Если счет фактуру подписывает уполномоченное лицо образец. Важный нюанс оформления счета-фактуры: кто и как подписывает этот документ? Подпись — это непросто
Обратимся к первоисточнику: пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит: „Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя“.
Таким образом, для выполнения данного пункта необходимо, чтобы счета-фактуры подписывали руководитель организации и главный бухгалтер либо руководитель должен выпустить приказ, в тексте которого обозначить, что за руководителя подписывается такое-то лицо, за главного бухгалтера – это же или другое лицо. Примерная форма приказа может быть следующая:
Обращаем внимание, что при передаче полномочий по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации обязательно должен быть составлен приказ либо должна иметься доверенность. Довольно часто про данные „формальности“ организации забывают и подписывают счета-фактуры, например, в филиалах руководитель и главный бухгалтер филиала, хотя такого права не имеют. Такая забывчивость может привести к тому, что у контрагентов возникнут проблемы с вычетом НДС и организация может лишиться клиентов. Причем покупатель имеет право попросить копию документа, удостоверяющего полномочия лиц, подписывающих счета-фактуры.
В тех организациях, где не предусмотрена должность главного бухгалтера, бухгалтерские услуги выполняет аутсорсинговая фирма, с которой заключен договор, что разрешено пунктом 2 статьи 6 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. В этом случае в счете-фактуре подпись вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – либо руководитель организации, либо бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухгалтерский учет.
Казалось бы, вопрос исчерпан, однако на практике возникает немало „подводных камней“, о которых необходимо знать налогоплательщику.
1. Отсутствие расшифровки подписи руководителя и главного бухгалтера.
Пунктом 6 статьи 169 НК РФ, приведенным полностью выше, об этом не упоминается. Тем не менее, неоднократные разъяснения Минфина России свидетельствуют о том, что расшифровка подписей является обязательным реквизитом. В письме от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 даются следующие указания: „в состав реквизита „Подпись“ включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91н (зарегистрирован в Минюсте России 21.11.2003 г. № 5252) и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.1996 г. „О бухгалтерском учете“, а также ГОСТом Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 „О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914“ о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя вышеуказанной норме пункта 6 статьи 169 НК РФ не противоречит. Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм НДС к вычету или возмещению.
Пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1996 г. № 763 „О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти“ предусмотрено, что акты Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования. Учитывая изложенное, а, также принимая во внимание, что указанное постановление Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 официально опубликовано в Собрании законодательства Российской Федерации 23.02.2004 г., суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны“. Все последующие разъяснения содержат такую же точку зрения (письма от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). По данному вопросу сложилась неоднозначная судебная практика. Поэтому покупателю стоит все же позаботиться о наличии необходимых реквизитов в предъявляемых на вычет счетах-фактурах, чтобы избежать судебных разбирательств. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 7 сентября 2005 г. № Ф08-4127/05-1643А судом был признан обоснованным отказ налоговой инспекции в предоставлении налогового вычета налогоплательщику, так как счета-фактуры подписаны неустановленными лицами, подписи должностных лиц не имеют расшифровок. Документы, содержащие недостоверные данные и подписанные неуполномоченными лицами, не соответствуют требованиям законодательства. Мотивировка заключалась в следующем: согласно статье 3 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ „О бухгалтерском учете“ основной задачей бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Пунктом 2 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ и пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, установлен перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов. В указанный перечень, в частности, входят наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровкой. Судом был также отклонен довод организации о том, что нормы законодательства о бухгалтерском учете неприменимы к отношениям по оформлению счетов-фактур, поскольку счет-фактура также относится к категории учетных бухгалтерских документов, однако служит при этом инструментом налогового контроля. Причем сделан акцент на том, что при осуществлении предпринимательской деятельности, которая в силу статьи 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) осуществляется на свой риск, лицо должно проявить достаточную осмотрительность и при заключении сделок проверить правоспособность контрагента, наличие у него необходимой регистрации, соответствующей требованиям действующего законодательства. Неблагоприятные последствия недостаточной осмотрительности в хозяйственной деятельности ложатся на лицо, заключившее такие сделки, и не могут быть перенесены на федеральный бюджет в виде необоснованных выплат.
В Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20 марта 2006 г. № Ф08-921/06-403А также судом указывается, что необходимость расшифровки подписей в счете-фактуре вытекает из требований нормы права, направленной на установление того обстоятельства, что счет-фактура должна быть подписана надлежащим лицом. Именно на налогоплательщике лежит обязанность принять к налоговому учету надлежаще оформленные счета-фактуры.
Если все-таки организация не расшифровала подписи должностных лиц, то у покупателя есть шанс отстоять право на вычет в суде. Федеральный арбитражный суд Московского округа, принимая сторону налогоплательщика (постановление от 2 ноября 2004 г. по делу № КА-А40/10090-04, от 30 августа 2005 г. по делу № КА-А41/8169-05) руководствуется следующими аргументами: „Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Названное Положение определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, поэтому к спорным правоотношениям по возмещению НДС неприменимо.
Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено специальное требование к счету-фактуре, то есть к конкретному первичному учетному документу, предъявляемому покупателю для оплаты налога на добавленную стоимость, а именно – счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером. Указание на наличие расшифровки подписей должностных лиц отсутствует“.
При подписании счетов-фактур уполномоченными лицами следует иметь в виду, что на счетах-фактурах в этом случае также проставляются фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера, поскольку такие реквизиты счета-фактуры, как „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“, являются формализованными показателями. Изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“ НК РФ не предусмотрено. Однако налоговые органы не будут придираться, если счет-фактура будет подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, поскольку такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ. Такие разъяснения даны в письме ФНС от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8. Также стоит привести письмо Минфина РФ от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154, которое настоятельно рекомендует для идентификации уполномоченных лиц в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость указанные подписи в счетах-фактурах расшифровывать.
2. Применение факсимильной подписи на счете-фактуре.
Позиция финансового и налогового ведомств однозначна: использовать факсимиле при подписании счетов-фактур нельзя. Поскольку статья 169 НК РФ не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации, то налогоплательщик не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации (письмо ФНС от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11, письмо Минфина России от 26.05.2004 г. № 04-02-05/2/28). Существуют и судебные решения, принятые в пользу налоговых органов. Например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19. В них отклоняются доводы о том, что пункт 3 статьи 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ фактически воспроизводит дословно диспозицию пункта 2 статьи 160 ГК РФ, в соответствии с которой допускается использование при совершении сделок (и представлении документов в качестве письменных доказательств) факсимильного воспроизведения подписи либо аналога собственноручной подписи. И факт отсутствия в действующем законодательстве порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи на счетах-фактурах, трактуется судом, как запрет на указанные действия.
В любом случае организация выбирает самостоятельно, применять ли ей факсимильные подписи при оформлении счетов-фактур или нет, не исключая возможности отстаивать свою позицию, отличную от позиции проверяющих органов, в суде.
С 1 июля 2014 г. для индивидуального предпринимателя законодательно закреплена возможность передавать право подписи счета-фактуры третьему лицу (абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ). Изменения внесены Федеральным законом от 20.04.2014 N 81-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации».
Счет-фактура может быть подписан:
Руководителем;
Главным бухгалтером организации;
Иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем он подписывается:
Индивидуальным предпринимателем;
Иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Данные изменения законодательства являются положительными, поскольку:
Благодаря изменениям руководителю не нужно самому подписывать кучу документов;
Уменьшится количество споров в отношении подписания счетов-фактур по доверенности;
Возможно делегировать полномочия для подписания счетов-фактур и проверки реквизитов отдельному сотруднику, который будет отвечать за сбор документов, расчет НДС и подачу деклараций.
Напомним, что же представляет собой доверенность. Понятие доверенности содержится в ст. 185 ГК РФ. В соответствии с данной статьей доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Приведем пример доверенности на подписание счетов-фактур.
Пример
Закрытое акционерное общество
«РЕЗЕРВ»
107 023, Москва, Измайловская ул, д.5 ОКВЭД 52.21.
ОГРН 1042401730093, КПП/ИНН 7719033140/771901001, ОКПО 02372510
ДОВЕРЕННОСТЬ
сентября |
г. г. Москва |
№ |
145 |
Закрытое акционерное общество «Резерв» (далее – Общество) в лице Генерального директора Лукьянчука Сергея Николаевича, действующего на основании устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает бухгалтера Общества Сенина Георгия Анатольевича (паспорт 45 00 658321, выдан 24 декабря 2007 г. Отделением по району Новогиреево ОУФМС России по г. Москве в ВАО), проживающего по адресу: г. Москва, Зеленый проспект, д. 113, от имени Общества подписывать за руководителя счета-фактуры, выставляемые контрагентам, на бумажном носителе и в электронном виде.
Доверенность выдана без права передоверия.
Сенин
Подпись Г.А. Сенина ----------- удостоверяю.
Генеральный директор |
С.Н.Лукьянчук |
||
(подпись) |
(инициал имени, фамилия) |
При подписании счетов-фактур продавец должен учитывать следующее :
1. Счет-фактура должен быть составлен (подписан) лицом, которого налогоплательщик в установленном законом порядке уполномочил совершать от своего имени соответствующие финансово-хозяйственные операции, подлежащие оформлению счетами-фактурами.
Следует учитывать, что из той же позиции исходит новая редакция пункта 6 статьи 169 НК РФ, вступающая в силу с 01.07.2014 (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ) и прямо предусматривающая, что при выставлении индивидуальным предпринимателем счета-фактуры он может быть подписан не только самим индивидуальным предпринимателем, но иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя (п.24 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 N 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость»);
2. Доверенность на подписание счетов-фактур не обязательно заверять нотариально, достаточно заверить доверенность печатью компании или ИП;
3. В доверенности целесообразно указать срок действия доверенности, если такой срок не указан, то по общему правилу, доверенность будет действовать один год. При этом следует обратить внимание, что в прошлом году были внесены изменения, отменяющие максимальный срок действия доверенности (Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»). Однако в любом случае срок выданной доверенности целесообразно определить, поскольку сотрудник может уволиться, а работодатель может забыть отозвать у него доверенность.
4. Важно указать, могут ли предоставляться полномочия в порядке передоверия.
5. В доверенности необходимо указать обязательные реквизиты:
Дата выдачи доверенности (абз.2 п.1 ст.186 ГК РФ);
Лицо, выдавшее доверенность (доверитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);
Лицо, на которое выписывается доверенность (представитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);
Полномочия представителя;
Подпись доверителя (п.4 ст.185.1 и п.3 ст.23 ГК РФ).
6. Счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) могут выставляться в электронной форме или на бумажном носителе (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Каким образом, будут подписываться счета-фактуры, также важно указать в доверенности.
7. С 1 сентября 2013 г. можно оформлять доверенности без печати. Однако на некоторых доверенностях наличие печати обязательно в силу закона. Но во избежание споров с налоговыми органами целесообразно поставить печать, ведь это не занимает много времени, но позволяет избежать претензий ИФНС.
Для покупателя важны следующие рекомендации :
1. Запросите у поставщиков копии доверенности на право подписи счетов-фактур. Это позволит в случае возникновения претензий налоговых органов оперативно представить копии доверенности и избежать отказа в возмещении НДС.
2. Проверьте, чтобы в первичных документах было указание на дату и номер доверенности на подписание счетов-фактур. На отсутствие указания на реквизиты доверенности указывают и суды (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.07.2008 N Ф08-3970/2008 по делу N А32-63469/05-34/1552-2007-63/134 (Определением ВАС РФ от 30.10.2008 N 11871/06 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
3. Важно, что при наличии правильно составленной доверенности, но существенных нарушениях в оформлении счетов-фактур, налоговый орган все равно откажет в возмещении НДС. Поэтому очень важно проверять именно реквизиты счетов-фактур.
Напомним, что согласно статье 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
(см. текст в предыдущей редакции)
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
(см. текст в предыдущей редакции)
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
(см. текст в предыдущей редакции)
6.1) наименование валюты;
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
(см. текст в предыдущей редакции)
8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
(см. текст в предыдущей редакции)
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
(см. текст в предыдущей редакции)
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
13) страна происхождения товара;
14) номер таможенной декларации.
Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (Письмо Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863). Отсутствие в счете-фактуре отметки о том, что счет-фактура подписывается лицом по доверенности, и реквизитов доверенности также не является основанием для отказа в вычете. Однако во избежание возможных претензий налоговых органов, целесообразно внести в счет-фактуру дополнительный реквизит с указанием соответствующих сведений. Законодательство не содержит запрета на указание дополнительных реквизитов в счете-фактуре. С этим согласны Минфин России и ФНС России (Письма от 23.04.2012 ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 ).
5. Покупателю не стоит опасаться, если от имени продавца доверенности подписываются разными людьми. В случае если в силу технологических особенностей управления бизнес-процессами банка экземпляры счетов-фактур подписываются разными лицами, уполномоченными приказом (распоряжением) по организации или доверенностью от имени организации, то основания для отказа налогоплательщикам-покупателям в применении вычетов соответствующих сумм налога отсутствуют при условии выполнения требований, предусмотренных п. 2 ст. 169 НК РФ (Письмо ФНС России от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@).
На самом деле внесение изменений в законодательство в отношении подписания доверенностей на оформление счетов-фактур третьими лицами не исключает налоговых и судебных рисков.
Более подробно об этом и многом другом вы узнаете из комментария нашего эксперта Екатерины Шестаковой, кандидата юридических наук (журнал «ЮП» № 7/2014, стр.55)
С 1 июля 2014 года компании могут без риска принимать к вычету НДС по счетам-фактурам предпринимателя, подписанным по доверенности. В Налоговом кодексе РФ появилась прямая норма о том, что счет-фактуру вправе визировать не только сам предприниматель, но и любой другой уполномоченный работник.
В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие (о нюансах оформления доверенности на право подписи первичных документов читайте ).
В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.
Требования к поверенному
Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.
Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.
Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.
Кем составляется документ?
Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.
С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.
При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.
Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.
Как избежать претензий со стороны партнера?
Нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.
Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.
Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных
Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :
- Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
- Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
- Текстом пишется, кто является доверителем:
- дата рождения;
- место жительства;
- сведения о паспорте для физического лица;
- название и реквизиты компании – для юридического.
Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.
- Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
- Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
- Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
- Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
- Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).
Нужно ли нотариальное удостоверение?
в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.
Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.
Альтернативный вариант удостоверения
– оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.
Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»
Срок действия и способы продления
В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).
Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности
- Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
- Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.
В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.
Заключение
Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.
При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.
В 2014 году произошел ряд изменений, связанных с уплатой НДС. Так, необходимо подавать декларацию в электронном виде, посредники и агенты должны вести учет счетов-фактур, если упрощенец выставил счет-фактуру, то он должен будет уплатить НДС. Одновременно подписание счетов-фактур вызывает множество споров с налоговым органом, ведь компании и предприниматели, не спрашивающие доверенности с контрагентов, рискуют отказом в возмещении НДС.
Риски споров с налоговыми органами могут возникнуть в следующих случаях:
Заполнение и подписание счета-фактуры неустановленным лицом (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08, Определение ВАС РФ от 14.12.2009 N ВАС-16306/09);
Подписание счета-фактуры факсимиле (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48);
Подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом;
Подписание счета-фактуры не индивидуальным предпринимателем, а иным лицом (Письмо Минфина России от 14.01.2010 N 03-07-09/02).
Какую же нужно запросить у контрагентов-предпринимателей?
Доверенность обязательно должна содержать подпись предпринимателя, оттиск печати.
Текст доверенности составляется в произвольной форме, однако необходимо в обязательной форме указать, что доверенность дана на подписание счетов-фактур.
В доверенности в обязательном порядке должна быть указана дата выдачи доверенности, а также срок. Если срок не указан, то такая доверенность считается выданной сроком на 1 год.
Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя (статья 169 ТК РФ).
Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
С 1 января 2015 г. из формулировки п. 3 ст. 169 НК РФ будет исключено упоминание об обязанности налогоплательщика вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Это нужно учесть при составлении доверенности.
При этом доверенность должна быть оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.
В соответствии со ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы должны содержать подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В заключение следует отметить, что все-таки существуют риски подписания счетов-фактур не самим предпринимателем. Если счет-фактура будет все же подписан не самим ИП, а уполномоченным им лицом, у покупателей товара, которые получат этот документ, возникнут проблемы с вычетом по НДС. Дело в том, что в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 169 Налогового кодекса счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету, но... Для этого необходимо, чтобы были выполнены требования, установленные п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса. Между тем упомянутый п. 6, как уже отмечалось, не предусматривает возможности подписания счета-фактуры лицом, уполномоченным на то индивидуальным предпринимателем.
Нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера). Порядок подписания счета-фактуры.
Вопрос: В штатном расписании отсутствует должность главного бухгалтера. Должностной инструкцией обязанности главного бухгалтера возложена на заместителя генерального директора по финансам. Счет фактуры нужно подписывать по строке главный бухгалтер или вводить новую строку с указанием должности заместителя генерального директора по финансам?
Ответ: Счет-фактуру он должен подписать по строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».
Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ считается действительным. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 № 03-07-09/04 .
Как должна выглядеть подпись директора и главбуха на счетах-фактурах (с образцами)
За полгода применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки, а иногда вместо двух подписей вписывают четыре, пять и т. д. Наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях помогут вам обезопасить вычеты НДС.
Ситуация № 1 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, но в расшифровке инициалы и фамилия руководителя
Поставщики в счетах-фактурах не приводят расшифровку подписи сотрудников, которые подписывают счет-фактуру за руководителя. В итоге на счете-фактуре подпись одного сотрудника, а расшифровка другого (см. образец с неверной подписью).
Причин тому две. Во-первых, так настроена программа. При выводе на печать автоматически выскакивают фамилия и инициалы руководителя и главбуха компании. Если требуется поменять сведения, надо вручную удалить одну фамилию и напечатать другую. Во-вторых, вписать данные руководителя просит сам покупатель. По его мнению, фамилия руководителя означает, что автограф ему же и принадлежит. Поэтому компания не сомневается в полномочиях сотрудника, подписавшего документ. Иногда такой довод срабатывает в суде (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.10 № А27-12556/2009).
Однако чужая расшифровка, напротив, может вызвать сомнения в подлинности подписи. Как считают в Минфине, после подписи уполномоченного работника должны стоять именно его фамилия и инициалы, а не руководителя или главбуха (письмо от 23.04.12 № 03-07-09/39). Чтобы исключить претензии, можно попросить поставщика в двух экземплярах над неверной расшифровкой дописать ручкой правильные фамилию и инициалы. Также можно дополнить, что за директора документ подписал другой специалист (см. образец с верной подписью). Комбинированный способ заполнения счета-фактуры и две расшифровки подписи чиновники считают допустимыми (письмо Минфина России от 28.04.09 № 03-07-09/23).
Ситуация № 2 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана вместо руководителя
В счете-фактуре, подписанном не руководителем, а иным сотрудником, некоторые поставщики стирают название «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и меняют на должность того специалиста, который поставил в документе свой автограф. К примеру, «Начальник отдела продаж» (см. образец с неверной подписью).
Безопаснее попросить поставщика переделать такой документ. В старой форме счета-фактуры Минфин не считал ошибкой удаление реквизита «Руководитель организации» и запись вместо него другой должности (письмо от 26.07.06 № 03-04-11/127). Но в этой надписи не было упоминания об уполномоченном сотруднике. Поэтому специалисту требовалось поставить подпись на месте руководителя, хотя он им не является. В новой форме названы и руководитель, и уполномоченное лицо. Поэтому данная запись обязательна и удалять ее нельзя. Как мы выяснили, так считают в Минфине. В счет-фактуру можно вносить дополнительные сведения, но никак не менять наименование обязательных строк.
Должность сотрудника, который подписал счет-фактуру, компания вправе уточнить. Но безопаснее это оформить справочно. К примеру, рядом с фамилией сотрудника или внизу документа после всех реквизитов (см. образец с верной подписью). Рядом с должностью можно также отразить дату и номер доверенности или приказа, на основании которого работник подписал счет-фактуру. Тогда у налоговиков точно не будет вопросов к автографу.
Ситуация № 3 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана отдельной строкой
В некоторых компаниях считают, что зам руководителя или иной сотрудник не вправе расписаться в поле для подписи директора. Поэтому добавляют в счет-фактуру отдельную строку с должностью специалиста, местом для подписи и ее расшифровкой. Саму же строку с надписью «Руководитель или иное уполномоченное лицо» с фамилией и инициалами руководителя оставляют пустой (см. образец с неверной подписью).
Такая запись не критична. Дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не запрещены (письмо Минфина России от 27.07.12 № 03-07-09/93). А неточность не мешает налоговикам определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако на местах инспекторы могут предъявить претензии к тому, что подпись в основном реквизите осталась незаполненной. Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант - подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см. образец с верной подписью).
Основной аргумент - в отличие от старой формы счета-фактуры в новой форме в названии реквизита уже есть упоминание об уполномоченном сотруднике. Так что в дополнительных строках нет необходимости. Главное, чтобы у специалиста были полномочия на право подписи. Если поставщик настаивает на том, чтобы в счете-фактуре была конкретная должность, эти сведения можно привести справочно.
Ситуация № 4. Счет-фактуру подписывает руководитель, но расшифровка подписи отсутствует
Бывает, что поставщики оставляют пустым место для расшифровки подписи в счете-фактуре. Обычно это происходит по невнимательности. К примеру, компания не печатает фамилии, если право подписи счетов-фактур есть у нескольких человек. Однако сотрудники, поставив подпись, забывают расшифровать ее или поставить штамп с фамилией и инициалами (см. образец c неверной подписью).
Налоговый кодекс не требует от руководителя и главбуха расшифровывать подпись в счете-фактуре. То есть реквизит не является обязательным (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако форма счета-фактуры (утв. ) включает как саму подпись, так и расшифровку. Так что с пустым полем споры не исключены. И на практике инспекторы этим пользуются, чтобы отказать в вычетах. Причем в одних случаях судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.05.11 № КА-А40/4521-11), а в других - налоговиков. Основной аргумент - невозможно определить, кто на самом деле подписал документ и есть ли у сотрудника полномочия на это (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.12 № А53-4199/2011). Само наличие судебной практики говорит о том, что получить вычет по дефектному счету-фактуре без проблем вряд ли получится.
Так что безопаснее попросить поставщика заменить счет-фактуру или дописать расшифровку от руки (см. образец с верной подписью). Причем не стоит откладывать исправление счета-фактуры. За прошедшее время в штате поставщика могут произойти перестановки. И сотрудники просто не опознают подпись бывшего коллеги.
Так же как и в ситуации № 1, комбинированный способ - частично на компьютере, частично от руки - не является нарушением. Иначе говоря, расшифровку может вписать и сам покупатель. Главное, чтобы записи были идентичны в двух экземплярах счетов-фактур - поставщика и покупателя.
Ситуация № 5. В счете-фактуре только подпись руководителя, а вместо подписи главбуха написано «не предусмотрен»
Небольшие компании, в которых нет главбуха или в штате только обычный бухгалтер, оставляют в счете-фактуре место для подписи главбуха пустым, ставят прочерк или допечатывают «не предусмотрен» (см. образец с неверной подписью).
Формально такое заполнение ошибкой не является. Если главбуха в компании действительно нет, то он и не сможет поставить свою подпись на документе. В подобных ситуациях инспекторы отказывают в вычетах. Однако компаниям удается доказать в суде, что подпись не обязательна. Аргументы следующие. По закону руководитель может учредить бухгалтерскую службу или в зависимости от объема операций лично вести бухучет (ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Если используется второй вариант и руководитель составляет счета-фактуры сам, то одной его подписи достаточно, а в строке для подписи главбуха можно оставить надпись «не предусмотрен» (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.04.10 № А53-3903/2009).
Тем не менее, учитывая сложившуюся судебную практику, нестандартная расшифровка приведет к спорам с инспекторами. Безопаснее использовать другой вариант - раз директор ведет бухучет сам, то он же вправе расписаться и вместо главбуха (см. образец с верной подписью). Как мы выяснили, так же считают в Минфине. Ведь по закону счет-фактуру подписывают два сотрудника - руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные на это специалисты (п. 6 ст. 169 НК РФ). А значит, невыполнение таких требований является основанием для отказа в вычете НДС.
