Как подписать документ электронной подписью pdf sig. Как правильно подписывать электронной подписью (ЭЦП) документы? Что означает статус подписи
Установлены Федеральным законом от 06.04.2011 №63. С момента вступления упомянутого закона в силу и по настоящее время цифровые подписи получили довольно широкое применение. В статье расскажем, как подписать документ ЭЦП.
Законом установлены следующие области применения ЭП:
- при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
- при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
- при совершении иных юридически значимых действий, в том числе и установленных другими федеральными законами.
Как подписать документ электронной подписью
Любые участники юридически значимых отношений могут установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Один из трех видов ЭП для обмена документами хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.
Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливается постановлениями Правительства РФ. Это же касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Таким образом необходимость подписания деловых бумаг ЭП может быть установлена:
- по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
- постановлением Правительства для ЭДО с официальными органами.
Чтобы завизировать документ ЭП, необходимо получить сертификат подписи, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.
Какая ЭП необходима для электронного документа
Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.
Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.
Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.
Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:
- КриптоПро CSP.
- Сертификат удостоверяющего центра.
- Личный сертификат.
Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, нужно открыть панель управления компьютера и найти ярлык программы.
Открыть вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедиться, что установлена последняя версия ПО.
Как подписать электронной подписью документ Word
В MS Word 2010 для создания цифровой подписи нужно выполнить следующие действия:
- Открыть вкладку «Файл» и выбрать «Сведения».
- На вкладке «Сведения» нажать кнопку «Защита документа», откроется список команд.
- Выбрать команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором можно выбрать сертификат, указать цель подписания и нажать кнопку «Подписать».
Как подписать электронной подписью документ pdf
Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».
Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого нужно в открытом файле перейти в раздел «Редактирование», выбрать вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейти на «Цифровые подписи» и выбирать нужную.
«Как подписать ЭЦП документ Word ?» — этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье.
Как установить ЭЦП на компьютер?
Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».
Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.
Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».
Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью.
Не знаете свои права?
Как подписать ЭЦП документ Word?
Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:
- Для Word 2003:
На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан. - Для Word 2007:
Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор. - Для Word 2010:
Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор.
Как подписать ЭЦП файл pdf?
Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.
После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».
В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».
Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.
Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».
Хотя электронный документооборот полностью не может вытеснить бумажный, его актуальность с каждым годом все возрастает. Документы, передаваемые в электронном виде, так же как и бумажные требуют визирования. Делается это с помощью электронно-цифровой подписи. Важно правильно подписать документ для того, чтобы он имел юридическую силу, и с его помощью можно было проводить необходимые операции. Разберем по порядку, как подписываются документы различного формата.
Итак, вам необходимо подписать пдф файл ЭЦП. Для того чтобы произвести подпись любого документа необходимо установить на свой ПК плагин КриптоПро. После этого документ необходимо отредактировать в программе AdobeAcrobat и сохранить в формате Adobe Reader.
Далее в меню выбираем пункт «Работа с сертификатами» , затем «Подписание » и ищем нужную подпись. Перед тем как подписать с помощью ЭЦП файл pdf, нужно определить, в каком месте на документе будет располагаться подпись, с помощью мышки создаем нужную строку. В появившемся окне появится информация, где можно найти сертификат. Подписание документа завершено.
Если необходимо подписать вордовский документ ЭЦП, то необходимо будет проделать несложные операции в определенной последовательности. В меню ищем «Сервис
», нас интересуют «Параметры
». В «Параметрах
» находим пункт «Безопасность
» и выбираем «Цифровые подписи
». В открывшемся окне ищем нужный сертификат и выбираем владельца подписи. Теперь потребуется ввести пароль ЭЦП, в окне появится «Подписывающий», кликаем на него и документ готов. Важно знать, что после подписания файл формата Word будет доступен только для чтения.
Подписание вордовских файлов версий 2007 и 2010 имеет некоторые нюансы. Перед тем как подписать ЭЦП документ word 2007 – 2010 нужно понимать его отличия от аналогичного формата 2003 года. Документы Offis 2007 сохраняются расширением docx. Для подписания документа целесообразно использовать программу КриптоПро Office Signature. Для Office 2010 этот плагин, вообще, является обязательным.
Возникает вопрос, как проверить ЭЦП электронно подписанного документа на подлинность. Для этих целей устанавливаем на компьютер КриптоПро CSP. С помощью плагина настраиваем функции, позволяющие получать только те документы, которые подписаны сертифицированными ЭЦП.
Подписание сканированных документов с помощью ЭЦП возможно после установки на компьютер КриптоАРМ. Эта же программное обеспечение наряду с КриптоПРО подходит для подписания архивных папок RAP.
Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».
Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП
Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:
- «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
- «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
- «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.
К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.
«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.
Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.
На какие файлы можно поставить ЭЦП
Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:
- криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
- хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
- формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.
Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.
В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.
Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)
Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:
- через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
- через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).
Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.
Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.
Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП
Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.
Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».
В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».
В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».
В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.
Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.
В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.
Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.
Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП
Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.
В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?
Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.
Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.
Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.
При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.
Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.
Итоги
Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.
Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:
Сегодня нет необходимости распечатывать документ, чтобы подписать его. Можно поставить на него подпись в электронном виде прямо в файле PDF с помощью специальной программы. Это очень удобно, потому что экономит время.
Существует также возможность подписать PDF онлайн, используя сетевые сервисы. Для этого придется выложить документацию в сеть и добавить свою подпись в PDF так же онлайн. Это не совсем безопасно, так как все, что выкладывается в общедоступный ресурс может попасть в руки третьих лиц: владельцев сайта или мошенников. Если это случится, то вы скомпрометируете не только информацию из документа, но и собственную подпись. Вряд ли риск оправдывается тем фактом, что такие сервисы дешевы или даже бесплатны.
Если же подписать PDF в стационарной программе, то ни один элемент бизнес-информации не выйдет за пределы вашего компьютера, и конфиденциальность будет соблюдена. Если ваш тип документа не требует наложения ЭЦП – электронной цифровой подписи (индивидуальный шифр для идентификации документов), то его можно легко завизировать обычной графической подписью с помощью Movavi PDF-редактора. Давайте разберем, как подписать документ PDF на своем компьютере тремя способами.
Как вставить в PDF-документ изображение подписи
Если у вас есть изображение подписи в электронном виде, то порядок действий будет следующим:
Как подписать PDF на компьютере
Можно ли подписать документ в электронном виде, если у вас нет изображения вашей подписи? Да, это тоже довольно просто и быстро.