Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство. Как правильно сшивать бухгалтерские документы? Требования к прошивке документов гост
У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: "Как сшивать документы?" Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.
Делопроизводство - сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.
Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).
Для чего сшивают документы?
Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.
Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.
Оформление обложки
Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.
Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.
Опись документов
Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.
Как правильно нумеруются листы
Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:
- Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
- Опись не нумеруется.
- Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
- Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
- Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
- Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
- Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
- Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
- Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
- Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
- Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.
Допускаются ли ошибки в нумерации?
Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.
Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.
Как правильно сшивать документы ниткой?
Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.
Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных - находиться в трех сантиметрах от него.
Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.
Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное - 2, а нижнее - 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.
Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.
Заверим документы подписью
Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется - заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).
Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично - на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.
Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.
Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?
Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.
Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.
Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия - это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.
Как сшивать документы для налоговой?
Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.
Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока - пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия - таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.
Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.
Вместо послесловия
В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.
Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.
Нормативные акты о прошивке документов
Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:
- ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Методические рекомендации по делопроизводству. Они были утверждены 23 декабря 2009 году приказом Росархива.
- Инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства.
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства.
- Методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов, утвержденных Министерством по сборам и налогам.
Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки. При допущении неточностей в оформлении материалы могут быть отправлены отдельными органами на устранение недочетов, поэтому очень важно соблюдение норм прошивки.
Как нужно оформлять документы перед прошивкой?
Перед прошиванием проводится подготовительная работа. Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:
- название организации;
- наименование подразделения (отдела кадров);
- срок хранения;
- индекс и заголовок дела;
- сколько прошито листов;
- дата прошивания документов.
После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка. Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения. Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:
- номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
- используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
- на странице с описью номер не ставится;
- документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
- при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.
После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.
Какие нитки подходят для сшивания документов?
Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке. Так, для переплетов и хранения материалов в архиве рекомендуется использовать такие нитки:
- лавсан;
- соединение лавсана и хлопка;
- плотные хлопчатобумажные нитки.
Толщина ниток должна быть от 0,5-1,5 мм. Но самыми надежными и прочными считаются нитки толщиной – 1-1,5 мм. Их можно приобрести в катушках или мотках.
Такие нитки прочные и не рвутся при любом среднем натяжении.
Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками
Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.
Инструкция по прошиванию документов:
- Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
- Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:
- В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
- Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
- Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:
- Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:
- Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:
- Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
- Снизу на обороте требуется завязать узел. Нитка должна иметь длину не меньше 8 см:
- На узел приклеивается заранее оформленная бумага прямоугольной формы, небольшого размера, на которой сделаны записи с указанием: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью», указывается количество листов, руководитель организации должен подписаться и поставить печать учреждения:
- Но печать ставится так, чтобы одна ее часть была на бумаге, где подпись директора, а другая часть должна выходить на лист документа.
Если документ содержит много листов, то необходимо сделать 5 отверстий, при этом документ не рассыплется, так как прочность будет выше.
Наглядно увидеть, как правильно сшиваются документы с помощью иголки с ниткой, можно в следующем видео:
Следует отметить, что если документов немного, чтобы прошить документы, достаточно лишь иметь шило с ушком. В этом вы убедитесь, просмотрев следующий ролик:
Устройство для прошивки документов
Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.
Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:
- Лотос М168
- ППК-М168
- АПС М168
При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.
Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:
- сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
- проденет нить через сделанные отверстия;
- скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.
Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:
Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:
- библиотек;
- городских архивов;
- образовательных учреждений;
- нотариатов;
- военных и силовых организаций;
- банков и офисов.
С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.
Итак, прошивка документов – это важный процесс, необходимый для хранения информации в архивах, нахождения нужных документов за короткое время, приведение их в систему. Наличие специальных устройств позволит экономить много времени, если постоянно требуется прошивать большие пачки бумаг.
Получите ответ юриста за 5 минут
До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.
Пустяковое дело?
На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.
Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.
Начнем с обложки
Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.
Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.
Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.
Поговорим о нумерации листов
Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится
Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.
Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.
Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.
Исправление ошибок и опись документов
В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.
Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.
Как правильно подшить документы нитками
Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.
В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.
Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.
Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.
Как прошивают на 3 дырки
Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.
Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.
Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.
Заверительная надпись
Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.
И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.
Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.
Что и зачем прошиваем
В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.
Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.
Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.
Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.
Вернемся к технологиям подшивки
Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.
Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.
Механизм станка
В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.
Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.
Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.
Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).
Прогресс не стоит на месте
Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.
Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.
Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы.
Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей – это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.
Какие ГОСТы и нормативы нужно учитывать
На фото показано, как нужно сшивать документацию через 3 дырки
Как уже было отмечено, главная трудность – отсутствие единого стандарта. Однако есть общие правила заверения, которые действуют в большинстве случаев для документов формата А4. О них можно узнать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Если вам нужно зарегистрировать ООО, смело изучайте «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3). Стоит отметить, что большинство рекомендаций даны для документов, которые хранятся более десяти лет .
Однако, если у вас есть сомнения в правильности указанных выше сведений, лучше уточнить заранее на месте все тонкости. Иногда требуется заверить каждый лист или пронумеровать листы или страницы. Также стоит помнить, что прошивке подлежат все документы, состоящие более чем из одного листа .
Оформление обложки
Обложка необходима для лучшей сохранности документа. Она бывает двух видов: обычная и для длительного хранения . Первая представляет собой тонкий картон, вторая сделана из более плотного, твердого. При этом для документов, которые сдаются на государственное хранение, в качестве обложки должен использоваться только бескислотный картон.
Для прошивки документа, состоящего из листов формата А4, используется обложка размером 22.9 х 32.4 см, т.е. чуть больше самого листа.
Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон. Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка. При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Нумерация страниц
Чтобы листы не перепутались и не потерялись, проводится нумерация документа. Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила:
- Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится. Затем отсортируйте вложенные документы по датам или иным критериям, например, по странам или алфавиту. Тендеры являются исключением: для них фирмы сами указывают расположение.
- Далее вам потребуется простой карандаш. В простых листах нумерация проставляется в правом углу сверху; во вшитых картах, фотографиях, чертежах и прочем — наоборот, в левом верхнем углу на обороте. Листы большого формата проставляются сверху справа спереди. Даже если карта состоит из нескольких листов, склеенных в один, она является одним листом в документе. На ее обороте при этом пишут количество листов: «Лист № ххх – схема-склейка из ххх листов». Это относится и наглухо наклеенным на лист фотографиям, схемам и вырезкам: «На листе № ххх наклеено ххх вырезок и ххх фотографий согласно описи на обороте». Если подобные вставки приклеены только с одного угла, то они являются отдельными листами и нумеруются отдельно.
- Стоит сразу отметить особенности прошивки больших форматов: сверните лист до необходимого формата, приложите к документам и посмотрите, в каком месте будет проходить нить. Именно там вы и должны прошить его и нигде иначе.
- Если внутри дела присутствует документ с собственной нумерацией (брошюра, журналы, газеты), то ее можно оставить без изменения только в том случае, если номера совпадают с общими. В ином случае документ подлежит перенумерации с включением в общий список. Если в дело оказался вшит конверт с материалами, материалы нужно пронумеровать отдельно, на конверте поставить нужный номер и составить отдельную опись вложения. Отдельно нумеруют и тома или части одного дела.
- Если вы допустили ошибку при нумерации, нужно осторожно зачеркнуть цифры косой чертой и поставить рядом нужную цифру. При этом составляется новая заверительная надпись. Если ошибок слишком много, дело перенумеровывают, старую заверительную надпись зачеркивают и составляют новую. Если в дело добавляют новые листы, документ придется полностью перенумеровать. В исключительных случаях можно допустить использование букв взамен цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.
После проставления номеров составляется заверительная надпись. Она содержит сведения обо всех листах, вшитых в дело: общее количество, что конкретно вшито (карты, фотографии, вырезки), в каком они состоянии (порваны, много помарок), какие номера листов пропущены, с какого числа начата нумерация. Обязательно ставится подпись, расшифровка, должность, дата, формат листов .
Опись документа
Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом. В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего . Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.
Общая опись всегда должна сопровождать документ. Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.
Заверение документа
Заверение венчает весь процесс сшивания дела, если только не требуется заверить отдельно каждый лист. Заверение – это подпись уполномоченного лица, которое и будет отвечать за передачу всех сшитых документов для налоговой, архива или в другие инстанции. Она ставится на обороте последнего листа.
Как вообще происходит прошивка? Вам понадобятся дырокол, нитка, наклейка для заверения, а также суровая нитка, лента, простая нитка или что-то подобное . Лучше всего использовать первый вариант – он достаточно прочен и не порвется. Наклейка для заверения представляет собой тонкую бумагу с напечатанным на ней текстом:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью _______ (_____) лист ___
Генеральный директор
ООО «______»
ФИО»
Сама процедура выглядит так:
- Взяв листы, положите их в дырокол и проделайте в одном месте две или более дыр. Если количество листов невелико, можно пробить их иглой или шилом, но нужно действовать аккуратно, чтобы не порвать бумагу. Протяните через обе дыры нить, чтобы ее центр оказался снаружи, а хвостики спускались позади. Продевать нить нужно дважды для большей прочности.
- Завяжите хвосты в узел, обрежьте лишнюю нить (длина хвостиков не должна превышать шести сантиметров) и наклейте сверху подготовленный кусочек бумаги так, чтобы он прикрывал узелок, но не прятал его полностью. Если документ будет храниться более десяти лет, наклейку делают из папирусной бумаги.
- После высыхания клея на наклейке ставится печать и подпись указанного лица, при этом они не должны выходить за края бумажки. Иногда может потребоваться дополнительно закрепить сведения клеем. В некоторых инстанциях заверить просят каждый лист. В этом случае внизу ставится подпись уполномоченного лица, указанного на обороте.
Сшивание на 3 и 4 дырки
Весь процесс сшивания вкратце был описан выше. При этом различают несколько вариантов скрепления: на три и четыре дырки. Их общий принцип остается одинаковым, различаются только детали:
- Чтобы сшить дело на три дырки, нужно трижды пробить листы и правильно затянуть нитку. Расстояние между отверстиями не должно превышать трех сантиметров. Переверните дело и пропустите нитку в среднее отверстие (кончик должен торчать из первого листа). Затем проведите нить в верхнее отверстие, затем в нижнее и в конце в среднее. Оба конца нити будут торчать позади дела, и вы сможете спокойно завязать узелок и наклеить бумажку.
- Почти аналогично проходит сшивание на четыре дырочки, расстояние между ними составляет около полутора сантиметров. Переверните документ и просуньте нитку во второе сверху отверстие, затем проведите ее в нижнее отверстие. Затем проделайте змейку: вторая дырка снизу – верхнее отверстие с первого листа – второе сверху отверстие, с которого все и начиналось. Завяжите нитку на узел, приклейте пергаментную бумажку и распишитесь при сдаче документов.
В некоторых случаях возможна прошивка на пять отверстий, принцип при этом ничуть не меняется.
Данный процесс пошагово разобран на следующем видео:
Для чего нужно сшивать документацию
Умение сшивать документы может понадобиться всем: документы прошивают для подачи заявления на открытие своего бизнеса, на участие в тендере, при сдаче документов в архив или суд, передаче бухгалтерских отчетов или кадровых документов. При этом сшивать нужно не только оригиналы, но и копии важных документов, которые не могут быть переданы по месту требования.
Наиболее часто сшивать приходиться кассовые и бухгалтерские, а также многие делопроизводительные документы: хозяйственные книги, конструкторские и налоговые документы, нотариальные дела . Некоторые из них имеют особые требования к прошивке, о которых лучше знать заранее. Бухгалтерские документы прошивают через пять отверстий, налоговые и архивные – через три отверстия, кассовые документы часто сшивают через верхний левый угол.
Несмотря на общие правила, у некоторых инстанций существуют свои отличительные особенности, о которых лучше уточнить заранее, чтобы после не пришлось все исправлять. И помните немаловажный факт: сшивать документы может лишь сотрудник, наделенный этими правами.
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативные акты
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Видео — как правильно подшивать дела:
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
В 2 прокола
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
На уголок
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета: