Факсимильная подпись на счетах-фактурах. Законность и варианты использования факсимиле
Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.
Где ставится факсимильная подпись?
Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:
- на актах;
- на приходных накладных;
- на расходных накладных;
- на договорах;
- на различных счетах.
Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.
В каких случаях нельзя использовать факсимиле?
- если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
- когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
- когда оформляют платежные документы;
- когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
- при работе с денежными чеками в иностранной валюте.
Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.
Рассмотрим пример
Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.
Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.
В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.
Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:
- документ по аккредитиву;
- чек, в котором указана иностранная валюта;
- любые кассовые документы;
- документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
- документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
- документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
- акт приема-передачи работ либо услуг.
Как использовать факсимильную подпись?
Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:
Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.
Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.
Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.
Преимущества факсимильной подписи
Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:
- Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
- Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
- Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
- Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
- В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
- Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;
Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.
Автокредитование
Законодательство
Бизнес-идеи
Содержание Срочное изготовление печатей и штампов Кто будет выступать в качестве покупателей Где открывать бизнес Оборудование для ведения бизнеса Существует много разновидностей бизнеса, которые могут быть начаты людьми, обладающими предпринимательскими способностями. Причем каждый вариант обладает своими уникальными особенностями и параметрами. Срочное изготовление печатей и штампов Бизнес-идея изготовления печатей и штампов считается достаточно привлекательной в плане..
Содержание Бизнес-идея по изготовлению открыток Как открыть бизнес, основанный на создании открыток на заказ Сотрудники Помещение Как продавать созданные открытки Многие люди, обладающие определенными предпринимательскими способностями, задумываются об открытии собственного бизнеса, а при этом оценивают и рассматривают большое количество различных вариантов для открытия. Довольно интересной считается бизнес-идея изготовления открыток, поскольку открытки являются такие элементы, спрос..
Содержание Выбор помещения для тренажерного зала Что нужно для того, чтобы открыть тренажерный зал? Тренажерный зал становится все более популярным в современном мире, поскольку все больше людей задумываются о том, чтобы вести здоровый образ жизни, предполагающий правильное питание и занятия спортом. Поэтому открыть тренажерный зал может любой бизнесмен, однако для получения хороших доходов необходимо продумать..
Содержание Место расположения магазина Ассортимент товаров Продавцы Бижутерия является обязательным предметом гардероба каждой женщины, которая следит за собой и старается выглядеть привлекательно и ярко. Поэтому открыть свой магазин бижутерии хочет практически каждый предприниматель, который осознает возможность получения хороших прибылей. Для этого необходимо изучить все имеющиеся перспективы, составить бизнес-план и спрогнозировать возможный доход, чтобы решит, будет..
Многие компании с большим объемом документооборота используют в работе штампы с факсимильной подписью. В статье рассказывается, что такое факсимиле и какие документы можно подписывать факсимильной подписью.
Из статьи вы узнаете:
Что такое факсимильная подпись?
В переводе с латинского словосочетание «fac simile» означает «сделать подобное».
Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.
Как сделать факсимильную подпись?
- Сканирование образца подписи руководителя.
- Изготовление клише. Оно имеет форму печати или штампа.
- Подбор оснастки для клише. Размер оснастки зависти от величины автографа, а материалом для нее служит пластик, металл или дерево.
Подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц вы найдете в статье «Печати и штампы ».
Для чего нужна факсимильная подпись?
Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.
Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.
Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.
Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.
Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.
Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:
- федеральные законы и другие акты правого характера;
- законодательные акты субъектов федерации;
- карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
- заявления физических лиц в организации;
- векселя;
- нотариально оформленные документы;
- налоговые декларации.
В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.
Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:
- грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
- страховых (медицинских) полисах;
- патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
- наградных и служебных удостоверениях;
- приглашениях, извещениях, уведомлениях;
- благодарственных и поздравительных письмах;
- подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
- договорах и дополнениях к ним.
Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.
О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов ».
Где можно использовать факсимильную подпись?
Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.
В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.
Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.
В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.
Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.
Приказ о применении факсимильной подписи
Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.
Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.
Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец
Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.
В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.
В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.
Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье .
Факсимиле - это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.
Широкое применение факсимильной подписи в налоговых правоотношениях считается рискованной затеей. Тем не менее, визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле вполне допустимо.
Термины "факсимиле" и "факсимильная подпись" на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает "делай подобное". На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица. Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений - в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:- наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков этих подписей;
- перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
- порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
- срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).
О возможности негативных последствий
Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:- незаключенным (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 №А32-13609/2010 , Уральского от 06.10.09 №Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 №Ф03-3794/2009 округов);
- недействительным по причине несоблюдения формы договора (ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 №А02-413/2009).
Счет-фактура с факсимильной подписью не дает права на вычет НДС
Долгое время оставался спорным вопрос о том, можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, который подписан факсимильной подписью. Точку в спорах поставил Президиум ВАС РФ в сентябре 2011 года. К сожалению, его решение оказалось не в пользу налогоплательщиков. Но и после такого прецедента некоторые арбитражные суды поддерживают организации.Минфин РФ и налоговая служба против применения факсимиле
Финансовое ведомство по-прежнему настаивает на том, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры является нарушением правил составления этого документа. Следовательно, вычет НДС по такому счету-фактуре не должен предоставляться (письма Минфина РФ от 01.06.10 №03-07-09/33, от 17.09.09 №03-07-09,48, от 17.06.09 №03-07-09/31). В обоснование своей точки зрения Минфин РФ указывает, что счет-фактура, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поскольку возможность использования факсимиле налоговым законодательством не предусмотрена, получается, что счет-фактура должен быть подписан должностным лицом собственноручно. Несоблюдение этого требования влечет отказ в вычете НДС по такому счету-фактуре. Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба (Письма ФНС РФ от 19.10.05 №ММ-6-03/ , от 17.05.05 №ММ-6-03/).В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица. Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур. В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему. По мнению некоторых арбитражных судов, использование факсимиле при подписании счета-фактуры допускается, только если это предусмотрено договором или иным соглашением между поставщиком и покупателем.Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи
Этим решением суд надзорной инстанции наконец-то поставил точку в спорах о возможности вычета НДС по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 №4134/11). Принимая такое решение, Президиум ВАС РФ указал, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение подписи должностного лица средствами фотографии и печати. Однако документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Отступление от этого правила при оформлении поставщиком счета-фактуры влечет отказ покупателю в вычете НДС по такому документу. После того как Президиум ВАС РФ принял это постановление, арбитражные суды взяли его на вооружение и стали выносить решения не в пользу налогоплательщиков. Тем не менее и теперь арбитражные суды иногда все равно разрешают принимать к вычету НДС по счету-фактуре, имеющему факсимильную подпись. Так, например, поступил ФАС Московского округа (Постановление от 07.03.12 №А40-128912/10-127-739). Правда, при этом суд учел тот факт, что поставщик отразил в налоговой отчетности средства, полученные от покупателя, и исчислил с них НДС к уплате в бюджет.Налоговым декларациям и расчетам противопоказано факсимиле
Подписывая налоговую декларацию или расчет, налогоплательщик либо его представитель подтверждает тем самым достоверность и полноту указанных в них сведений (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). В инструкциях о порядке заполнения деклараций по большинству налогов указывается, что руководитель организации ставит на декларации личную подпись, дату ее подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя или иного уполномоченного лица на декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений. По мнению Минфина России, замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением не может являться надлежащим подтверждением этих сведений (письмо от 26.10.05 №03-01-10/8-404). Суды также отмечают, что декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 №А56-66090/2010 и Волго-Вятского от 11.04.08 №А11-2499/2007-К2-24/126 округов). Следовательно, инспекция не обязана ее принимать. В итоге в налоговом органе могут посчитать, что налогоплательщик своевременно не представил декларацию или расчет, и оштрафовать его как минимум на 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). В общем же случае штраф за это нарушение составляет 5% от неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате или доплате на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления. При этом сумма штрафа не может превышать 30% от указанной суммы. Кроме того, за нарушение сроков представления декларации в инспекцию предусмотрена также административная ответственность. На должностных лиц налогоплательщика может быть наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Практика показывает, что в отношении некоторых видов документов суды высказывали мнение, причем как в пользу компаний, так и в пользу налогового ведомства, о недопустимости подписания их с использованием факсимиле. Товарные и товарно-транспортные накладные, акты о выполнении работ. Формально все эти документы можно визировать с помощью факсимиле, но только при наличии между сторонами сделки соглашения об этом. Но даже в таком случае не исключено, что в налоговом ведомстве посчитают отгрузку, транспортировку товаров либо факт выполнения работы или услуги документально не подтвержденными. В результате инспекторы могут доначислить организации-покупателю налог на прибыль и отказать ему в вычете НДС. Чаще всего проверяющие ссылаются на то, что акты, товарные и товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами и, значит, должны соответствовать предъявляемым к ним требованиям. А одним из обязательных реквизитов первичных документов являются личные подписи ответственных должностных лиц. Однако требование о наличии обязательных реквизитов распространяется лишь на те документы, унифицированные формы которых законодательно не утверждены. Типовые формы обеих накладных установлены. Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132, а товарно-транспортная накладная по форме №1-Т - Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78. В указаниях по их заполнению не содержится требования о том, что на накладных необходимо ставить только "живые" подписи должностных лиц. Как нет и запрета на замену личной подписи на ее факсимильное воспроизведение. Таким образом, визирование товарной или товарно-транспортной накладной с помощью факсимиле не является нарушением порядка составления этих документов и не может быть основанием для исключения расходов и отказа в вычете НДС. Унифицированная форма акта о выполнении работ или оказании услуг не установлена. Поэтому такие акты составляют в произвольной форме с отражением в них всех обязательных реквизитов, в том числе личных подписей ответственных должностных лиц. Суды отмечают, что факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. По мнению судей, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимильных подписей они вправе визировать первичные и иные документы именно с помощью факсимиле (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 №А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 №А42-4217/2006 округов). Следует отметить, что после принятия Президиумом ВАС РФ постановления, запретившего вычет НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью, суды пытаются использовать ту же аргументацию и при оценке правильности составления товарных накладных (ФАС Северо-Западного округа от 11.04.12 №А56-69600/2010). Доверенности и другие документы, имеющие финансовые последствия. Выдача доверенности является односторонней сделкой (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Поэтому в принципе не может быть никакого соглашения о подписании доверенностей с помощью факсимиле, так как его не с кем заключать. Значит, на доверенности должна быть собственноручная подпись выдавшего ее лица либо руководителя организации, от имени которой она составлена (п. 5 ст. 185 ГК РФ). В противном случае работники налоговой службы могут посчитать, что лицо, действовавшее по доверенности с факсимильной подписью доверителя, не имело на то полномочий. Например, если такое лицо заключило договор купли-продажи или подписало счет-фактуру или накладную, покупатель может лишиться права на учет расходов на приобретение товаров и на вычет НДС по данной сделке. О недопустимости использования факсимильной подписи на доверенностях в налоговом ведомстве указывали еще в 2004 году - в Письме МНС России от 01.04.04 №18-0-09/ В настоящее время к аналогичному выводу приходит и большинство судов. Кроме того, МНС России отмечает, что рискованно подписывать факсимильными подписями платежные и другие документы, имеющие финансовые последствия, например платежные поручения и чеки (Письмо от 01.04.04 №18-0-09/).Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы II класса
ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи
НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.
Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле . С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.
Договоры и счета на оплату
Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.
Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах
1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:
Деловых письмах;
Договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;
Выставленных счетах на оплату.
2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:
3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.
Доверенность.
Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положении, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя . Кстати, образец подписи доверенного лица также должен оригинальным.
Первичные документы.
Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операции. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использование факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому - постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц.
Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.
Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее
Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?
ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?
Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признаетаналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданско-правовые сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .
Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.