Как восстановить трудовую книжку в году. Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд? Какие именно записи должны присутствовать в дубликате трудовой книжки
Главным документом, устанавливающим стаж работы гражданина, является трудовая книжка. Практически всегда она находится под «присмотром» работодателя, но и этот момент не исключает возможности ее утраты или порчи. Поэтому решение вопроса восстановления трудовой книжки имеет огромное значение.
Куда нужно обращаться
Исчезновение документов, их непригодность для дальнейшего использования могут наступить из-за разных причин. В связи с этим, нужно четко понимать, что делать, если утеряна трудовая книжка.
П. 31 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 г. предусматривает обязанность гражданина, утратившего ее, обратиться к нанимателю по последнему месту работы с просьбой выдачи ему соответствующего дубликата.
Если работодатель был ликвидирован или прекратил свою деятельность в силу других причин, работник может подать соответствующий запрос в ПФР либо написать иск в суд для установления факта трудовой деятельности. Получение данных таким путем – более долгий и трудоемкий процесс, но результативность его очень высока.
Еще одним интересным моментом является массовое «исчезновение» документов. Такое может случиться в силу стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций. Поскольку виновной стороной, допустившей потерю личных данных сотрудников, является организация, то как восстановить трудовую книжку в этом случае?
П. 34 Постановления предусматривает создание специальной комиссии по установлению стажа, которая и будет заниматься оформлением дубликата. В этом случае будут учитываться не только документация, позволяющая установить факт работы лица, но и свидетельские показания минимум двух человек.
При применении любого из указанных способов важно помнить, что заинтересованному лицу выдадут дубликат, в котором не будут отображены синие печати и подписи кадровых работников со всех мест работы, где он трудился ранее.
Порядок оформления дубликата
Процесс выдачи «новой» трудовой книжки подразумевает следующие этапы:
- Подача заявления нанимателю в письменной форме.
- Представление подтверждающих рабочую деятельность документов.
- Заполнение дубликата.
- Его выдача лицу.
В заявление на восстановление трудовой книжки вносят следующие сведения:
- адресат обращения;
- информация о заявителе и контактные данные;
- ссылка на обстоятельства, которые стали причиной утраты документа;
- непосредственно просьба о выдаче дубликата;
- информация о приложенных документах, позволяющих установить стаж и рабочей деятельность лица;
- данные о произведенных поощрениях;
- дата и личная подпись обращающегося.
Лучше всего готовить заявление в двух экземплярах. Это необходимо для защиты интересов обращающегося лица при затягивании процесса со стороны работодателя.
Среди прилагаемых актов могут присутствовать:
- трудовые контракты;
- справки или выписки с мест работы;
- приказы по личному составу.
Если заявитель не может представить какие-либо подтверждающие документы, наниматель содействует ему в этом.
Чтобы работодатель удостоверился в утрате оригинала, лицо может представить его (если она находится в непригодном состоянии), если трудовая книжка похищена – приложить справку из полиции.
Выдача дубликата осуществляется в 15-дневный период времени с даты обращения к уполномоченному лицу. Данный срок продлению не подлежит. Все представленные подтверждающие трудовую деятельность оригиналы документов возвращаются заявителю. Должностное лицо обязано сделать и заверить с них копии.
Правила заполнения «новой» книжки
Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку, было рассмотрено довольно подробно. Теперь нужно остановиться на порядке заполнения ее дубликата. Его образец установлен Постановлением № 255, т.е. имеется унифицированная форма.
Ст. 66 ТК России, а также раздел 7 Инструкции по заполнению таких книжек (Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 г.) устанавливают специальные требования к оформлению дубликата документа о трудовой деятельности лица:
- Прежде всего в нем необходимо указывать продолжительность имеющегося общего, а также непрерывного стажа. Эти сведения записываются в общем количестве, без разбивки по работодателям.
- Только после этого идет указание о периодах работы (дата приема и увольнения), занимаемых должностях, имеющихся переводах по отдельности для любого из нанимателей лица.
- В каждом случае необходимо проставлять причину расторжения трудовых отношений.
Если имеющиеся подтверждающие документы не отображают нужные сведения в полном объеме, внесению подлежат только те из них, которые можно доподлинно установить. Ссылка на имеющиеся акты обязательна (их наименование, № и дата).
Меры ответственности
Постановлением № 255 указывается на незамедлительное обращение к начальнику лицом, если он потерял трудовую книжку. Но имеется ли такая острая необходимость в этом?
В настоящее время любое предприятие подает отчеты в ПФР, где сразу на лицевом счете любого работающего человека автоматически учитываются стаж работы и сведения о нанимателе. Поэтому для этих целей оформление книжки является формальностью.
Если виновным в пропаже является сам работник, то применение к нему каких-либо мер ответственности законом не предусмотрено, если это работодатель, то как минимум меры дисциплинарного воздействия будут применены к кадровику организации.
Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.
Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Порядок хранения
Поскольку трудовые книжки относятся к бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.
Правовая база:
- Закон 125-ФЗ об архивном деле;
- Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
- Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.
Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти - близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя - предприятия или физического предпринимателя.
В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:
- в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
- вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.
Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.
Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо - специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.
В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве - 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.
Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.
Когда требуется восстановление?
Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:
- порча;
- утеря.
Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий - исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.
Что считается порчей:
В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные - восстановят.
Утеря документа происходит по двум схемам:
В любом случае требуется дубликат.
Возможно ли это
Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.
Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.
Утеря по вине работодателя
Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.
Распространенные причины:
- халатное и пренебрежительное отношение;
- транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
- непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).
В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он - ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.
Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.
Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.
Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.
Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров - они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.
В случае потери владельцем
Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.
Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.
Самая простая и легкая ситуация - утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись - о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.
Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.
В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.
Иные доказательства:
- или соглашение;
- приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
- бухгалтерские документы о начислении заработной платы - выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
- кадровые табели;
- решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
- архивные данные.
Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.
Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд - нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.
Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.
Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.
Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:
- Пенсионный фонд;
- Государственный архив;
Обращение в Пенсионный фонд
Одна из функций трудовой книжки - фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках - сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.
Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.
Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:
- трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
- кадровые документы;
- справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
- выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
- даже детализация операций по личному счету или карте - для подтверждения реального дохода от работодателя.
ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.
Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем - запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.
ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний. Такую операцию уполномочен проводить только работодатель - он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними. Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.
В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.
Запрос в государственный архив трудовых книжек
Государственный архив - учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.
Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом - также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.
В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.
Запрос осуществляется различными путями:
- визит;
- запрос через сайт ведомства;
- через портал госуслуг;
- через МФЦ.
В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.
Если сотрудник умер
На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.
Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы - как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.
Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.
Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.
Трудовая книжка – важный документ, который отражает наиболее полную информацию о трудовой деятельности гражданина и ведет исчисление с первого трудового дня своего владельца.
В Российской Федерации трудовая книжка необходима при приеме на новое место работы, а также является основанием для , поэтому ее утрата всегда чревата негативными последствиями, прежде всего, для владельца.
Поскольку в жизни ни от чего нельзя быть застрахованным, следует знать, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна и где ее можно восстановить.
Рассмотрим, как восстановить трудовую книжку при утере.
Если трудовые книжки были утрачены работодателем массово, на предприятии создается специальная комиссия, которая будет заниматься вопросами восстановления документов.
Обращаться с запросами на предприятия, где ранее работали сотрудники, в архивы и прочие органы, которые могут способствовать в получении необходимых данных.
Подтверждение стажа работы в ликвидированной организации
Если предприятие ликвидировано, не стоит отчаиваться – вся информация о сотрудниках, их должностях и стаже работы хранится в государственном архиве и Пенсионном фонде РФ, так что восстановить трудовую книжку удастся. Кроме того, за подтверждением работы в ликвидированной организации можно обратиться в суд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
Для получения данных из Пенсионного фонда РФ необходимо подать запрос – лично или отправить почтой, лучше в виде заказного письма с уведомлением о вручении.
