Каким шрифтом писать документы в word. Требования гост к оформлению текстовых документов
Требования к оформлению текста реферата изложены в ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам». Ниже приводятся рекомендации по оформлению работ в текстовом редакторе MS Word.
1. Объемы рефератов колеблются в пределах 10-24 машинописных страниц. Не следует требовать написания очень объемных по количеству страниц рефератов. Однако, жестких ограничений не существует. Работа выполняется на одной стороне листа стандартного формата. Поля слева+справа=4 см и сверху+снузу=4 см, например, 2*2*3*1 (сверху-снизу-слева-справа). (Файл/Параметры страницы/Поля)
2. Включена автоматическая расстановка переносов по тексту (Сервис/Язык/Расстановка переносов), но выключена в заголовках.
3. Все заголовки выделены особо. Наоборот, по тексту никаких выделений нет. Курсив, жирный или подчеркивание существует только для тех, кто не умеет достаточно ярко выражать свои мысли. Максимум, что допускается-во введении выделить слова "актуальность, цель, задачи, новизна, практическая значимость, информационная, методологическая база и т.д.). В рефератах это излишне, рекомендация для дипломов. В конце заголовков точка не ставится.
4. Содержание, введение, заключение, список литературы, основная часть, приложения ВСЕГДА начинаются с нового листа. Не надо ставить лишние абзацы-лучше вставить разрыв страницы (Вставка/Разрыв-Начать новую страницу), тогда точно заголовок не перепрыгнет на неверное место. В курсовых и дипломах обычно кроме этого каждую главу основной части также начинают с новой страницы. Если преподаватель требует, чтобы каждый параграф работы начинался с новой страницы, то придется искусственно увеличивать или сокращать текст, чтобы не было полупустых страниц.
5. Если выделить заголовки и подзаголовки встроенными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., то легко формируется профессиональное содержание (Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели-Оглавление). В оглавлении должны быть указаны страницы. При этом автоматическое содержание позволяет его легко обновлять, если вы добавили или удалили пункты или изменили объем текста. Кстати, если вы удалили большой кусок текста, а в содержании так и остались старые страницы-достаточно переключиться в просмотр документа (Файл/Предварительный просмотр) и содержание обновится в соответствии с новым количеством страниц.
6. На каждой странице, кроме первой, должен стоять номер страницы (Вставка/Номера страниц). Чаще всего требуют сверху посередине или нижний правый угол. Из приложений нумеруется только первая страница (на которой стоит слово ПРИЛОЖЕНИЯ, выровненное абсолютно по центру страницы. Остальные страницы приложения не нумеруются и не выносятся в содержание. И их объем не включается в объем работы, так что это хороший способ сократить работу без ущерба ее качеству-вынеся все графики, рисунки, схемы и таблицы в приложения.
7. Весь обычный текст должен быть оформлен одним стилем (лучше не обычный, а специально созданный Стиль 1 или ваш авторский стиль, т.к. на обычном строятся некоторые другие стили). Оформление: шрифт Times New Roman 14, полуторный интервал, выравнивание по ширине. Зачем это надо? Например, если преподаватель требует исправить весь текст, уменьшив его до 13 или 12, то это делается за три секунды с помощью правки конкретного нашего Стиля 1.
8. Оформление таблиц: перед таблицей, выровненное к правому краю название Таблица 1 (нумерация или сквозная, или с включением названия главы типа 1.1, если таблиц очень много)-выровненное по центру название таблицы, часто тут же указывается единица измерения. Например "Анализ структуры баланса, %" - текст в таблице мельче, чем основной текст (создайте еще один стиль), обычно одинарный интервал, без абзацев. (Вставка/Ссылка/Название).
9. Оформление рисунков. После рисунка пишется: "Рисунок 1. Анализ структуры баланса, %" Нумерация аналогично таблицам-если там сквозная, то и здесь делаем сквозную. (Вставка/Ссылка/Название).
10. На таблицы, рисунки и приложения в тексте должны быть ссылки, например: (см. таблицу 1).
11. Литература. Сначала пишутся нормативно-правовые акты, потом все остальное. Если литературы много-делите на части с подзаголовками:
- нормативно-правовые акты
- библиография
- периодика
Естественно, оформление литературы должно соответствовать ГОСТу:
13. Сноски бывают трех видов:
-постраничные внизу страницы
-постраничные в тексте страницы
-концевые.
Необходимо, чтобы скоски по тексту были единообразные-только постраничные, например. Нумерация сносок или сквозная или начинается на каждой странице. Не забудьте перейти в сноски, выделить все и оформить одним стилем-помельче, чем основной текст. Ориентировочно по сноске на каждой второй странице устраивает большинство преподавателей.
16. В работе должны отсутствовать (Правка/Найти и заменить…):
- двойные пробелы (легко убрать, заменив пустое пространство на один пробел во вкладке замены)
- разрывы строки (заменить на абзацы)
- лишние абзацы
- полупустые страницы
- "вдовы" и "сироты"-одиночные строки от абзацев, оставшиеся в конце страницы или в ее начале.
17. Все кавычки должны быть единообразными - или «елочки» или "лапки".
18. До знаков препинания не должно быть пробелов, зато они должны обязательно присутствовать после знака препинания. НЕВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без" жаргонизмов" . ВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без "жаргонизмов".
19. Введение и заключение должны быть размером не менее страницы.
20. Все списки должны быть промаркированы: Нумерацией:
1. Анализ проблемы.
2. Теоретические основы.
3. Проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с заглавной буквы, в конце ставится точка.
Маркерами:
- анализ проблемы;
- теоретические основы;
- проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с маленькой буквы, в конце ставится точка с запятой и только в конце последнего предложения ставится точка.
Как написать список литературы (использованных источников)
Кон И.С. Психология ранней юности: Кн. для учителя /И.С. Кон. – М.: Просвещение, 1989. – 255 с.
Полозова Т.Д. Всем лучшим во мне я обязан книгам: Кн. для учителя / Т.Д. Полозова, Т.А. Полозова. – М. : Просвещение, 1990. – 256 с.
Из глубины: Сборник статей о русской революции / С.А. Аскольдов, Н.А. Бердяев, С.А. Булгаков и др. – М.: Изд-во Моск. ун-та, 1990. - 298 с.
Сырых В.М. История государства и права России. Советский и современный периоды. – М.: Юристъ, 2000. – 488 с.
Статья из сборника или периодического издания:
Венецкий С.М. Погубивший Рим// Рассказы о металлах. – М. : Металлургия, 1985. – С. 189-192.
Синцева Г.В. Построение методической работы на диагностической основе //Методист. - 2003. - № 1. - С.19-21.
Сборники документов:
Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления: ГОСТ 7.1.84. - Введ.01.01.86. - М., 1984. - 75 с. - (Система стандартов по информ., библ. и изд. делу).
О правилах описания изоизданий, аудиовизуальных материалов и электронных ресурсов
В описание изоизданий кроме общих элементов включаются сведения об особенностях воспроизведения изображения, форме выпуска документа. Под автором описываются только репродукции произведений изобразительного искусства. Например:
Шишкин И.И. Утро в сосновом лесу: [Репрод.] / И.И. Шишкин. – М. : Правда, 1959. – 1 л.; 53х72 см.
Олег Басилашвили, заслуженный артист РСФСР: [Открытка]. – Киев, 1980. – 1 л.; 14х9 см.
При описании аудиовизуальных материалов (фонограмм, кинофильмов и т.п.) обязательно включение вида и характеристики документа наряду с остальными сведениями. Например:
«Ария». Игра с огнем. – М.: MOROZ Records , 1989. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ).
Форрест Гамп: Драма / Реж. Р. Земекис; В гл. ролях: Т. Хэнкс, Р. Райт. – М.: Премьер-видеофильм, 1997. – 1 вк.
Различают два основных вида электронных ресурсов по доступу к ним: локального доступа (диски) и удаленного (т.е. сетевых). Соответственно используют и разные формы описания.
Описание магнитных и оптических дисков включает после основного заглавия, взятого с самого носителя (а иногда с этикетки, иногда с контейнера, иногда из сопроводительного документа), общее обозначение материала – «электронный ресурс». Оно заключается в квадратные скобки. Например:
Библия [Электронный ресурс]. – Электр. дан. – М. : Кирилл и Мефодий, 1996. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.+ Прил.: Руководство пользователя (7 с.).
Русские художники Х11-ХХ веков [Электронный ресурс] : Энциклопедия / Регион. Общественный фонд поддержки науки, культуры и образования «Петербургское наследие и перспектива». – Электрон. Дан. – СПб. : Азбука, 1998. - 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.
