Что означает упд. Универсальный передаточный документ: нюансы применения
Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ. Он совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички, позволит существенно сократить документооборот. О том, как использовать новую форму на практике, мы расскажем в этой статье. Пользователи 1С:ИТС ПРОФ могут также ознакомиться с видеозаписью 1С:Лектория от 31.10.2013.
Для чего был разработан универсальный передаточный документ
Статья актуализирована 14.06.2018г.
Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.
Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).
При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы "1С".
В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.
Зачем нужен УПД
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:
- Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
- Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:
- Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами , оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
- Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).
Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
- подписи лиц вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).
В каких случаях можно использовать УПД
УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
- отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача имущественных прав;
- отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).
УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.
Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Что включает в себя УПД
Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).
Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:
- наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
- дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
- наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
- содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
- наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя;
- подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя.
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус . Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
- в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
- в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).
Как заполнить дату УПД
- строка (1) - дата составления документа;
- строка - дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности - непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;
2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;
3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.
Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.
Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;
2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;
3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.
Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Наименование экономического субъекта и печать
Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.
В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.
Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.
Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно
В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:
- Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
- Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
- В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.
- В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
- Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
- В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.
Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ . Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.
Как исправить УПД в "1С:Бухгалтерии 8"
Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах . Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.
Корректировка реализации и УПД
В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ - дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.
Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:
- существенно сократить количество документов;
- сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
- оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.
УПД – универсальный передаточный документ – рекомендованная «первичка», которая сокращает документооборот. Но оформлять этот документ можно не всегда. Рассмотрим особые случаи.
Читайте в статье:
УПД: что это такое
Универсальный передаточный документ уникален тем, что подтверждает и отгрузку для получения вычетов по НДС, и расходы для целей бухучета и налогообложения. Такая возможность обусловлена тем, что этот бланк объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ.
Универсальный передаточный документ
Форма УПД не обязательна для фирм и предпринимателей, они могут оформлять одновременно разные бланки.
1. Традиционный счет-фактуру – в подтверждение отгрузки для целей НДС;
2. Передаточную «первичку» – в подтверждение отгрузки продукции, товаров, передачи имущественных прав, результатов работ или услуг.
Если же организация или ИП захотят сократить документооборот, то УПД позволит им:
- подтвердить обоснованность вычета НДС;
- обосновать отражение операции в бухучете;
- подтвердить факт несения расходов для целей налогообложения, в том числе по налогу на прибыль, УСН и ЕСХН.
Какие документы заменяет УПД
УПД – это своего рода универсальный передаточный акт. Он заменяет одновременно счет-фактуру и передаточную «первичку», а именно:
- акт передачи основных средств, в том числе унифицированный - по форме № ОС-1;
- накладную на товары, в том числе типовую – по форме № ТОРГ-12;
- товарный раздел ТТН, в том числе унифицированной – по форме № 1-Т;
- накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе типовую – по форме № М-15.
Использовать универсальный передаточный документ можно:
- или как комплексный бланк по НДС и расходам – со статусом 1;
- или как передаточную «первичку» - со статусом 2.
В зависимости от способа применения УПД заполняют по-разному.
Счет фактура или УПД
Ответ на вопрос «УПД или счет фактура» подтверждает преимущества любого решения фирмы или предпринимателя. Ведь применение УПД не препятствует организации или ИП составлять счета-фактуры. Подробнее об этом читайте в таблице.
Таблица. УПД или счет фактура
Заменив счета-фактуры и передаточную «первичку» на УПД, фирма или предприниматель получают сразу несколько преимуществ.
1. Уменьшается число бумаг по сделкам с контрагентами.
2. Сокращается количество документов, интересующих налоговиков.
3. Снижаются финансовые и трудовые затраты на ведение документооборота, включая оформление, хранение, учет и уничтожение бумаг.
4. Отсутствуют проблемы с подтверждением расходов и НДС-вычета.
Универсальный передаточный документ: когда можно применять
Чтобы перейти на УПД, фирме или предпринимателю придется выполнить четыре основных действия.
Шаг 1. Оформить применение УПД в рамках учетной политики, закрепив в ней:
- решение применять УПД с отказом от использования счетов-фактур;
- утвержденный руководителем бланк УПД;
- ситуации и случаи, когда составляется УПД.
Шаг 2. Изменить шаблоны договоров с контрагентами.
