Документ акт выполненных работ. Почему бухгалтерии так нужны необязательные акты об исполнении договора
Составление акта об оказании услуг является завершающим этапом оформления каких-либо работ и служит доказательством того, что исполнитель или подрядчик выполнил свои обязательства перед заказчиком в полном объеме. Характер услуг значения не имеет – акт может быть составлен по самым разным поводам, поэтому он имеет широчайшее распространение. Акт об оказании услуг является приложением к , поэтому его нельзя назвать самостоятельным документом.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Зачем нужен акт об оказании услуг
В первую очередь следует сказать, что в акте фиксируется факт того, что все необходимые услуги были выполнены в срок и в надлежащем качестве. Также он подтверждает, что у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю (список всех предоставленных услуг вносится в специальную таблицу, содержащуюся в документе).
Таким образом, акт является законным основанием для производства окончательных расчетов по подрядному договору между заинтересованными сторонами.
Если говорить о заказчике, то акт включается еще и в финансовую отчетность, в том числе по учету понесенных расходов и на его основе происходит снижение базы налогового обложения.
В тех случаях, если заказчик остается недовольным качеством предоставленных услуг, это также отражается в акте отдельным пунктом. В нем подробно перечисляются выявленные недочеты, дефекты, ошибки и указывается период, в течение которого необходимо их устранить. Если же работы по устранению нарушений не проводятся, заказчик вправе подать на исполнителя в суд. Точно также в суд может подать и исполнитель, например, при задержке или уклонении заказчика от оплаты.
То есть, акт об оказании услуг может стать аргументом в судебном споре между контрагентами, причем как с одной, так и с другой стороны.
В других же ситуациях документ, наоборот, может являться гарантией от необоснованных претензий и возникновения судебных разбирательств.
Стоит отметить, что если дело дойдет до суда, а акта между сторонами не будет, его отсутствие судья может расценить, как нежелание соблюдать законодательно установленную процедуру оформления оказания услуг. Это в свою очередь может привести к наложению штрафных санкций со стороны надзорных органов.
Правила составления акта
Акт об оказании услуг не имеет стандартного, унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформляться он может в произвольном виде, исходя из потребностей компании, или по разработанному в фирме шаблону (если выбран второй вариант, то форма акта должна быть закреплена в учетной политике организации).
При оформлении документа нужно придерживаться определенных правил и норм делопроизводства. В частности, акт должен включать в себя:
- информацию об обеих сторонах договора,
- сведения о договоре, по которому производились работы,
- наименование услуг,
- дату проведения
- стоимость произведенных услуг.
Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом.
Что делать, если в акте обнаружены ошибки
Самый лучший способ исправления ошибок в акте оказания услуг: уничтожение неправильного экземпляра и написание нового акта.
К составлению акта следует относиться внимательно и скрупулезно, стараться не допускать помарки и неточности (особенно в цене). Если избежать ошибок не удалось, их нужно исправлять путем аккуратного зачеркивания неверных сведений и внесения верных (заверить подписями и надписью «исправленному верить»).
Правила оформления
Документ можно оформлять на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия, причем как от руки, так и на компьютере (это не имеет значения). Делать нужно два экземпляра – по одному для каждой из сторон. При этом обе копии акта необходимо подписать руководителями обеих организаций (или уполномоченными действовать от их имени сотрудников) и проштамповать печатями (только при их наличии, т.к. с 2016 года юридические лица по закону имеют право не визировать свои бумаги при помощи штампов и печатей).
После того, как услуга будет предоставлена и сотрудничество завершено, в том числе произведена полная оплата, акт следует передать в архив компании, где он должен храниться на протяжении установленного законом периода.
Образец составления акта об оказании услуг (табличная форма)
- В начале документа пишется
- его наименование с коротким указанием смысла (в данном случае «об оказании услуг»),
- ставится номер по внутреннему документообороту предприятия,
- и дата составления.
- Затем ниже указываются стороны, между которыми составлен договор об оказании услуг:
- полные названия организаций (это может быть ИП или ООО)
- и сведения об их представителях (вписать должности, фамилии-имена-отчества).
- Далее идет таблица, в которую вносятся
- наименования услуг (работ) по порядку,
- их стоимость цифрами (если компания использует НДС, то с его выделением).
Под таблицей фиксируется окончательная цена прописью.
Во второй части документа следует зафиксировать то, что все услуги предоставлены в надлежащем качестве, в установленный срок и в полном объеме. Также необходимо вписать то, что заказчик претензий не имеет . Здесь же нужно указать, к какому договору данный акт является приложением (его номер и дату составления).
Последнее, что следует внести в акт об оказании услуг: реквизиты сторон . Их набор стандартный:
- название компаний,
- адрес (юридический и фактический),
- информацию об обслуживающих банках: их наименования, БИК, номер расчетного и корр. счетов предприятий,
- номера контактных телефонов.
В завершение акт нужно заверить подписями директоров организаций или других лиц, действующих от имени компаний.
В деятельности любого предприятия рано или поздно возникает необходимость в оформлении акта выполненных работ. Чтобы разобраться, для чего нужен акт выполненных работ, вспомним действующее законодательство РФ.
В соответствии со статьей закона за № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете» (в редакции от 28.09.2010 г.) на все хозяйственные операции, проводимые организацией любой формы собственности, должны оформляться первичные учетные документы для последующего отражения их в бухгалтерском учете.
Акт выполненных работ является именно таким документом, без оформления которого затраты предприятия не будут учтены в расчете налога на прибыль. Само по себе оформление акта выполненных работ сторонней организацией без наличия договора налоговыми органами рассматривается как ошибка, хотя в отдельных случаях это допустимо (ксерокопирование документов, заправка картриджа ксерокса или принтера и др.).
Каждый договор предусматривает пункт, в котором оговаривается, какой именно документ оформляется после выполнения работ или услуг. Чаще всего таким документом является акт выполненных работ образец , подписанный обеими сторонами.
Именно акт приемки выполненных работ свидетельствует о том, что работы или их часть были выполнены, а указанные в нем даты и перечень работ подтверждают соблюдение сроков выполнения и объемов, предусмотренных договором.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) иначе можно назвать актом приемки-передачи. Для оформления такого акта могут использоваться типовые бланки либо бланк акта, разработанный самим предприятием в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете. Оформление акта выполненных работ (оказанных услуг) очень важно, так как этого требует налоговое законодательство РФ и требования бухгалтерского учета. Для чего нужен акт выполненных работ - отсутствие акта грозит предприятию штрафными санкциями и доначислением налогов. За оформление акта с нарушением требований действующего законодательства на предприятие могут быть наложены штрафные санкции (затраты, учтенные в таких актах, налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль).
Таким образом, даже на основании этого понятно, насколько важно своевременное и правильное оформление актов. Дата, указанная на акте при его подписании, показывает, к какому отчетному периоду их следует отнести в бухгалтерском учете. Несвоевременное отнесение затрат, указанных в акте, ведет к искажению состава затрат, и, как следствие, занижается или завышается налог на прибыль этого периода (Например, в июле подрядчики оказали услуги предприятию. Акт тоже подписан в июле, но в бухгалтерию передан только в октябре. Значит, сумма налога на прибыль в 3 квартале завышена, а в 4 квартале занижена). Нельзя забывать и о том, что расходы для уменьшения налога на прибыль должны быть экономически целесообразными, то есть связанными с деятельностью данного предприятия.
В любом случае, для того, чтобы не ошибиться в разработке акта собственными силами, следует ориентироваться на статью 9 Закона о бухгалтерском учете, в которой указаны все обязательные реквизиты акта. Кроме того, в учетной политике предприятия следует отразить документы, разработанные собственной бухгалтерией. Как дополнение к ней приложить эти бланки, например, акт выполненных работ образец.
Нередки ситуации, когда работы выполнены силами самой организации. Даже и в этом случае налоговое законодательство требует составления акта выполненных работ. Именно для таких ситуаций, и не только, на предприятии ежегодно назначается постоянно действующая комиссия, члены которой имеют право подписывать подобные акты. Акт выполненных работ образец следует постоянно сверять с изменениями в действующем законодательстве, во избежание проблем с налоговыми органами.
Что же касается капитального строительства производственных зданий, жилья и других объектов, то в соответствии с требованиями бухгалтерского учета и гражданского законодательства для оформления выполненных работ такими документами являются унифицированные формы «Акт о приемке работ» по форме № КС-2 и «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» по форме № КС-3. Основанием для составления акта выполненных работ являются данные, взятые из «Журнала учета выполненных работ» формы № КС-6а.
Для чего нужен акт выполненных работ? На нашем сайте вы сможете скачать готовый образец акта выполненных работ, который поможет Вам наглядно увидеть суть данного документа. Скачать бланк акта выполненных работ можно в нашем специальном разделе .
