Акт приема передачи бухгалтерских документов образец рк. Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:
- Первичные.
- Учетные регистры.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Классификация
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и обычные.
В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичные документы
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Учетные регистры
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
- в специальных книгах (журналах);
- на отдельных листах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
- непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.
Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Ответственность бухгалтера
Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:
- бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
- учетную политику и локальные нормативные акты;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
- переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).
Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.
Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.
За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность. Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение.
Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг - перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг - должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность. В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.
Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи. Наличие всех положенных реквизитов , а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.
Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета. В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.
Читайте также по теме:
В каких случаях применяется акт приема-передачи
Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи:
передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому;
перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое);
сдача документов на хранение в архив;
передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.
Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.
Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае.
Оформление архивного хранения
Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами. Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи.
Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.
Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы
Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются. В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив . Государственная система делопроизводства регламентируется своими собственными стандартами, соблюдение которых обязательно при оформлении ликвидации фирмы.
В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.
Оформление смены руководства или учредителя
Этап №1.
В случае смены руководства или учредителя предприятия вся числящаяся за ним документация должна быть передана новым должностным лицам. Прежде всего, это учредительные документы компании и печать. Процедура приема и передачи проводится в присутствии специально созданной комиссии.
Этап №2.
В том случае, если новый руководитель фирмы уже назначен, то вся документация передается ему, если же нового руководителя пока нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию по приему и передаче.
Оформление увольнения должностного лица
Данный случай является самым распространенным и его оформление обычно не вызывает затруднений. Перед увольнением должностное лицо, ответственное за хранение бумаг, составляет акт приема-передачи, который подписывается им самим и новым должностным лицом.
Оформление передачи конкурсному управляющему
Арбитражный управляющий принимает и ведет дела организации в случае оформления процедуры банкротства. Он осуществляет все операции по работе с деловыми бумагами фирмы вплоть до ее полного закрытия. После этого документация компании передается на государственное хранение в соответствующем архивном учреждении.
Форма акта приема-передачи документов
Правила составления
Этап №1.
Процедура передачи документов осуществляется при обязательном присутствии как передающего, так и принимающего должностного лица. Если данная процедура предполагают наличие специальной комиссии, то обязательно должны присутствовать все ее члены.
Этап №2.
Каждая бумага должна быть проверена на полноту и правильность оформления и зафиксирована в акте. Принимающая сторона должна произвести подсчет всех единиц передаваемого пакета документации. В том случае, если имеется в наличие комиссия, то подсчет осуществляют ее члены.
Порядок оформления
На законодательном уровне не закреплен единый стандарт оформления акта приема-передачи. Это означает, что каждая компания может оформлять его по-своему. Однако ряд пунктов этот документ должен содержать в обязательном порядке:
Наименование компании.
Название документа.
Место составления, дата.
Преамбула содержит информацию о лице, сдающем документы и лице, осуществляющих их прием, а также список лиц, входящих в состав комиссии, если таковая была создана.
Основная часть акта содержит перечень всех документов и сведения об их количестве.
Подписи всех лиц, участвующих в процедуре.
Сам текст акта может быть составлен в процессе осуществления ручного подсчета бумаг. Другой вариант - сначала готовится черновик, в нем дается список всех единиц подсчета, а уже потом указывается их число, документ перепечатывается и его подписывают обе стороны и все участники комиссии.
Структура и содержание
Как правило, акт составляется на фирменном бланке компании , где уже указано ее полное наименование. Далее следует подробное название документа, например, "Акт приема-передачи документов юридического отдела".
Следующим пунктом указывается место проведения процедуры и дата составления акта. Далее перечисляются все лица, принимающие участие в передаче, а потом - общий перечень передаваемых документов.
Удобнее всего оформить данный перечень в виде таблицы:
Оформление бумаг, подлежащих передаче
Существующие правила делопроизводства регламентируют порядок подготовки и оформления бумаг, подлежащих передаче. Законченные и закрытые дела должны быть прошиты и пронумерованы. Первой страницей такого дела является опись всех документов, входящих в папку.
Незаконченные дела должны быть разложены по папкам, в которых бумаги организуются в хронологическом порядке. Если это предусмотрено правилами, то бумаги должны быть снабжены необходимыми реквизитами: датой и регистрационным номером.
Прием и передача бухгалтерских документов
Для обеспечения надлежащего порядка приема и передачи бухгалтерских документов необходимо иметь точный перечень всех бумаг, имеющихся в наличии.
Согласно общему правило, такой перечень содержится в номенклатуре дел предприятия или прописывается в его учетной политике.
При осуществлении передачи бухгалтерской документации, необходимо сразу определить, входят ли в ее состав бланки строгой отчетности. В силу того, что данный вид бумаг является материальной ценностью, факт их передачи лучше всего оформить отдельным актом. Важно при этом, чтобы в данной процедуре принимала участие специально созданная комиссия.
Кадровые документы при подготовке к передаче удобнее всего группировать по видам и срокам хранения. Например, все бумаги, которые должны храниться более 75 лет, должны быть собраны в один блок, а все остальные - в другой.
В целях оптимизации дальнейшей работы, можно отдельно сгруппировать все бумаги, которые в дальнейшем будут уничтожены. Например, приказы по кадровой работе хранятся от трех до пяти лет. Их передачу можно оформить отдельным актом. Также отдельным актом оформляются передаваемые чистые бланки трудовых книжек.
Особого внимания требует осуществление передачи учредительных документов, поскольку они являются основными документами компании.
Передачу гербовой печати компании можно также оформить отдельным актом.
Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.
Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.
Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.
Акт приема-передачи документов: основные моменты
Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты :
- Наименование, дата и место оформления данного акта
- Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
- Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
- Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
- Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
- Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.
Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.
Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?
Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.
Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.
Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.
Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:
- обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
- оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
- разделить зоны ответственности;
- стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.
Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.
Процесс передачи дел
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:
- регистрации приказа, изданного для передачи дел;
- полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
- проверки ведения учета;
- выполнения непосредствено передачи дел;
- составления и подписания акта.
Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Пример документа.
Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.
В акте обязательно указывается:
- наименование компании;
- вид и название документа;
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- перечень приложенных документов.
Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.
Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.
Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:
- системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
- учета движения денежных потоков;
- учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
- учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
- отчетов, переданных в налоговую службу;
- расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
- состояния амортизации имущества и др.
Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.
Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.
Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.
Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.
После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.
Какие сведения указываются в документе?
Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.
Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?
Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.
Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:
Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):
- учетную политику;
- бух. отчетность;
- налоговую отчетность;
- фондовые отчисления;
- акты выполненных работ и услуг;
- акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
- инвентаризационные описи;
- первичные учетные бумаги;
- договора с поставщиками, подрядчиками и пр.
Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.
Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.
Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.
Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.
Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.
Как оформить передачу дел главным бухгалтером:
Состояние амортизируемого имущества
Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.
Сведения об учете материалов
Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.
Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.
Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.
Информация о расчете работников
Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.
Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.
Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.
Перечень папок по описи
Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи
, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.
Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.
Остатки по проверенным счетам
Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.
Список отсутствующих бумаг
Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.
Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.
Ещё один весьма важный нюанс
Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.
Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.
Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.