Прием на работу. Хранение приказов — несколько нюансов
Оформление новых сотрудников входит в обязанности кадровика. Узнайте, в каком порядке проводить эту процедуру и какие гарантии обязан предоставить новичку работодатель. Пошаговая инструкция и образец приказа о приеме на работу - в статье.
В статье
Скачайте полезный документ
Общие правила оформления нового сотрудника
Трудоустраивать российских граждан можно с 16 лет, иностранцев - только с 18 лет. Привлечь подростка младше 16 лет можно лишь в особых случаях и соблюдением определенных дополнительных условий (ст. 63 ТК РФ). Лиц без гражданства трудоустраивают в том же порядке, что и иностранцы, а граждане РФ, не имеющих постоянной или временной регистрации - без каких-либо ограничений.
Внимание! Порядок приема на работу устанавливается трудовым законодательством, коллективным договором, отраслевыми и локальными нормативными актами. Требования к форме и содержанию трудового договора закреплены главой 10 ТК РФ, а общий порядок его заключения детально расписан в главе 11 ТК РФ.
С чего начинать оформление
Оформление приема на работу начинается с того, что кандидат приносит документы, подтверждающие его личность, профессию, специальность, образование, опыт работы. Перечень документов, которые работодатель вправе запросить, закреплен статьей 65 ТК РФ.
★ Эксперты «Системы Кадры» дадут полный список документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу
Работник, в свою очередь, знакомится с локальными нормативными актами компании. На этом же этапе с ним обсуждают ключевые условия трудоустройства: размер зарплаты, порядок премирования, должностные обязанности и условия на рабочем месте.
Все эти нюансы следует отразить в трудовом договоре - двухстороннем соглашении, подтверждающем наличие трудовых отношений.
Трудовой договор
Прием на работу оформляют в письменном виде. За уклонение от заключения договора работодателя оштрафуют по статье 5.27 КоАП РФ, а отношения, возникшие в такой ситуации, все равно будут расцениваться как трудовые (см. апелляционные определения Московского городского суда №11-24141 от 30.07.2013, Алтайского краевого суда №33-8816/2013 от 12.11.2013). Доказательством их наличия служит фактический допуск сотрудника к выполнению должностных обязанностей.
Внимание! Чтобы не было проблем с законом, заключите с работником письменный договор в течение трех рабочих дней со дня фактического допуска к работе.
Когда допускают временные трудовые отношения
Трудовые отношения бывают постоянными и временными. Трудоустройство на ограниченный срок допускается только при наличии веских причин, перечисленных в статье 59 ТК РФ - например, для выполнения сезонных или ликвидационных работ, стажировки, производственной практики. Если законного основания для заключения срочного договора нет, принимайте работника в штат на неограниченный срок.
Все существенные условия, будь то ненормированный рабочий день , разъездной характер и другие особенности работы, фиксируйте в трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему, иначе у надзорных органов появятся серьезные претензии к работодателю. Избегайте требований, прямо или косвенно нарушающих права работника - таких как обязательство не устраиваться на работу в конкурирующую фирму после увольнения, возмещение компании затрат на предварительный медосмотр или условие о выплате зарплаты раз в месяц.
Основные юридические гарантии при приеме на работу
Трудовой договор - единственный документ, гарантирующий трудоустройство. До момента заключения договора, работодатель сохраняет за собой право на отказ, если только речь не идет о письменном приглашении на работу в порядке перевода. Это особый случай: если работник уже успел уволиться с предыдущего места работы, в течение месяца с даты увольнения ему нельзя отказать в трудоустройстве (ч. 4 ст. 64 ТК РФ).
★ Гарантийное письмо, составленное в произвольной форме и заверенное работодателем, играет роль дополнительной гарантии при приеме на работу. Хотя законодательством о труде оформление гарантийных писем не предусмотрено, их широко применяют в кадровой практике. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такое письмо
Когда закон запрещает отказывать в приеме на работу
- из-за возраста, национальности и языка, происхождения, имущественного или социального положения, пола, расы, цвета кожи, религиозной принадлежности работника и других обстоятельств, не связанных с его деловыми качествами;
- в связи с беременностью или наличием детей;
- в случае избрания работника на выборную должность или по конкурсу.
Соискатель имеет право знать, почему ему отказали в трудоустройстве, и обратиться в ГИТ или судебные органы, если озвученная причина противоречит законодательным нормам. Правомерным считается только отказ, обусловленный особым характером должности или качествами соискателя, влияющими на рабочий процесс: недостатком образования, низкой квалификацией, отсутствием опыта работы по специальности и т.д.
Внимание! По требованию кандидата работодатель обязан уведомить его в письменной форме о причинах отказа в трудоустройстве. Срок - семь рабочих дней с получения запроса.
Уведомление о причине отказа в трудоустройстве
Чтобы избежать обвинений в дискриминации, постарайтесь вежливо и внятно объяснить кандидату, почему он не принят. Ни в устном общении, ни в письменных ответах на запросы не используйте фразы, которые могут показаться дискриминационными, не аргументируйте отказ семейным положением или возрастом работника. Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как оценить деловые качества соискателя и
Алгоритм приема на работу: пошаговая инструкция для кадровика
Когда все собеседования успешно пройдены, наступает следующий этап - оформление документов, необходимых для официального трудоустройства. Подготовьте все необходимые бумаги, соблюдая сроки и порядок оформления приема на работу.
Действуйте по инструкции:
- Ознакомьтесь с полученными документами
Не требуйте у работника ИНН и другие документы, не предусмотренные статьей 65 ТК РФ. Копии свидетельств о браке или рождении детей, паспортов, дипломов и других личных документов запрашивайте в объеме, необходимом для предоставления положенных по закону гарантий и компенсаций. Не храните документы, содержащие персональные данные, в личных делах, а уничтожайте сразу же после того, как предоставили гарантии (на уничтожение отводится всего 30 календарных дней).
- Получите от работника письменное заявление, если того требует локальный регламент приема на работу
Заявление составляется в свободной форме или по разработанному работодателем шаблону.
- Получите письменное согласие на обработку персональных данных
Без этого документа обработка любых сведений личного характера, кроме необходимых для исполнения трудового договора, считается незаконной, а штрафы за нарушение законодательства о защите персональных данных достигают 75 000 рублей.
- Ознакомьте работника под подпись с ЛНА
К ним относят правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда и другие внутренние регламенты компании, имеющие непосредственное отношение к его работе.
- Заключите трудовой договор
Убедитесь, что внесли в соглашение все обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 ТК РФ, а если заключаете его с профессиональным спортсменом или тренером - еще и условия, перечисленные в статье 348.2 ТК РФ. Укажите должность и оклад в точном соответствии со штатным расписанием. Один экземпляр заверенного трудового договора выдайте работнику.
- Издайте приказ о приеме на работу и присвойте сотруднику табельный номер
Используйте унифицированную форму Т-1 или локально разработанный аналог, а если принимаете в штат сразу нескольких сотрудников - удобную форму Т-1а. Формулировки приказа должны соответствовать трудовому договору, реквизиты которого указываются в графе «Основание». Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись в трехдневный срок после фактического допуска к работе.
- Заполните трудовую книжку
Внесите запись о приеме на работу в соответствии с инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Если работник трудоустраивается впервые, заведите для него трудовую книжку и страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС). Зарегистрируйте полученную от сотрудника трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а впервые оформленную - еще и в приходно-расходной книге бланков (приложение №2 к постановлению Минтруда №69). Чтобы все сделать правильно, используйте от «Системы Кадры».
Внимание! Заполняйте трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего на предприятии больше пяти дней!
- Заведите личную карточку
Используйте форму Т-2 или локальный бланк с дополнительными реквизитами. Сведения вносите на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, медицинской книжки, дипломов, лицензий и других документов, предоставленных работником. Ознакомьте его с записями в личной карточке под подпись.
- Выдайте работнику дополнительные документы
Речь о документах, предусмотренных внутренними правилами компании: памятка новичка, обходной лист, медицинский полис и т.д.
Для некоторых сотрудников предусмотрены дополнительные условия приема на работу. Например, о трудоустройстве бывшего государственного служащего, ранее занимавшего должность из специального перечня и уволившегося менее двух лет назад, следует уведомить его прежнего работодателя по последнему месту службы. Если этого не сделать, компании грозит административная ответственность по статье 19.29 КоАП РФ. А несовершеннолетним нельзя поручать выполнение верхолазных, взрывоопасных, подземных и других видов работ, способных нанести вред физическому или психическому здоровью подростков. Определите, к какой категории относится работник, чтобы учесть все законодательные запреты, требования и ограничения при оформлении трудоустройства.
★ Поскольку законодательство насчитывает десятки разных условий, регулирующих процесс трудоустройства отдельных категорий персонала, даже опытные кадровики порой допускают досадные ошибки. Узнайте, какие правила приема на работу вы нарушаете - в журнале «Кадровое дело» и подсчитайте количество правильных ответов.
Прием на работу - рядовая, но не самая простая процедура. Чтобы у ГИТ не было претензий к работодателю, внимательно оформляйте документы на всех этапах трудоустройства, особенно если принимаете на работу подростка, иностранца или бывшего гражданского служащего. Убедитесь, что сотрудник ознакомился с локальными актами, получил на руки свой экземпляр трудового договора и должностной инструкции. Если нужно, организуйте и оплатите медосмотр, оформите новую трудовую книжку и СНИЛС, заключите договор о полной материальной ответственности.
Штат организации пополняется новыми сотрудниками в связи с расширением или увольнением предыдущего сотрудника. Теперь важно, чтобы отдел кадров и юрист предприятия смогли без ошибок оформить документы для трудоустройства. Основные из них – трудовой договор и приказ о приеме на работу. Любая неточность или досадная ошибка при оформлении сотрудника на работу в будущем грозит привести к неприятным последствиям.
Новый сотрудник считается трудоустроенным, если он прочел приказ о назначении на желаемую должность и расписался в том, что ознакомился с ним.
Для полноценного пакета документов для отдела кадров можно написать заявление о приеме на работу, но это необязательно, ведь такое заявление составляется в свободной форме и, с точки зрения закона, не может считаться основанием для публикации данного приказа.
Внимание! Только трудовое соглашение или контракт, который необходимо составить в двух экземплярах, распечатать в письменном виде и подписать работнику и уполномоченному представителю руководства компании, будет являться основанием и источником для издания такого приказа.
При составлении приказа следует внимательно сверить, правильно ли в нем указаны дата и номер трудового соглашения, его основные положения.
Хотя закон жестко не регламентирует срок, по истечении которого работодателю необходимо выпустить подобное распоряжение о приеме на работу, но в ТК РФ говорится, что у администрации есть три дня с момента подписания контракта, и за это время работодатель обязан предоставить принятому сотруднику приказ о приеме на работу формы Т-1 и ознакомить с ним под роспись.
Такой приказ является весьма важным документом, ведь информация, содержащаяся в нем, впоследствии будет записываться в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Для создания распоряжения о трудоустройстве нового сотрудника чаще всего используется унифицированная форма Т-1.
Какие формы документов применяются?
Если работодатель принимает на работу одного сотрудника, то приказ может оформляться по стандартной унифицированной форме Т-1, разработанной росстатом. При этом не запрещается вносить изменения в форму, дорабатывая ее до своих нужд.
Иногда организация может нанимать на работу группу специалистов одновременно. В такой ситуации для каждого из них можно оформить отдельный приказ по форме Т-1 или одно общее распоряжение о найме нескольких сотрудников в виде таблицы по форме Т-1а.
Внимание! Приказ о приеме сотрудника на штатную должность получает номер и под ним регистрируется в специальной книге учета приказов. При этом срок хранения документа должен быть не менее 75 лет.
Скачать бланк приказа о трудоустройстве
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Скачать 2018 года, заполненный в формате Word
Как правильно составить приказ о приеме на работу?
В тексте приказа должны быть упомянуты все существенные положения, подробно описанные в контракте. Перечислим такие сведения:
- Дата, с которой человек считается работником предприятия. Если с новичком подписывается срочный договор, в приказе обозначается дата увольнения, а также оговариваются условия, при наступлении которых данное трудовое соглашение будет считаться автоматически прекращенным. При заключении бессрочного контракта в столбце “Дата” после строки “Принять на работу” графа “по” должна оставаться пустой.
- Далее вносится код ОКПО организации или индивидуального предпринимателя, порядковый номер приказа и его дату оформления.
- Ф.И.О., взятые из паспорта принятого сотрудника.
- Табельный номер, закрепленный за ним; название подразделения, отдела или цеха, где он будет непосредственно трудиться; наименование должности по штатному расписанию.
- В строке “условия приема на работу, характер предстоящей работы” указывается, будет человек работать постоянно или будет совместителем, перешел ли он переводом из другой организации или замещает сотрудника, который временно отсутствует, если сотрудник принят на работу временно по срочному договору – указывается, для выполнения каких конкретно обязанностей принят сотрудник, и т.д.
- Указывается размер часовой тарифной ставки или должностного оклада, отдельно оговариваются надбавки, если они есть. Эти цифры переносятся в приказ из текста трудового договора и непременно должны соответствовать данным из штатного расписания компании или учреждения.
- Если новичок принят на работу с испытательным сроком, это нужно упомянуть и обязательно указать его продолжительность.
Внимание! Когда факт назначения испытательного срока внесен в приказ, но это не указано в трудовом соглашении, тогда запись о нем в приказе можно признать недействительной.
В графе основания издания приказа необходимо указать сведения о заключенном между сторонами трудовом договоре – его дату составления и номер. В конце документ подписывает директор, а ниже сотрудник должен поставить свою подпись о своем ознакомлении с документом.
Иногда в приказ приходится вносить дополнительную информацию: например, указать данные договора о материальной ответственности, если должность нанятого работника предусматривает подписание такого договора. Если на работу по договору принимают совместителя, в приказе важно указать продолжительность его рабочей недели, по законодательству она не должна быть более четырех часов в день.
Важно! Приказ о трудоустройстве сотрудника может служить при необходимости официальным подтверждением его места работы, должности, которую он занимает, непрерывного стажа на конкретном предприятии и некоторых других фактов, касающихся его биографии.
Дополнительные документы к приказу
Распоряжение о зачислении в штат работника может стать основой для создания целого ряда документов и внесения определенных учетных записей.
ТК РФ обязывает принятого сотрудника прийти на рабочее место в срок, указанный непосредственно в распоряжении, или на следующий день после его издания, если в приказе не указана точная дата начала его трудовой деятельности.
Закон устанавливает время хранения работодателем приказов о приеме на работу до 75 лет.
К ним относятся:
- журнал учета приказов – сюда вносится информация обо всех изданных администрацией фирмы приказах;
- личное дело сотрудника - сюда помещаются все копии документов, касающихся трудовой деятельности конкретного работника. ТК РФ строго обязывает оформлять личные дела на государственных и муниципальных служащих, а коммерческие компании могут делать это для своих сотрудников по желанию;
- личная карточка - обязательна для каждого работающего на предприятии, туда вписываются данные из документов, касающихся его трудовой деятельности;
- трудовая книжка - сюда вносится запись о трудоустройстве с формулировкой из приказа, а его реквизиты указываются как основание для данной записи.
Описанная выше унифицированная форма Т-1 не требует дополнительных пометок о подтверждении согласия сотрудника с предлагаемыми условиями работы, информации о том, прошел ли он инструктаж, если это предусмотрено инструкцией, а также медосмотр и др. Все же такая информация должна быть обозначена, и ее приходится указывать в прилагаемых к приказу листах согласования, подтверждающих прохождение инструктажа, медосмотра и похожих документах.
Можно ли отменить приказ?
А если работник не явился на работу в срок без уважительной причины, руководство имеет право посчитать контракт и приказ о трудоустройстве недействительными и отменить их, издав соответствующе распоряжение.
Но если человек проработал не менее одного дня, а потом по какой-либо причине отказался работать в компании, аннулировать договор и приказ уже нет законной возможности. Тут сотруднику придется написать заявление об увольнении, или разорвать трудовой договор по соглашению сторон.
Если сотрудник официально принимается на работу, работодатель обязан издать соответствующий приказ. Оформить его можно в произвольном виде либо по рекомендованному образцу Т-1. Правила составления в 2019 году и готовые примеры документа можно увидеть ниже.
Образец и правила составления приказа
После принятия решения о трудоустройстве руководство выпускает приказ либо распоряжение. Вне зависимости от используемой формы в документе следует отразить такую информацию:
- Название компании – можно в сокращенном варианте, например ООО «Глория».
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Номер и дата составления документа (обычно нумерация сквозная, с начала года).
- Дата принятия на работу – обычно совпадает с датой издания приказа.
- ФИО и табельный номер сотрудника.
- Структурное подразделение, где он будет работать (при наличии).
- Полное название должности.
- Постоянная или временная работа, основная или по .
- Оклад и надбавка (при наличии) цифрами.
- Срок испытания (при наличии).
- Дата и номер – приказ всегда составляется только после его подписания сотрудником.
- Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) директора компании, филиала или другого уполномоченного лица.
- Подпись сотрудника и дата ознакомления его с текстом приказа.
При составлении приказа о приеме на работу можно ориентироваться на единую форму Т-1, которая является рекомендованной, но не обязательной.
Также можно воспользоваться и другими формами, закрепленными в учетной политике организации – вот пример образца произвольного вида.
Если на работу принимается сразу несколько сотрудников, их можно оформить единым приказом. Для таких случаев предусмотрена форма Т-1а либо также документ свободного образца. При этом внизу нужно оставить достаточное количество места, чтобы каждый трудоустраивающийся поставил свою подпись (можно оформить в виде таблицы).
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Порядок издания приказа о приеме на работу
Основные требования к этому документу следующие:
- Он удостоверяет факт приема сотрудника на работу, поэтому всегда составляется только на основе ранее подписанного трудового договора.
- Содержание этих 2 документов не должны ни в чем противоречить друг другу. Например, если по тексту соглашения работник является совместителем, то в приказе не может быть отметки о том, что работа является основной.
- Работник обязательно знакомится с распоряжением лично и ставит собственноручную подпись и дату. Без этих реквизитов документ не может вступить в силу.
Порядок издания приказа следующий:
- Руководство или другое уполномоченное лицо принимает решение о трудоустройстве конкретного человека или группы лиц.
- В первый рабочий день новые сотрудники должны принести трудовую книжку и весь остальной набор документов.
- В этот же день они подписывают трудовой договор, составленный в 2 одинаковых оригинальных экземплярах.
- Затем в течение 3 рабочих дней с этого момента (либо в тот же день) издается приказ о приеме на работу. За это же время сотрудник должен ознакомиться с бумагой и подписать ее.
Таким образом, уже после подписания трудового договора можно оформлять трудовую книжку, приказ и другие документы – единой последовательности действий нет. Но все процедуры нужно успеть выполнить в 3-дневный срок, за исключением выходных и праздников. Издавать распоряжение еще до приема крайне нежелательно. Лучше подстраховаться на тот случай, когда трудовой договор можно будет аннулировать по упрощенной процедуре в связи с фактическим невыходом на работу.
Документальные основания для приема на работу
Важно понимать, что единственным основанием для составления приказа о приеме на работу является трудовой договор. Таким образом, если лицо сотрудничает с компанией или с индивидуальным предпринимателем, например, на основании , издавать приказ не нужно.
Также основаниями для приема НЕ являются.
Кадровая документация при принятии нового человека в штат компании составляется в соответствии с содержанием приказа о приеме на работу, заполненным по форме Т-1.
Скачать бесплатно бланк и заполненный образец приказа возможно в нижней части статьи.
Для оформления удобно брать типовую унифицированную форму Т-1. Если приёму подлежит более одного человека, то берется бланк Т-1а, который актуален, когда принимается несколько лиц для выполнения однотипной работы или на одну и ту же должность
Унифицированная форма приказа о приеме на работу действует с 03 апр. 2004г. и введена в действие Постановлением №1 от 05.01.04.
Право компании не заполнять типовой бланк Т-1 или Т-1а, а составить свой образец распоряжения. Главное – обеспечить в бланке установленные законом 402-ФЗ (ч.2 ст.9) реквизиты первичной документации. Разработанные бланки и образцы нужно показать в учетной политике. Однако на практике все же чаще всего заполняется унифицированная форма приказа Т-1, содержащий достаточный набор полей для указания требуемых в соответствии с трудовыми законами сведений.
Примеры унифицированных бланков распоряжений Т-1 и Т-1а:
Особенности заполнения указанных документов приведены ниже.
Если распоряжение оформлено не по унифицированной форме, то оно может принимать, например, такой вид (скачать данный образец можно ниже):
Документальным обоснованием для заполнения приказа о приеме на работу служит договор трудового типа, причем не важно какой он – срочный или бессрочный, заключенный на основную работу или по совместительству.
Заявление от работника для заполнения бланка распоряжения не требуется. Некоторые работодатели просят при принятии на работу писать , однако это является исключительно их инициативой, трудовое законодательство того не требует. Подобная просьба работодателя может объясняться особенностями ведения внутреннего документооборота.
В свою очередь, заполненный образец Т-1 выступает обоснованием для составления Т-2 и проведения записи в трудовой.
Если работник принимается на неполный рабочий день (например, на 0.5 ставки), то приказ составляется по .
Если работодатель решает оформлять принятие персонала посредством унифицированной формы Т-1, следует заполнить следующие поля (скачать бесплатно бланк приказа о приеме на работу Т-1 можно в word ниже):
Наименование поля бланка Т-1 |
Заполняемая информация |
Реквизиты фирмы |
Наименование компании работодателя и ОКПО |
Нумерация разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. Номер может включать не только цифры, но и буквы, символы, знаки для удобства учетной деятельности. | |
Дата составления |
День, когда оформлен приказ. Возможно досрочное оформление. |
Принять с |
Дата первого рабочего дня работника, определяется трудовым договором |
Ставится дата завершения трудовых отношений, указывается, если договор носит срочный характер.
Если работник принимается на время замещения, то вместо даты в этой поле бланка формы Т-1 пишется событие, при наступлении которого отношения прекращаются. Данное поле формы Т-1 не заполняется, если договор с работником заключен на неопределенный срок. |
|
Сведения о принимаемом работнике на основании предоставленных им документов. | |
Табельный номер |
Личный персональный номер, присваиваемый работнику при его принятии, номер сохраняется за человеком на протяжении всей его рабочей деятельности. |
Подразделение |
Место, где будет работать вновь принятый сотрудник |
Должность |
Наименование должности, профессии, согласно штатному расписанию |
Условия приема |
Основная или по совместительству |
Зарплата |
Указываются составляющие заработной платы работника. Поле заполняется согласно трудовому договору. |
Испытание |
Обозначается, если соответствующее условие включено в соглашение трудового типа.
Если в трудовом договоре про испытание ничего не говорится, значится данный срок не установлен и поле не заполняется. |
Основание |
Реквизиты трудового соглашение с трудящимся. Заявительная бумага от него о приеме на работу не обязательна. |
Подпись утверждающая |
Утверждает заполненный образец приказа Т-1 руководитель организации |
Подпись ознакомительная |
После утверждения руководителем документ передается принимаемому на работу сотруднику для ознакомления и подписания |
Ознакомление с заполненным и утвержденным распорядительным бланком нужно провести в течение трех дней с первого рабочего дня сотрудника.
Пример приказа о приеме на работу можно скачать бесплатно ниже. Представленный бланк и заполненный образец распоряжения актуальны на 2017 год.
Если сотрудник принимается по совместительству
Распоряжение о принятии по совместительству все равно следует заполнить, можно использовать унифицированный документ. В поле приказа «условия работы» следует указать, что работник принимается по совместительству, при этом не важно внешнее оно или внутреннее.
По законодательству, каждая организация, принимающая нового сотрудника на работу, обязана составить соответствующий приказ. Статья 68 Трудового кодекса гласит, что это распоряжение издается исключительно на основании трудового договора, который организация заключает с новым работником.
Что представляет собой приказ о приеме на работу
Трудовым договором называют письменное соглашение между работником и работодателем, по которому новый сотрудник обязуется выполнять свои обязанности, а организация – платить ему за это заработную плату и обеспечивать всеми необходимыми условиями для работы. Без заключения этого документа, работник не имеет права приступать к выполнению своих обязанностей.
Издается это распоряжение только кадровым органом. Для его составления используются бланки, которые разработал и утвердил Госкомстат России в январе 2004 года.
Обе формы просты в заполнении и не требуют отметки, что новый сотрудник:
- Ознакомился и подтвердил условия работы,
- Прошел медосмотр,
- Был инструктирован.
Важно помнить, что предприятие имеет право разработать собственную форму приказа, который также будет иметь юридическую силу.
Дата создания приказа
Дата создания приказа не должна строго совпадать с датой начала работы. В Трудовом кодексе России точных указаний по этому пункту нет. Одновременно 68 статья данного документа имеет предписание, которое обязывает работника кадровой системы предъявить новому сотруднику приказ под роспись на протяжении первых трех дней с начала фактического выполнения своих обязанностей. С этого можно сделать вывод, что распоряжение о приеме на работу должно быть издано не ранее вступления в силу трудового соглашения и не позже трех дней, как сотрудник начал работать.
Пример
Гражданин Николайчук О.Р. подписал трудовое соглашение 15 марта, в понедельник, а директор компании «Эверест» — в пятницу, 19 марта. 21 марта Николайчук начал работать. В таком случае, максимальный срок издания распоряжения о приеме на работу и подписания его новым сотрудником – четверг, 24 марта.
Статья 62 Трудового кодекса гласит, что работник имеет право потребовать от своего работодателя на протяжении трех дней выдать экземпляр приказа, заверенный по всем юридическим нормам.
На что стоить обратить внимание?
В распоряжении должна быть следующая информация:
- Характер работы. Существует несколько видов:
- Замещение основного сотрудника,
- По совместительству,
- Исполняющий обязанности,
- Постоянный,
- Бессрочный.
Обратите внимание, чтобы в приказе был выбран правильный характер работы. Например, если данная работа — это основное место трудоустройства, то тип работы должен быть указан как постоянный. Срок действия трудового соглашения. Если данная информация не указана, характер труда будет считаться бессрочным.
Если при проверке обнаружилось несоответствие между трудовым договором и приказом, то работник работает на тех условиях, что были указаны в соглашении. Договор имеет большую юридическую силу, чем приказ. Если в будущем условия труда будут изменены, организация должна издать новый приказ о приеме на работу.
В 2015 году вступили в силу поправки в КоАП России, которые предусматривают ужесточенную ответственность работодателя за несоблюдение условий труда. Третий пункт статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф от 10 до 100 тысяч рублей, которые работодатель может заплатить, если неправильно оформит трудовые отношения или вообще будет уклоняться от официального оформления нового сотрудника.
Регламент оформления распоряжения о приеме на работу
Составление и заполнение приказа обязаны выполнять работник кадрового или юридического отдела организации. Распоряжение, заверенное уполномоченным лицом, считается документом личного состава работника, на основе которого будет сделана запись в трудовую книжку. Также оно необходимо для оформления личной карты и открытия персонального счета, на который будет зачисляться заработная плата.
Оформление приказа о приеме на работу требует внесение следующей информации:
Пошаговая инструкция
Наименование предприятия может указываться в письменном печатном виде. Обязательно должно быть полное название, подтвержденное учредительной документацией. Желательно в скобках указывать и сокращенное название. Рядом должна указываться цифровая комбинация 0301001 — код фирмы и ее персональный номер, под которым она зарегистрирована в системе Общероссийского классификатора.
- Информация о занимаемой должности и специальности заполняется в соответствии со штатным расписанием;
- Поле даты приказа делится на две строки. В первой указывается начало действия приказа и заполняется она всегда. На второй строчке указывается дата окончания договора, если таковая имеется;
- Табельный номер присваивается каждому сотруднику и закрепляется за ним на весь срок работы;
ФИО выписываются только из паспорта; - Название подразделения или отдела указывается только в случае, если это отмечено в трудовом соглашении;
- Условия трудоустройства должны отображать реальный характер работы нового сотрудника;
- Пункт об окладе и заработной плате должен содержать цифровые данные;
- Строка с основанием составления распоряжение должна содержать данные подписанного договора о сотрудничестве.
Завершающие действия
После заполнения всех граф, уполномоченное лицо заверяет документ подписью. В конце акта ставится дата его подписания. Номера приказам присваиваются на протяжении года. Как правило, порядковый номер дополняется буквой. Эти данные указываются в специальной форме и прописываются вручную. Далее документ регистрируется в специальном журнале, который заводится в обязательном порядке, при открытии компании.
Трудоустройство группы людей требует оформления группового приказа, только в нем должны быть данные обо всех гражданах, принимаемых на работу.
Хранение приказов — несколько нюансов
Приказ отправляется в одном экземпляре в кадровый отдел. Там он прикрепляется к личному делу сотрудника и хранится семьдесят пять лет. Если кому-то потребуется информация с данного документа, с него снимается ксерокопия.
Выписка
Сотрудник имеет право потребовать заверенную копию приказа. Этот документ может понадобиться для:
- Обращения в центр занятости, социальной службы или банка,
- Оформления пенсионной выплаты старости,
- Внесения отметки в трудовую книжку.
Распоряжение о приеме на работу является очень важным документом, поэтому все стороны, задействованные при его оформлении, должны быть очень внимательными и проверять достоверность вносимой информации.
Заключение:
- Приказ о приеме на работу – обязательный документ, требуемый для официального трудоустройства;
- Содержит в себе всю необходимую информацию об обязанностях работника и работодателя друг перед другом;
- Является основанием для записи в трудовой книжке;
- Влияет на размер рабочего стажа и пенсионных выплат.
Вконтакте