Для чего нужен акт выполненных работ?
Подписанный акт является документом, по которому заказчик обязан оплатить выполненные работы (оказанные услуги), дает право отнести эти расходы на себестоимость продукции. Своевременное оформление акта позволяет получить точные данные о формировании себестоимости продукции, работ или услуг, оценить причины ее изменения в ту или иную сторону.
Представьте себе, договор на оказание услуг заключен, имеется акт выполненных работ, но оплата в сроки, указанные в договоре не поступила. Что можно сделать? Имея весь пакет документов (естественно, подписанных обеими сторонами, с печатями), предприятие может обратиться в Арбитражный суд. Наличие акта выполненных работ, подписанного стороной - подрядчиком, поможет легко выиграть любой суд.
На практике случаются ситуации, когда одна из сторон отказывается подписать акт выполненных работ. В случае отказа на акте делается отметка, и вторая сторона его подписывает. Если причины отказа были обоснованными, то суд может такой односторонний акт выполненных работ признать недействительным.
Для чего нужен акт выполненных работ? В соответствии со статьей 720 ГК РФ заказчик должен в установленные договором сроки вместе с подрядчиком осмотреть и принять объект, на котором выполнялись работы. При обнаружении недоработок, недостатков или отступлений от условий договора, которые ухудшают результат работы, заказчик должен немедленно известить об этом подрядчика. Все замечания по работе подрядчика также отражаются в акте. Таким образом, акт - документ, говорящий о завершении работ на объекте, о недостатках, выявленных при приемке и подлежащих к устранению. Скрытые дефекты, возникшие через некоторое время после окончания работ и подписания акта, подрядчик обязан устранить в разумные сроки.
Правильное и своевременное оформление актов выполненных работ - гарантия работы предприятия без проблем.
Для бухгалтерии отсутствие акта выполненных работ практически по любому договору – катастрофа. В то же, время юристам хорошо известно, что гражданское законодательство требует составлять акты в единичных случаях. Стоит ли разубеждать счетных работников в необходимости актов?
Алексей Капитанов
В большинстве случаев акты не обязательны…
Случаи, когда гражданское законодательство требует составить акт об исполнении договора можно пересчитать по пальцам. В основном это сделки, объектом которых является недвижимость. Так, акт необходимо оформить при передаче покупателю зданий, сооружений (п. 1 ст. 556 ГК РФ) или предприятия (п. 1 ст. 563 ГК РФ), а также при передаче этих объектов в аренду (п. 1 ст. 655 ГК РФ; ст. 659 ГК РФ). Из сделок, не связанных с передачей вещей, составлять акт или аналогичный документ требуется при приемке работ договору строительного подряда (п.4 ст. 753 ГК РФ). Не возбраняется изготовить такой акт и по «обычному» подрядному контракту (п. 2 ст. 720 ГК РФ), но это уже полностью на усмотрение сторон. В остальных случаях по умолчанию составлять какие-либо документы об исполнении обязательств не требуется.
Именно поэтому коллеги по юридическому цеху искренне недоумевают, когда бухгалтерия в дополнение почти к любому договору требует обязательно оформить акт (передачи имущества, выполненных работ, оказанных услуг). Мол, без этого документа нет оснований для учета хозяйственной операции. Бухгалтеры особенно непреклонны, когда речь заходит об услугах (аудиторских, консультационных и т.п.).
Причина такого поведения счетных работников кроется в правилах, которые действуют в бухучете и налогообложении. Если эти особенности без особой нужды игнорировать, это чревато весьма серьезными осложнениями для работы бухгалтерского подразделения, да и всей компании. В лучшем случае такой подход может закончиться дополнительно затраченным временем на споры с инспекцией.
Проблема кроется в том, что финансисты и налоговики воспринимают акты в качестве первичных документов. Именно эта категория бумаг, является основанием для ведения бухучета (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Вот почему счетных работников не устраивают договоры, а также счета, и счета-фактуры из которых и так можно получить достаточную информацию о совершенной сделке.
Является ли акт первичным документом?
Конечно, на самом деле акт можно признать первичным документом далеко не всегда. Если форма документа предусмотрена в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации (например, товарная накладная по форме № ТОРГ-12, которую применяют при передаче товара в торговых операциях; утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) применять нужно именно ее. И никакой другой документ (в том числе акт) ее не заменит. Именно благодаря тому, что для торговых операций предусмотрены унифицированные формы первичных документов, в большинстве случаев бухгалтерии оказывается достаточно накладной. Исключения могут быть, например, когда данные поставщика и покупателя по качеству и количеству товаров разойдутся. В этом случае нужно составить акт по форме № ТОРГ-2 (ТОРГ-3 для импортных товаров).
Другое дело работы или услуги. Общих унифицированных форм для этих видов операций не предусмотрено. Существуют лишь отдельные формы для конкретных ситуаций. Например, при приемке строительных работ (напомним, что составлять акт в таком случае обязательно) нужно применять формы, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 (Формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат и т.д.).
А что делать, если выполнены работы или оказаны услуги, для которых не предусмотрено унифицированных форм? Ведь первичный документ надо составить и в этом случае. Тут Закон о бухучете обязывает компанию самостоятельно составить документ, реквизиты которого должны удовлетворять требованиям, о которых сказано в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете.
ЦИТИРУЕМ ДОКУМЕНТ. «Первичные учетные документы, <…> должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц» (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).Именно акт выполненных работ и услуг, содержащий эти реквизиты и сыграет роль столь важного учетного документа. Впрочем, компания может дать документу и другое название. Кстати в Минфине и не настаивают, чтобы он именовался именно актом (письмо Минфина России 30.04.04 № 04-02-05/1/33).
Но кроме чисто бухгалтерских резонов, в пользу составления актов есть еще один, и не менее существенный: налоговый.
«Необязательные» акты и налог на прибыль
По дате дата подписания акта приемки передачи имущества (работ услуг) в налоговом учете определяют дату признания доходов от безвозмездно полученного имущества (подп. 1 п. 4 ст. 271 НК РФ), и материальных расходов на работы и услуги производственного характера (п.2 ст. 272 НК РФ).
СПРАВКА. К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы. К работам (услугам) производственного характера также относятся транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в частности перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов).
Если не составить акт, возникнет неопределенность в том, на какую дату признавать доходы и расходы. А значит у налоговиков появится повод выдвинуть собственную (разумеется, не в пользу компании) версию и на ее основании доначислить пени и, возможно, штрафы за несвоевременное отражение в учете хозяйственных операций.
«Если не составить акт, у бухгалтерии возникнет неопределенность в том, на какую дату признавать доходы и расходы»
На наш взгляд, стоит соотнести трудозатраты на составление акта и на судебную тяжбу. Особенно если учесть, что такой вариант весьма вероятно будет сопряжен с необходимостью возврата из бюджета недоимки пени и санкций, которые налоговики не преминут списать в бесспорном порядке, пользуясь новой редакцией части первой Налогового кодекса, которая действует с 1 января 2007 года (в ред. Федерального закона от 22.07.06 № 137-ФЗ).
Ежемесячные акты при аренде не нужны
Устремления бухгалтерских работников непременно составить акт на работы или услуги не лишены оснований. Но у проблемы есть еще один аспект: надо ли составлять промежуточные акты по длящимся услугам? То есть когда исполнитель непрерывно оказывает услуги в течение нескольких отчетных периодов (месяцев, кварталов)? Классический пример – аренда помещений (чиновники считают, что для целей налогообложения аренда является услугой). Особенно бдительные бухгалтеры считают, что без таких актов у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов по найму помещений. Причина осторожности бухгалтеров заключается в том, что иногда чиновники позволяют себе давать весьма сомнительные разъяснения о том, что такие акты необходимы (письмо Минфина России от 07.06.06 № 03-03-04/1/505).
Тут вы можете успокоить работников бухгалтерии. Арендным расходам компании ничего не угрожает и без ежемесячного оформления услуг. Сейчас чиновники, к счастью, отказались от позиции, которую мы упомянули выше. И считают что для учета расходов по аренде достаточно договора аренды, акта приема-передачи имущества, счетов и платежных поручений (письмо Минфина России от 09.11.06 № 03-03-04/1/742). С этой точкой зрения согласны и в налоговом ведомстве (письмо ФНС России от 05.09.05 № 02-1-07/81). И ожидать серьезных осложнений от того, что чиновники вновь изменят свою точку зрения не приходится. Ведь на самом деле аренда не является услугой ни в гражданском ни в налоговом праве. В ГК РФ договоры аренды и возмездного оказания услуг регулируются разными и не связанными друг с другом главами. А в налоговом кодексе термин аренда не подпадает под определение услуги для целей налогообложения п. 5 ст. 38 НК РФ): деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются
в процессе ее осуществления. При аренде потребности арендатора удовлетворяются за счет пользования чужой вещью (материальным объектом), а не за счет деятельности арендодателя.