В тексте договора желательно согласовать, как стороны используют УПД – как передаточную «первичку» или как комплексный бланк, сочетающий в себе «первичку» и счет-фактуру. Текст соглашения может быть таким:
«Исполнитель выставляет Заказчику универсальный передаточный документ по форме из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 – как первичный документ в подтверждение отгрузки и как счет-фактуру для подтверждения права на вычет НДС».
- Скачать пример оформления допсоглашения о применении УПД .
Шаг 3. Контролировать актуальность универсального передаточного документа.
Бланк УПД приходится менять по мере корректировки бланка стандартного счета-фактуры. Так как УПД разрешено дополнять любыми реквизитами, в случае внесения изменений в бланк счета-фактуры передаточный документ нужно привести в соответствие с новшествами.
Шаг 4. Не применять УПД при авансах для:
- вычета НДС при уплате аванса;
- начисления НДС при получении аванса;
- вычета НДС, начисленного при получении аванса;
- восстановления НДС, заявленного к вычету при уплате аванса.
УПД статус 1
Указав статус «1», можно использовать универсальный передаточный документ как комплексный бланк, заменяющий одновременно:
- счет-фактуру в обоснование вычета НДС;
- передаточную «первичку» в обоснование бухгалтерских и налоговых расходов.
В этом случае придется заполнить все поля бланка УПД.
УПД статус 2 образец
Указав статус «2», использовать универсальный передаточный документ можно только как передаточную «первичку». В нем не нужно заполнять поля для счета-фактуры – строку 7 и графы 6, 7, 10, 10а и 11.
Такой бланк подойдет:
- неплательщикам НДС, в том числе фирмам и предпринимателям, работающим на спецрежимах;
- плательщикам НДС при отгрузках и реализации вне территории России.
Вложенные файлы
- Бланк УПД.xls
- Пример заполнения УПД со статусом 1.doc
- Пример заполнения УПД со статусом 2.doc
- Пример заполнения УПД, выставленного обособленному подразделению.doc
- Пример заполнения УПД, полученного от обособленного подразделения.doc
- Бланк дополнительного соглашения о применении УПД.doc
- Пример оформления дополнительного соглашения о применении УПД.doc
Компании все чаще переходят от первички и счетов-фактур к универсальному передаточному документу, но возникают сложности с заполнением УПД. Образцы заполнения УПД в различных ситуациях - в этой статье.
В статье образцы заполнения УПД вместо:
- ТОРГ-12 и счета-фактуры
- накладной
- акта и счета-фактуры
- акта выполненных работ
УПД вместо накладной и счета-фактуры
Чаще всего компании используют универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 1. В таком случае документ заменяет счет-фактуру и первичку. Например, накладную. В нем надо заполнить обязательные реквизиты обоих заменяемых докумнтов.
Образец заполнения УПД, заменяющий ТОРГ-12 и счет-фактуру
Никто не запрещает использовать универсальный передаточный документ только как первичку. В частности, вместо ТОРГ-12. Использовать бланк таким образом удобно компаниям на упрощенке. Главное, не выделять в нем ставку НДС и сумму налога. В окошке со статусом документа надо поставить 2.
Образец заполнения УПД, заменяющий накладную
Универсальный документ в работе могут использовать не только компании, которые отгружают товар. Он также подходит и организациям, которые оказывают услуги и выполняют работы. В таком случае документ будет заменять акт и счет-фактуру. В заполнении есть свои особенности. В частности, надо поставить прочерки в строках "Грузоотправитель и его адрес" и "Грузополучатель и его адрес". Заполнить графы 2 и 2а, а также 3 и 4 нужно, если одновременно выполняются два условия. Во-первых, в договоре записана цена за единицу измерения. Например, за цена за укладку кафеля указана за квадратный метр. Во-вторых, такая единица изменения есть в разделе 1 или 2 классификатора ОК 015-94 (МК 002-97). В остальных случаях в графах поставьте прочерки (письмо Минфина России от 02.02.2016 № 03-07-09/4701).
Образец заполнения УПД, заменяющий акт и счет-фактуру
УПД вместо акта выполненных работ
Данный документ может заменять только акт. Статус такого бланка - 2. В рамке, обведенной жирной чертой, заполните информацию о заказчике и исполнителе. Остальную часть заполните так же, как и первичку. Стоимость товара записывайте без НДС.
С 2013 года после вступления в силу нового закона о бухгалтерском учете правила составления первичных документов изменились. Теперь по общему правилу форму первичного документа определяет сама компания или предприниматель. При этом обязательным требованием к такому документа является наличие всех необходимых реквизитов, установленных законом. После появления таких правил стало возможным появление новых форм первичных документов. Широкое применение получил универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта выполненных работ, услуг и счетов-фактур.
Универсальный передаточный документ: официальная форма
Официальная форма УПД разработана ФНС России и содержит все необходимые реквизиты первичного документа, установленные Законом о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Она и рекомендации по ее заполнению доведены Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 .
Официальная форма содержит в себе сведения, необходимые для счета-фактуры и для первичных учетных документов, поэтому может применяться в качестве их полноценной замены. Компании, которые перешли на применение УПД, могут спокойно выдавать их вместо товарных накладных, актов приемки выполнения работ, оказания услуг и счетов-фактур. При условии, что все необходимые показатели УПД заполнены правильно, никаких осложнений с налоговыми органами при принятии этих документов в качестве подтверждающих возникнуть не должно. На основании УПД должны предоставляться и вычеты по НДС, и учитываться расходы для целей налогообложения прибыли.
Оформление УПД вместо товарной накладной
Выдача УПД вместо товарной накладной может происходить двумя способами:
- В УПД отражаются показатели товарной накладной и счета-фактуры.
- В УПД отражаются показатели только товарной накладной, а счет-фактура выставляется отдельно (УПД - накладная).
В первом случае передаточный документ выполняет обе функции: и роль счета-фактуры, и роль первичного документа. Во втором УПД - это только первичный документ. В официальной форме для указания вида УПД предусмотрено специальное поле - «статус», в котором проставляется цифра «1» для первого случая и цифра «2» — для второго.
В зависимости от вида (статуса) передаточного документа по-разному заполняются его графы и строки. Как первичный документ УПД должен содержать информацию о:
- наименовании товара,
- единице измерения товара,
- количестве товара,
- стоимости товара,
- валюте,
- сведения о продавце и покупателе,
- название и дату документа,
- ФИО, должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию и ответственных за ее оформление.
Часть этих показателей заносится в УПД в раздел для счета-фактуры, который обрамляется черной рамкой. Графы и строки в этой рамке изменять не допускается. Это требование установлено п. 9 Приложения № 1 , утвержденного Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011, согласно которому форма счета-фактуры должна оставаться неизменной.
Что же касается других показателей, то они могут меняться и дополняться. Хозяйствующие субъекты по своему усмотрению могут вносить в официальную форму новые графы и строки (при условии сохранения формы счета-фактуры в УПД) либо исключать и изменять имеющиеся.
Универсальный передаточный документ (УПД) - документ, применяемый при расчетах по НДС. УПД может использоваться как первичный документ, вместо первичных документов по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) и как счет-фактура.
Универсальный передаточный документ часто называют сокращенно - УПД.
Комментарий
Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой документ, объединяющий в себе и накладную, на передачу товаров. Передача товаров (работ, услуг) другим лицам в связи с реализацией или дарением оформляется первичными документами по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН). Кроме того, налогоплательщик составляет счет фактуру - документ, применяемый по НДС (определен главой 21 НК РФ).
Чтобы упростить налоговый учет, ФНС России разработала форму первичного документа, который может составляться вместо указанных двух типов документов. Этот документ называется Универсальный передаточный документ (УПД) и утвержден Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.
Отмечается, что применение УПД является добровольным. Налогоплательщик вправе применять и другие передаточные документы, но тогда ему следует составлять и счет фактуру.
В случае применение УПД, его порядок и сроки составления регулируются соответствующими правилами для счетов фактур (глава 21 НК РФ).
Форма УПД состоит из двух частей:
Первая часть содержит данные, соответствующие счету фактуре.
Вторая часть содержит данные, соответствующие накладной на передачу товаров.
Непосредственно УПД не упоминается в тексте НК РФ. Но с 1 января 2015 года появились правовые основания для применения этого документа. Так, был добавлен п. 9 в Правила заполнения счета-фактуры (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137), который определяет:
"Налогоплательщик вправе указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137".
Пункт 9 введен Постановлением Правительства РФ от 29.11.2014 N 1279.
Формат электронного УПД утвержден Приказом Федеральной налоговой службы от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ "Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме".
Универсальный корректировочный документ
НК РФ предусматривает применение в случаях, если стороны меняют стоимость или количество поставляемого товара. ФНС России разработало аналогичный документ для УПД - универсальный корректировочный документ (УКД). Форма УКД утверждена Письмом ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@ "О корректировке универсального передаточного документа".
Нормативные акты
Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ)
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"
Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры".