Главный секрет, почему у вас не приживается тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент для разгильдяев
Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?
Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.
http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.
http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.
http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.
http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).
https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.
https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂
http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.
http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.
http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.
http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.
https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.
http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.
https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).
http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.
Все мы в повседневной жизни сталкиваемся с планированием, продумыванием идей, реализацией дел и задач. Но не все из нас делают это эффективно. Ведь кто-то может мобилизоваться и сделать 15 дел за час, а кому-то сложно и за неделю. И порой дело даже не в силе воли, а в банальном неумении организовать свое рабочее время. Ведь если вы будете знать что, когда, за чем и как выполнять – вы уверенно добьетесь успеха.
Сегодня вы ознакомитесь с топом лучших приложений для тайм-менеджмента, которые доступны вам в App Store. Некоторые из них весьма громоздки и многофункциональны, а некоторые имеют весьма маленький набор опций, который оказывается, порой, важнее планирования. Многие приложения основываются на известных теориях, а некоторые – просто предоставляют вам список дел, как он есть. Составитель проектов, приложение для студентов, прививатель привычек и определитель жизненных ценностей - мы постарались покопаться в глубинах App Store и отобрать приложения, среди которых каждый сможет найти себе помощника в ежедневной организации своих задач и планов. В конце-концов – это же так приятно, знать что твои дела организованы и все тщательно распланировано.
1. 2Do
Пожалуй, лучшее приложение из всех доступных в App Store. Количество функций в нем таково, что за неделю активного использования я так и не успел попользовать их все. Это настоящий комбайн по созданию, отслеживанию, и систематизации задач. 2Do способно создавать задачи, которые будут настраиваемы по геолокации, тегам, людям из Контактов, смартфильтрам, действиям, фотографиям, URL и аудио. Сложно придумать такую структуру, где бы это все использовалось.В приложении реализовано огромное количество календарей. Все это синхронизируется со встроенными Календарями, а также есть поддержка iCloud, Dropbox, CalDAV. Возможность бэкапа из памяти телефона или из специального e-mail позволяет не беспокоится за сохранность данных, а защита паролем – за их безопасность.
Конечно же, приложение поддерживает сложные, многоуровневые проекты, с большим количеством задач, разными сроками и условиями. В приложении настраиваются геолокационные метки, которые будут напоминать о необходимости выполнения задачи, при попадании в определенную зону.
В приложении также реализован интеллектуальный поиск по задачам и календарям. Помимо тегов, поиску по людям и ключевым словам, в приложении есть запатентованная технология Soundex, которая ищет слова, созвучные тем, что вы ввели в строку поиска. Это пригодится, когда вы не совсем точно помните как звучит правильно конкретный пункт, но искать его среди сотен дел – затруднительно.
Как бы это ни звучало, но главный плюс приложения – огромное количество функций, одновременно является и его минусом. Разобраться в этом всем, по началу, сложно. Но если понять философию приложения и настроить его под себя – это будет полноценный секретарь-в-кармане.
Плюсы
:
- Огромное количество функций
- Красивый интерфейс
- Поддержка iPad/iPhone
- Слабо русифицировано
- Сложно разобраться
- Не в стиле iOS 7
2. Хаос-Контроль
Одно из лучших приложений, к тому же бесплатное, Хаос-Контроль, поможет вам в управлении множеством задач, тщательно их организовывая и создавая целые ветки из дел. Главное меню встретит четырьмя основными вкладками – Место Хаоса, План дня, Проекты и Контексты. И это, пожалуй, самая правильная классификация задач.В Месте Хаоса лежит все, что вы в спешке добавили в приложение, и не удосужились пока разобрать. Там лежат короткие заметки, записки и неоформленные планы. Именно сортировкой всех этих идей предстоит вам заняться, чтобы тщательно перенести все это в Проекты – структурированные по папкам, подзадачам, с временными рамками или без, с настраиваемыми уведомлениями и напоминаниями задачи. Именно это центр всего приложения.
В графе «План дня» вы увидите список всех дел, которые вы не успели вчера и которые запланированы на сегодня. Но самое интересное меню в плане реализации – Контексты. Каждой задаче можно присвоить какой-либо тег (Офис, Дом, Магазин) и выбрав этот тег, просмотреть все задачи, записанные под ним. Таким образом, придя домой, вы всегда сможете просмотреть основной список дел дома, или увидеть список продуктов, которые хотели бы купить в Магазине. Помимо всего прочего, в приложении реализован поиск по задачам, что будет весьма полезным, если свое Место Хаоса вы превратите в безудержную помойку из задач.
Плюсы:
- Поиск среди всех задач
- Древовидная структура задач
- Контекстные задачи
3. iStudiez Pro
Приложение, отлично подходящее для всех школьников и студентов, iStudiez Pro, обладает огромным количеством функций и фактически заменяет дневник. Однажды настроив расписание, вы никогда не пропустите лекцию, подготовку к семинару, экзамену, консультацию с преподавателем или выполнение домашнего задания.Изначально разработанное для учащихся приложение, позволит вам настроить огромное множество Расписаний. К примеру – семестр в университете, школе иностранного языка или курсах программирования. При этом за каждым предметом зафиксирован преподаватель, которого можно либо добавить из Контактов, либо создать отдельную карточку. У предметов есть свои цвета, категории, пиктограммы, так что спустя пару недель учебы, взглянув на свой Календарь, вы сможете быстро сказать какой предмет когда у вас будет. Помимо этого, вы сможете создавать задачи-домашние задания, ставить сроки и приоритет исполнения и даже назначать напарника, в кооперации с которым это задание будете выполнять.
На главном экране всегда будут доступны не только ваши задачи, ближайшие лекции и консультации, но и обычные записи из Календаря, как то – дни рождения, напоминания и прочие записи. Отличной функцией для старост, является возможность отправления базы приложения по электронной почте. Создали расписание, назначили всех преподавателей, даты экзаменов и дедлайнов сдачи контрольных - и отправили всем своим одногрупникам. Им останется лишь открыть эту базу в приложении и нажать “Сохранить”. Незаменимое приложение, если вы учитесь, или собираетесь учиться.
Плюсы:
- Отправка базы по e-mail
- Интеграция с Календарем
- Полноценные расписания с предметами, аудиториями и преподавателями
- Синхронизация между всеми устройствами
4. Тайм-Драйв
Приложение Тайм-Драйв основано на теории тайм-менеджмента Архангельского. Суть теории заключается в классификации всех целей и задач и ежедневном продвижении по этому пути. Согласно теории все задачи можно условно разделить на три категории: Слоны, Лягушки и Бифштексы.Слоны – это долгосрочные дела, для выполнения которых необходимо ежедневно выполнять какое-либо количество маленьких дел – кусочков слона. Эти кусочки называются Бифштексами и каждый день нужно «съедать» хотя бы один Бифштекс. Но порой возникают мелкие, необходимые, но неприятные дела – Лягушки. Автор методики советует «проглатывать» с утра по одной лягушке для скорейшего уменьшения количества этих вредителей. Также существует классификация по временным рамкам – жесткие и гибкие.
Приложение полностью адаптировано для работы с такими задачами. На главном окне всегда будут демонстрироваться Главные Цели – Слоны, чтобы вы всегда помнили о том, к чему необходимо стремиться. На вкладке План у вас будет определенный перечень дел, которые обязательно необходимо выполнить: Главная цель, Лягушка дня и Бифштекс дня. Все остальные цели – опциональны, и посмотреть их вы можете, пользуясь общими списками. Создав задачу, вы сразу можете ей присвоить статус Лягушки, Бифштекса какого-либо Слона или просто оставить как есть.
В приложении есть еще две функции, которые могли бы быть полезны, если бы их реализовали на должном уровне – Мемуары и Контекстные задачи.
Мемуары – позволяют записывать по одному самому значимому делу в день, потом выбирать главное дело недели, месяца, года и понимать, что же для вас является важнее. Но механизм пока не отработан и выглядит сыро. Второе – Контекстные задачи. Каждому делу можно присвоить тэг – к примеру «Дело в Офисе», и потом, будучи в офисе, просмотреть список дел в данном месте. Но, тэги есть, а возможности их просмотреть в отдельном списке нет.
Таким образом, приложение весьма качественно реализовано, работать с ним удобно, но будем честны, платить 299 рублей в год за то, что можно записать в блокноте – дорогое удовольствие.
Плюсы:
- Качественная теория
- Удобная классификация дел
- Подписка
- Недореализованные функции Мемуаров и Контекстных задач
5. Sooner
Sooner – это планировщик задач с весьма оригинальным и удобным интерфейсом. На главном экране приложения вы видите часть колеса, которое можно вращать, и каждый сектор которого содержит задачи определенной категории. Эти сектора вы можете создавать, назначать и удалять. В каждом секторе есть обычные задачи и задачи с повышенным приоритетом. Каждый сектор можно развернуть, превратив его в аналог Clear . Добавление новых задач происходит с помощью одного движения – достаточно сделать свайп от центра круга к одному из секторов и вписать дело.В приложении доступны два режима – Список дел и Расписание. Список дел был описан выше. Расписание – это перенос всех своих дел на временную плоскость. Здесь вы можете задавать рамки и сроки выполнения задач, устанавливать дедлайны и напоминания, которые будут приходить с помощью технологии Push.
Отдельным пунктом стоит упомянуть функцию Рекомендации. При активации этой опции, приложение будет автоматически вставлять в свободные места в вашем расписании задачи из Списка дел. В настройках можно указать какие папки будут являться источником для Рекомендаций. Как инструмент для трекинга действий в режиме выполнения, приложение слишком перегружено, а в качестве планировщика задач – выполняет свои функции на отлично.
Плюсы:
- Качественная инструкция для новичков
- Возможности гибкой настройки расписания
- Невозможность создания подзадач
- Отсутствие адаптации дизайна под iOS 7
6. Keep It Green
KIG – приложение для создания и прививания правильных привычек. К примеру, вы хотите заставить себя вставать каждое утро на пробежку, или регулярно ходить в спортзал, или бросить курить – со всем этим вам поможет Keep It Green.Запустив приложение, и прочитав короткую инструкцию, вы попадаете в основное меню, где сразу сможете создать привычку, установить частоту ее повторения и начать ее исполнять. К примеру, вы хотите ходить в тренажерный зал три раза в неделю. Создаете соответствующую задачу, и, каждый раз при ее выполнении, делаете по ней свайп вправо. Спустя десять дней после создания задачи, приложение начнет собирать статистику, и будет ее отображать в виде графика за последние тридцать дней.
Если какая-то задача будет выполнятся вами качественно и перерастет в привычку – задача будет зеленого цвета. Желтый цвет означает, что необходимо тщательней соблюдать условия, а красный – что привычка не соблюдается вовсе.
Пожалуй, это и весь функционал. Стоит, правда, сказать про ежедневные push-напоминания, которые ненавязчиво будут выскакивать каждый день, требуя отчитаться о выполнении задач. Проблема в том, что напоминание можно установить только одно, что весьма неудобно, если в течении дня у вас много дел, и можно забыть об одной из привычек на стадии ее заучивания.
Плюсы:
- Минималистичный стиль
- Статистика выполнения задач
- Неудобные напоминания
- Мало вариантов индивидуальной настройки частоты повторения привычек
7. Last Time
Last Time – приложение, которое позволит вам следить за событиями, и всегда быть в курсе того, когда вы совершали что-либо в прошлый раз. К примеру – последний поход к врачу, чистку дивана, ТО автомобиля и прочую необходимую информацию, которую неудобно записывать, и трудно запомнить.Пройдя быстрое обучение и создав какое-либо событие, вы можете присвоить ему категорию, установить фотографию и начать отсчет. Теперь каждый раз, совершив это действие, вы сможете обнулять счетчик и собирать статистику ваших действий.
Также для каждого дела можно устанавливать точное время совершения и при просмотре статистике видеть насколько изменяется со временем какое-либо действие.
- Удобное отображение дел
- Блокировка кодом
- Напоминания о необходимости выполнения
8. Breaktime
Открыв Breaktime, вы увидите круговую диаграму-таймер по центру и….все. Приложение выполняет одну простую функцию – таймер 2.0, поэтому особых излишеств в интерфейсе просто нет. Зайдя в настройки и установив интервалы рабочего времени и времени отдыха, вы нажимаете старт и приложение само начинает непрерывный отчет, чередуя эти два периода.Когда заканчивается период работы, приложение уведомляет вас с помощью push и сигнала, и начинает отсчет времени отдыха. Если же вам необходимо доделать еще немного, перед началом перерыва, то нажатие кнопки «In a Minute» отсрочит перерыв на пресловутую минутку. Фактически, приложение выполняет роль простого тайм менеджера рабочего процесса и заставляет вас делать перерывы в работе, дабы весь процесс шел эффективней. Отдельным плюсом стоит отметить наличие версии для iPad.
Плюсы:
- Простота интерфейса
- Поддержание режима работы посредством простого алгоритма
«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».
С. Ричардсон
К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.
Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.
Самодисциплина - первый шаг к личной свободе
Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.
Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?
Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.
7 самых популярных техник тайм-менеджмента
«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».
Авраам Линкольн
Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра
Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.
На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:
- Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
- Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
- Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
- Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.
По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.
Техника «Хронометража»
Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.
Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.
При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.
Метод Парето
Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.
Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.
АВС - анализ
Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:
- Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
- К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
- Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.
Самостоятельная организация рабочего времени
Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.
Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:
- Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
- Повышается производительность;
- Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
- Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
- Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.
Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:
- Основные рабочие задачи;
- «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».
Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.
Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.
Метод «Помидора»
Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.
Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.
Вы уже не раз пытались организоваться, читали книжки по тайм-менеджменту? Вы бросаете и начинаете вновь?
В этой статье - о главной проблеме, которая вам все это время мешала. Победить ее несложно!
Тайм-менеджмент рулит!
Он выделяет вас из числа коллег и конкурентов. Потому что вокруг разгильдяйство, рутина и хаос. Человек, подружившийся с тайм-менеджментом, сразу выстреливает, как из пушки.
Это я по себе знаю.
Я вижу, что моя эффективность выросла по меньшей мере в 10 раз. И это не преувеличение.
Например, вот что я сделал за 5 месяцев 2014 года:
- Съездил в Таиланд на 3 месяца с женой и дочкой.
- Прочитал 31 книгу (на 13 из них сделал обзоры).
- Написал 84 статьи (для своего блога и для Лайфхакера).
- Взял 3 больших интервью (Манн, Левитас, Тетервак).
- Записал большой видеокурс по тайм-менеджменту.
- Запустил 2 других крупных проекта.
Я не хвастаюсь. Я просто сам поражаюсь своей продуктивности. А мне есть с чем сравнивать…
Когда я оглядываюсь на свою жизнь с 16 до 27 лет, мне ПЛЕВАТЬСЯ хочется. Противно осознавать, как бездарно я тратил свое время. Тех же книг я читал в год в среднем… ну… 5-6…
Ноу комментс.
Но это я… А почему же «не пошло» у ВАС?
Давайте разбираться…
Тайм-менеджмент - это сложно?
Вы посмотрите, например, классическую (гениальную) книгу Дэвида Аллена GTD — GettingThingsDone. Она написана чудовищным канцелярским языком. Вот, например, страница 34:
При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно.
Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы.
Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий - их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Дэвид Аллен
Так написана вся книга!
Человек, который начнет изучать систему GTD, сойдет с ума! У него мозги вытекут на страницы этой книги!
Это обидно, ведь в тайм-менеджменте нет ничего сложного. Ничего, что не понял бы девятиклассник.
Да, многие уходят уже на этом этапе, но все же это не главная причина.
А главная причина - НЕУДОБНО
Неудобно?
Ага. Только и всего. Вы не смогли удобно настроить свой тайм-менеджмент.
Лежать на диване и смотреть футбол - это очень удобно. От вас требуется только сходить в магазин за пивом, взять пульт в руки и нажать кнопку. Очень удобно!
Итак, первая важная мысль: система тайм-менеджмента должна быть удобной.
Почему нельзя планировать на бумаге?
Возвращаясь к Дэвиду Аллену и его GTD, мы видим, как он там мучается, как он раскладывает дела по 42 папочкам (30 дней + 12 месяцев), рассовывает их по каким-то коробочкам и т. д.
Во времена, когда Аллен только начинал придумывать свою систему, действительно приходилось так извращаться. Неудивительно, что тайм-менеджмент был неудобным.
Удобная система - какая она?
- Наглядная.
- Быстрая.
- Автоматическая.
- Все функции доступны в пару кликов.
Сейчас это элементарно, друзья!
У нас есть смартфоны. У нас есть компьютеры. Простые, удобные и при этом мощные.
У нас есть облачные технологии, которые позволяют иметь доступ к нашим проектам, задачам, всей-всей информации в пару тапов.
Меня возмущает, когда современные молодые люди, обвешанные новейшими устройствами, достают мятую бумажку, карандаш и начинают расписывать эти списки.
Это просто смешно. И стыдно.
Стыдно перед людьми, которые мучились с этими папочками, наклеечками 30 лет назад.
Вторая важная мысль: система планирования должна быть электронной.
Дам еще несколько уточняющих советов…
Удобство - на 100%! В случае возникновения малейшей шероховатости, малейших неудобств вы должны тут же остановиться и задуматься.
Как это исправить? Как это настроить?
Если вам неудобно вводить задачи, вы должны задуматься, как упростить ввод задач (например, я это делаю в основном с - мне так удобнее).
Если вы за 0,1 секунды не можете понять суть задачи - значит, вы не умеете четко формулировать задачи.
Задача, которую вы «вроде бы» ставили, пропала? Вы должны обязательно докопаться, почему так вышло!
Система планирования должна быть НАДЕЖНОЙ. Чтобы вы могли полностью ей довериться.
Это абсолютно необходимо. Если вы не доверяете своей системе тайм-менеджмента, значит, вы никогда не сможете расслабиться. Вы будете продолжать хранить все дела в голове!
Ваша программа-планировщик должна вам НРАВИТЬСЯ ВНЕШНЕ.
Кому-то подавай «няшные» мягкие цвета, плюшевые кнопочки. А кому-то ближе строгие интерфейсы с прямыми углами, классические, в стиле Windows 98 (ага, я такой!).
Программ-планировщиков сейчас навалом. Выберите программу, в которой вам было бы ПРИЯТНО работать.
А еще для этого на экране не должно быть…
Электронный планировщик можно настроить и раскрасить, как вашей душе угодно.
Основные ошибки:
- Лишняя визуальная информация.
- Ненужные функции, кнопки.
- Задачи похожи друг на друга.
- Не используются цвета и разные шрифты для задач разных типов.
- Частые действия делаются во много кликов (не используются горячие клавиши, жесты и т. д.).
В общем, вы поняли - надо ШЛИФОВАТЬ систему до потери пульса.
Итого
Если вы ведете свой ежедневник через силу, мол, надо, Петя, соберись, запиши дела, - это просто не будет работать. Вы все бросите. Рано или поздно.
Планировать должно быть так же просто, как дышать или чесать свой зад.
Главный секрет - УДОБСТВО.
А удобная система может быть только цифровой. Только электронные планировщики!
Хватит планировать на бумажке!
Оставьте это своей бабушке.
Пишите в комментариях!
А почему у вас не приживался тайм-менеджмент? Было ли это связано с неудобством?
19 февраля 2012 в 02:31Тайм-менеджмент для разгильдяев
- Карьера в IT-индустрии
«Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» /Л.Кэролл. «Алиса в стране чудес». Пер. Б.Заходера/
Муза - музой, а дела делать надо даже тем, кто не любит расписаний. Для таких людей могут быть небезынтересны мои принципы тайм-менеджмента, которые я вывел для себя эмпирическим путем. Отчасти, следование этим правилам способствовало тому, что я в течение последних 2-х лет развивал, и, кажется, небезуспешно, свой собственный бизнес.
Итак, правила эти просты: надо составить SLA по времени выполнения задач в зависимости от времени, требующегося на их выполнение. В моем случае SLA выглядит так:
1. Все что может быть сделано за 3 минуты, надо делать немедленно
Например, вместо того, чтобы запланировать звонок Иванову, вы берете и звоните этому Иванову прямо сейчас. Этим самым вы не только ускоряете все рабочие процессы, но и избегаете ненужного оверхеда по времени на планирование мелких дел.
2. Все, что может быть сделано за 30 минут, надо сделать сегодня.
Например, если вам надо написать письмо Петрову, вы открываете окно нового сообщения в почтовом клиенте, вписываете туда email Петрова и продолжаете заниматься текущими делами. В конце дня, закрывая ненужные окна перед тем, как выключить компьютер, Вы обнаружите это письмо и обязательно должны будете его написать перед уходом домой с работы.
3. Все, что может быть сделано больше, чем за 30 минут, надо сделать на этой неделе.
По моему глубокому убеждению, если индивидуальную задачу нельзя решить за неделю, то это неправильная задача, т.к. она не была должным образом разбита на части и делегирована. Поэтому если на часах - 9 вечера пятницы, а к какой-то из задач этой недели вы еще не приступали - значит это ваша вина, что часть задачи не была вовремя передана Сидорову, поэтому придется вам ложиться на амбразуру и решать эту задачу без посторонней помощи.
Эти 3 простые правила позволяют свести к минимуму процесс планирования и ускорить взаимодействие вас с внешним миром, а значит - и все проекты и процессы, которые вы ведете (точно так же как при загрузке сайта уменьшение пинга на 50 мс приводит к ускорению загрузки всего сайта на секунды). Недостаток этих правил один - они периодически приводят к авралам. Но, как известно, у русского человека всего 2 состояния - аврал и застой, поэтому авралы иногда надо искусственно создавать, чтобы добиться ощутимых результатов. А чтобы не выдохнуться от чрезмерного числа авралов и не получить отрицательного эффекта от них в личной жизни, можно, например, запретить себе работать по выходным и/или взять за обыкновение общаться с членами семьи по утрам, а не по вечерам.
Помимо вышеперечисленных правил планирования времени с помощью принципов SLA у меня есть еще 3 принципа организации дел, которые я позаимствовал у Винни-Пуха:
а. Ходите в гости по утрам
Назначайте важные встречи на утро, чтобы застраховаться от возможного сдвига своего графика
б. Ходите кругами, а не туда-сюда
Старайтесь совмещать несколько дел сразу. Если едете на встречу в какой-то район города, то вспомните, нет ли у вас других дел в этом или соседнем районах. Если что-то с кем-то обсуждаете, вспомните, можно ли еще что-то обсудить с этим человеком.
в. Не забывайте вовремя подкрепиться
Без пищи (физической и духовной) мозг быстро перестает работать. Особенно хорошо, когда удается подкрепиться в компании коллег или партнеров, обсуждая перспективы развития технологий, которыми вы занимаетесь или просто последние новости индустрии - вам не придется самому выискивать потом эти новости в Интернете, тратя на это драгоценное время. А самое главное, во время таких обменов мнениями обычно и приходят все самые лучшие идеи, которые потом остается только реализовывать.
Спасибо за внимание тем, кто дочитал до конца, буду рад вопросам, комментариям и особенно советам!
Update: ненужный оверхед также создается переключением между задачами. Старайтесь этого избегать, и тогда следование п. 1 не приведет к переходу от важных дел к текучке.