Как исправить опечатку в трудовой книжке. Как исправить неверную запись в трудовой книжке по образцу
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке , исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
(см. текст в предыдущей редакции)
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Исправления в таком документе как трудовая книжка оформляются особым образом. При этом ошибки на титульном листе книжки не допускаются (бланк подлежит замене), в то время как исправления фамилии или даты рождения могут иметь место. Что касается содержательной части документа, то в ней исправления вносятся путем оформления новой записи. Как правильно вносить исправления в трудовую книжку?
Внесение исправлений в трудовую книжку
Смена имени, фамилии, отчества или даты рождения осуществляется путем зачеркивания старой записи и указания новой. Новая профессия (специальность) дописывается рядом через запятую. Любые исправления, производимые на титульном листе, должны иметь ссылку на документ, подтверждающий новые сведения. Его название и номер указываются на внутренней стороне обложки. Исправление каких-либо данных в содержательной части оформляется новой записью с текстом: «Запись за №… недействительна». Рассмотрим наглядные примеры исправления в трудовой книжке:
- изменение фамилии
- неправильная запись
- неправильная дата рождения
- вторичная смена фамилии
Исправление фамилии в трудовой книжке: образец
Исправление записи в трудовой книжке: образец
Образец исправления в трудовой книжке даты рождения
Внесение исправлений в трудовую книжку: повторная смена фамилии
Часто задаваемые вопросы: Как поступить при обнаружении ошибок, допущенных предыдущим работодателем? Необходимо отправить работника к предыдущему работодателю, чтобы тот исправил запись в соответствии с инструкцией и поставил свою печать. Что делать при наличии ошибок, делающих книжку недействительной? В данном случае данный бланк документа уничтожается, а вместо него выдается новый. При этом составляется акт списания испорченного документа следующего содержания: Что делать при допущенной ошибке в нумерации записей (например, после «№ 5» поставлен «№7»)? В данном случае делаем запись №6, в которой пишем: «Запись за номером 7 недействительна». Далее продолжаем текущую нумерацию.
Как исправить дату рождения в трудовой книжке
Первоначальное заполнение трудовой книжки производит работодатель или его уполномоченное лицо на первом рабочем месте владельца документа. Это не вызывает особых трудностей, но иногда человеческий фактор играет свою роль. Титульный лист заполняется на основании представленных работником документов. Бывает так, что кадровик допускает ошибку в личных данных. Исправление даты рождения в трудовой книжке должно осуществляться по общепринятым правилам.
Все записи необходимо делать разборчивым почерком, побуквенно переписывая данные. В трудовой книжке запрещены любые сокращения, цифры должны быть арабские.
На первую страницу заносятся личные сведения о работнике, образование, специальность, квалификация, разряд и служба в армии. После заполнения трудовой книжки работник должен ознакомиться с данными и подтвердить соответствие информации. После этого кадровик ставит личную подпись и печать организации.
Как делать исправления в трудовой книжке?
Часто бывают ситуации, когда происходит смена фамилии. Это может быть связано с замужеством или, наоборот, с разводом. Чтобы исправить фамилию в документе, работник должен предоставить основания для ее смены. Кадровик на титульном листе перечеркивает старую фамилию прямой линией и рядом пишет новую. На обложке с внутренней стороны указываются реквизиты подтверждающего документа. Они обязательно должны быть заверены личной подписью работодателя или его уполномоченного лица. Рядом необходимо поставить печать организации. Поясняющая запись должна содержать информацию о причине смены фамилии.
Если на строке нет места для новой записи, фамилию можно указать сверху. Последующая смена фамилий не имеет четкого регламентирования законодательством, поэтому производится по аналогии.
Иногда кадровики сталкиваются с вопросом, как правильно исправить отчество в трудовой книжке. Поле того, как работник покажет документ, который подтверждает законность смены отчества, вносится исправление в трудовую книжку. Старое отчество аккуратно зачеркивается, а новое вписывается рядом с указанием реквизитов подтверждающего документа.
Сведения об образовании, как правило, не изменяются, а дополняются. Рядом с информацией о высшем незаконченном образовании необходимо дописать «высшее законченное». Указывать реквизиты диплома или других документов не нужно.
В случае, когда трудовая книжка неправильно заполнена при первичном занесении записи, ее целесообразнее признать недействительной и заменить бланк. Если это произошло по вине работодателя или его уполномоченного лица, то работник не должен возмещать материальный убыток. Работодатель выдает сотруднику новую трудовую книжку за свой счет.
Хотя работник должен в обязательном порядке ознакомиться с данными, которые кадровик вписал в трудовую книжку, и подтвердить их истинность, иногда в силу объективных причин этого не происходит. Ошибка выявляется через какое-то время при увольнении.
Что делать, если в трудовой книжке неправильно написан год рождения?
В этой ситуации есть несколько путей решения проблемы:
- Если несоответствие обнаружено сразу и не было произведено большое количество записей, то трудовую книжку лучше переоформить.
- Исправить запись.
Служба по кадрам должна знать, как исправить дату рождения в трудовой книжке. Коррективы может внести работодатель по настоящему месту работы или там, где была допущена ошибка. Когда работник обращается с такой просьбой, отказать ему не имеют права. В случае, когда организация реорганизована, исправление должны сделать ее правопреемники. Если ошибка была допущена физическим лицом-предпринимателем, но его деятельность прекращена в соответствии с законодательством, то исправить несоответствие может настоящий работодатель.
Очень важно, чтобы трудовая книжка была заполнена правильно. В противном случае у человека могут возникнуть сложности с получением пенсии. Все исправления должны соответствовать законодательным нормам и требованиям.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке об не правильной дате рождения?
Для исправления ошибки работник должен представить работодателю или его уполномоченному лицу паспорт и свидетельство о рождении. Ни в коем случае нельзя делать записи в трудовой книжке самостоятельно. Неверную дату рождения имеет право исправлять только работник кадровой службы или работодатель. Ошибочная дата рождения перечеркивается одной линией, а рядом пишется правильная. Необходимо сделать запись «Исправленному верить» и поставить печать организации.
Работник должен лично проконтролировать правильность сделанной записи. На внутренней стороне обложки обязательно должны быть указаны реквизиты документа, который подтверждает правомерность сделанных исправлений. Реквизиты нужно заверить личной подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Как исправить год рождения в трудовой книжке, если работодатель отказывается вносить исправления? В этом случае работник имеет право обратиться в суд. По решению суда будут сделаны изменения в трудовой книжке.
За неправильное заполнение и ведение трудовых книжек предусмотрены дисциплинарные меры. Ответственность за это несет работодатель или его уполномоченной лицо, что подтверждено документально.
Дисциплинарные меры могут быть применены к работнику на следующих основаниях:
- При наличии приказа или другого документа, подтверждающего факт вменения работнику обязанностей по ведению трудовых книжек. Он в обязательном порядке должен быть с ними ознакомлен, о чем будет свидетельствовать его личная подпись.
- Все обязанности четко прописаны в инструкции.
- Должен быть документ, подтверждающий нарушение трудовых функций работником.
Дисциплинарные взыскания должны проводиться согласно закону. Это может быть устное замечание, выговор или увольнение.
Работодатель имеет право самостоятельно решать, какое именно наказание применить к работнику. Но оно должно быть адекватно проступку. В случае первого нарушения сотрудника, как правило, не увольняют. Но могут сделать замечание или отстранить от выполнения данных обязанностей.
Любое наказание должно сопровождаться соответствующим приказом или другим документом, в котором должны быть четко прописаны причины. После ознакомления работник ставит свою подпись.
Если работник не согласен с дисциплинарным наказанием, он имеет право обжаловать его в специальных комиссиях и инспекциях. Заявление нужно подать в течение месяца, но если задержка произошла по уважительным причинам, срок можно продлить.
Материальная ответственность может коснуться работодателя в том случае, если работник лишился возможной прибыли по вине организации.
Она предусмотрена в следующих случаях:
- Работник не получил трудовую книжку вовремя по вине работодателя.
- В трудовую книжку была внесена неправильная запись, из-за которой документ признан недействительным.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать трудовую книжку. Если этого не произошло, работодатель может снять с себя ответственность следующим образом. Уволенному сотруднику организация должна отправить уведомление с просьбой получить трудовую книжку. С того дня, как было отправлено письмо, работодатель не несет ответственности за несвоевременное получение документа.
Если работник лишается заработка по причине признания трудовой книжки недействительной вследствие неправильной записи, работодатель или ответственное лицо также должны возместить работнику убыток. Сумма рассчитывается, исходя из среднего заработка и количества вынужденных прогулов сотрудника.
Как добиться материальной ответственности?
Материальные взыскания могут применяться к работодателю в следующих случаях:
- Если организация признала свою вину, она может выплатить пострадавшему работнику требуемую сумму на добровольных основаниях. В этих целях оформляется соответствующий приказ с формулировкой причины нарушения. Ложная запись в трудовой книжке должна быть исправлена согласно общепринятым правилам.
- В случае, когда согласия с работодателем не было достигнуто, работник может обратиться в соответствующие инстанции – трудовую инспекцию или суд. В иске необходимо подробно указать обстоятельства и сформулировать требования.
Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.
Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.
Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
Примечание : Пункт 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?
Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.
Примечание : Пункт 1.2 Инструкции 69 по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
5. Правильную запись внесите в графу 3.
6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.
к меню
Исправление трудовых книжек, образец
Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?
Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».
Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!
к меню
Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации
Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.
Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.
Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника
к меню
Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.
Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.
Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).
Н едаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.
Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках - для вас!
Изменение, дополнение или исправление?
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.
Так, изменения и дополнения , вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.
В дальнейшем и будем из этого исходить.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?
Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - «ТК РФ») - в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77-81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую - и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26-30.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.
Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.
Напомним - любая трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульного листа (сведения о работнике);
- раздела «Сведения о работе»;
- раздела «Сведения о награждении».
Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.
Меняем сведения о работнике
При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника
В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.
Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:
- ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
- записываются новые данные,
- при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.
Пример 1
Свернуть Показать
Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа - Сорокина.
В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:
Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» - и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно - то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, - паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества - «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий - их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.
К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.
Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:
- Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить , составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.
- При обнаружении ошибки в ходе внесения записей вторым или последующими работодателями, а равно самим работником после внесения записей в графу «Сведения о работе» исправить эту неточность описанным выше способом уже не получится.
Образец акта о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них смотрите в статье «Заводим трудовую книжку »
Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему . Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке - в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.
Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:
- неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
- а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
- внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
- иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».
В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.
Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе - значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.
Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности
При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.
Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.
В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.
Пример 2
Свернуть Показать
В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии - юрист.
Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:
Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.
Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).
Исправляем сведения о работе
Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела . Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка - не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:
- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.
И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Исправление записей о приеме работника на работу
При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи . Тогда будет проще внести исправление.
Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.
В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:
- после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
- либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
- либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Пример 3
Свернуть Показать
При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку - указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:
Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.
Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка - нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.
Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы , то исправление вносится в следующем порядке:
- после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
- делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
- это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
- в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.
В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.
В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении
В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.
Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: . Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.
Пример 4
Свернуть Показать
Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ООО «Парус» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.
В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:
Сноски
Свернуть Показать
Трудовая книжка - это очень важный документ, подтверждающий всю трудовую деятельность и стаж каждого работника. По этой причине любая ошибка в этом документе может повлечь неблагоприятные последствия для работника. К примеру, ошибка в дате увольнения может повлечь неверное исчисление стажа и другие возможные неприятности. Поэтому такие ошибки нуждаются в обязательном исправлении. Рассмотрим подробно исправление даты увольнения в трудовой книжке.
Порядок ведения трудовой книжки
В трудовой книжке каждого работника работодатели фиксируют информацию о трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе трудового законодательства и подзаконных актов.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).
Правила исправления записей в трудовой книжке (в т.ч. после увольнения) и порядок заполнения этого документа при увольнении также установлены указанными подзаконными актами.
Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении
Ошибочная формулировка в трудовой книжке может появиться по различным причинам. В их числе как невнимательность кадрового работника организации, так и неверное определение даты увольнения. К примеру, если в трудовой книжке сотрудника сделана запись о дате увольнения по инициативе работодателя в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то это неверно (), т.к. работник не может быть уволен в указанный период по данному основанию.
Исправление записи об увольнении в трудовой книжке
Порядок устранения ошибки следует из пункта 1.2 Инструкции : если возникла потребность исправления записи об увольнении в разделе "Сведения о работе", то в следующей за последней в данном разделе записью строке отражаются номер записи (по порядку) и дата, в которую осуществляется запись.
Для исправления неверной записи в трудовой книжке об увольнении в графе 3 этого документа пишется "Запись за номером … (к примеру за номером 4) недействительна". Затем отражается верная запись, а в графу 4 включается либо дублирующая информация о реквизитах первоначального документа - основания для увольнения, либо отражаются реквизиты иного документа, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку.
Далее проставляются подпись руководителя или ответственного кадрового работника и подпись об ознакомлении работника с соответствующими исправлениями (см. п. 35 Правил).
Ответственность работодателя
Рассматривая ответственность работодателя за внесение неверной записи о дате увольнения, следует подчеркнуть, что рассматриваемое исправление записи в трудовой книжке свидетельствует не об отмене увольнения и не изменении его даты, а лишь об устранении неточности.
Однако на практике возможны ситуации, когда внесение в трудовую книжку неправильной записи может повлечь невозможность работника трудиться. В этом случае работодатель в дополнение к устранению неверной записи будет обязан выплатить пострадавшему гражданину не полученный им заработок ().