Допускаются ли исправления в трудовой книжке образец. Исправления во вкладыше
Исправления в трудовой книжке какой-либо записи. Что говорить о работниках, не имеющих соответствующей квалификации? Поскольку исправления в трудовой книжке имеют установленную форму и не могут вноситься произвольно, рассмотрим подробно, как исправить ошибку в трудовой книжке .
Исправление записи неверной записи в трудовой книжке, общие правила оформления
Исправления в трудовую книжку производятся нанимателем, который допустил ошибку. Также возможен вариант, когда ошибку исправляет последний работодатель, однако в этой ситуации исправление должно производиться на основании подтверждающего документа от работодателя, который внес неправильную запись.
Важно: если работодатель, допустивший неверную запись в трудовую книжку, реорганизован (т. е. изменена организационно-правовая форма работодателя), то запись-исправление должен вносить правопреемник реорганизованного работодателя. Если организация-работодатель ликвидирована (т. е. прекратила свое существование), то запись-исправление вносится на последнем месте работы на основании выписки из ЕГРЮЛ, подтверждающей ликвидацию работодателя.
Часто при восстановлении каких-либо сведений используются свидетельские показания. Относительно внесения исправлений в трудовую книжку такие показания использоваться не могут. Однако есть исключения:
- в случае если на основании свидетельских показаний принято судебное решение, подтверждающее факт основания неправильной записи;
- в случае наступления форс-мажора (обстоятельств непреодолимой силы).
Если документы-основания для исправления записей по каким-то причинам утеряны, для внесения исправлений могут быть использованы иные документы, которые будут доказывать факт выполнения работы.
Как в трудовой книжке исправить запись, если она недействительна;
Исправления в трудовой книжке делаются по принципу:
- признание неверной записи недействительной;
- внесение новой записи.
Например, нужно исправить запись: «Принят на должность юриста». Следующей записью вносим: «Запись № (номер неверной записи) недействительна». Графу «Основание» не заполняем. Следует отметить, что запись о недействительности будет иметь свой порядковый номер. Далее делаем верную запись с новым порядковым номером (пример: «Принят на должность старшего юриста»).
Как исправить в трудовой книжке запись данных о работнике
Изменения сведений о работнике могут касаться смены имени работника (либо отчества, фамилии), даты рождения, специальности и т. д. Исправления вносятся у последнего работодателя.
Неверная запись зачеркивается, и вносятся новые данные. В случае дополнения к уже имеющимся сведениям, например об образовании (работником получено дополнительное образование), оно вносится следом в пустых графах, ничего не зачеркивается.
Исправления в трудовой книжке (образец такого исправления), рассмотренные в настоящей статье, помогут справиться с задачей по правильному заполнению трудовой книжки специалисту любого уровня.
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина - Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. | В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк. |
2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». | Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта . Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. | В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись , а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи - «разборчиво». |
4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. | Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. | Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. | После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. | Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. | Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. | Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. | Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми , и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». | Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. | Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. | Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции). |
Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. | Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами . Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». | Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. | В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. | 17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание - приказ о переименовании. |
Примечание : Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. | Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». | Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: в графе 1 записывается следующий порядковый номер; в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении; в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»; в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ). В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения. |
Примечание : Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». | Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение , должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». | Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
Примечание : Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. | Все записи в трудовой книжке должны (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника); о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся . |
25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. | Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». | Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка , а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. | Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. | Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. | Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. | Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. | Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц - двузначными цифрами, год - четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. | Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2 . Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». | В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». | В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. | Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. | С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. | Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы . Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. | Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения - в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. | В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях. |
42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. | Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ). |
43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. | Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. | В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. | Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. | После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4 ). |
47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. | Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5 ). |
48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. | Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. | Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. | Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников . |
51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. | Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки , т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. | Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
Пример 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
Пример 2 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
Пример 3 СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
Пример 4 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
Пример 5 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
Пример 6 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»
Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?
Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.
Некоторые общие правила
- В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
- Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
- Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
- Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.
Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений
- Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
- Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.
Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.
Главные разделы трудовой книжки
Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.
Изменения, вносимые на титульном листе
Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.
При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:
- старые данные зачеркиваются только одной чертой}
- далее записываются новые данные}
- на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.
Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:
- Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
- Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.
Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.
Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.
Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.
Новые записи о профессии или специальности, образовании
Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.
Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.
При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.
Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу
При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:
В таком случае все исправляется без особых проблем.
Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:
- В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
- Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
- Указывается дата исправления.
- Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.
Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.
Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу
Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.
- Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
- Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».
Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.
Перемены в данных компании или сотрудника
При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.
Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.
Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.
Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:
- Пишется неправильное название, указанное раньше.
- Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).
Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку
В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.
Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд
В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:
- Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата.
- Запись заверяется уполномоченным лицом.
- Пишется следующий порядковый номер.
- Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
- Ставится дата, и запись снова заверяется.
То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.
Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.
Неправильно записан порядковый номер
Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:
Другие неточности
Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.
Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.
Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?
В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:
- исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
- оформление его дубликата.
В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.
Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).
Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.
Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.
Изменение анкетных данных работника
Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.
На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.
Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.
Кроме ссылок на документы - основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.
При получении образования
Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.
Инструкция и образец
При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.
Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.
Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.
Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:
- указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
- вписывается дата внесения новой записи;
- делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
- вносится правильная запись;
- повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.
При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.
По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).
Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.
Особенности внесения
Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.
При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.
В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).
При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.
Трудовая книжка - это очень важный документ, подтверждающий всю трудовую деятельность и стаж каждого работника. По этой причине любая ошибка в этом документе может повлечь неблагоприятные последствия для работника. К примеру, ошибка в дате увольнения может повлечь неверное исчисление стажа и другие возможные неприятности. Поэтому такие ошибки нуждаются в обязательном исправлении. Рассмотрим подробно исправление даты увольнения в трудовой книжке.
Порядок ведения трудовой книжки
В трудовой книжке каждого работника работодатели фиксируют информацию о трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе трудового законодательства и подзаконных актов.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).
Правила исправления записей в трудовой книжке (в т.ч. после увольнения) и порядок заполнения этого документа при увольнении также установлены указанными подзаконными актами.
Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении
Ошибочная формулировка в трудовой книжке может появиться по различным причинам. В их числе как невнимательность кадрового работника организации, так и неверное определение даты увольнения. К примеру, если в трудовой книжке сотрудника сделана запись о дате увольнения по инициативе работодателя в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то это неверно (), т.к. работник не может быть уволен в указанный период по данному основанию.
Исправление записи об увольнении в трудовой книжке
Порядок устранения ошибки следует из пункта 1.2 Инструкции : если возникла потребность исправления записи об увольнении в разделе "Сведения о работе", то в следующей за последней в данном разделе записью строке отражаются номер записи (по порядку) и дата, в которую осуществляется запись.
Для исправления неверной записи в трудовой книжке об увольнении в графе 3 этого документа пишется "Запись за номером … (к примеру за номером 4) недействительна". Затем отражается верная запись, а в графу 4 включается либо дублирующая информация о реквизитах первоначального документа - основания для увольнения, либо отражаются реквизиты иного документа, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку.
Далее проставляются подпись руководителя или ответственного кадрового работника и подпись об ознакомлении работника с соответствующими исправлениями (см. п. 35 Правил).
Ответственность работодателя
Рассматривая ответственность работодателя за внесение неверной записи о дате увольнения, следует подчеркнуть, что рассматриваемое исправление записи в трудовой книжке свидетельствует не об отмене увольнения и не изменении его даты, а лишь об устранении неточности.
Однако на практике возможны ситуации, когда внесение в трудовую книжку неправильной записи может повлечь невозможность работника трудиться. В этом случае работодатель в дополнение к устранению неверной записи будет обязан выплатить пострадавшему гражданину не полученный им заработок ().