При описании материалов из Интернета необходимо отразить кроме общих сведений: режим доступа, тип протокола, доменный адрес сайта, имя файла, дату получения информации. Например:
Создание корпоративной сети публичных (КСПБМ) библиотек Москвы [Электронный ресурс]: Эскизный проект (с элементами технического проектирования) / Науч. Руководитель проекта Я.Л. Шрайберг; Отв. Исполнитель Ф.С. Воройский. – Электрон. текстовые данные (4515 bytes ). – М. : ГПНТБ РФ, 2000. – Режим доступа: http :// www . gpntb . ru / win / korppro /2/ index . html Tuesday , 18 Apr 2000 09:31:34.
Упрощенная форма:
1. Микляев А. Современные мониторы. http :// www . remservmru / cgi / rec 1. htm
2. Сайт «Студенточка». http :// studentochka . ru
Все образцы документов, представленные Вам на страницах сайта, оформлены в одном стиле, форматирование сделано максимально удобным для их дальнейшей модификации.
Нами были приняты за основу следующие правила оформления договоров (эти правила успешно применяются при оформлении любых других документов):
Для того, кто не хочет тратить время на прочтение текстов мы предлагаем
Формат документов
Все образцы документов сохранены в формате .doc (приложение Word) и в формате.rtf (для обеспечения совместимости с другими текстовыми редакторами).
Примечание: На сегодняшний день далеко не все предприятия и пользователи имеют в своем распоряжении MS Office 2007, с которого был внедрен новый формат текстовых документов.docx.
Разметка страницы, абзацы
Поля страницы (рис. 1) - обычные: верхнее 2 см, левое 3 см, нижнее 2 см, правое 1,5 см.
Рис. 1. Параметры разметки подсвечены.
Межстрочный интервал - 1,0.
Выравнивание основного текста - по ширине страницы.
Шрифт
Шрифт исполнения документов - Times New Roman, размер 12 (основной) или 14.
Нумерация листов
Документы, оформленные на двух и более листах - пронумерованы. Номера листов проставлены арабскими цифрами без слова «страница» и разделительных знаков. Местоположение номера листа - нижний колонтитул справа (рис. 2).
Рис. 2. Номер листа отмечен красным, гиперссылка зеленым цветами.
Исключение составляют случаи, когда в поле нижнего колонтитула необходимо вывести другую информацию, например, подписи контрагентов. В таком случае номер располагается вверху справа.
Нумерация разделов
При нумерации разделов (рис. 3), подразделов, пунктов и подпунктов применяются только арабские цифры. После номера раздела, подраздела, пункта ставится точка. Нумерация разделов выполнена только с использованием функции многоуровневого списка, чтобы в дальнейшем не приходилось нумеровать пункты в ручном режиме при добавлении или удалении какого-нибудь пункта.
Рис.3. Нумерация разделов.
Числа
Многозначные числа, кроме 4-значных, разбиваются на классы по три цифры справа налево и отделяются один от другого пробелом в один знак. Порядковым числительным, кроме римских, указываются падежные окончания, которые пишутся через дефис. В сложных прилагательных, первой частью которых является числительное, падежные окончания не указываются.
Прочая информация
Файлы не содержат никаких персональных, защищенных, скрытых данных, макросов. Вы, с момента скачивания, имеете возможность для полного редактирования документа, без каких либо ограничений.. 2). Это сделано исключительно для удобства пользователей. Такая информация может пригодится, в случае, если Вы через большой промежуток времени возвращаетесь к редактированию документа, но забыли его источник. Нажав на гиперссылку Вы перейдете на сайт источник. Вы всегда можете без труда, при необходимости, удалить эти данные.
Дипломная работа - это заключительный этап обучения в любом высшем учебном заведении. По этой исследовательской работе оценивается не только знание студентом отдельной темы, но и умение дипломника анализировать и систематизировать большой объем информации, проверяются навыки самостоятельной работы, умения ориентироваться в специализированной литературе, а также владеть современными текстовыми редакторами, правильно составлять и форматировать документы.
Звучит сложно, страшно и практически невыполнимо, но не стоит пугаться. Существует большое количество методических указаний по написанию и оформлению дипломных работ, и если поэтапно следовать всем рекомендациям, то правильно написать диплом не составит труда. Требования к оформлению диплома прописаны в ГОСТ 7.32 - 2001, но, достаточно часто, на кафедрах есть отдельные учебные пособия, которые подробно прописывают правила написания и оформления дипломной работы. Если специальных методических указаний нет, то смело ориентируемся на требования оформления указанные в ГОСТе.
Процесс написания дипломной работы состоит из нескольких этапов.
- Необходимо определиться с темой и научным руководителем.
- Составить планы: непосредственно план дипломной работы и план по организации исследовательского процесса.
- Выбрать источники и изучить литературу по заданной теме.
- Ознакомиться к требованиям к оформлению диплома и правильно отформатировать текстовый редактор.
- Написать диплом.
- Подготовиться к защите своей исследовательской работы.
Как видно из выше представленного плана, важно сначала правильно выставить все параметры будущего документа, и только потом приступить к его написанию. Такой подход позволит сэкономить на форматировании диплома драгоценное время, и уделить более детальное внимание исследовательской работе.
Чтобы дипломная работы была оформлена правильно, важно соблюдать следующие правила ГОСТа:
- общий объем работы не должен быть более 90 - 100 страниц печатного текста форма А4;
- текст диплома печатается на одной стороне бумажного листа; шрифт Times New Roman кегль 14;
- нумерация страниц осуществляется арабскими цифрами внизу страницы и выставляется, начиная со второго листа;
- поля должны быть настроены следующим образом: сверху и снизу 20 мм, слева 30 мм и справа 10 мм.
О последнем пункте часто забывают при форматировании дипломного исследования, и оставляют параметры, которые уже настроены в текстовом редакторе. Даже такая меленькая неточность может сказаться на оценке вашей работы в целом, потому что для членов комиссии это маленькое упущение говорит о невнимательном отношении студента к написанию дипломной работы.
Поэтому повторим ещё раз требования к размерам полей: сверху и снизу 20 мм, слева 30 мм и справа 10 мм .
Правильно настроить поля в текстовом редакторе Microsoft Word, можно с помощью всего лишь нескольких кликов мышкой.
Способ 1. В верхней линейке команд выбираем вкладку «Разметка страницы», находим горячую кнопку «Поля». В открывшемся окне выбираем команду «Настраиваем поля…», и, в табличке «Параметры страницы», устанавливаем нужные нам показатели. Обратите внимание, что в большинстве случаев параметры выставляются в сантиметрах. Получаем: 2 см сверху и снизу, 3 см слева и 1 см справа.
Способ 2. Активируем команду «Линейка». Для этого кликаем на значок линейки, расположенного с самом верху правого ползунка (элемента, для прокрутки документов вверх и вниз). Сверху и справа от документа появляется электронная линейка с указанными на ней делениями: одно деление - один сантиметр. Теперь, взявшись за квадратный ползунок, можно вручную настроить параметры полей. Если щелкнуть два раза мышкой на одну из линеек, то высветится уже знакомое нам окно «Параметры страницы», где можно автоматически настроить поля и выбрать ориентацию страницы: альбомную (горизонтальную) или книжную (вертикальную). Следует иметь ввиду, что в дипломной работе допускается только книжное расположение листов бумаги.
Теперь все страницы документа будут иметь такие размеры полей и больше к этому вопросу возвращаться не нужно.
Правильное оформление полей - лишь одно из многих условий для получения отличной оценки за дипломную работу. Профессиональный взгляд экспертов научной комиссии легко заметит даже незначительные отклонения от правил оформления диплома. Поэтому очень важно при форматировании исследовательской работы обратить внимание на все детали и нюансы. Уверены, что при использовании этой подробной инструкции, вам удастся быстро и без ошибок настроить параметры страницы будущей дипломной работы.
Курсовая или дипломная работа является не только видом самостоятельной научно-исследовательской деятельности студентов, но и исполняет роль преподавательского контроля, который осуществляет проверку работы по разным направлениям. Конечно, на первом месте будет изучение научной составляющей курсового проекта, соответствие содержания работы и ее темы.Но также немаловажным аспектом является оформление курсовых и дипломных проектов согласно государственным стандартам. Таким образом, написать хорошую работу - это всего лишь полдела, необходимо ее правильно оформить, иначе специалист по нормоконтролю вернет ее вам для устранения ошибок.
Рекомендуем воспользоваться ГОСТом 7.32-2001, кроме него используют и другие нормативные документы: ГОСТ2.105-95; ГОСТР 7.0.5-2008; ГОСТ7.1-2003;ГОСТ7.80-2000. Желательно попросить у лаборантов вашей кафедры так называемую «методичку», где могут быть прописаны стандарты, которые используются в вашем вузе или факультете. Обычно эти стандарты основаны на ГОСТах, но бывают небольшие различия.
К основным параметрам, определяющим «лицо» вашей научно-исследовательской работы, относятся поля или отступы, абзацы или красная строка, шрифт, интервал между строками. Именно на правильное оформление этих категорий обратит внимание ваш научный руководитель. Кроме него, работу может проверить нормоконтроллер, тогда работа будет подвергаться более детальному анализу.
Одной из значимых категорий стандартизированной научно-исследовательской работы является оформление полей или отступов. Отметим, что отступы находят широкое применение в курсовых проектах. Конечно, сначала вы определяете размер полей на листах всей работы, потом используете отступы при оформлении заголовков или новых абзацев. Достаточно непростым делом является оформление отступов, если вы студент-программист или инженер-технолог. Так как в таких работах необходимо использовать рамки, которые должны учитывать не только поля от края листа до границы рамки, но и отступ от рамки до границы текста.
Остановимся на каждом типе отступа более подробно.
Сначала рассмотрим стандартные поля, которые необходимо оставлять с каждой стороны листа. Самый большой отступ необходим для скрепления листов вашей работы, которую потом помещают в папку. Это делают с левой стороны листа. Согласно государственному стандарту величина левого поля должна быть не менее 3 см или 30 мм, иногда можно встретить другие значения, например, 20 мм. Но здесь не нужно экономить на бумаге, потому что если не хватит места при прошивании листов, то отверстия могут «съесть» несколько букв. Самое маленькое поле (10 мм или 1 см) оставляют с правой стороны листа. Сверху и снизу поля будут одинаковы - по 20 мм или 2 см.
Красная строка или абзацный отступ применяется для оформления нового абзаца, который формулирует новую мысль или идею вашей работы. Кроме того, абзацный отступ необходим при оформлении заголовков и подзаголовков курсовика. А вот при оформлении подписей табличного материала абзацный отступ не нужен. Название пишут над таблицей без абзаца. Величина абзацного отступа весьма вариативна. Согласно ГОСТу, красная строка должна составлять 1,5 см. Но анализ других источников показал, что эта величина может изменяться от 1,25 см до 1,7 см. Поэтому следует обратиться к методическому пособию вашей кафедры, чтобы эта категория была оформлена должным образом.
Для курсовых работ, в которых используются рамки, величина отступа будет немного отличаться от стандартных курсовиков. Поля между границей листа и рамкой должны быть следующими: слева - 20 мм, справа, сверху и снизу - не менее 5 мм. Кроме того, необходимо оставить небольшие отступы между границей рамки текстом работы - с левой стороны около 5 мм, с правой стороны около 3 мм, снизу и сверху по 1 см, а красная строка должна равняться 20 мм.
Так как большинство студентов для набора текста курсового проекта используют персональный компьютер, то все отступы и поля можно легко выставить и корректировать в текстовом редакторе MS Word. Здесь возможны два варианта установки полей. Первый предполагает ручную установку, применяя вертикальную и горизонтальную линейки, а второй предлагает автоматизированный вариант, когда данные можно внести в графы диалогового окна и применить ко всему документу.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, каким шрифтом должны печататься кадровые документы?
Ответ
Как правило, принято в Организациях, большинство документов оформляются шрифтом «Times New Roman», размер шрифта составляет 12-14. Такие же требования предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»
При этом, если Вы применяете документы первичной учетной документации, унифицированной формы, логичнее всего при заполнении придерживаться того же формата шрифта и размера шрифта.
Виды кадровых документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Организационные документы
К организационным документам, в частности, относятся:
коллективный договор;
положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );
Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся:
приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).
Подготовка документов
Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .
Информационно-справочные документы
Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.
Первый блок - входящая информационно-справочная документация:
указания вышестоящих организаций;
отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
заявки, жалобы, предложения граждан.
Второй - исходящая информационно-справочная документация:
ответы на входящие запросы;
инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
Третий - внутренняя информационно-справочная документация:
внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Учет информационно-справочных документов
Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
-
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.
Обработка входящих документов
Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.
Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .
Обработка исходящих документов
При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:
исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
ответ передается для отправки.
Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.
Перед отправкой документа нужно:
проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
проверить наличие необходимого числа копий;
уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).
Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.
Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .
Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .
2. Ситуация: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) ( ГОСТ 51141-98, утвержденного , ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.
В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.
Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Правовая база:
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003
6. Изготовление документов
6.1. Расположение текста
Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.
Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.
На пишущей машинке документы изготавливаются:
При отсутствии средств вычислительной техники в организации;
Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.
В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
(межстрочный интервал - 1,5)
Начальник юридического отдела
(межстрочный интервал - 1)
(межстрочный интервал - 2)
А.С.Круглов
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:
Генеральный директор
ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат";
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.
При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.
При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.
При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.
Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.
Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.