Обязательные реквизиты инвойса. Документы для экспорта
В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.
В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:
- Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
- Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).
Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.
Основное назначение состоит в следующем:
- Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
- Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
- Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.
Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.
Образец 2019 г.
В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.
Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:
- Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
- Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
- Информация о государствах:
- из которого были отправлены товары (export);
- в котором они были произведены (manufacture);
- и в которое их предполагается доставить (destination).
- Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.
В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:
- Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
- Описание каждого товара:
- наименование;
- количество и единицы измерения;
- область применения;
- габариты;
- материал изготовления;
- стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
- общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).
- Количество мест – т.е. количество упаковок.
- Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
- Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.
Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.
Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.
Количество экземпляров
Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.
Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание
Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.
биологические образцы | обязательно указываются:
|
любые химические вещества |
|
сложносоставные товары | любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так:
|
подарки |
|
изделия текстильные | прописывается:
|
Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.
Видео комментарий
Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.
Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».
Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.
Что такое коммерческий инвойс?
Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.
Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.
Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.
Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.
Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.
Какие сведения указываются в инвойсе?
При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:
- Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
- Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
- Проставляется дата.
- Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
- Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
- Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
- Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
- Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
- Общая цена груза с отметкой валюты.
- Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
- Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
- Общий вес и число мест отправления груза.
- Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.
Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.
Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.
В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.
Проверка данных при заполнении
Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.
Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.
Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.
Видео по теме: «Образец заполнения Инвойса»
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
- реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
- те же данные об организации – получателе,
- список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
- Один из них кладется внутрь посылки,
- второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
- третий остается у отправителя,
- четвертый пересылается получателю,
- пятый и шестой – остаются у перевозчика.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Производственная деятельность – это основа, на которой держится современный мир. Человек имеет возможность пользоваться всеми необходимыми для жизни благами, и благодарим мы за это именно производства, тесно взаимодействующие между собой. Ведь создание готового товара требует сырья. И если для простых изделий достаточно небольшого количества компонентов, то в высокотехнологичном производстве задействованы сотни, каждый из которых должен соответствовать конкретным требованиям: количество, качество, цвет и многое другое. Но как проконтролировать такое количество информации при поставках? Для подобной цели используется инвойс. Что такое инвойс и как его использовать, читайте в данной статье.
Определение термина
Инвойс (англ. «invoice» – «счет, квитанция, накладная») – это документ, регламентирующий торговые взаимоотношения между двумя сторонами: покупателем и продавцом. Это своеобразный счет от продавца, в котором четко прописаны все значимые детали поставки одного или нескольких товаров. К информации, включаемой в инвойс, относится:
- время и дата передачи продукции;
- длительность транспортировки;
- название поставляемых товаров и оказываемых услуг;
- количество товаров и услуг;
- стоимость;
- характеристики товаров: цвет, размер, вес, форма, фактура, разновидность и прочее;
- условия, в которых продукция содержится до поставки и во время транспортировки до момента передачи от продавца к покупателю;
- информация о покупателе;
- ведомости о продавце;
- последовательность действий обеих сторон при совершении приема-выдачи товаров и их оплаты.
Однако не все вышеперечисленные характеристики в обязательном порядке должны быть указаны в инвойсе. Данный документ может содержать лишь те детали, которые согласились включить в него все заинтересованные стороны. Если, конечно, это не противоречит законодательно установленным нормам.
Иными словами, инвойс – это добровольное соглашение, предназначенное для того, чтобы ни одна из сторон не могла безнаказанно нарушить оговоренные условия сделки. Теоретически, никто не может запретить продавцу и покупателю вести бизнес без составления инвойса. Но подобная деятельность не будет иметь правомерный характер. И доказать какие-либо нарушения в таком случае не получится, потому ни одно серьезное предприятие на подобное не пойдет.
Для чего нужен
Инвойс играет важную роль не только в покупке и продаже товаров. Он также является одним из незаменимых документов при прохождении таможенного контроля на границах многих стран, а также отдельных территориальных субъектов с отличающимся торгово-экономическим законодательством, таких как штаты в США.
Впервые понятие инвойса появилось именно в международных экономических отношениях. Крупным фирмам и корпорациям, зачастую находящимся в разных странах, было непросто следить за полным соблюдением норм. Регулярно случались конфликтные ситуации. Продавец считал, что выполнил поставки в полном соответствии с договором, а покупатель жаловался на ошибки и недочеты. Разрешить эту проблему было непросто, но с введением единого перечня условий – инвойса – появилась возможность сверить каждый пункт и защитить интересы и тех, и других от необъективных обвинений.
Коммерческий инвойс и инвойс-проформа: в чем отличия
Говоря «инвойс», обычно подразумевают любой документ, в котором регламентированы условия поставки. Но это не совсем верно, ведь есть две его вариации: проформа-инвойс и коммерческий инвойс.
Проформа-инвойс – это документ, который содержит данные, которые могут быть изменены после окончательного определения условий поставки. Проформа нужна еще на этапе планирования сделки. Это предварительный документ, созданный для согласования будущих условий. Процедура состоит в следующем:
- Продавец высылает покупателю проформу, где указана предварительная, еще не утвержденная информация.
- Покупатель, получив инвойс-проформу, ознакомливается с условиями желаемой поставки товара.
- Также в этом документе еще не указаны точные сроки поставки. Потому продавец может обозначить, когда он имеет возможность совершить погрузку и отправку, а покупатель – поставить свои условия, на которых сделка может быть совершена.
- Если полная договоренность не была достигнута, то продавец повторно высылает покупателю новую проформу, где условия скорректированы и/или дополнены с учетом возможностей продавца и требований покупателя.
- Как только стороны придут к общему решению, достигнут согласия по каждому пункту, инвойс может вступить в силу – составляется окончательный его вариант.
Проформа не является обязательной в финансовых взаимоотношениях сторон. Она требуется только в случаях, когда либо невозможно заранее точно рассчитать объем поставок, либо предусмотрены особые денежные условия, например, наличие аванса. Во всех остальных случаях достаточно коммерческого инвойса.
Важно отметить, что главное отличие проформы-инвойса от коммерческого заключается в том, что первый не является документом для оплаты. Он позволяет начать погрузку и транспортировку, но, чтобы рассчитаться, нужен инвойс-фактура.
Выставление инвойса
Выставление инвойса – это процедура, несущая в себе несколько больше функций, чем выписка счета за предоставленные услуги и товары. Она включает еще и формирование накладной на товар. Как говорилось выше, инвойс необходим при прохождении таможни, чтобы не только сверить груз со списком, а еще и определить на его основании размер импортных сборов и НДС.
Зачастую инвойс печатается на обычной бумаге формата А4 либо экспортном бланке таких же размеров. Язык заполнения в большинстве случаев английский. Помимо оригинала, покупателю предоставляется 5 копий документа, авиатранспортную накладную AWB.
Российская практика
Инвойс — это неотъемлемая часть жизни бизнесменов в развитых странах Европы. К сожалению, такая практика пока в новинку для российского предпринимательства. В нашей стране к ведению финансовых дел с составлением инвойса прибегают только в том случае, если нужно сотрудничать с заграничными партнерами.
Полностью идентичных аналогов инвойса в России нет. У нас используется лишь счет-фактура. Но ее основная цель – осуществление налогового контроля над товарооборотом внутри Российской Федерации.
Как правильно заполнить
Любая международная торговля начинается не с составления бизнес-планов и заключения договоров с предпринимателями-партнерами. Прежде всего, следует досконально изучить правила оформления всей документации, которая понадобится в процессе. И среди всех бумаг инвойс должен идти в числе первых, ведь неправильное или поверхностное заполнение может не лучшим образом сказаться на репутации.
Поэтому вот список данных, которые в обязательном порядке должны присутствовать в инвойсе:
- Номер документа и дата его выписки.
- Дата и номер контракта.
- Ведомости обо всех сторонах, фигурирующих в купле-продаже. Как правило, их четверо: покупатель, продавец, грузополучатель и грузоотправитель.
- Способ оплаты по контракту и ее максимально допустимые сроки с момента доставки и разгрузки товара.
- Название и подробное описание товаров.
- Количество груза, цена единицы, общая стоимость.
- Информация о производителях товаров.
- Условия по договору ИНКОТЕРМС.
- Кодировка ТН ВЭД.
Более подробно ознакомиться с инвойсом, который заполнен с соблюдением норм и правил, можно взглянув на образец.
Не менее важно при заполнении учитывать экономические и юридические особенности обеих стран: и собственной, и той, с которой планируется совершение сделки. Ведь сроки таможенного контроля, приема и проверки всех документов при транспортировке могут быть разные. Также не стоит забывать про возможность форс-мажорных обстоятельств. Поэтому, устанавливая дату доставки и оплаты, нужно держать в голове вышеперечисленные факторы.
