплекс мер - «Утвержден». Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже: