Как и когда можно применять универсальный передаточный документ. УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять Упд для ип пример заполнения
Благодаря отмене в 2013 году применения обязательных унифицированных бланков первичных документов, организации получили возможность существенно уменьшить документооборот. Одним из наиболее удачных примеров такой оптимизации служит соединение в одной форме налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа. В результате этого слияния возник универсальный передаточный документ .
ФАЙЛЫ
Документы, которые заменил новый бланк
Ранее обязательными к оформлению передаточными документами являлись , товарная часть и передаточный акт по утвержденным формам. Теперь все эти бланки утратили свою актуальность и необходимость, хотя при желании по-прежнему могут использоваться организациями. Сведения о том, какие именно документы использовать в своей работе каждая компания должна закреплять в своей учетной политике в индивидуальном порядке.
В каких случаях используется документ
Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:
- отгрузка товаров, материалов, оборудования различного назначения,
- операции посреднического характера,
- передача и прием выполненных работ и оказанных услуг,
- передача некоторых видов прав имущественного толка.
При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.
Правила составления универсального передаточного документа
Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:
- его название,
- дата составления,
- наименование компании, сотрудниками которой он оформляется,
- смысл операции, которую он сопровождает,
- стоимость товарно-материальных ценностей или услуг,
- их количество,
- данные об ответственных лицах (с указанием должностей, фамилий-имен-отчеств),
- подписи с расшифровками.
Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.
Образец заполнения универсального передаточного документа
Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:
- единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
- а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.
Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.
Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).
Сначала в документ вносятся:
- его номер (согласно внутреннему документообороту фирмы),
- дата (соответствующая реальному текущему времени).
Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.
- полное наименование,
- его адрес,
- КПП (данные должны быть идентичны учредительным документам компании).
Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.
Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.
Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.
Здесь нужно указать:
- их наименование,
- данные о единице измерения (штуки, литры, километры)
- ее код по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).
Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:
- общее количество,
- стоимость за одну единицу без НДС,
- общая стоимость по наименованию также без НДС,
- величина акциза (при необходимости),
- ставка НДС.
- сумма налога по каждому наименованию
- и общая стоимость с учетом налога,
- название страны происхождения,
- ее код по ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира),
- номер таможенной декларации (только для импортных товаров).
В строке «Основание для приема-передачи» указываются:
- ссылка на номер договора или соглашения (с указанием его номера и даты),
- данные о транспортировке и грузе – здесь аналогичным образом дается ссылка на транспортную накладную или иной подтверждающий документ.
Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).
Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:
- кладовщики организаций, или иные лица, осуществляющие отгрузку и прием товарно-материальных ценностей,
- сотрудники отделов бухгалтерии, ответственные за оформление документа и прием его к учету.
Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.
Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":
- Правила оформления универсального передаточного документ (УПД) с 01.07.2017
Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...
- Универсальный передаточный документ или универсальный счет?
Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...
- Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?
В каких случаях можно использовать УПД Универсальный передаточный документ позволяет использовать... Как исправить ошибку в УПД Ошибки в УПД нужно исправить по правилам... Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ... составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД. УПД со статусом... 2 Когда УПД используете только как... первичный УПД. Корректировка реализации и УПД В настоящее время форма корректировочного УПД...
- Оформление счетов-фактур: первая половина 2017 года
Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...
- Новый показатель в счете-фактуре
Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...
- Вступаем в эпоху ЭДО
... :Бухгалтерия предприятия 8»: Произвольные документы; УПД/УКД; Документ о передаче товаров... о продажах комитенту; Счет покупателю. УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ... и принимается к вычету НДС. УПД в программе «1С» может формироваться... ? Все счета-фактуры, они же УПД, хранятся в базе учетной системы... настроек» , можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...
- Маркировка-2019
...) передает электронный универсальный передаточный документ (УПД), где учтены все коды пачек... и только после этого принимает УПД. Данные о передаче сигарет от... же системе с таким же УПД от поставщика. ИС МОТП это...
Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).
Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.
Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.
Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.
Что представляет собой УПД, и для чего он нужен
Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).
Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:
- форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
- формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .
И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:
- учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на вычет по НДС;
- подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.
Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.
Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).
В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.
В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.
В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.
В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.
Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().
3 причины использовать УПД
С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.
Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.
Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.
И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.
А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.
Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.
Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.
О чем пойдет речь
Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).
Как это работает
Ранее действовал более сложный алгоритм.
Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.
Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.
Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».
Бланк универсального ПД
Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).
Кто и когда может применять
Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.
Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:
- При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
- При передаче имущественных прав по активам.
- При оформлении сделок по посредническим операциям.
Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Правила и образец заполнения УПД
Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:
Строка, показатель |
Пояснение |
---|---|
Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2». |
|
Строки с 2 по 7 |
Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль). |
Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ. |
|
Подписи ответственных лиц |
Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности. |
Документ-основание |
Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка. |
Подписи исполнителя и заказчика |
Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии). |
Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:
- учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на налоговый вычет по НДС;
- подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).
УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.
Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):
Оформляемый факт хозяйственной жизни | Под продавцами/покупателями в этих случаях понимаются |
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транс-портировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверен-ному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров | Под продавцами и покупателями понимаются прямо поименованные стороны хозяйственных отношений, в том числе, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные) |
Факт передачи имущественных прав | - правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализа-ции, и приобретатель этих прав;
- лицензиар и лицензиат; - правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии; - кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования) |
Факты передачи результатов выполненных работ | - подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда;
- исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик |
Подтверждение фактов оказания услуг | - исполнитель услуг и их заказчик;
- финансовый агент и клиент; - доверительный управляющий и доверитель управления; - экспедитор и клиент (при составлении документа на вознаграждение экспедитора); - поверенный и доверитель (при составлении документа на вознаграж-дение поверенному); - комиссионер и комитент (при составлении документа на вознаграж-дение комиссионеру); - агент и принципал (при составлении документа на вознаграждение агенту) |
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала) | Продавцы - налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услу-ги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые при-обретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели - комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени. |
УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.
Составление и форма УПД
А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:
Наименование строки (графы) в УПД | Значение строки, графы |
1 | 2 |
«Статус» | Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» - УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» - УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой) |
Строки (1)-(7) графы 1-11 | Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот-правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др. |
Графа А «№ п/п» | Проставляется порядковый номер записи в таблице |
Графа Б «Код товара/ работ, услуг» | Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги - то ОКВЭД, или ОКУН |
Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)» | Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно-шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр. |
Строка «Данные о транспортировке и грузе» | В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто |
Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» | Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: - должность лица, совершившего отгрузку; - или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму-щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под-писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи |
Строка «Дата отгруз-ки, передачи (сдачи)» | Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав |
Строка «Иные све-дения об отгрузке, передаче» | В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти-фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД - указывают количество этих документов и их вид |
Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи-си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица. | |
Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комис-сионера (агента)» | Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: - сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; - или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро-ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, составившего документ. |
Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» | Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов |
Строка «Дата полу-чения (приемки)» | В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен-ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке |
Строка «Иные све-дения о получении, приемке» | В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров |
Строка «Ответ-ственный за правиль-ное оформление сдел-ки, операции» | Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица |
Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа» | В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа-нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон-него документа. |
«М.П.» | Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов - составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету |
Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур
Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.
Отражение УПД у продавца
Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.
Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.
День составления УПД совпадает с днем отгрузки
Продавец составил УПД:
- в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
- в день передачи имущественного права;
- в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
- в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.
В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).
В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).
А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.
Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:
День составления УПД не совпадает с днем отгрузки
Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):
- передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
- передачи имущественного права;
- оказания услуг;
- сдачи заказчику результатов выполненных работ.
В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.
В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).
А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:
Отражение УПД у покупателя
Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .
Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.
Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .
Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.
Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:
Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете
Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».
Налог на прибыль у продавца
Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).
С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.
Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).
Внимание
УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.
Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:
- дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
- дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
- дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и
Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.
Налог на прибыль у покупателя
Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.
Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.