При двойной подписи у поставщика безопаснее попросить документы, которые подтверждают полномочия руководителя. В частности, приказ, по которому он возлагает на себя обязанности по ведению бухучета. Либо штатное расписание, из которого видно, что должности главбуха в компании нет.
Кстати, с электронными счетами-фактурами проблем с подписью главбуха нет. В этих документах показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» даже не формируется (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).
Ситуация № 6. Счет-фактуру, выставленный агентом, подписывает и продавец, и агент
Агент, который закупает товары для принципала, в счете-фактуре должен написать в качестве продавца не себя, а реального поставщика продукции. Его наименование, адрес, ИНН и КПП он заполняет в строках 2, 2а и 2б. Но, чтобы покупатель не запутался, кто есть кто, в счет-фактуру посредник включает еще и свои данные. А дополнительно заполняет строку с подписью руководителя компании-продавца, в которой тот расписывается, хотя это неправильно (см. образец c неверной подписью).
Заполнение счета-фактуры с подписями двух компаний прямо не запрещено ни Налоговым кодексом, ни постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 . Тем более о правилах подписания счетов-фактур посредниками в этих документах вообще ничего не сказано. Но, по мнению чиновников, подписать посреднический счет-фактуру должен агент (письма Минфина России от 31.07.12 № 03-07-09/97 , от 02.03.12 № 03-07-09/16). Подпись продавца на этом документе не нужна. Получается, это дополнительный реквизит. А он не мешает заявить вычет по НДС.
Однако правила составления счетов-фактур посредниками появились только в этом году. И не исключено, что на практике инспекторы будут предъявлять претензии к счетам-фактурам с множественными подписями. Судебная практика пока не сложилась. Поэтому покупателю, который закупает товары через посредника, безопаснее избавиться от счетов-фактур с лишними подписями. А для этого надо попросить агента переоформить их.
Самый безопасный вариант заполнения - тот, который рекомендуют сами чиновники. То есть посредник должен подписать счет-фактуру сам, но в качестве продавца записать реального поставщика. Чтобы не возникло путаницы, в самом счете-фактуре посредник может дополнительно вписать и себя, но лишь для справки и лучше отдельной строкой в конце документа. Чиновники также допускают, что в счет-фактуру можно включить и сведения об агентском договоре, по которому агент обязуется приобрести товары. Например, номер и дату договора (письмо Минфина России от 21.06.12 № 03-07-15/66). Все дополнительные сведения также безопаснее включить справочно после всей обязательной информации (см. образец с верной подписью).
Ситуация № 7. Счет-фактуру за предпринимателя подписывают уполномоченный сотрудник и главбух
На практике счета-фактуры предпринимателей часто подписывают представители. Это происходит по объективным причинам. К примеру, у предпринимателя несколько оптовых магазинов в разных регионах. Поэтому в одном регионе счета-фактуры он подписывает сам, а в другом - делегирует сотрудникам. Это слишком рискованно (см. образец с неверной подписью).
По мнению Минфина, предприниматель все счета-фактуры должен подписывать собственноручно, а передавать право подписи не вправе (письмо от 24.07.12 № 03-07-14/70). Иногда покупателям удается доказать в суде, что счет-фактура действителен, даже если за предпринимателя расписался его сотрудник (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.08 № Ф08-949/08-334А). Ведь бизнесмен вправе участвовать в налоговых отношениях через своего представителя (ст. 26 НК РФ). Но, чтобы не спорить, проще возвратить счет-фактуру и попросить расписаться не представителя, а самого предпринимателя (см. образец с верной подписью).
Предприниматели допускают и иные вольности. Одни передают счета-фактуры как со своей подписью, так и с подписью главбуха, хотя она нужна только для компаний. Другие считают лишними строки для подписи руководителя и главбуха и стирают их. Как мы выяснили в Минфине, такое нестандартное заполнение не лишает покупателя вычетов по НДС. Но во избежание споров пустые строки безопаснее оставить на своих местах и не удалять.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации ».
- Скачайте формы