Система евфрат 97 является продуктом. Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum
Юлия Кривоблоцкая
При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.
Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.
Организация работы в системе
По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.
В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.
Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.
Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.
Окно просмотра документа
Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.
Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.
Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.
К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.
При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.
Создание поручений и согласований по документу
После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.
Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".
Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"
В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.
Модули системы
Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.
С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.
ЕВФРАТ- Документооборот
Юлия Кривоблоцкая
При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.
Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.
Организация работы в системе
По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.
В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.
Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.
Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.
Окно просмотра документа
Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.
Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.
Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.
К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.
При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.
Создание поручений и согласований по документу
После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.
Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".
Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"
В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.
Модули системы
Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.
С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.
Модуль "Дизайнер маршрутов". Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.
Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.
Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль "Архивариус".
Установка системы
Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу "ЕВФРАТ-Документооборот", администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.
Опыт внедрения системы
Молодая компания "Плюс Телеком" существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании "Плюс Телеком" Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:
Решение о внедрении СЭД в "Плюс Телеком" было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.
Компания "Плюс Телеком" использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно "инициатива сверху" дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.
Игорь Дашкин:
Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.
Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.
Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании "Плюс Телеком". Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.
Поскольку "Плюс Телеком" имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.
Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.
Система "ЕВФРАТ-Документооборот" показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.
1. Общая информация
Тип: Системы автоматизации документооборота
Разработчик: Cognitive Technologies
Лицензия: Проприетарная
Размер дистрибутива: 350 Мбайт
2. Основные модули и архитектура
Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
- АРМ «Пользователь»
- рабочее место для доступа к системе; АРМ «Администратор»
- рабочее место настройки и администрирования системы; модуль «Графический дизайнер маршрутов»
- инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; модуль «Дизайнер форм»
- средство настройки регистрационно-контрольных карточек; модуль «Менеджер журналов и отчетов»
- инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий
пользователей; модуль «Почтовый клиент»
- средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:
- APM «Архивариус»
- рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов; ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер
- средство организации полнофункционального доступа к системе через Интернет.
Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
3. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:
· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
Регистрация нового документа на основе существующего;
Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· ведение номенклатуры дел;
· сканирование и распознавание документов:
Поддержка потокового сканирования;
Распознавание «на лету» (Drag&Recog);
· работа со словарями и справочниками:
Поддержка иерархических словарей и справочников;
· постановка документов на контроль:
Назначение контролера и ответственного по документу;
· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка :
Сохранение поисковых запросов;
Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
· подготовка и печать журналов и отчетов:
Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
§ экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
4. Возможности 14 версии системы
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:
Бизнес-ориентированный интерфейс
В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.
Новые возможности анализа информации
В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.
Интеграция с 1С
В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.
Настраиваемая структура пользовательских и общих папок
В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.
Бизнес-роль «Администратор документооборота»
«Администратор документооборота» - новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.
Поддержка версионности документов
В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.
Работа с проектами документов
Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.
Тесная интеграция с MS Office и Проводником MS Windows
В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.
Монитор безопасности
Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Развитие подсистемы Workflow
В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.
С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.
Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту
В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.
Работа под управлением Windows Vista
Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.
Новая стандартная конфигурация системы
В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).
5. Преимущества
- Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
не требуется наличия дополнительного программного обеспечения . В отличие от других программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки. Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition). Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании. Наличие в системе встроенного инструментария («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов») для адаптации системы под требования организации. В системе реализована функциональность для работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow. Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»). Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста. Наличие в системе встроенного генератора отчётов. Наличие в системе подсистемы обмена документами для работы в территориально-распределённых организациях. Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира. Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи. Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей». Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование. Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
.
Интеграция с приложениями - MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».
Использованная литература«ЕВФРАТ» - система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies . Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.
В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).
В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:
- Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
- API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
- API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.
В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.
Есть демоверсия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15
Описание и возможности
ЕВФРАТ - система электронного документооборота корпоративного уровня.
Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.
Архитектура системы
Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки - НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.
Модули
Система ЕВФРАТ состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.
Базовые модули:
- АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
- Модуль «Настройка ЭЦП» - средства настройки ЭЦП;
- Модуль «Монитор безопасности» - средство протоколирования действий пользователей;
- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
- Подсистема "Автообоаботка документов и событий" - позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инциировать создание отчетов и т.д.;
- ЕВФРАТ API - интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.
Дополнительные модули системы:
- «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
- APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
- Подсистема "Понимание документов" - решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей). С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.
- Подсистема "Работа с шаблонами" - позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.
- Подсистема "Автоимпорт документов" - позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.
Ссылки
- ЕВФРАТ - сайт системы
- Cognitive Technologies - сайт разработчика
- «Ordnung uber alles по-шумерски» - обзор системы в журнале «Компьютерра ».
Wikimedia Foundation . 2010 .
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела или локальной организации в целом, так и в рамках территориально- распределенной организации со сложной схемой информационных потоков
Функции системы автоматизация регистрации документов и заданий; осуществление мгновенного поиска информации; контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями; мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов; разграничение прав доступа сотрудников к информации; аналитика и подготовка отчетов
Преимущества системы Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов; Гибкие возможности управления правами доступа; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);
Модули Базовые модули: 1. АРМ «Пользователь»; 2. АРМ «Администратор»; 3. «Графический дизайнер маршрутов»; 4. «Дизайнер форм»; 5. «Менеджер журналов и отчетов» ; 6. Модуль ЭЦП; 7. «Монитор безопасности»; 8. «Почтовый клиент» Дополнительные модули: 1. «Web-сервер»; 2. APM «Архивариус »