На обработку информации сотрудникам Пенсионного фонда дается 10 дней, по истечении которых они обязаны представить справки о местах, в которых работал заявитель с указанием должностей и стажа работы.
Правда, воспользоваться таким способом можно, если речь идет о последних годах (начиная с 2000-х), когда в Российской Федерации был введен персонифицированный учет трудовой деятельности каждого гражданина.
Восстановление через государственный архив
Как восстановить утерянную трудовую книжку через госархив?
Для того чтобы получить необходимые сведения из государственного архива, следует обратиться туда с соответствующим заявлением.
После обработки информации работники учреждения сделают выписку из документов и выдадут справку, на основании которой можно будет подтвердить утраченные данные – должности и количество лет, которые проработал истец на конкретном предприятии.
Обращение в суд по вопросам восстановления утерянной трудовой книжки
Согласно российскому законодательству, работодатель не имеет права отказывать работнику в восстановлении данных трудовой книжки. Если подобный факт имеет место, гражданин вправе обратиться за помощью в судебные инстанции.
Также обращение в суд может потребоваться в том случае, если в архиве не окажется необходимых документов о деятельности предприятия. Такая картина может наблюдаться на предприятиях, которые вели свою деятельность в период «лихих 90-х», когда предоставление информации в архивы законодательно не регламентировалось. Это же касается организаций, которые работали в советское время и подавали неполные данные о своих сотрудниках.
Если гражданин столкнулся с подобной ситуацией, ему следует отстаивать свою правоту в суде.
Для этого в суд по месту жительства подается заявление с просьбой установить факты, имеющие юридическое значение.
Согласно ТК РФ, трудовая книжка – обязательный документ при приеме на работу. Его наличие дает человеку право претендовать на получение трудовой пенсии. Поэтому потеря трудовой может повлечь за собой серьезные неприятности. Случаи утраты этого документа возможны как по вине работодателя, так и при чрезвычайных ситуациях. Также потерять книжку может и сам сотрудник.
В этой статье мы ответим на самые часто задаваемые вопросы: можно ли восстановить трудовую книжку при потере? Что грозит работодателю? ? Кроме того, расскажем, нужно ли подтверждать утрату трудовой и как правильно составить заявление о замене утраченного документа.
Зачастую сотрудники сталкиваются с необходимостью восстановления трудовой книжки, мотивируя это самыми разными причинами. Рассмотрим ситуации, в которых требуется дубликат документа:
- Книжка была утеряна работником;
- «Трудовая» была украдена;
- Утрата книжки в результате чрезвычайной ситуации (стихийные бедствия, техногенные и экологические катастрофы).
Утрата может произойти случайно или преднамеренно. Во всех вышеперечисленных случаях ответственность за восстановление книжки лежит на том лице, у кого она находилась в момент потери. Как правило, «трудовая» находится по основному месту работы, поэтому решение данного вопрос ложится на плечи работодателя. Но иногда работнику приходится заботиться о дубликате самостоятельно.
Порядок действий
Потеря трудовой книжки может случиться с каждым сотрудником. В подобной ситуации необходимо сразу предпринять все возможные меры для ее восстановления. Итак, что же нужно делать при утрате трудовой?
- Определить, где находилась книжка до ее утраты;
- Подать заявление работодателю об утрате трудовой книжки;
- Подтвердить стаж работы необходимыми документами;
- Обратиться в Пенсионный фонд;
- Написать заявление в территориальное отделение Госархива;
Сразу после того, как вы узнали об утрате документа, следует обратиться с письменным заявлением к вашему последнему работодателю. В течение 15 дней с момента получения заявления он обязан выдать вам дубликат. В нем должны содержаться обобщенные сведения обо всем .
Если работодатель отказывается восстанавливать «трудовую», можно . Для этого нужно составить и подать заявление лично с подписью о вручении либо отправить его заказным письмом. Через 10 дней после рассмотрения запроса пенсионные органы выдадут справку о вашем трудовом стаже. Восстановить трудовую можно и с помощью архива по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях хранятся все документы предприятий, в том числе и ликвидированных.
В том случае если , . В суде вы также можете потребовать восстановить утраченный документ, а также выплатить вам моральную компенсацию. Само судебное разбирательство не займет у вас больше двух месяцев.
При утере трудовой книжки работодателем вы можете привлечь его к административной ответственности. Ему могут выписать штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей. В том случае, если ваше начальство – юридическое лицо, сумма наказания составит от 30 до 50 тысяч рублей. Более того, за подобные правонарушения деятельность организации могут на время приостановить.
Как составить заявление?
Самый простой случай – если вы потеряли трудовую на своем первом месте работы . Для восстановления документа вам достаточно написать заявление на имя работодателя. К форме и содержанию такого обращения предъявляют ряд требований. Так, оно должно содержать:
- Заголовок . Здесь должно быть указано название организации, ФИО работника, а также полное название документа – «Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой»;
- Информационную часть . Этот пункт подразумевает причины утраты трудовой и выдержки из нормативных документов – обычно это Трудовой кодекс РФ. Предъявите требования о выдаче дубликата, а также не забудьте указать данные о вашем трудовом стаже;
- Перечень приложенных документов;
- Дату и подпись заявителя.
Какие документы нужны?
Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, в которой указано несколько мест работы, вам придется подтвердить свой стаж соответствующими документами. Их нужно будет предъявить последнему работодателю вместе с заявлением о выдаче дубликата. Так, вам потребуются:
- , заверенная кадровиком или бухгалтером;
- Трудовые соглашения со всех предыдущих мест работы;
- Распоряжения о приеме на работу, увольнении, объявлении благодарности и т.д.;
- Справки и выписки о начислении зарплаты;
- Справка о трудовом стаже из Пенсионного фонда;
- Выписки из госархива;
- Решение суда о восстановлении трудового стажа.
В последнее время многие люди начали задаваться вопросом о том, как восстановить трудовую книжку или же сделать предварительно ее дубликат в случае такой необходимости. На самом деле данная информация является важной для любого человека, который официально работает в определенной компании и накапливает собственный рабочий стаж, так как ситуации случаются самые разные, и лучше всего всегда быть к ним подготовленным.
Когда оформляется дубликат?
Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить трудовую книжку сотруднику - это одно, а выдать ее дубликат просто так - абсолютно другое дело для руководителя. Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях:
- утрата действующей трудовой книжки;
- книжка вследствие тех или иных причин пришла в негодность;
- в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.
Стоит отметить тот факт, что в последнем случае сотруднику в обязательном порядке выдается дубликат, в который полностью переносятся все записи, которые включала в себя его первоначальная трудовая книжка, за исключением признанной недействительной, так как восстановить трудовую книжку в данном случае нужно без данного указания.
Оформление по последнему месту работы
Оформление дубликата трудовой книжки в обязательном порядке осуществляется по последнему месту работы вне зависимости от того, насколько давно был уволен данный сотрудник.
В случае необходимости всегда можно обратиться к последнему работодателю, для того чтобы он оформил вам дубликат. Это можно сделать, даже если вы работали в его компании уже несколько лет назад, так как восстановить трудовую книжку он вам обязан. Дубликат по последнему месту работы выдается вне зависимости от давности увольнения, так как исполнение этой обязанности работодателя никоим образом не ограничивается сроками в соответствующем законодательстве.
Ксерокопия с утерянной книжки, которая самостоятельно изготавливалась работником, но при этом не была заверена в соответствии с установленным порядком, не может являться основанием для того, чтобы оформлять дубликат.
Что служит основанием?
Есть несколько документов, подтверждающих то, что произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить ее, будет зависеть уже от причины утраты и особенностей данного происшествия.
Список документов является следующим:
- письменное заявление сотрудника;
- документы, в соответствии с которыми подтверждается период трудовой деятельности данного сотрудника у конкретно этого работодателя, а также у других работодателей. Среди таких документов стоит выделить справку с прежних мест работы, специализированные справки из архивных учреждений, которые подтверждают наличие трудового стажа сотрудника в случае ликвидации организации, где он раньше работал, а также всевозможные трудовые договоры, которые заключались с предыдущими работодателями.
