Хранение документов. Сколько нужно хранить документы о закупках Срок хранения документов по 44 фз статья
Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.
При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.
Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:
Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:
- сведения о заказчике и его местонахождении;
- краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
- начальная (максимальная) цена контракта;
- источник финансирования;
- идентификационный код закупки;
- ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
- способ определения поставщика;
- срок, место и порядок подачи заявок;
- размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
- размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.
Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.
Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.
Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.
Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.
Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.
Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.
Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:
- запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
- закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
- открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
- электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).
Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.
Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.
Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.
Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:
- метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
- нормативный метод;
- тарифный метод;
- проектно-сметный метод;
- затратный метод.
Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.
Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.
Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.
Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.
Где и как получить документацию о проводимой закупке?
Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.
Что для этого необходимо сделать?
Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.
Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.
В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.
В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).
Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).
Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.
В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.
Изменения и разъяснения документации о закупке
В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.
Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).
Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:
- за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
- за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
- за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
- за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).
Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.
Документация, как инструмент ограничения конкуренции
Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.
Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.
Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.
Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.
Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?
Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .
Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.
На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.
О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль
Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»
В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.
Архивные нормы
Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».
А
рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.
Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:
Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.
В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно
О том, что установление сроков хранения становятся головной болью как для коммерческих, так и для государственных организаций, свидетельствует тот факт, что все чаще министерствам и ведомствам приходится отвечать на вопросы о том, сколько нужно хранить тот или иной вид документов.
На этот раз «крутиться» пришлось Минэкономразвития РФ, который в письме от 06 августа 2010 г. № Д22-1346 высказал свою точку зрения о том, когда можно провести уничтожение «протоколов, составленных в ходе проведения конкурса, заявок на участие в конкурсе, конкурсной документации, изменений, внесенных в конкурсную документацию, и разъяснений конкурсной документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона ».
Своё мнение по поводу соответствующих аспектов применения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» высказал Департамент развития конкуренции Минэкономразвития России. При этом он сослался на следующие положения законодательства (не Перечня!) :
- В ст. ст. 28 и 37 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005 указано, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса (аукциона), заявки на участие в конкурсе (аукционе), конкурсная (аукционная) документация, изменения, внесенные в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснения конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозапись аукциона, хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года .
- Согласно ст. 57 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005, любой участник размещения заказа имеет право обжаловать в судебном порядке, а также в порядке, предусмотренном гл. 8 этого закона, действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии, если такие действия (бездействие) нарушают права и законные интересы участника размещения заказа. Срок обжалования действий заказчика по порядку, предусмотренному данной главой, установлен ч. 2 , 2.1 , 2.2 ст. 57 закона. По истечении указанного срока обжалование действий заказчика осуществляется только в судебном порядке.
- В соответствии со ст. ст. 195 , 196 Гражданского кодекса Российской Федерации, срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, признается исковой давностью. Общий срок исковой давности устанавливается в три года . Статьей 200 Гражданского кодекса установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. При этом по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения .
Письмо Минэкономразвития РФ от 06.08.2010 № Д22-1346Изучение нового Перечня типовых архивных управленческих документов показало, что в нем для данной группы документов установлены совершенно другие сроки хранения .Учитывая изложенное, считаем, что уничтожение протоколов, составленных в ходе проведения конкурса (аукциона), заявок на участие в конкурсе (аукционе), конкурсной (аукционной) документации, изменений, внесенных в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснений конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона должно производиться через три года по истечении срока исполнения контракта. Аналогично этому срок хранения котировочных заявок также составляет три года после окончания срока исполнения контракта.
В соответствии со ст. 197 Гражданского кодекса Российской Федерации для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности , сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Например, в случае, если должностные лица заказчика, уполномоченного органа, члены комиссий по результатам проведения конкурса, аукциона, запроса котировок судом привлечены к уголовной ответственности, то определение сроков давности осуществляется согласно ст. ст. 78 и 83 Уголовного кодекса Российской Федерации. Из этого следует, что срок хранения материалов по таким процедурам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд определяется в соответствии с указанными выше статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)К сожалению, в Перечне отсутствуют какие-либо ссылки на законодательно, так что понять, на каком основании установлены именно такие сроки, невозможно.Ст.273. Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания,
графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:А) в организации – заказчике - 5 лет ЭПК . По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно
Б) в других организациях - 5 лет
Мой комментарий: Радует, что в органах государственной власти есть специалисты, способные четко и ясно обосновать сроки хранения тех или иных документов. Подход к определению сроков хранения, основанный на действующих положениях законодательства, в настоящее время, с моей точки зрения, наиболее правильный.
Стоит также обратить внимание на то, что учитывать сроки исковой давности при установлении сроков хранения организация может, но не обязана. Законодательство в отношении этих видов документов требует сохранять их ровно три года, без каких-либо дополнительных условий и оговорок. Поэтому, если организация сочтет для себя более выгодным уничтожить документы по госзакупкам ровно через три года, наказать её за это будет невозможно.
Мне кажется, что это письмо является наглядным примером того, как могли бы выглядеть комментарии к отдельным статьям Перечней с указанием сроков хранения.
Может ли заказчик включить в приемочную комиссию внештатных сотрудников или сотрудников других ведомств?
Кратко
Да, может. Закон № 44-ФЗ не устанавливает требования к формированию приемочной комиссии, за исключением количества членов - не менее чем 5 человек.
Детали
Заказчик вправе самостоятельно определять состав приемочной комиссии. При этом если в контракте установлено, что приемка результатов проводится в соответствии с инструкциями П-6 и П-7, то при формировании комиссии надо учитывать их требования.
Напомним, что речь идет об инструкциях:
- Инструкция от 15.06.1965 № П-6 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству;
- Инструкция от 25.04.1966 № П-7 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
Важно
Внештатные сотрудники также несут ответственность за подписание акта о приемке продукции, которая не соответствует действительности
Руководители организаций по просьбе предприятия выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.
Для участия в приемке должны выделяться лица, компетентные по роду работы, образованию и опыту в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.
Привлекаемых к приемке лиц необходимо ознакомить со стандартами, техническими условиями, чертежами и техническим заданием контракта. При приемке продукции по качеству и комплектности надо соблюдать правила и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Записи в акте данных, которые участники приемки не устанавливали лично, делать нельзя.
Участие в приемке безвозмездно. Представители других предприятий и общественности не вправе получать у заказчика вознаграждение за участие в приемке продукции.
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон N 44-ФЗ) и сообщает.
Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов (конкурсной документации, протоколов, аудиозаписей, запросов, извещений, уведомлений, заявок, сводных заявок, технических заданий, графиков — календарных планов, доверенностей, информационных карт, копий договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации установлен приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и в соответствии с пунктами 272 и 273 указанного Перечня составляет 5 лет, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам хранение осуществляется постоянно.
При этом положения Закона N 44-ФЗ не содержат определения крупных поставок и наиболее важных работ, услуг.
Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России — федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам