Номенклатурой дел называется. Номенклатура дел от а до я
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ (вместо описи) при сдаче в архив учреждения дел временного хранения (до 10 лет).
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. к. индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.
Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.
Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную).
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия (структурного подразделения).
Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия. Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие.
Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
При составлении конкретных (индивидуальных) номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения.
Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия, например:
Генеральный директор;
Заместитель директора;
Коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы). После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы.
Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
Название вида документа (приказы, контракты, протоколы);
Дата (период), к которому относятся документы дела;
Слова «копия» , если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость. В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения – постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив.
Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:
1. Общие вопросы.
2. Руководство.
2.1. Приказы министерства.
2.2. Приказы ректора университета.
2.3. Отчеты о работе университета.
3. Учебная работа.
3.1. Учебные планы университета.
3.1.1. Годовые учебные планы.
3.1.2. Семестровые учебные планы.
3.2. Расписание занятий.
3.3. Экзаменационные билеты.
4. Бухгалтерия.
4.1. Годовые финансовые отчеты университета.
4.2. Переписка с банком.
5. Хозяйственная работа.
5.1. Смета ремонта аудиторий университета.
5.2. Переписка с поставщиками стройматериалов.
5.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. д.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Дело – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т. д.).
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.
В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов (например, акты, приказы, контракты).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.
2. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
3. В дело включается один экземпляр документа.
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.).
5. В дело формируются, как правило, документы одного года.
6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2005, 02.01.2005 и т. д.), в нумерационной (№ 1, № 2…) или в алфавитной (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов).
Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической.
7. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращают на доработку), подлежащие возврату, черновики, размноженные копии (например, на ксероксе).
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договора) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
На обложке дела оформляют:
Полное название предприятия;
Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
Документационный год;
Количество листов;
Срок хранения.
Образец оформления обложки дела .
Значение и практическая ценность документов предприятия различны.
Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Систематизированному списку видов и категорий документов», содержащему нормативные указания о сроках их хранения.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
Оформление дел;
Описание документов постоянного и долговременного хранения;
Обеспечение их сохранности;
Передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.
Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.
Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.
Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.
Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления), с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.
Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.
Основными функциями этой подсистемы являются:
Организация работы с электронными документами;
Контроль исполнения документов;
Их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Широко известна система Microsof Office for Wi№dows, включающая в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Desig№er, программы обслуживания факс– модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Poi№t и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
Обработку входящей и исходящей информации;
Создание и редактирование электронных документов;
Сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
Хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
Удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.
Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения); при направлении документа в дело.
Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.
Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес., 1 г., 3 г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.
Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел.
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.
Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы:
Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.
Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.
Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
В задачи архива входят:
Прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
Информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
Документы в деле необходимо расположить в хронологической последовательности;
Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;
Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела;
Архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставлялся карандашом).
При зыполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
Название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или сокращенное наименование, принятое официально;
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а так же дела, состоявшие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись (заверительный лист), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.
Форма заверительного листа .
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков.
Форма описи дел долговременного хранения .
На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2002–2004 г.г. – 3дела».
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Форма акта о выделении документов к уничтожению.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно– следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой карточки включается в опись.
Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения.
Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.
Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «КТ», «Секретно» и др.
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. № 188, включает:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
1) разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
2) ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
3) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
4) использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
5) осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ;
Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:
1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;
2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;
3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;
4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. № 1.
Экз. № 1.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:
Экз. № 1. – в адрес;
Экз. № 2 – в дело № 1–7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Движение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» своевременно отражается в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“».
Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».
Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.
На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.
При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.
Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.
В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
В задачи делопроизводства входит:
Оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
Создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
Создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
Создание условий для хранения документов.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел - понятие, сущность и функции
Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
- Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).
Организация эффективного документооборота на предприятии невозможна без формирования соответствующих для него условий. Одним из них выступает номенклатура дел в электронном виде или на бумажных носителях. Если специалиста, чья деятельность связана с документами, попросить: "Назовите виды номенклатуры дел", - то он должен безошибочно назвать их. Дело в том, что такие работники обязаны знать классификацию для того, чтобы быстро ориентироваться в массиве документации.
понятие, виды, содержание, значение
Прежде чем описывать порядок создания, следует разобраться с терминологией. Виды номенклатуры дел представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Они необходимы для оперативного поиска нужных актов. От качества номенклатуры будет зависеть скорость работы с бумагами. Перечни используются для распределения и группировки реализованных актов в папки, закрепления индексации, установления периодов хранения. Они обеспечивают создание справочной картотеки и выступают как источник учетной информации. На практике используются такие , как типовая, примерная, индивидуальная. Предприятие обязано самостоятельно разработать перечень с учетом специфики своей деятельности.
Требования
Учитывая виды номенклатуры дел, их особенности и назначение , нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. При формировании перечней следует:
Общая характеристика
Рассмотрим кратко назначение и виды номенклатуры дел , указанные выше. Индивидуальные перечни разрабатываются для конкретной организации. Они отражают документацию, используемую при повседневной ее деятельности. В одной отрасли, как правило, задействованы предприятия, использующие однотипные акты. Для их унификации и группировки используются типовые и примерные номенклатуры дел. Последние обладают рекомендательным характером. Типовые виды номенклатуры дел являются обязательными. Ими обычно устанавливается единая индексация для предприятий всей отрасли (системы). Типовые и примерные номенклатуры составляются вышестоящими организациями. Они выступают как основа для формирования индивидуальных перечней для конкретных предприятий. Они, в свою очередь, подлежат согласованию с вышестоящими структурами. Виды номенклатуры дел и их оформление находятся в ведении квалифицированных специалистов. Они привлекаются для составления перечней и организации работы с ними. Сформированные номенклатуры должны быть согласованы с канцелярией и архивом предприятия.
Важный момент
Номенклатура дел должна присутствовать на каждом предприятии, вне зависимости от существования типового или примерного перечня. Для организации оптимальным считается разработка сводного документа. В него включаются все подразделений. Сводный перечень согласовывается с соответствующим архивом. После его утверждения руководителем в структурные подразделения передаются выписки разделов для применения в работе.
Специфика составления
Для сотрудников, разрабатывающих перечни, важно знать не только то, , но и состав, количество документов, используемых на предприятии. В своей деятельности специалисты используют положения об организации, действующие и прошлогодние списки актов, штатные расписания, классификаторы, описи, справочные картотеки и пр. Классификационная схема номенклатуры будет зависеть в первую очередь от структуры предприятия. Немалое значение имеют и функции, которые реализует организация. В этой связи в качестве классификационных категорий могут выступать как внутренние подразделения, так и управленческие задачи.
Типы документов
Номенклатура дел должна содержать все акты, отражающие деятельность предприятия. Документы, которые используются общественными объединениями, включаются в перечни организации, при которой они были созданы. В номенклатуре могут присутствовать и незавершенные дела, которые поступили от стороннего предприятия для решения, справочные картотеки. Не включаются в перечень печатные издания. К ним, в частности, относят сборники постановлений, бюллетени, справочники, реферативные журналы, брошюры, указатели и так далее. Не включают в номенклатуры алфавиты и прочие вспомогательные материалы, которые не отражают основные направления работы организации.
Общий порядок
Текст номенклатуры дел оформляется в виде списка разделов и подразделов классификационной схемы. При этом указываются заголовки комплексов документов. Необходимые сведения из документов фиксируются в форме выписок. Впоследствии они применяются при формировании проекта номенклатуры. Перечень может выглядеть в виде таблицы. Например:
Номенклатура дел в коррекционной школе 8 вида
Определение формулировок для заголовков
Оно осуществляется согласно установленным правилам. В частности, они должны:
- В обобщенной форме четко отражать содержание дела, состав документов, помещаемых в него, видовую и функциональную принадлежность.
- Включать обязательные элементы, расположенные в четкой последовательности:
Акты по одному вопросу
При формулировании заголовков дел, в которых присутствуют такие бумаги, если они не связаны последовательностью выполнения, используется слово "документы", а в конце (в скобках) указывают их основные типы. Это могут быть доклады, планы и пр. Формулировка, например, может быть такой: "Документы о проведении семинаров по архивному делу на предприятии (перечни рекомендуемых учебно-методических изданий, списки)".
Переписка
Заголовки дел, в которых она содержится, включают соответствующий термин. После слова "переписка" указывают, по какому вопросу и с кем она велась. В заголовке дел, в которых присутствуют письма однородных корреспондентов, названия их не приводятся. Вместо этого указывают их общую видовую принадлежность. Формулировка, например, может быть такая: "Переписка с филиалами организации по вопросам ежегодной отчетности и планирования". Если в деле присутствуют письма разнородных корреспондентов, они также не перечисляются. В этом случае следует указывать только предмет общения. К примеру: "Переписка по вопросам, связанным с адаптацией персонала". Название конкретного корреспондента указывают только тогда, когда в деле содержатся письма только к нему и от него.
Документы, относящиеся к конкретным местностям
Если формируются дела из таких актов, то в заголовках указываются наименования соответствующих административно-территориальных единиц. При этом следует учитывать ряд нюансов:
- Если содержание комплекса документов касается нескольких однородных местностей, то их конкретные наименования не перечисляются. В этом случае приводится их общее типовое название. Формулировка может быть такой: "Документы по организации взаимодействия глав МО по борьбе с терроризмом".
- Если содержание относится к одной административно-территориальной единице, ее наименование указывают в заголовке.
Дополнительно
В заголовках дел, в которые включатся документы по планированию/отчетности, указываются данные о периоде, за который они составлены. Это может быть квартал, год, полугодие. В заголовках дел, используемых для обобщения однородных документов, название последних указывается во множественном числе. К примеру: "Приказы о поощрении сотрудников организации".
Создание томов
В случаях, когда предполагается, что дело будет формироваться из нескольких частей (например, при значительном объеме документации), в первую очередь формулируется общий заголовок, а после этого (при необходимости) - названия для его частей. Последние выполняют уточняющую функцию. Например: "Служебные записки за 2015 г.", "Том 1. Служебные записки за 1 полугодие 2015 г.". По ходу формирования и оформления комплексов документов заголовки могут уточняться. При этом запрещено включение в них обтекаемых, неконкретных формулировок. В частности, не допускается использование таких слов, как "разное", "общая переписка" и так далее. Рекомендуется избегать применения сложных оборотов и вводных слов.
Упорядочение
Оно может осуществляться двумя способами:
- В процессе формирования номенклатуры всей организации в начало перечня выносят заголовки по делам, включающим организационно-распорядительные акты. Далее в порядке уменьшения их значимости указывают названия для прочих категорий (договорных, планово-отчетных и пр.). Объединение дел в структуре разделов, а также присвоение последним наименований осуществляется с учетом видовой и функциональной взаимосвязи актов внутри них.
- При формировании сводного перечня названиями разделов будут выступать непосредственно наименования подразделений, на основе классификационных схем которых он составляется. Названия располагают в соответствии со штатным расписанием.
Определение сроков
Предварительное установление периодов необходимо для обеспечения организации регулярного контроля их соблюдения, своевременной корректировки режимов хранения. К примеру, срок может измениться с временного на постоянный, если для этого имеются основания. Установление периодов осуществляется в соответствии со сведениями типового (ведомственного) перечня документов, которые создаются в процессе работы предприятия. Если такой список отсутствует, используется примерная/типовая номенклатура. Определение сроков хранения может также осуществляться по согласованию с уполномоченными органами Федерального архива.
Присвоение индексов
Оно осуществляется для оперативной и безошибочной идентификации дел, а также документов, включенных в них. Индекс представляет собой условное обозначение, выполненное с использованием арабских цифр. Он может включать код подразделения с добавлением порядкового номера соответствующего дела (через дефис). Например, бухгалтерскому отделу присвоен код 05. В качестве документа, открывающего раздел, выступает годовой отчет. Соответственно, делу, содержащему данный акт, в составе сводного перечня присваивается индекс 05-01.
Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуры дел могут быть индивидуальными , примерными и типовыми .
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Как правило, типовой номенклатурой дел устанавливается единая индексация документов для учреждений данной системы. Например, во всех подразделениях министерства дела с копиями приказов министра будут учтены под одним номером – 02. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.
Примерные и типовые номенклатуры служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел .
Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; её согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения передаётся в службу ДОУ, где составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которую подписывает руководитель службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления её на утверждения руководителю организации, а также срок введения в действие.
Сводная номенклатура дел печатается в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр находится на постоянном хранении, 2-й выдаётся для работы, 3-й передаётся в архив организации в качестве учётного документа, а 4-й экземпляр остаётся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учёту как самостоятельное дело. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся не менее 10 лет.
Трудовой договор.
Трудовой договор – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.
В трудовом договоре устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания о долгосрочному расторжению.
Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится на предприятии, 2-й – у сотрудника.
При заключении контракта соглашением сторон может оговариваться срок испытания в целях проверки соответствия работника поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приёме на работу. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 Трудового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовые договоры заключаются на неопределённый срок и на определённый срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
После подписания обеими сторонами трудового договора администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60 Трудового кодекса РФ).
Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора, в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.
Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:
§ Место и дата составления трудового договора;
§ Наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руководителя и работника;
§ Общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчинённость и т.д.);
§ Функции, обязанности и права работника;
§ Условия организации труда работника;
§ Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;
§ Ответственность сторон и разрешение споров;
§ Изменение и расторжение трудового договора;
§ Срок действия договора;
§ Юридические адреса сторон.
Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.
Трудовой договор должен быть заключён не позднее трёх дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.
