Как оформить заявление на дополнительный отпуск. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
Форма и правила написания заявления
Документ подается на имя руководителя в письменной форме. Унифицированного образца не существует, поэтому текст оформляется произвольно. Обязательные реквизиты стандартны:
Данные заявителя;
Данные адресата (руководителя);
Суть просьбы;
Образец заявления на дополнительный отпуск
Обращаем внимание на то, что допускается заявить о своем желании отдохнуть «по полной программе» в одном общем документе. Образец заявления на основной и дополнительный отпуск можно скачать ниже.
Кому положен оплачиваемый отпуск
Оплачиваемый бывает двух видов:
Основной.
Дополнительный.
Первый дается любому сотруднику, с которым у администрации трудовые правоотношения. Об этом упоминается в ст. 21 и ст. 144 Трудового кодекса Российской Федерации. Длится он 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ ). Хотя бывают и более длительные периоды, в течение которых работник может отдыхать за счет работодателя. Второй положен не всем. Категории лиц перечислены в ст. 116 Трудового кодекса Российской Федерации.
Во-первых, это лица, которые работают на условиях ненормированного рабочего дня. То есть могут быть эпизодически привлечены к исполнению функциональных обязанностей за пределами установленной нормы рабочего времени. Минимальное количество дней отдыха, которые прибавляются к основному, — три.
Во-вторых, те, кто трудится на опасном или вредном производстве, — 7 дней.
В-третьих, лица, работающие в РКС и приравненных к ним территориях — 24 или 16 дней соответственно.
В-четвертых, сотрудникам с особым характером работы — устанавливается Правительством Российской Федерации.
Перечень не является исчерпывающим, так как в указанной правовой норме говорится о возможности предоставления доп.отдыха другим работникам, согласно трудовому законодательству. Обычно это прописано в федеральных законах. Судьи, педагоги, врачи — наиболее типичные примеры. Образец заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск можно скачать в конце статьи.
Можно выбрать деньги
Основной необходимо отгулять в полном объеме, а второй вид отдыха допускается заменить деньгами. Да, многие берут так называемую компенсацию — деньги вместо фактического отдыха. Если основной период отдыха превышает минимальный порог в 28 дней, то «лишние» дни можно взять деньгами. Аналогично и с дополнительным отдыхом — все, что выше установленного законом минимума, можно получить в виде компенсации.
Правило имеет исключения. Нельзя полностью заменить на деньги дополнительный отпуск вредникам, тем, кто занят на опасных производствах. Семь дней надо отгулять, но дни (если они есть), превышающие эти семь дней, можно заменить деньгами.
Беременные и несовершеннолетние — две другие категории, которые обязаны отгулять все, что положено им по закону. Если речь не идет об увольнении, при котором любые работники имеют право получить компенсацию деньгами.
Образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска
Ответственность работодателя
Бывает, что работодатель отказывает в предоставлении отпускных дней сверх стандартного норматива. Что делать в таком случае? Оформлять жалобу — его действия незаконны. Санкции следующие: штраф или приостановление деятельности. Если случаи повторяются, то руководитель подвергается дисквалификации на период до 3 лет.
Оформление отпуска – довольно важный момент в том случае, если вы не хотите иметь проблем ни при выходе на отдых, ни при возвращении с него. Дело в том, что сфера трудовых отношений очень четко регламентируется нормативно – правовыми актами и требует выполнения всех указаний. В соответствии с этим, и работодатель и все его подчиненные обязаны действовать по определенной схеме.
Если говорить об отпуске – то в данном случае стоит детально рассмотреть систему его оформления. При отсутствии одного звена из плана регистрации отдыха, пропущенный день засчитывают прогулом, что влечет за собой ответственность со стороны сотрудника.
Система периодов, предназначенных для отдыха делится на две категории: основные и дополнительные. Первый вид – это число дней, которые предназначаются абсолютно для каждого трудоустроенного гражданина. Они закреплены на федеральном уровне и составляют 28 дней. Такой период является неотъемлемой возможностью каждого работника на годовой срок. Ни один работодатель не имеет права отказать в данном отпуске. Его неиспользование может стать инициативой исключительно самого сотрудника. При этом, работодатель обязан компенсировать каждый день, который человек не отдохнул.
Второй вариант – дополнительные сроки отпуска – характерен только для отдельных ситуаций. Так, некоторым категориям граждан в силу особенности системы их труда предоставляется возможность продления периода для отдыха. В таком случае, к основному сроку суммируются еще дни, которые предусмотрены законодательством. При этом, их количество будет разным в зависимости от каждой конкретного случая.
Сегодня перечень оснований для получения ежегодного дополнительного отпуска напрямую закреплен в нормативно – правовых актах. При этом, они имеют федеральный характер, то есть – распространяются абсолютно на всю территорию Российской Федерации. Ни местные власти, ни сами работодатели не имею права отступать от таких указаний в сторону их уменьшения. Если же говорить о завышении границы – это вполне возможно.
Составление заявления, как основы обращения к организации за получением права на пропуск рабочего периода на основе отпуска, является важной составляющей рабочего процесса. Форма документа напрямую зависит от того, на какой основе гражданин планирует отдыхать – платной или без финансирования со стороны работодателя. Так, сегодня есть предусмотренные законодательством случаи, в которых гражданин может претендовать на оплату отпуска, и ситуации, когда организация не обязана оказывать материальную поддержку. От этого непосредственно и зависят особенности содержания самого заявления.
Поэтому, предлагаем рассмотреть каждый из таких видов более детально, чтобы каждый мог определить на каком базисе он может писать заявление и обязан ли работодатель будет выплатить специальное пособие.
Дополнительный оплачиваемый отпуск
Данная категория характерна тем, что имеет точное описание групп сотрудников, которые могут претендовать на повышенный срок отдыха на основе финансирования со стороны работодателя. Ситуации, которые отнесены к таким случаям:
- дополнительный отпуск за вредные условия;
- предоставления повышенного отдыха за особый характер труда;
- возможность получения дополнительных дней за работу на определенной территории;
- дополнительный отпуск за ненормированный день.
Каждая из выше перечисленных категорий имеет определенные случаи, которые закреплены прямо в законодательстве. Так, если говорить об специфических условиях, то в данном случае стоит учитывать специальные внешние факторы оформления такого состояния. Так, законодательством предусмотрено четыре группы, которые характеризуют условия работы. Две первых – не претендуют на повышенный отдых. А вот две последние – вредные и опасные – имеют возможность предоставить гражданам, занятым в такой области определенные специальные сроки.
Для того, чтобы получить одну из таких групп предприятие должно пройти специальную проверку. На ее основе составляется отчет, в котором прямо предусматривается категория влияния внешней среды на участников трудового процесса. На этом основании сотрудники могут претендовать на получение дополнительного отпуска. Кто входит в такую систему? Перечень профессий довольно широк. Наиболее распространенные – сварщики, которые работают на высоте или в закрытых помещениях, работники угольной промышленности, труд которых связан с шахтами, сотрудники атомных электростанций и т.д.
Особый характер труда – более сложная категория. Дело в том, что такая система практически не раскрыта законодателем. Нет специального перечня профессий, который мог бы детализировать данную возможность использовать отпускной период с дополнительным характером. Поэтому, придется проанализировать практику.
В большинстве случаев применение особого характера труда рассматривается в случаях с определенным нестабильным режимом труда. В данной ситуации имеется в виду использование командировок, передвижных работ.
Территориальный вариант предполагает собой не распределение по профессиям, а использование труда в соответствии с местностью непосредственно самой работы. Поскольку территория Российской Федерации очень большая и не равномерная по отношению к климатическим условиям – тем, кто живет и трудится на Крайнем Севере и приравненным к данному региону местностях предоставляется право на отдых сверх обычного режима.
Естественно, что перечня профессий в данном случае не будет. Основанием является работа в определенном регионе. При этом, во внимание принимается не только основное занятие. Так, в соответствии с нормативно – правовыми актами право на дополнительный отдых имеют и те, кто работает по совместительству или же на сезонном режиме.
Если же говорить о ненормированном графике, то тут имеется в виду система труда, которая предполагает исключительное привлечение сотрудника к выполнению своих обязательств во время, предназначенное для отдыха. То есть, речь идет о непостоянной системе выхода на работу вне смены, а только в соответствии с указаниями законодательства — то есть не более 4 часов за два дня.
Дополнительный отпуск без финансирования со стороны руководства
Как мы замечали ранее – есть возможности взять дополнительный отдых, но без получения пособия. В данном случае законодательством предусмотрено четкие случаи. Прежде всего, это дополнительный отпуск инвалидам. Также, в данную категорию входят ветераны Второй Мировой.
Кроме того, в систему дополнительного отдыха могут включаться ситуации, что характеризуются семейными обстоятельствами. Но, если ранее четкие причины были обозначены, то в таком случае решение о предоставлении отпуска оговаривается непосредственно с руководством организации, предприятия. Ели начальник сочтет, что основание у его подчиненного веское – то и оговоренный период можно будет использовать.
Кроме того, в данном случае срок составляет не указанное в законодательстве число дней, а непосредственно оговоренный срок с руководством. Поэтому, предварительно необходимо обратиться к начальнику для решения такого вопроса.
Как оформить дополнительный отпуск
Теперь перейдем к непосредственному оформлению периода для отдыха, который предоставляется к общему числу дней. В данном случае необходимо будет обратиться к начальнику со специальным заявлением. Его форма напрямую зависит от того, используется рассматриваемый нами отпуск отдельно или совместно с общим периодом.
Первым шагом становится написание заявления. Данный документ является непосредственной основой. Поэтому, его составление имеет очень важное значение. Далее – необходимо подать заявку на рассмотрение руководителю. Он в кратчайшие сроки должен рассмотреть прошение и вынести свое решение, если речь идет о семейных обстоятельствах.
Последний шаг – выдача приказа. Начальник выдает специальный документ, в котором содержится необходимая информация о том, кто идет в отпуск и на какой период. Сам заявитель должен ознакомиться с приказом. Только после этого он может уходить на законный отдых.
Заявление на дополнительный отпуск
Теперь перейдем непосредственно к составлению самого главного документа. И так, для этого берем белый лист А4. Писать можно, как от руки, так и печатать на компьютере. Самое главное – чтобы сохранялась необходимая форма.
Весь документ можно поделить на несколько составных частей:
- адресат и заявитель;
- суть дела;
- заключение.
Первый пункт – это отметки по отношению к данным о сторонах дела. Так, в самом начале размещается наименование организации, с которой заявитель состоит в трудовых отношениях. Далее – должность и имя руководителя. Последний элемент такой части – данные о том, кто обращается. Все эти ведомости должны составлять столбик, который размещается в правом верхнем углу.
Суть дела – наиболее объемный и содержательный элемент. В нем необходимо отметить все главные элементы, которые дадут начальнику понять о том, о чем просит его подчиненный. Предоставление дополнительного отпуска должно быть сформулировано в нескольких предложениях. Прежде всего, нужно указать на то, как именно вы хотите использовать свой отдых. Для этого можно взять только основной или дополнительный отпуск, либо их части, либо скомбинировать их, просуммировав все дни.
Также, в обязательном порядке в самом начале необходимо отметить и то, на каком основании будет предоставляться отдых. Если ситуация предполагает случаи, закрепленные в законодательстве для возмещения финансовых потерь – то пишем слово оплачиваемый, если же нет – то отмечаем, что пропущенный период будет взят за ваш счет.
Постановление на дополнительный отпуск должно четко содержать период отдыха. Поэтому, в заявлении необходимо четко отметить пункт, с которого станет ясно, когда именно подчиненный планирует отсутствовать на своем рабочем месте. Для этого можно использовать три варианта. Но, в любом случае – должна быть точная дата первого дня отдыха. к ней можно дописать последнее число, либо же сам срок отпуска. Кроме того, можно указать все три такие отметки. На основании именно данной записи руководитель выдает приказ с указанием периода для освобождения от выполнения трудовых обязанностей.
