Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации. Правила формирования личного дела сотрудника
Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.
Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.
Зачем нужен документ
Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.
В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать . Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию , определить, в каком порядке они поступали в это собрание.
Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию , кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.
Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.
Обязательно ли вставлять опись в личное дело
Составление описи не является обязательным в общем случае . Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.
В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале - в случае личного дела и их систематизации - в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.
Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом , в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.
При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.
При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:
- когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
- если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.
Порядок составления документа
Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве . Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.
В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:
- её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
- её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.
Она сама может включать несколько страниц, которые в подобном случае нумеруются отдельно от собственно личного дела.
Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:
- порядковый номер бумаги;
- числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
- дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
- его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
- номера листов дела, которые занимает данный документ;
- примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.
Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов . Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.
Пример оформления описи
Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.
В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.
Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.
Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.
Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование - способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.
После того, как завершающая бумага была внесена в опись, в частности, по причине прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, все пустующие строчки под той, где описывается данная бумага, перечёркиваются большой Z.
Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.
Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует . Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному .
В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.
Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.
Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.
В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.
Формирование личного дела
Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.
Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников ?
Нет, не обязана.
Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет - руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции .
Как правило, в личное дело включаются следующие документы:
- автобиография;
- заявление о приеме на работу;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия ИНН;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19-4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Пример оформления личного дела сотрудника
Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.
Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:
Внутренняя опись документов дела
Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?
Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.
Личный листок
Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?
В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.
Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.
Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров .
Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
Хранение личных дел
Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).
Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Ревизия личных дел
Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.
На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.
Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.
Когда необходима опись личного дела?
Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.
В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:
- Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
- Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
- Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.
Порядок проведения описи личного дела работника
За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:
- Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
- Опись может составляться вручную или печататься.
- Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
- Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
- Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
- При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
- Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:
- Порядковый номер.
- Регистрационный номер.
- Дата оформления.
- Название документа.
- Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
- Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.
Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:
- Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
- Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
- Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
- Количество страниц описи.
- Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.
Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.
Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.
Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.
Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:
- заявление о приеме на работу;
- документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
- листок учета кадров с дополнением;
- автобиографические сведения о сотруднике;
- дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
- приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
- письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
- должностная инструкция;
- данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
- копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
- документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
- документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
- прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
- заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
- иные документы, предусмотренные законодательством.
Ведение
В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.
Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.
На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.
В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.
Порядок оформления
Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:
- указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
- возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
- при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
- даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
- личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
- согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.
Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.
Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии.
Общие сведения
Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:
- Приема на работу.
- Процесса продвижения по службе.
- Исполнения правил трудовой дисциплины.
- Прекращения отношений с нанимателем и прочего.
Основные категории служащих
Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:
Преимущества составления досье
Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.
Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника
Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.
Основные нюансы
Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:
- Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
- Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
- Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
- Порядок, по которому осуществляется составление досье.
- Правила ознакомления работника с бумагами на него.
- Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.
Необходимо ли досье на совместителя?
Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.
На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу.
Первоначальное составление
Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.
Основные требования
На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.
Сведения журнала (книги) учета
В этом документе могут присутствовать следующие данные:
- Номер досье.
- Ф.И.О. специалиста.
- Число первоначального оформления досье.
- Дата передачи бумаг в архив.
- Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.
Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.
Перечень основных данных
В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. Также в досье содержатся:
- Внутренняя опись бумаг.
- Личный листок учета или анкета.
- Автобиография.
- Копии:
- документа, который удостоверяет личность;
- страхового свидетельства;
- ИНН (если его предоставил служащий);
- свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
- бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
- справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
- распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
- должностной инструкции;
- договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
- трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).
5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).
6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).
Дополнительные бумаги
В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:
- Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
- Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
- Копии:
- докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
- приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
- трудовой книжки.
4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.
5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).
6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.
Фотография специалиста
Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.
Изменение сведений
Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.