3. Требования к составлению и оформлению номенклатуры.
Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Основными принципами построения номенклатуры дел являются:
§ Единство в подходе к учёту, систематизации, описанию и поиску документов;
§ Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;
§ Стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции учёта документов.
Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно-распорядительной, планово-отчётной и других групп документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также: штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.
Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы, экспресс-информации.
Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (для учебных заведений – с 1 сентября нового учебного года).
Номенклатуру дел пересогласовывают с отраслевым архивом не реже, чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока её предыдущего согласования.
Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно-отраслевого типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учёте организационной структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утверждённой структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать секретариат (канцелярию).
В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку, названиями разделов и подразделов являются управленческие функции, которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре учреждения в течение делопроизводственного года.
Каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь собственный строго определённый индекс, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.
Как правило, в номенклатурах дел структурных подразделений следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.
В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о «переходящих» делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для продолжения.
Заголовки дел указываются в соответствующем разделе номенклатуры дел. Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.
В основном используют следующие признаки документов при составлении заголовков дел:
§ Номинальный – за основу берётся вид документа, которые помещаются в дело (приказы по личному составу);
§ Корреспондентский – определяется по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке (например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам распределения молодых специалистов);
§ Предметно-вопросный (основной признак), отвечающий на вопрос «о чём документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.
§ Хронологический – содержит указание о том, за какой временной период сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом России за 2000 – 2002 годы);
§ Географический – используется в случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединённых признаком территории, на которой они расположены (отчёты глав администраций Центрального района Воронежской области).
Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», входящие письма», «разное»
Элементы заголовка располагают в такой последовательности:
§ Наименование вида документа (приказы, протоколы, отчёты);
§ Наименование организации, которой адресована или от которой будет получена документация (адресат или корреспондент документа);
§ Название местности, с которой связано содержание документов дела;
§ Даты (период времени) документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады). Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например, «Приказы по основной деятельности».
Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей) и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнений.
В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведётся. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».
Термины «материалы» и «документальные материалы» ГОСТом не предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не рекомендуется.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов). Дела группируют и подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая – «переходящие» дела.
Составляет и подписывает итоговую запись (рис. 29) сотрудник (секретарь), работающий с номенклатурой дел.
Оформление номенклатуры дел.
Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.
Реквизиты номенклатуры дел:
§ Наименование организации;
§ Наименование вида документа;
§ Индекс;
§ Место составления;
§ Гриф утверждения;
§ Заголовок к тексту («На 2012 год»);
§ Текст (табличная форма);
§ Подпись, отметка о согласовании.
Реквизиты оформляются по ГОСТ Р. 6.30 – 2003, второй и последующие листы нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф (рис. 30).
1. «Индекс дела» – обозначается арабскими цифрами, состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома (т.2). Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе – в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше, формируют следующий том.
2. «Заголовок дела (тома, части) – включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.
3. «Количество дел (томов, частей)» - заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Её данные используют при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведённых в определённом году в организации.
4. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее время основным нормативным документом при определении срока хранения документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых управленческих документов.
5. «Примечания» - вносятся сведения о «переходящих» делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.
Требования к условиям труда работников службы ДОУ. Организация рабочих мест.
Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:
1) чёткое организационное построение службы ДОУ, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников;
2) правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов - инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;
3) нормирование труда работников службы ДОУ, которое призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника;
4) внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;
5) рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;
6) организационное и методическое руководство службой ДОУ.
Один из способов улучшения организации труда - взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.
Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем, чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.
Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.
В служебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовал». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.
Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению обей освещённости помещений и сокращению утомляемости. Главное - мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.
Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.
В то же время необходимо учитывать, что шум в определённых дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодичную или ритмичную музыку.
Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы – обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъёмно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов *папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы).
Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители.
ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие требования:
1) устанавливать оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;
2) размещать предметы и средства труда с учётом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;
3) материалы, не требующие срочной обработки, должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;
4) следует размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определённых местах в целях достижения автоматизма движений: все используемые материалы должны быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.
Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.
Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78x156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.
Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.
Телефон располагают слева на с толе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.
Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.
Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.
Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.
Личная карточка формы Т-2.
Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приёме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утверждённую постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», и обязательная для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации (рис 18).
Личная карточка заполняется работником кадровой службы (секретарём) на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слова самого работника запрещается.
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учётных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.
В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких-либо сокращений. Профессия записывается в точном соответствии с её названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий. Графа «стажа работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении, указываются паспортные данные и адрес места жительства.
Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учёте», который заполняется на основании военного билета.
Также имеются разделы: о приёме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника – владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьёй Трудового кодекса Российской Федерации.
В конце карточки обязательно проставляется дата её заполнения и личная подпись работника, её заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).
Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трём первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет минус В (возраст сотрудника) (согласно Перечню типовых управленческих документов).
Требования к формированию дел.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.
В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914 – 72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.
Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае – утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нём подписи, а на копии – заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нём проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которые есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.
Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. В дело помещают документы одного делопроизводственного года, за исключением дел «переходящих». Личные (либо судебные) дела ведутся в течение всего времени, пока лицо работает на данном предприятии (либо находится под следствием).
Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщённость структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.
В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждения не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твёрдых папках. Различаются две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используют папки-скоросшиватели.
Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведённым после включения в в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.
К расположению материалов внутри дела предъявляются определённые требования. Документы в делах могут располагаться в такой последовательности:
1) Вопросно-логическая – предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса: сначала помещается основной документ с относящимися к нему приложениями, а затем в хронологической последовательности размещаются документы, возникшие в ходе решения вопроса;
2) Хронологическая – материалы внутри дела располагаются начиная с более ранних дат (протоколы, приказы);
3) Алфавитная – документы располагаются в алфавитном порядке по начальной буквы фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);
4) Нумерационная – располагаются бухгалтерские документы, относящиеся к определённому учётному реестру (номер печатается типографским способом).
Резюме.
В последнее время широкое распространение получил такой вид документа как резюме. Его назначение – дать полное представление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества¸ организаторские способности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение – заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или факсу. Оно должно профессионально выглядеть и быть визуально привлекательным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя места работы, учёбы, их надо указывать в обратном хронологическом порядке. В резюме обязательно указывается дата составления, подпись автора не оформляется. Например:
Структура резюме включает следующие элементы:
а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);
б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);
в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);
г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);
д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде‑тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.).
При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким - такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.
При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя.
Классификация документов.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Курсовая работа по документоведению
Тема: Методика составления номенклатуры дел учреждения.
Содержание
Введение
Все
организации создают и получают
огромное количество служебных документов.
Документы становятся накопителями
и хранителями информации, памятью
организации.
Систематизация документов,
быстрый поиск и использование
этой информации возможны лишь при
четкой классификации документов.
Специальным классификационным
справочником, определяющим правильное
распределение исполненных документов
в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура
дел представляет собой систематизированный
перечень наименований дел, заводимых
в делопроизводстве организации, с
указанием сроков хранения, по установленной
форме.
Номенклатура дел
– это многоцелевой документ: организатор
документов, классификатор документов
и справочник по документам.
Назначение
номенклатуры дел:
-
распределение исполнительных документов
в дела;
-
систематизация дел;
-
закрепление индексов дел;
-
установление сроков хранения
дел.
Кроме
того, номенклатура дел:
-
служит основой для составления
описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет включительно) хранения;
-
используется как основной учетный
документ при сдаче в архив
организации дел временного (до 10
лет включительно) хранения;
-
является основой для составления актов
на уничтожение дел;
-
может быть использована в
качестве схемы для построения
справочной картотеки на использованные
документы.
Различают
три вида номенклатуры дел: типовая,
примерная и индивидуальная номенклатура
дел конкретной организации.
Примерная
номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел для однородных
по характеру деятельности, но разных
по структуре организаций с указанием
их индекса и носит рекомендательный
характер.
Типовые
и примерные номенклатуры дел
разрабатываются службами документационного
обеспечения министерств и ведомств РФ,
утверждаются их руководителями.
Окончание
делопроизводственного года знаменует
переход к следующему этапу жизненного
цикла номенклатуры – утверждению
сводной итоговой номенклатуры и
оформлению итоговой записи. В течение
года структурные подразделения формировали
дела в соответствии со сводной плановой
номенклатурой, в процессе работы были
заведены новые дела, скорректированы
заголовки дел, некоторые дела были переданы
в другие структурные подразделения, часть
дел была окончена делопроизводством.
С целью определения и закрепления реальной
картины состава и объема дел, созданных
в истекшем делопроизводственном году,
разрабатывается сводная итоговая номенклатура
дел.
Тема
актуальна, так как номенклатура дел позволяет
упорядочить работу с документами на предприятии
и облегчить поиск.
Объект:
разработка номенклатуры дел организации.
Предмет:
номенклатура дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Цель:
провести
анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»
Задачи:
1.
Определить понятие номенклатура дел.
2.
Изучить основные требования к составлению
номенклатуры дел.
3.
Изучить порядок и структуру документоведения
номенклатуры дел.
4.
Изучить основные направления
деятельности компании «АРБ- Консалтинг»
5.
Изучить деятельность секретаря на предприятии
по разработке номенклатуры дел.
6.
Провести анализ номенклатуры
дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Глава
1. Значение номенклатуры
дел в делопроизводстве
организации
1.1.
Понятие номенклатуры
дел. Назначение
и виды номенклатуры
дел
Номенклатура
дел – это утвержденный систематизированный
перечень дел, заводимых в учреждении,
с указанием сроков их хранения в
установленном порядке. Номенклатура
дел используется как схема распределения
и группировки исполненных документов
и дел, сроков хранения, а также как схема
построения справочной картотеки неиспользованных
документов. Кроме того, она является учетным
документом в делопроизводстве и архиве
учреждения для дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
Номенклатура
дел необходима для быстрого поиска документов
по их содержанию и видам. От того, насколько
качественно она составлена, зависят оперативность
работы с документами и их сохранность.
Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,
организации, предприятия обязательно.
Основные
положения по составлению номенклатуры
дел изложены в Единой государственной
системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура
дел может быть конкретной, примерной
и типовой. Кроме того, различают
номенклатуры дел структурного подразделения
и учреждения.
Конкретная
номенклатура отражает документы одного
конкретного учреждения или структурного
учреждения. [
8
,
c.57]
Примерные
и типовые номенклатуры дел отражают
документы определенной категории учреждений
с однотипным характером деятельности
и составом документации. Кроме того, типовая
номенклатура устанавливает единую индексацию
дел для соответствующих учреждений системы
(ведомства) и является обязательной. Примерная
номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению
номенклатур дел в организации предшествует
подготовительная работа, цель которой
– обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве,
их соответствие видам и содержанию откладываемых
документов, правильную их классификацию
в соответствии с участками работы и вопросами
деятельности организации.
Работа
по составлению номенклатур дел,
как структурных подразделений,
так и учреждения в целом координируется
делопроизводственной службой и, как
правило, включает изучение их организационной
структуры и направлений, а также
комплекса документов, на основании которых
будут формулироваться наименования дел
и определяться принципы их формирования.
В номенклатуры дел включаются заголовки
дел для группировки документов с грифом
«Для служебного пользования», справочные
картотеки.
Утвержденные
экземпляры номенклатур дел являются
документами постоянного хранения
и включаются состав дел службы
делопроизводства организации. Если такая
служба отсутствует, они включаются
в состав дел секретаря-референта.
После
утверждения номенклатуры дел структурные
подразделения и общественные организации
получают выписки из соответствующих
ее разделов для использования в работе.
Номенклатура
дел учреждения, не передающего документы
на государственное хранение, одобренная
экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается
ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры
хранится не менее 10 лет.
Номенклатура
дел в структурных подразделениях
составляется для обеспечения порядка
формирования и учета дел в
делопроизводстве подразделений. Сводная
номенклатура дел составляется на основании
номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура
дел учреждения печатается в нескольких
экземплярах. Первый экземпляр храниться
в службе делопроизводства, второй
– используется этой службой в
качестве рабочего экземпляра, третий
– находится в ведомственном архиве (у
лица, ответственного за архив) в качестве
учетного документа, четвертый – в государственном
архиве, в который передаются документы
данного учреждения.
Номенклатура
дел учреждения пересматривается не
реже одного раза в пять лет. В случае коренного
изменения функций и структуры учреждения
она составляется, согласовывается и утверждается
заново.
Согласованная
с соответствующим учреждением
государственной архивной службы номенклатура
дел учреждения в конце каждого года
уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1
января нового календарного года. В течение
года в утвержденную номенклатуру дел
вносятся сведения о заведении дел, о включении
новых дел и т.д. [
18
,
c.26]
Различают
типовые, примерные и индивидуальные
номенклатуры.
Типовая
номенклатура дел составляется для
организаций, однородных по характеру
деятельности и структуре, устанавливает
для них типовой состав дел, единую
индексацию этих дел и является нормативным
документом.
Примерная
номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел для организаций,
однородных по характеру деятельности,
но разных по структуре, и носит рекомендательный
характер.
Независимо
от существования типовой и примерной
номенклатур, каждая организация должна
составлять свою индивидуальную
номенклатуру
дел.
В
небольших организациях, не имеющих
структурного деления, составляется одна
номенклатура, которая представляет
собой систематизированный список
названий всех дел, заводимых в организации
в течение календарного года. В крупных
учреждениях и организациях номенклатура
составляется для каждого структурного
подразделения, затем они объединяются
в сводную
номенклатуру.