— документ, заключаемый между заказчиком и исполнителем. Его оформление необходимо во всех случаях, когда производится передача выполненных по договору объектов от исполнителя к заказчику.
Заключение подобного акта — важный момент деловых отношений, поскольку с его помощью обосновываются затраты заказчика на произведенные работы, а также определяется качество выполненных работ и их соответствие определенным требованиям.
В акте приемки выполненных работ указываются все пункты, оговоренные устно
Исходя из постановлений ГК РФ, подрядчик и заказчик должны совместно осмотреть принятый к исполнению объект. В случае наличия различных недочетов, изъянов и других несоответствий в принимаемой работе, заказчик должен сообщить об этом исполнителю.
Также эти замечания подлежат отметке в акте выполненных работ. Устранение всех выявленных в этом случае недостатков возлагается на исполнителя.
Как составляется акт сдачи-приемки выполненных работ, вы можете узнать и из видеоматериала:
Должен в обязательном порядке завершаться подписанием акта обоими сторонами . Акт выполненных работ (оказанных услуг) завершает договорные отношения между сторонами и свидетельствует о соответствии результата работы . В противном случае отсутствие подписанного акта может служить основанием для контрагента по договору обратиться с иском в суд на организацию. Иск может быть подан на неудовлетворительное качество работы или услуги. Также в исковых требованиях вторая сторона по договору может указать на неисполнение работы. Несмотря на то, что организация в полном объеме выполнила работы по договору, иск может быть удовлетворен судом .
Требования к акту выполненных работ
Существуют основные требования к акту выполненных работ , которые являются обязательными. Главное указать:
- наименование работ,
- объем,
- указать конкретную дату выполнения.
Акт необходимо составить и предъявить своему контрагенту на подпись в определенные договором сроки. Лучше, если вы укажете стоимость выполненных работ - в дальнейшем это избавит вас от проведения различных экспертиз. Подобные экспертные заключения могут понадобиться для взыскания денежных средств в судебном порядке.
В том случае, если вторая сторона по договору по неизвестным причинам уклоняется от подписания акта выполненных работ, необходимо направить акты почтой ценным письмом с уведомлением. Акты направляются в двух экземплярах с сопроводительным письмом, в котором вы уведомляете вторую сторону о выполненной работе. Кроме того, в письме необходимо указать просьбу направить в ваш адрес, подписанный второй экземпляр акта . Это будет являться достаточным доказательством своевременного уведомления о выполненных работах и направлении актов с вашей стороны.
В актах также необходимо указать, что в случае несогласия с актами, в ваш адрес необходимо направить письменное мотивированное указание недостатков . В противном случае акты могут считаться принятыми с момента получения вашими контрагентами в течение десяти дней. Срок может быть больше или меньше десяти дней. Однако необходимо, чтобы данные условия сдачи-приемки выполненных работ были указаны в договоре.
Обязателен ли акт выполненных работ
Безусловно, далеко не все сделки оформляются письменно. Некоторые сделки не требуют письменного оформления . Например, такие как:
- купля-продажа товара;
- предоставление платной услуги (парикмахерские и другие бытовые услуги);
- доставка товара;
- услуги нотариуса;
- и т.д.
При оказании вышеперечисленных услуг оформляются документы, но только свидетельствующие о получении денежных средств и наименовании товара . Для таких видов услуг ответ на вопрос обязателен ли акт выполненных работ, очевиден. Для них не требуется письменного отношений и не требуется оформлять акт. Все претензии по таким услугам могут быть рассмотрены в рамках закона о .
Возможные злоупотребления при оформлении акта выполненных работ
Каждая из сторон в договоре, являясь участником гражданского оборота, старается максимально соблюдать свои интересы. Однако имеется масса примеров, когда юридически подкованная сторона, злоупотребляет правом. Такая ситуация возможна при неумелом или неграмотном составлении акта . Как раз в такой ситуации на вопрос обязателен ли акт выполненных работ по договору, ответ должен быть положительным. Например, указанная стоимость работ выше, чем на самом деле. Особенно такая ситуация касается работ, сумма на выполнение которых не указана в договоре, а оплачивается по фактическому исполнению .
Указанные выше требования к акту выполненных работ достаточно общие. Каждый договор требует к себе отдельного внимания юристов . Для того чтобы обезопасить свою организацию от подобных злоупотреблений, необходимо за сопровождением обращаться к специалистам.