Важная особенность
В соответствии с действующими правилами хранения и ведения трудовой книжки, то лицо, которое потеряло данный документ, в обязательном порядке должно предоставить письменное уведомление о данном происшествии работодателю по месту последней работы. После этого работодатель в обязательном порядке должен предоставить сотруднику дубликат. Это может происходить на протяжении 15 дней, после того как было подано заявление.
Стоит отметить тот факт, что в данном случае никоим образом не учитывается дата того, когда произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить, мы разобрали, теперь можно рассмотреть ряд особенностей действующего законодательства.
Новый работодатель не должен заниматься восстановлением трудовой книжки
В том случае, если после увольнения сотрудник потерял собственную трудовую книжку, или же после определенной ситуации она пришла в негодность, ему нужно будет обратиться за получением дубликата именно к работодателю на последнее место своей работы. При этом если он устроился на новое место работы, то у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы заниматься вопросами восстановления данного документа.
Как подтверждать собственный стаж в организации, если она была ликвидирована?
В том случае, если вы пытаетесь разобраться в том, как восстановить утерянную трудовую книжку, но при этом компания, в которой вы раньше работали, была ликвидирована, вполне естественно, что возникают определенные проблемы с тем, чтобы полноценно восстановить собственный стаж работы и, собственно, факт того, что вы являлись сотрудником данной организации. Чтобы получить соответствующие документы, вам следует направить индивидуальный запрос в специализированное архивное учреждение, которое хранит у себя всю документацию данной организации, включая также документы кадрового отдела.
Что делать, если и архив не помог?
Если соответствующие сведения остались, вам уполномоченными органами выдается соответствующая справка, но если же нужные данные отсутствуют в архиве, нужно будет уже обращаться в суд с заявлением о том, чтобы вам установили факт работы в конкретной компании, который будет иметь юридическое значение. Чтобы подтвердить свои слова, в данном случае вам нужно будет иметь как минимум двух свидетелей, которые смогут письменно подтвердить факт работы, а также предоставить какую-нибудь документацию, которая могла бы являться хотя бы косвенным доказательством того, что ранее вы были сотрудником этой организации, так как восстановить утерянную трудовую книжку в противном случае у вас не получится.
Что нужно учитывать?
Перед тем как составлять обращение в архив или же суд, вам следует разобраться в том, на самом ли деле данная компания была полностью ликвидирована в прямом смысле, а не просто перестала существовать из-за слияния, присоединения, разделения и других процедур. В том случае, если причиной исчезновения компании является реорганизация, вам придется решать все соответствующие вопросы непосредственно с правопреемником данного юридического лица, если у вас была потеряна трудовая книжка. Как восстановить в таком случае? Точно так же, как и при подаче запроса на предоставление дубликата своему предыдущему работодателю.
Если суду вы не сможете доказать факт того, что вы работали в определенной организации, значит данный период работы вы полностью потеряете из собственного стажа. Однако стоит отметить тот факт, что эти факторы являлись важными только до 2002 года, так как на данный момент уже начисляется не трудовая, а специализированная страховая пенсия, для накопления которой работодатель делает отчисления непосредственно в пенсионный фонд. В данном случае довольно важным моментом является то, что некоторые работодатели могут не отчислять страховые взносы, и это уже будет серьезной проблемой, если вами была потеряна трудовая книжка. Как восстановить стаж в данном случае? Скорее всего, никак, но лучше всего проконсультироваться с квалифицированным юристом.
Может ли восстанавливать трудовую новый работодатель?
Даже если человек еще не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, это не может являться основанием для того, чтобы ему отказали в приеме на работу, и при подаче соответствующего заявления по новому месту работы вам могут оформить другую книжку. Таким образом, новый работодатель сможет внести полный перечень записей о вашей предыдущей работе, основываясь на предоставленных вами справках, трудовых договорах и другой документации.
Преимущественное большинство современных юристов крайне рекомендует периодически делать дополнительную копию трудовой книжки, которая в обязательном порядке должна заверяться специализированной печатью работодателя. Используя данную копию, впоследствии можно будет вносить соответствующие записи в дубликат.
Таким образом, новый работодатель имеет право оформления трудовой книжки тому человеку, который потерял ее, но при этом не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, до того как был зачислен на новое место работы. При этом стоит отметить, что в данном случае предоставляется только новая трудовая книжка, а не дубликат той, которая была утрачена. Помимо всего прочего, работодатель может оказывать помощь сотруднику в восстановлении всех необходимых документов, которые могли бы подтвердить его стаж. В частности, он может направлять соответствующие запросы в компетентные органы.
Как происходит оформление в этом случае?
В процессе оформления новой книжки предусматривается возможность использования того порядка, который уставновлен для оформления дубликатов. В трудовую книжку вносится полный перечень сведений о непрерывном или же общем стаже работы сотрудника, до того как он поступил к этому работодателю. Это данные, которые должны подтверждаться соответствующей документацией. Общий стаж работы суммарно записывается, то есть указывается в общем количество месяцев, дней и лет работы, не уточняя при этом работодателя и период работы в непосредственной должности этого сотрудника.
Стоит отметить тот факт, что, в принципе, суммарная запись о периодах работы, которая вносится в трудовую книжку, основываясь на различной документации, не является непосредственным подтверждением страхового стажа для последующего оформления пенсии в том случае, если в книжке отсутствуют конкретные записи о том, в какое время, в какой компании и на какой должности работал данный сотрудник до того, как начал работать в компании, предоставившей ему трудовую книжку. В данной ситуации в пенсионный орган должны быть предоставлены все документы, которые могли бы подтвердить период работы у определенных работодателей. Это необходимо сделать, если вы ищете способ, как правильно восстановить трудовую книжку.
Что делать, если в предоставленных документах не хватает сведений?
Случаются такие ситуации со стороны работодателей, когда сотрудник предоставляет определенный перечень документов, но при этом не хватает сведений касательно его стажа работы. В такой ситуации в дубликат должны вноситься исключительно имеющиеся сведения. Стаж работы впоследствии можно будет подтвердить путем предоставления выписок из личных дел, карточек, приказов, ведомостей на выплату заработной платы и еще целым рядом других документов.
Как еще можно подтвердить стаж для пенсии?
Стоит отметить тот факт, что даже если человек разобрался с тем, как можно восстановить трудовую книжку, впоследствии дубликат будет включать в себя не все места его работы, но при этом данная книжка представляет собой основной документ, являющийся подтверждением трудового стажа.
Если сотруднику оформляется дубликат этого документа, в него могут вноситься далеко не все сведения касательно того, где он работал и на протяжении какого срока. К примеру, если на момент оформления такого дубликата сотрудником не была предоставлена определенная документация, подобные данные не проставляются.
При этом, разбираясь в том, как работодателю восстановить трудовую книжку своего сотрудника, не стоит забывать о том, что внесение каких-либо записей о предыдущих местах работы задним числом запрещено в соответствии с действующим законодательством, вследствие чего достаточно часто происходит такая ситуация, когда дубликат трудовой книжки включает в себя неполный перечень сведений.
Оформление дубликата при наличии ошибок
Если в существующей трудовой присутствует достаточно большое количество ошибок, вам тоже следует разобраться с тем, как восстановить трудовую книжку (Украина или Россия - не имеет значения). К примеру, в компанию собирается устраиваться определенный сотрудник, но при этом его трудовая книжка содержит в себе огромнейшее количество различных нарушений. В такой ситуации не обязательно кадровик должен использовать собранные справки, для того чтобы оформлять сотруднику дубликат. В обязательном порядке эта процедура проводится только в случае утери или негодности документа, а также в тех ситуациях, когда внесенные записи о переводе или увольнении являются недействительными.
Если же трудовая включает в себя какие-либо другие грубые нарушения, работодатель не должен разбираться с тем, как восстановить трудовую книжку пенсионеру или кому-либо еще.