При
наличии типовой номенклатуры заголовки
дел полностью переносятся в индивидуальную
номенклатуру. Из примерной номенклатуры
дел при составлении индивидуальной выбираются
названия тех дел, которые образуются
в данной организации. При этом некоторые
дела, предусмотренные в примерной номенклатуре,
могут объединяться или разъединяться
в зависимости от объема документации
или специфики работы организации. Сроки
хранения дел, предусмотренные типовой
или примерной номенклатурой, переносятся
в индивидуальную номенклатуру дел без
изменений.
1.2. Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел
Разработка
номенклатуры дел складывается из нескольких
этапов [
41
, c.153]:
-
определение круга документов
для включения в номенклатуру;
-
составление заголовков (наименований)
дел;
-
разработка классификационной схемы номенклатуры,
то есть порядка расположения дел;
-
определение сроков хранения
дел;
-
определение системы индексации
и установление индексов дел;
-
оформление и удостоверение номенклатуры
дел.
Основное
требование к номенклатуре дел – охват
всех документов, образующихся в процессе
деятельности организации. При этом должна
учитываться документация, как создаваемая
в самой организации, так и получаемая
от других организаций и лиц, включая регистрационные
карточки, журналы учета, различные картотеки.
В
номенклатуру должны быть внесены и
документы временно действующих
комиссий, групп, созданных для решения
какой-либо конкретной задачи, документы
общественных организаций.
В
номенклатуру дел включаются также
документы, не оконченные делопроизводством,
которые поступили из других организаций
для продолжения или окончания решения
вопроса; дела по вопросам, продолжающимся
более одного года (так называемые переходящие
дела). Они вносятся в номенклатуру каждого
года на протяжении всего срока решения
вопроса. В течение года номенклатура
может быть дополнена делами, образовавшимися
после начала года в результате появления
в деятельности организации новых вопросов.
Для таких дел в конце каждого раздела
номенклатуры предусматривают несколько
резервных номеров.
Не
включаются в номенклатуру дел печатные
издания (сборники, справочники и
т.д.)
Составление
заголовков дел – это самая
сложная часть работы при составлении
номенклатуры дел.
Заголовок
дела должен в обобщенной форме кратко,
четко и однозначно отражать основанное
содержание документов комплекса, так
как именно по заголовку дела приводиться
поиск документов. Заголовок содержит
указание на род заводимого дела (дело,
документы, переписка) или назначение
вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие
данные о содержании документов, корреспондентах,
датах, а также указание подлинности, копийности
и т.д.. В заголовках дел не употребляют
формулировки типа «Разные материалы»,
«Общая переписка» и т.п.
Степень
конкретизации, детализации наименований
дел должна определяться в каждом конкретном
случае и обеспечивать наиболее благоприятные
условия для работы с документами в делопроизводстве
и быстрого поиска необходимой информации.
В
заголовках используют следующие признаки:
-
номинальный (указывается название
документов);
-
авторский (приказ директора);
-
корреспондентский (по реквизиту
определятся адресат);
-
предметно-вопросный (содержание
документа);
-
географический (используется, когда
в деле сгруппированы документы
нескольких авторов, но объединенных
по территории);
-
хронологический (содержит указания
за какой-то период).
Понятие
дело употребляется в заголовках
судебных, следственных, личных, арбитражных
и других дел, содержащих различные
по видам документы, связанные последовательностью
делопроизводства по одному конкретному
вопросу. Например: «Дело о выделении средств
на ремонт краеведческого музея г. Бологое»
При
заведении личных дел фамилия, имя
и отчество лица, на которого заводиться
дело, указываются в именительном
падеже.
Термин
документы употребляют в заголовках дел,
содержащих документы по одному и тому
же вопросу, но не связанных приложением
какому-либо другому документу. В этом
случае в конце заголовка в скобках перечисляются
основные виды документов. Например: «Документы
о строительстве нового учебного корпуса
университета (утвержденные сметы расходов,
планы работ, финансовый отчет, докладные
записки, акты приема работ)». [
14
,
c.247]
Использование
терминов материалы и документальные
материалы
неправомерно, так как они
не предусмотрены государственным терминологическим
стандартом.
В
наименованиях дел, содержащих переписку,
уточняют, с кем и по какому вопросу
она ведется. Однако при указании
корреспондента нужно учитывать
следующее:
-
если переписка ведется с одним корреспондентом,
его указывают в заголовке дела, например:
«Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении
контракта по поставкам диабетических
препаратов».
-
если в деле сгруппирована
переписка с однородными корреспондентами,
их название в заголовке дела
дается обобщенно, например: «Переписка
с молочно-консервными комбинатами о поставке
и использовании тары».
-
если однородные корреспонденты
находятся на одной определенной
территории (край, область, район), целесообразно
указывать ее в заголовке, например:
«Переписка со школами Северо-Восточного
округа об участии в математической олимпиаде».
-
в случае переписки с разнородными
корреспондентами в заголовок
дела они не выносятся, а
указывается лишь вопрос, например:
«Переписка об организации международной
конференции «Женщины и бизнес»».
Свои
особенности имеют заголовки
дел, содержащих распорядительную, плановую
и отчетную документацию.
При
группировке в деле распорядительных
документов и протоколов в заголовке
указываются вид документа, автор
и год, например: «Приказы ректора университета
по учебной работе за 2006 год», «Протоколы
заседаний совета директоров за 2006 год».
Заголовки
дел, содержащих плановые или отчетные
документы, должны включать указание на
вид и характер документов, их периодичность,
например: «Годовой отчет о научно-исследовательской
деятельности института»
В
заголовке дела, содержащего статистические
формы, указываются названия форм, их
номер или условие обозначение
(шифр): «Годовой отчет по отдельным
показателям финансовой деятельности
предприятия (организации)»
После
составления заголовков дел проводится
их систематизация, то есть определяется
порядок расположения заголовков в
номенклатуре дел. Он основан на учете
организационно-структурного построения
аппарата управления и выполняемых
им функций.
В
номенклатуре дел небольшой организации,
не имеющей структурного деления, а
также в номенклатуре дел структурного
подразделения крупной организации
дела систематизируют по степени
из важности с учетом взаимосвязи
документов.
Первыми
помещаются дела, включающие организационно- распорядительные
документы директивных и вышестоящих
органов, затем – дела, содержащие организационную
документацию, относящуюся к деятельности
организации в целом (устав, положения)
или структурного подразделения. Далее
располагают дела с распорядительной
документацией самого учреждения или
организации (приказы, распоряжения, решения
коллегиальных органов). За этой группой
дел следуют дела с плановыми и отчетными
документами (годовыми, квартальными,
месячными), перепиской и другими документами.