Важным моментом остается основание для возможности использования отпуска. Для этого нужно указать причину, которая свидетельствует о вашем праве или необходимости уйти на время с работы. В том случае, если вы входите в одну из тех четырех категорий, которые мы указывали в одном с предыдущих разделов для получения оплачиваемого отдыха сверх основного периода – то прямо и напишите данный пункт.
Если же речь идет о семейных обстоятельствах, то ту возможно несколько вариантов. Все напрямую зависит от требований вашего руководителя. Если ему достаточно просто отсылки на обстоятельства семейного характера или вы устно ему объясните причину – то вполне достаточно будет и общей фразы. Но, некоторые к данному пункту более требовательны. Поэтому, необходимо будет детально описать ситуацию. В таком случае постарайтесь раскрыть суть дела так, чтобы начальник увидел ту необходимость в таком цвете, как видите ее вы.
Завершающая часть – это всего лишь две небольшие отметки. Но при оформлении дополнительного отпуска они очень важны. В данном случае речь идет о дате и подписи. Число пишется в правой части строки. Оно должно совпадать не со днем написания документа, а со днем его предоставления руководителю. Зачастую эти даты отличаются. Поэтому, если вы пишите заявку заранее и дома – то лучше всего дату поставить уже непосредственно у дверей начальника или его секретариата. Подпись ставится в правой части строки. Она стает подтверждением факта волеизъявления гражданина.
Как видим – ничего сложного в процессе написания рассматриваемого документа. Помимо инструкции вы также можете ознакомиться на нашем сайте и с образцом заявления на дополнительный отпуск:
Форма подачи заявления напрямую зависит от системы внутреннего оборота документации непосредственно в вашей организации. Так, документ может быть передан напрямую в руки руководителю, либо же быть отданным секретарю.
После того, как начальник его рассмотрит – он, как мы говорили ранее, оформляет специальный приказ. В его содержание входят ведомости, которые отмечаются в заявлении. Прежде всего – имя подчиненного. Также, тот период, который он указал для отсутствия на рабочем месте. Приказ должен быть подписан заявителем. Его образец вы тоже можете скачать у нас:
То есть, для оформления приказа важно, чтобы в заявлении имелись все необходимые пункты. Поэтому, его составление сегодня имеет решающее значение. При соблюдении формы, а главное – содержания, руководитель не сможет отказать гражданину в отдыхе.
Каждый сотрудник, осуществляющий свою трудовую деятельность на официальной основе, имеет право претендовать на ежегодный отпуск. Для этого необходимо заблаговременно составить и передать работодателю соответствующее заявление. Руководство компании рассматривает документ только в случае его правильного составления.
Действующим Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма для заполнения заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, поэтому допустимо оформление заявления в свободной форме или на фирменном бланке организации. Бумага может быть оформлена в печатном или письменном виде.
В обязательном порядке в заявлении указывается следующая информация:
- полное наименование компании;
- ФИО руководителя или генерального директора фирмы;
- название документа;
- ФИО, структурное подразделение и должность сотрудника;
- основная часть. Содержит в себе текст с просьбой предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Важно учесть, что в обращении указывается желаемый период отдыха – с какой даты требуется отдыха и в каком количестве календарных дней, а так же вид – оплачиваемый или нет;
- дата составления;
- подпись сотрудника.
В некоторых случаях работодатель вправе предоставить дополнительные оплачиваемые выходные дни. Для этого необходимо наличие таких обстоятельств:
- осуществление трудовой деятельности на опасном производстве или в Северном районе страны;
- работа в определенной сфере – здравоохранение, металлургия, МЧС, электроснабжение, муниципалитет, строительство, профессиональный спорт;
- несовершеннолетний возраст работника;
- инвалидность.
Помимо этого претендовать на дополнительный оплачиваемый отпуск могут военные и сотрудники судебных органов.
В большинстве случаев длительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Для работников некоторых сфер деятельности этот срок может быть увеличен.
Обратите внимание! При написании заявления не указывается дата окончания отпускного времени. Необходимо указать количество календарных дней, в течение которых работник планирует отсутствовать на рабочем месте, и первый отпускной день.
Сотрудник имеет право претендовать на предоставление отдыха в полном объеме или его половину.
В некоторых компаниях руководство заранее создает график отпусков. При этом по возможности учитываются предпочтения работников.
Пример заявления:
Нужно ли писать заявление, если есть график отпусков
При наличии четкого графика, в котором расписана очередность предоставления ежегодного отпуска, писать заявление работнику не нужно. График уже установил дату начала отдыха, работодателю она известна, необходимости в извещении работником работодателя отпадает. Напротив, в такой ситуации работодатель должен предоставить работнику информацию о том, когда начинается его отдых – сделать это нужно письменно за 2 недели до начала отдыха.
Когда писать заявление на ежегодный отдых обязательно:
- если нет графика Т-7;
- если отдых предоставляется не по графику;
- если работник принят на работу в текущем году и в график не был включен.
Срок подачи заявления
Важно учесть, что при наличии графика отпусков составление заявления – необязательное действие. В таких ситуациях работодатель самостоятельно уведомляет сотрудника о предстоящем отдыхе. В соответствии с 123 статьей ТК РФ, он должен сделать это за 2 недели до начала отдыха.
Если в компании не предусмотрен график отпусков, заявление оформляется в срок, установленный работодателем. Документ может быть составлен как в начале года, так и за несколько недель до начала отпускного времени. Дополнительное время необходимо для поиска замены на время отсутствия основного сотрудника.
Особенности неоплачиваемого отпуска
Работникам-чернобыльцам, имеющим право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, не всегда нужно писать заявление на предоставление этого отпуска. Все зависит от того, каким образом указаны дни такого отпуска в .
Учет чернобыльского отпуска в графике отпусков
Кроме того, указывая в графике дни отпуска, положенные работнику, нужно просуммировать дни основного отпуска с днями дополнительного чернобыльского отпуска.
Что же касается заявления на отпуск, то работник-чернобылец должен его написать в следующих случаях:
- если в графике указана не конкретная дата начала отпуска, а лишь месяц, в котором работник уйдет в отпуск;
- если после утверждения графика отпусков работник решил изменить время отпуска;
- если после утверждения графика отпусков работодатель принял нового работника, имеющего право на чернобыльский отпуск, но в график отпусков изменения не вносились.
Заявление на чернобыльский отпуск: образец
Заявление на предоставление чернобыльского отпуска может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору
ООО «Тополиный пух»
Июльскому В.А.
от бухгалтера
Заявление на компенсацию отпуска нужно писать тогда, когда работник хочет вместо использования части отпуска, превышающей установленную законом норму в 28 дней (по календарю), получить денежную выплату. Также данная форма заявления в некоторых случаях оформляется при предстоящем увольнении сотрудника.
Нюанс: если в первом случае выплата компенсации производиться только по просьбе работника и согласию на это работодателя, то во втором она носит обязательный характер.
Кто и при каких условиях может рассчитывать на подобную компенсацию
Для начала надо отметить то, что заявление может быть составлено в любой момент и написать его может каждый работник предприятия или организации. Другое дело – получить финансовую выплату вместо дней отдыха могут не все.
ФАЙЛЫ
Важное условие – замена «ненужной» части отпуска всегда происходит по инициативе работника, работодатель высказывать подобные предложения, а тем более в одностороннем порядке издавать приказы о выплатах денежных компенсаций вместо предоставления отпуска подчиненным не имеет права.
В каких случаях денежная компенсация вместо отпуска невозможна
Ряд ситуаций, отмеченных в законе, не дают возможности работникам получать вместо отпускных дней финансовые выплаты. В частности нельзя заменять компенсацией полагающиеся по закону плановые и дополнительные оплачиваемые ежегодные отпуски
- беременным женщинам,
- сотрудникам, не достигшим совершеннолетия,
- тем, кто трудится на вредных или опасных производствах,
- некоторым другим категориям граждан.
Единственное исключение – если такое заявление поступает от работника, который хочет уволиться с работы. В этом случае компенсация неиспользованного отпуска денежной выплатой ему полагается по закону.
На что рассчитывать совместителям
Сотрудникам, которые трудятся по совместительству и тоже имеют желание получить денежные средства вместо отпуска, они могут быть выплачены ровно в том же порядке, что и всем остальным категориям работников. То есть, если совместителю полагается дополнительный отпуск сверх стандартных 28 дней, то он может попросить за него компенсацию, остальные 28 дней он должен отгулять. Точно также ему полагается обязательная выдача средств за неиспользованный отпуск в случае увольнения.
Обязан ли работодатель соглашаться с заявлением работника
По закону руководитель предприятия может как согласиться на предложение работника о замене части отпуска финансовой компенсацией, так и отказать ему.
Последнее чаще всего бывает вызвано производственной необходимостью, при этом работодатель вправе никак не аргументировать свое решение. В этом случае работник должен использовать весь причитающийся ему отпуск в полном объеме.
Как высчитывается сумма компенсации вместо отпуска
Определить размер предполагаемой выплаты несложно, поскольку она рассчитывается по тем же правилам и формулам, которые бухгалтерия применяет для подсчета средней заработной платы за отпускной период. Иными словами, нужно сумму начисленной зарплаты за 12 месяцев поделить сначала на 12, а затем и на среднемесячное число календарных дней 29,4. Полученный результат будет равен среднедневному заработку работника, который нужно умножить на то количество дней, за которые он хочет получить компенсацию.
Как составить заявление
Унифицированного образца, обязательного к применению, законом не установлено, поэтому работники могут писать заявление в свободной форме. Однако при этом желательно все же придерживаться некоторых норм и стандартов. В частности, нужно обязательно указывать сведения об организации , должность и ФИО его руководителя . Также в заявление нужно вписывать период , за который предоставляется отпуск, его длительность, а также количество дней , за которые работник хотел бы получить денежную компенсацию.
Заявление можно оформлять в разных вариантах: рукописном и печатном, но независимо от того, какой из них будет выбран, нужно обязательно заверять бланк оригинальной «живой» подписью.
Документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работодателю, второй остается у сотрудника.
Пример заявления
Данная форма документа имеет довольно простой вид, так что его составление не должно вызвать никаких сложностей.
Шапка документа
Сначала вверху слева или справа (принципиального значения это не имеет) вписывается адресат заявления, а именно указывается полное наименование организации-работодателя (в соответствии с регистрационными документами), руководитель (должность указывается по штатному расписанию), а также его фамилия, имя, отчество. Затем точно также включаются данные о работнике. В строке чуть ниже указывается населенный пункт и дата составления заявления.
После этого посередине пишется слово «заявление».
Тело заявления
В основную часть документа нужно внести просьбу о замене части ежегодного планового или дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Обязательно надо внести его период (дату начала и окончания), а также количество дней, в которые работник желал бы получить денежные средства вместо отдыха.
Подписи
В завершение на заявлении необходимо поставить подпись с указание должности заявителя и обязательной ее расшифровкой.
Порядок действий при назначении компенсации вместо отпуска
После того, как заявление будет получено, руководитель предприятия обязан поставить на нем свою резолюцию (положительную или отрицательную). Если вынесено отрицательное решение, тогда сотрудник должен будет отгулять отпуск в полном объеме, если же положительное – организация издает соответствующий приказ, на основе которого бухгалтерия насчитает работнику размер компенсации и выплатит ее перед тем, как сотрудник уйдет в отпуск.
Если сотрудник по каким-либо причинам передумал получать компенсацию вместо отпуска, он имеет право отозвать документ, но только до того момента, как наступит отпускной период.