Чем чреваты ошибки в заполнении
Неправильно заполненные документы в финансовой деятельности – это первый (и самый широкий) шаг к разорению. Чем же так опасны ошибки, допущенные при заполнении инвойса:
- Во-первых, сроки поставки. Некоторые товары имеют свойство портиться со временем или попросту терять свою ценность и актуальность. Потому ошибка в сроках способна привести к потере товара, следовательно, такая сделка оборачивается полным провалом.
- Во-вторых, количество единиц товара или общая стоимость. Ошибки в этих пунктах, помимо несоответствия требованиям заказчика, доставят неприятности при прохождении таможни. Ведь в этом случае даже налоги нельзя корректно посчитать.
- Ну и в-третьих, предоставляемые документы. Это наиболее популярный камень преткновения. Недостаток прикрепляемых к инвойсу договоров, стандартов и нормативов, которые касаются груза, приведет к существенным задержкам и даже остановкам процесса доставки до тех пор, пока все необходимое не будет предоставлено.
Итоги
Умение быстро и правильно составить инвойс для предпринимателя – как знание языка для переводчика. Это основа выгодной международной торговли, без которой бизнес обречен если не на провал, то на бесперспективное существование с минимумом возможностей.
Если вы планируете открыть свой бизнес или же расширить уже существующий, рекомендуется в обязательном порядке изучить тонкости составления инвойса в России и, что еще важнее, в той стране, с резидентом которой планируете торговать. Лучший способ – проконсультироваться с компетентным юристом. И тогда любое дело принесет взаимную выгоду и вам, и партнерам.
Вконтакте
Инвойс - это форма, подтверждающая обязательство покупателя перед продавцом. При передаче данного документа у первого возникает обязательство оплатить товар с его предъявлением. Таким образом, данный формуляр продавцом передается покупателю уже при продаже конкретного товара.
В основном инвойс используется на уровне и применяется в процессе передачи товара либо группы определенных товаров иностранному покупателю.
Допускается оформление нескольких форматов данного документа. Наиболее часто используемым является инвойс на бланке отправителя. При отсутствии такого бланка этот формуляр может быть напечатан на обычном листе бумаги.
Инвойс может быть составлен на том языке, который будет понятен двум сторонам сделки. Чаще всего это английский язык.
Основные реквизиты
Инвойс - это документ, подобный счету-фактуре, применяемому на территории России. Его форма не унифицирована отечественным законодательством, однако при составлении должны быть использованы некоторые важные реквизиты, среди которых и необходимая информация, касающаяся передаваемого товара.
Таким образом, обязательно должны быть указаны:
Дата и место составления документа;
Страна-отправитель;
Полное наименование и юридический адрес организации, которая отправляет товар в соответствии с ;
Страна-получатель;
Полное наименование и юридический адрес предприятия-получателя;
Реквизиты договора, по которому производится данная передача товара.
Еще один обязательный реквизит, который должен содержать инвойс, - форма, включающая информацию об основной характеристике передаваемого товара: полный перечень, ассортимент, общее количество и в разрезе каждого вида (м, шт. или кг), комплектующие (в случае наличия), сфера применения, общая стоимость и цена за единицу, условия хранения и поставки.
Сумма передаваемого товара к оплате в данном документе должна указываться в валюте, установленной договором на поставку. При указании цены в контракте в одной денежной единице, в то время как уплата зарубежным покупателем будет осуществляться в другой, в инвойсе должен быть указан курс валюты и дата, на которую будет осуществлен пересчет.
Как бы ни казалось странным, но инвойс должен содержать даже такую информацию, как особенности передаваемого товара (например, форма, цвет или размер).
Такой коммерческий инвойс подписывается обеими сторонами с указанием должностей лиц, имеющих такое право подписи, со стороны продавца и покупателя
Дополнительная информация
В данном документе условия передачи и транспортировки не указываются, так как эти операции указаны в договоре поставки конкретного товара. Инвойс - это все-таки документ, в котором особое внимание уделяется именно характеристикам товара, передаваемого продавцом покупателю. Также этот формуляр иногда дополняется и иными пунктами, уточняющими их.
При по предоплате составлять инвойс не нужно.
Проформа-инвойс: в каких случаях выписывается
Если в контракте на поставку товара указано, что зарубежный покупатель будет перечислять аванс, то продавец оформляет проформу-инвойс. В этом документе содержится та же информация, что и в коммерческом инвойсе. Однако она носит характер предварительных данных, которые могут уточняться впоследствии. Так оно и происходит на самом деле. Выписанный позднее инвойс уже должен содержать точные данные об отгруженных товарах, оказанных услугах либо выполненных работах.