Возможна ли отправка трудовой книжки по почте? Как правильно отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику Как выслать трудовую книжку работнику.
Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.
В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.
В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?
Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:
- нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
- увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
- при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
- в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.
Как правильно отправить?
Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:
- отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
- направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
- даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.
Читайте также: Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец
Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение
Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.
Форма заявления
Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:
- Ф. И. О. работника;
- название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
- название документа – уведомление;
- сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
- дата составления;
- собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.
Как написать?
Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.
Согласие на отправление
Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.
Читайте также: Оформление дубликата трудовой книжки: порядок заполнения в 2019 году
Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:
- вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
- отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
- при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.
Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:
- составляется уведомление и подписывается работником;
- передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
- документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
- при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.
Как забрать из другого города?
Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:
- направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
- выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Вопрос Можно ли направить работнику (при наличии его согласии) трудовую книжку экспресс-почтой или с курьерской службой доставки? Или мы должны пользоваться только услугами «Почты России»? Ответ Действительно, с письменного согласия сотрудника работодатель вправе отправить ему трудовую книжку почтой по указанному адресу (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В законодательстве отсутствует указание на то, что пересылка трудовой книжки в обязательном порядке производится посредством «Почты России». Таким образом, если работодатель уверен в надежности тех или иных почтовых компаний, он вправе воспользоваться их услугами для пересылки трудовой книжки экс-сотруднику.
Отправка трудовой книжки экспресс-почтой
Если работник не отвечает на звонки, то необходимо в кратчайший срок явиться на почту и оформить отправку документа на адрес бывшего работника. Хранить книгу у себя на предприятии после увольнения человека строго не рекомендуется, так как недобросовестные люди могут подать на вас в суд за незаконное удержание документации. Оставлять данный документ можно лишь в том случае, когда посылка вернулась обратно, и в уведомлении сказано, что гражданин по данному адресу больше не проживает.
Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте Читайте по теме в электронном журнале Нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте? Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства.
Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?
Добрый день! Уволился по собственному желанию! Отправил работодателю письмо с заявлением на согласие выслать мою трудовую через почтовое отправление, не получив ответа, позвонил, сказали что не получали, отправил после этого еще два, опять без ответа, наконец отправил через частную курьерскую службу, они до сих пор говорят что не получали, хотя их специалист расписался в документах курьера о получении!! Имеют ли они право не отправлять?? Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:
- Нужно ли согасие работника на отправление трудовой книжки по почте
- Как написать сопроводительное письмо при отправлении трудовой книжки уволенного по статье?
Ответы юристов (1)
- Все услуги юристов в Москве Оспаривание записей в трудовой книжке Москва от 15000 руб.
Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении
Важно
Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье. Работник уволился: как выдать трудовую книжку Кто кого и о чем информирует Как отправлять трудовую книжку по почте Итоги Работник уволился: как выдать трудовую книжку Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст.
84.1 ТК РФ):
- при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
- если он отказался ее получать.
Неполученную трудовую книжку нельзя:
- сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
- доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.
Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия.
Как отправить трудовую книжку по почте?
Внимание
Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
- Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
- Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
- Оформить письмо с уведомлением (заказное).
В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?
Например:
- работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
- Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
- Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
- В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.
При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа, невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ, которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день. Статья 62.
Трудовая книжка по почте
- трудовую книжку;
- копию приказа об увольнении;
- справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
- справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.
О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее. Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье «Справка о заработной плате - образец и бланк в 2017 году». Как отправлять трудовую книжку по почте После получения заявления работодатель:
- отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
- оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).
Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.
Отправление трудовой книжки по почте
Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.
Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку. Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:
- Храните книжку до востребования.
Какие - узнайте из следующего раздела. Кто кого и о чем информирует Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:
- о необходимости забрать документ;
- возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.
Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой. Пример Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы.
Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н.
Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой
Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку. Такая обязанность должна быть исполнена в течение трех дней со дня соответствующего обращения. Рассмотрев ситуацию со стороны работодателя, посмотрим на нее с другой стороны данных правоотношений, а именно со стороны уволенного работника. Как забрать трудовую книжку по почте? Работник, желающий получить трудовую книжку по почте, имеет право обратиться к работодателю с соответствующей просьбой. Отметим, что образец заявления на возврат трудовой книжки по почте законодательством не предусмотрен.
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.