Как правильно сшивать документы. Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция Как правильно прошить документы для налоговой
В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.
Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.
Как правильно cшить документы нитками
Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.
Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.
В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).
С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.
С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.
Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.
На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.
Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.
Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.
Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их
Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.
Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.
Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.
Видео: как прошить документы в большой папке для архива
Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок
Видео: как можно прошивать документы с помощью станка
Как заверить прошитые документы
Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой ). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___».
Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.
Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.
Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.
Подготовка документов для регистрации ИП
Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:
- Копия паспорта.
- Заявление на регистрацию ИП.
- Квитанция на оплату госпошлины.
- Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.
Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.
Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.
Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.
Обсуждение (14 )
Хорошая статья, согласна! В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. А тут ребята все подробно описали, молодцы!
Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем — в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.
Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока это не увидел мой шеф, он то и сказал, что нужно сшивать ниткой, ну так я взяла иголку с ниткой))))в общем, первый опыт научил меня многому, потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось то не просто сшить документы, есть тонкости, которые нужно знать.
А как я недавно выяснила, правильно прошить документы — это ещё полдела. Их и хранить надо определённым образом! К нам приходила проверка, так еле отвертелись от штрафа за то, что у нас все папки с личными делами и бухгалтерские документы лежали просто в закрытом стеллаже. Оказывается, должен быть специальный шкаф, в котором каждый ящик открывается ключом, и одновременно можно открыть только один ящик, остальные в это время блокируются. Но штрафа удалось избежать именно потому, что инспектор сказала «Ладно, у вас хоть подшито всё по форме…»
Вот кажется,что такого-подшить документы? А как начнешь, так и понимаешь…ох,не легкое это дело, особенно, помню, первый раз)) Спасибо за статью, за видео! Теперь я поняла, что почти все делала не правильно, вернее, не совсем правильно. Главное, теперь знаю как облегчить и ускорить эту работу, а то уж очень много времени уходило. А время очень дорого!
В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно — даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время…Лучше научиться!
Являюсь делопроизводителем и могу со всей ответственностью сказать, что способ прошивки документов зависит от места предоставления. Зачастую организации, которые требуют подачи документов в сшитом виде, расписывают подробно, как должен быть сшит документ и в какой последовательности. Некоторые предполагают подачу в папках скоросшивателях, а некоторые предполагают прошивку ниткой и печатью и подписью на титульном листе.
Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.
Долгое время проработала начальником службы документационного управления на крупном производственном предприятии. Большинство знакомых услышав название моей должности недоуменно пожимали плечами — что это за работа такая бумажки перекладывать и зачем она нужна. Многие просто недооценивают и не понимают зачем правильно сшивать и хранить исполненные документы. Сшивание это защита документа от возможной подмены каких-то отдельных листов или их изъятия. Сшиванию подлежат документы от двух листов. Ниточный переплет, нумерация страниц и опечатывание подтверждают целостность документа.
На самом деле, прошивка документов, их заверение есть, вроде как, и не самые серьезные вещи в бизнесе, но от них, как оказалось зависит крайне многое. А подчас и реализация всей идеи.
Довелось мне быть в одной региональной комиссии по выдаче субсидий начинающим предпринимателям на начало своего дела. Вроде там все просто. Подай бизнес план (все рассчеты, методики были в методичках), приложи необходимые документы, копии (регистрационные, выписки из банков, что реально вкладывал свои деньги в это дело, из налоговой об отсутствии задолжностей), сложи все в папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Ничего сверхестественного. Было подано чуть более 50 заявок. Субсидия была 300 тысяч. Когда просто пролистывали докумены, то оказалось, что по формальному признаку допустить к участию в конкурсе можно было не более 5. Просто полные косяки в документах! Копии не заверены даже подписью ИП, Папки не то что не сшиты, просто разлетались, когда их из конвертов доставали! С одной стороны — просто небрежность, а с другой — незнание людей основ делопроизводства. Потом уже более-менее нормальным проектам дали возможность оформить все как следует, а многих просто смотреть не стали из-за незнания ими делопроизводства по формальному признаку.
Ну почему же нет регламентирующих документов?
Для налоговой инспекции это письмо Минфина от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142. До издания этого письма, чтобы предоставить копии документов для налоговой проверки, надо было заверять каждый лист копии документа. Хочу добавить, что остатки нитей должны быть отрезаны не коротко, а выглядывать из-под наклеенного листочка.
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативные акты
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Видео — как правильно подшивать дела:
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
В 2 прокола
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
На уголок
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.
Нормы закона
Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.
Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.
К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.
Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.
Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).
Обложки
Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:
- стандартными
- нестандартными
- длительного хранения
Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.
Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.
Опись – всему голова
Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
- перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
- фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.
Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:
Закрытое акционерное общество
«Восток»
Санкт-Петербург 00.00.0000
Опись документов
Итого ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.
Как пронумеровать листы?
При нумерации листов следует помнить несколько правил:
- нумеруются именно листы, а не страницы;
- опись нумерации не подлежит;
- при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
- номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
- нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
- если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
- если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
- листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
- лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
- если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
- если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
- склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
Ошибки в нумерации
Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…
Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.
Как сшивать документы?
Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.
Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.
Заверительная надпись
После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.
До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.
Пустяковое дело?
На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.
Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.
Начнем с обложки
Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.
Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.
Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.
Поговорим о нумерации листов
Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится
Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.
Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.
Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.
Исправление ошибок и опись документов
В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.
Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.
Как правильно подшить документы нитками
Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.
В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.
Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.
Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.
Как прошивают на 3 дырки
Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.
Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.
Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.
Заверительная надпись
Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.
И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.
Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.
Что и зачем прошиваем
В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.
Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.
Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.
Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.
Вернемся к технологиям подшивки
Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.
Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.
Механизм станка
В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.
Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.
Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.
Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).
Прогресс не стоит на месте
Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.
Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.
Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.
Обложка
Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:
На обложке проставляются данные:
- Название организации.
- Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
- Индекс дела.
- Заголовок дела.
- Срок хранения.
- Номер тома.
- Количество листов в подшивке.
- Дата составления подшивки.
Опись
Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:
- Название документа.
- Дата подшивки.
- Срок хранения.
- Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
- Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
- Данные ответственного лица – составителя подшивки.
При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.
Нумерация листов
Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:
Способы прошивки документов
Сшить документы можно несколькими способами:
- С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
- С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
- С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
- С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.
Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.
Фото инструкция по прошивке документов нитками
Общая схема прошивки документов
Как прошить документы для архива
Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:
- 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
- 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
- 15 лет – для научной документации.
- 5 лет – для кинодокументов.
- 3 года – для видео- и фотодокументов.
Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.
Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:
- Дата составления описи.
- Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
- Фамилию и должность составляющего опись.
Само оформление дела состоит из следующих стадий:
- Контроль группировки документов в деле.
- Подшивка.
- Нумерация листов.
- Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
- Составление описи дела.
Видео: Как прошить документы для архива
Как прошить документы для налоговой
Фото: Заверительная надпись
Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:
- Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
- Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
- Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
- На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
- Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.
В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.
Видео: Как правильно прошить документы для налоговой
Заверительная надпись
Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.
В ней указывается:
- Количество листов в деле (цифрами и прописью).
- Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
- Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.
На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.
Как исправлять ошибки
Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.
Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…
Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.
Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.