Внутри
каждой из перечисленных групп дела
располагают по степени из важности,
например, вначале годовые планы,
затем квартальные и после
них – месячные. Аналогично систематизируют
и дела с отчетными документами.
Дела с перепиской располагают в следующем
порядке: вначале – переписка с директивными
и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными
организациями и в конце – с подведомственными
организациями, если они есть, своими филиалами
и представительствами.
При
большом количестве однородных корреспондентов
дела можно размещать в алфавитном порядке
наименований корреспондентов или географических
названий.
Номенклатура
дел организации составляется на
основе номенклатур дел структурных
подразделений. В этом случае разделами
сводной номенклатуры дел будут служить
названия структурных подразделений,
которые располагаются в соответствии
с утвержденной структурой и штатным расписанием
организации. Первым разделом номенклатуры
всегда будет служба делопроизводства
(например, канцелярия). Последние разделы
– это общественные организации или органы,
действующие на общественных началах.
[
21
, c.121]
В
организациях без структурного деления
или с нестабильной структурой разделами
номенклатуры являются управленческие
функции или основные направления деятельности,
например: руководство, планирование,
учет, материально-техническое обеспечение,
кадры, документационное обеспечение.
1.3. Структура и порядок документоведения номенклатуры дел
Формированию
и удостоверению номенклатуры предшествует
изучение состава, содержания и количества
документов, образующихся в процессе реализации
учреждением (организацией) своих задач.
Изучаются уставы и положения об учреждении
и его структурных подразделениях, штатное
расписание, классификаторы, справочные
картотеки, номенклатуры дел за прошедшие
годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы
(журналы, картотеки). Но главным источником
являются сами документы организации.
При определении сроков хранения дел основными
пособиями служат типовые и ведомственные
перечни документов с указанием сроков
их хранения, а также перечни документов,
подлежащих приему на государственное
хранение.
Кроме
того, очень важно знать и учитывать
требования, закрепленные в таких нормативных
и нормативно-методических документах,
как Государственная система документационного
обеспечения управления, Типовая инструкция
по делопроизводству в министерствах
и ведомствах Российской Федерации, Основные
правила работы ведомственных архивов,
Архивными учреждениями разработаны и
методические пособия по составлению
номенклатур дел. [
17
,
c.47]
К
процедуре формирования номенклатур
дел необходимо привлекать руководителей
и ведущих специалистов организации
для помощи в определении состава задач,
которые будут решаться подразделениями
в течение года, а также состав документов.
Негосударственными организациями методическую
помощь могут оказать на договорных началах
архивные учреждения.
Номенклатура
дел на предстоящий год составляется
в последнем квартале предшествующего
года и после утверждения руководителем
вводится в действие с 1 января. Она должна
ежегодно пересматриваться и уточняться,
а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении
функций и структуры организации – заново
составляться и согласовываться.
Ответственность
за формирование (корректировку) номенклатуры
дел организации лежит на службе
документационного обеспечения
управления, номенклатур структурных
подразделений – на руководителях
структурных подразделений. Работу
по формированию номенклатуры строят
в соответствие с приказом руководителя
организации. В нем должны быть указаны
сроки формирования номенклатур структурными
подразделениями и представления их в
документационную службу, сроки формирования
номенклатуры для всей организации и представления
ее на утверждение руководителю организации,
а также срок введения в действие.
Формирование
номенклатур структурных подразделений,
как правило, возлагают на сотрудников,
ответственных за ведение делопроизводства
в подразделении. Ее проводят под непосредственным
методическим руководством и при практическом
участии сотрудника документационной
службы и заведующего ведомственным архивом
(ответственного за архив). Заголовки дел
по номенклатуре сличают с документами
и делами текущего года и в случае необходимости
корректируют, а также вносят дополнительные
заголовки, отражающие новые или раннее
не учтенные документируемые участки
или вопросы деятельности.
Готовую
номенклатуру подразделения сначала
подписывает сотрудник, ответственный
за делопроизводство подразделения, далее
ее согласовывают с экспертной комиссией
(ЭК) подразделения (при ее наличии) и с
заведующим ведомственным архивом, а затем
ее утверждает руководитель структурного
подразделения.
Номенклатуру
дел организации оформляют на общем
бланке или чистом листе формата А4. Сначала
ее подписывает руководитель службы делопроизводства
организации. Затем ее визирует заведующий
ведомственным архивом. После одобрения
номенклатуры дел ЭК организации ее направляют
на согласование в Экспертно-проверочную
комиссию (ЭПК) соответствующего архивного
учреждения. Согласованная с ЭПК архивного
учреждения номенклатура утверждается
руководителем организации. После этого
в структурные подразделения направляют
выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры
печатают в 4 экземплярах. Первый и второй
экземпляры хранят в службе делопроизводства.
Причем первый экземпляр находится
на постоянном хранении, а второй выдают
для работы. Третий экземпляр передают
в архив организации в качестве
учетного документа. Четвертый составляют
в государственном архиве, источником
комплектования которого является данная
организация.
В
конце каждого года номенклатуру
корректируют, перепечатывают, представляют
на утверждение руководителю организации
и вводят в действие с 1 января следующего
календарного года.
Номенклатуру
пересогласовывают с ЭПК архивного
учреждения не реже, чем раз в 5 лет.
В случае коренного изменения
функций и структуры организации
номенклатуру пересоставляют и согласовывают
независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура
дел организации является документом
постоянного хранения как самостоятельное
дело подлежит учету по номенклатуре
дел службы делопроизводства.
В
организациях, не передающих документы
на государственное хранение, разработанные
номенклатуры ежегодно рассматривают
на заседании ЭК организации. После одобрения
ЭК номенклатуры утверждаются руководителем.
Хранят их не менее 10 лет.
Формируют
номенклатуру по форме, установленной
«Основными правилами работы ведомственных
архивов».
Номенклатура
содержит в себе пять граф:
-
первая – индекс дела;
-
вторая – заголовок дела (тома,
части);
-
третья – количество дел (томов,
частей);
-
четвертая – срок хранения
дела (тома, части) и номера статей
по «Перечню»;
-
пятая – примечание.
Каждому
делу, включенному в номенклатуру,
присваивается индекс, который составляется
из установленного в организации
цифрового обозначения структурного
подразделения (направления деятельности)
организации и порядкового номера
дела по номенклатуре в пределах данного
подразделения или организации в целом.
Индексы обозначают арабскими цифрами
(например, 01-05, где 01 – индекс структурного
подразделения, а 05 – порядковый номер
дела в пределах данного структурного
подразделения).
Порядок
индексирования подразделений должен
быть изложен в основном нормативном документе
по документационному обеспечению управленческой
деятельности – инструкции или стандарте
предприятия по ведению делопроизводства
в организации. [
5
,
c.261]
Однородным
(типовым) делам, имеющим в большинстве
структурных подразделений (копии приказов
руководителя организации, планы и отчеты
о работе отделов, положения об отделах,
должностные инструкции, распоряжения
начальников подразделений, документы
с грифами «Для служебного пользования»,
«Конфиденциально», номенклатуры дел
структурных подразделений и описи дел,
передаваемых в архив и т.п.), целесообразно
присваивать единые индексы. Так, например,
во всех подразделениях, дело с копиями
приказов руководителя организации, будет
учтено под одним номером -05. такой порядок
индексирования дел значительно облегчает
работу с документами как управленческого,
так и производственного персонала при
поиске информации по документам, при
учете и формировании дел..
Глава
2. Методика составления
номенклатуры дел в
ООО «АРБ-Консалтинг»
2.1.
Основные направления
деятельности
Консалтинговая
фирма "АРБ - Консалтинг" создана
11 января 1996 года в рамках программы
TACIS и в соответствии с постановлением
№ 1434 Правительства Российской Федерации
от 29.12.95.
Сфера
деятельности – бизнес консалтинг
в области управления и маркетинга,
проведение маркетинговых исследований,
разработка и реализация маркетинговых
коммуникаций, разработка и комплексное
продвижение Интернет проектов.
Миссия
консалтинговой компании "АРБ-Консалтинг":
Обеспечение
долговременной устойчивости бизнеса
клиентов через последовательное сокращение
потерь в управлении и маркетинге,
создание ценности для клиента и
развитие персонала.
Консалтинговые
услуги (бизнес консалтинг)
В
составе консалтинговой фирмы работают
квалифицированные специалисты, готовые
провести для Вас исследование рыночной
ситуации, сделать на его основе рекомендации
по развитию Вашего бизнеса, подготовить
бизнес-план, грамотно спланировать Ваше
присутствие в Интернет, разработать дизайн
и любой сложности программное обеспечение
для Вашего Веб-сайта. "АРБ-Консалтинг"
проводит внедрение систем менеджмента
на предприятиях различных отраслей на
основе международных стандартов серии
ISO и бережливого производства (Lean production),
оказывает консалтинговые услуги по вопросам
стратегического маркетинга, проведения
эффективных рекламных кампаний, привлечения
инвестиций, электронного бизнеса. Благодаря
взаимодействию с «Уральской школой бизнеса»,
бизнес консалтинг при необходимости
сопровождается обучением персонала клиентских
организаций.
Качество
услуг бизнес консалтинга
Система
менеджмента качества консалтинговой
фирмы соответствует международному
стандарту качества ISO 9001:2000 г. (сертификат
AFAQ № QUAL/2007/30892), политика в области качества.
"АРБ-Консалтинг" также является
лауреатом премии Губернатора Челябинской
области по качеству 2008 г. В компании идет
постоянная работа по совершенствованию
услуг бизнес консалтинга, для чего используются
такие инструменты, как обратная связь
наших клиентов, внутренние и внешние
аудиты, отчеты по завершенным проектам,
система подачи и рассмотрения предложений
по улучшению и периодический анализ результатов
и бизнес процессов.
В
своей работе консалтинговая компания
придерживается норм Международного Кодекса
практики маркетингового исследования
ESOMAR.
Достигнутые
результаты:
Разработано
более 60 бизнес-планов по различным направлениям
бизнеса (бытовые услуги, автосервис, производство
НТП, инновационные проекты), проведено
более 250 исследований рынков (сырьё, топливо,
продукты питания, медицинские услуги,
СМИ). За 11 лет работы повысили свою квалификацию
3000 предпринимателей, организовано более
200 рекламных кампаний и промо-акций, создано
около 200 сайтов, проведено более 100 проектов
по продвижению в Интернет.
Создали
и поддерживаем следующие издательские
проекты в сети Интернет:
«Оборудование для малого и среднего бизнеса»
«Бизнес-образования
России»
«Маркетинг
в интернет»
«Товары
и услуги предприятий Челябинской
области»
Консалтинговая
фирма «АРБ - Консалтинг» является действительным
членом “Международной ассоциации «Система
межрегиональных маркетинговых центров”
и Ассоциированным членом Российской
Ассоциации Маркетинга. Это дает уникальные
возможности для наших клиентов в изучении
рынков и проведении исследований по всей
России.
Компания
является победителем областного конкурса
2005 года «Лучший предприниматель года
в Челябинской области» в номинации «Лучший
инновационный продукт».
«АРБ – Консалтинг» по итогам деятельности
за 2008 год лидирует в списке крупнейших
консалтинговых компаний Урало-Западносибирского
региона в сфере маркетинга и отношений
с общественностью. Официальный список
опубликован в журнале "Эксперт-Урал"
№ 22 (331) 2 июня.
По
данным журнала "Деловой квартал"
(№ 4 (146) от 24 февраля 2009) компания "АРБ-Консалтинг"
является №1 на рынке интернет маркетинга
в Челябинске, а по результатам Дня выбора
BTL-агентств - мы №1 и по услугам ВТL.
2.2. Деятельность секретаря по разработке номенклатуры дел организации
В
процессе деятельности фирмы, учреждения,
предприятия получают и создают большое
количество документов. После их использования
в оперативной деятельности для решения
текущих вопросов на первое место выступает
такая функция документа - как накопление
и хранение информации. Документы становятся
хранителями информации, надобность в
которой может возникнуть вновь через
определённое время, т. е. они выступают
в роли памяти учреждения.
Быстрый
поиск и использование таких
документов возможен лишь при чёткой
их классификации. Простейшей классификацией
документов является группировка их в
дела. Государственный стандарт даёт определение
дела, как «совокупность документов или
документы, относящиеся к одному вопросу
или участку деятельности и помещённые
в одну обложку». Дела считаются
заведёнными с момента включения в них
первого исполненного документа. Они формируются
в структурных подразделениях и хранятся
в них до передачи в архив учреждения.
Завершающий этап работы с документами
в текущем делопроизводстве - обработка
дел для последующего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы
должны хранится ещё год после окончания
текущего года. В этот период к ним ещё
часто обращаются за справками. По истечении
этого срока дела должны быть обработаны
и сданы в архив учреждения.
При
формировании документов в дела используются
различные признаки группировки
документов (например, авторский признак
предполагает группировку в дела
документов одного автора, основанием
для группировки документов по номинальному
признаку служит название их разновидности
и т.д.)
При
формировании дел необходимо учитывать
следующие требования:
а)
документы постоянного и временного
сроков хранения необходимо группировать
в дела раздельно;
б)
подлинники отделять от копий;
в)
годовые планы и отчеты - от квартальных
и месячных;
г)
утвержденные документы - от их проектов;
д)
включать в дело по одному экземпляру
каждого документа.
Каждый
документ, помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других
нормативных актов.
В
дело группируются документы одного
календарного года, кроме переходящих
дел, не закрывающихся по окончании
календарного года.
Приложения
к документам, независимо от даты их
утверждения или составления
присоединяются к документам, к которым
они относятся.
Документы,
помещенные в дело должны иметь подписи,
дату, индекс, копии - заверительную
надпись, отметку “В дело”.
Документы
в деле должны располагаться в
определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся к нему
приложения, а затем в хронологическом
порядке идут документы, возникающие по
мере решения вопроса. Запрещается подшивать
в дело неисполненные документы, разрозненные
экземпляры документов, документы подлежащие
возврату, дублирующие документы.
Дела
формируются в соответствии с
номенклатурой дел организации.
В дело должны помещаться документы,
которые своей содержательный частью
соответствуют заголовку дела.
Для
обеспечения правильного формирования
и учета дел организации должна
составляться номенклатура дел.
Номенклатура
- это систематизированный перечень
заголовков дел с указанием сроков
хранения, оформленный в установленном
порядке. В номенклатуру дел включаются
все документы, образующиеся в
деятельности организации, кроме технической
документации и печатных изданий.
Номенклатура
дел предприятия разрабатывается
специалистом службы ДОУ, ответственным
за организацию работы с документами.
Номенклатура
дел составляется по установленной
форме и включает реквизиты: наименование
предприятия; наименование вида документ;
дату; индекс; место составления; гриф
утверждения; заголовок к тексту; текст;
подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная
часть номенклатуры дел представляет
собой таблицу из пяти граф: индексы
дел, заголовки дел, количество дел
(томов, частей), и номер статьи по перечню,
примечания. (Приложение 6
)
Порядок
расположения заголовков внутри разделов
и подразделов определяется важностью
документов, входящих в дело. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих
организационно- распорядительную документацию,
далее - содержащих плановые и отчетные
документы, затем остальные заголовки
в порядке убывания сроков хранения документов.
При
составлении заголовков дел следует
учитывать что:
а)
заголовок должен полностью соответствовать
смысловому содержанию документов, группируемых
в данном деле;
б)
заголовок должен быть кратким, четко
сформулированным;
в)
заголовки типа: “Общая переписка”,
“Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки
дел в процессе их формирования могут
уточняться.
Состав
заголовка дел образует следующие
элементы:
а)
название вида (переписка, журнал) или
разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
б)
название организации или структурного
подразделения;
в)
адресат или корреспондент документа;
г)
краткое содержание документов дела;
д)
даты (период), к которым относятся
документы дела;
е)
указание на копийность документов дела.
В
заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому
вопросу (вопросам) она ведется.
В
заголовках дел, содержащих переписку
с однородными корреспондентами,
последние не перечисляются, а указывается
их общее видовое название.
Значение
и практическая ценность документов
организации различны. Одни документы
используются длительное время для справочно-информационной
работы, другие очень быстро утрачивают
свою значимость.
Для
долговременного хранения документов
создается архив организации.
Для
ведения архива выделяется штатная
должность “архивист” или его
функции приказом руководителя возлагаются
на одного из работников службы ДОУ.
В
задачи архива входят:
а)
прием, учет и хранение документов,
законченных делопроизводством;
б)
информационно-справочная работа по архивным
документам предприятия;
в)
организационно-методическая помощь по
ведению делопроизводства.
Специалистами
установлен оптимальный срок использования
документов в делопроизводстве - три
года. После истечения этого срока
решается дальнейшая “судьба” документов:
передать ли их в архив организации,
уничтожить или оставить для дальнейшего
использования в делопроизводстве.
Для
определения сроков хранения документов,
подготовки документов к архивному
хранению и отбора документов для
уничтожения в организации создается
постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК), которая назначается
приказом руководителя предприятия и
состоит из трех человек. Комиссия совместно
с архивистом должна проводить ежегодный
отбор документов для архивного хранения
и уничтожения тех документов, сроки которых
истекли. ЭК является совещательным органом.
Его решения по хранению или уничтожению
вступают в силу после их утверждения
их руководителем предприятия.
Сроки
хранения дел устанавливаются ЭК.
В соответствии с решениями ЭК
дела, направляемые в архив делятся
на группы:
а)
постоянного хранения;
б)
долговременного хранения (свыше 10 лет);
в)
кратковременного хранения (до 10 лет
включительно).
При
исчислении сроков хранения учитываются
только годы. День и месяц составления
документов значения не имеют.
К
документам долговременного хранения,
передаваемых в архив, относятся прежде
всего документы по личному составу предприятия,
устав и учредительный договор, протоколы
заседаний Совета директоров и т.д.
Бухгалтерские
документы (за исключением лицевых
счетов по зарплате, годовых отчетов,
балансов) и переписка предприятия,
за редким исключением, на архивное хранение
не передаются. Следует учитывать, что
запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские
документы, не прошедшие ревизию, даже
если срок их хранения закончен.
Все
дела, подготовленные на архивное хранение
делятся на две группы:
а)
дела по личному составу;
б)
дела по основной (производственной) деятельности.
На
каждую группу дел составляются отдельные
описи: опись № 1 (дела по основной деятельности)
и опись № 1 л/с (дела по личному
составу). Опись составляется на документы
одного года. Дела в опись вносятся по
степени важности. В конце каждой описи
указывается цифрами и прописью количество
дел, включенных в нее. Каждое дело в описи
получает своей порядковый номер, который
затем проставляется на обложке соответствующего
дела.
На
документы, выделенные к уничтожению
составляется акт.
Акты
и описи составляются и подписываются
членами ЭК, рассматриваются и
утверждаются руководителем организации.
Прием-передача
дел в архив производится секретарем-референтом
(работником службы делопроизводства)
и архивистом. При этом на всех экземплярах
описи против каждого дела ставится отметка
о его наличии. В конце каждого экземпляра
описи указывается цифрами и прописью
количество фактически принятых в архив
дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи,
а также подписи участников приема-передачи.
Вместе
с делами в архив предприятия
передаются журналы регистрации
или регистрационные картотеки
на документы. Только после передачи
документов в архив организации
разрешается производить уничтожение
документов, включенных в акт
2.3. Анализ номенклатуры дел организации
Порядок оформления, согласования и утверждения
номенклатуры дел, а также принципы формирования
заголовков дел представлены в «Основных
правилах работы архивов организаций».
Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную
форму и должен соблюдаться в любой организации,
независимо от ведомственной принадлежности
и формы собственности.
Номенклатура
дел оформляется на общем бланке
организации. Вид документа –
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными
(заглавными) буквами. Дата номенклатуры
дел – дата ее подписания, но она не может
быть позднее 1 января года, на который
она распространяется. Индекс (№) номенклатуры
дел – это ее регистрационный номер. Место
составления – местоположение организации
(Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту
(на ______ год) указывается год, на который
распространяется данная номенклатура
дел (сейчас на предприятиях составляют
номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец
оформления сводной номенклатуры дел
организации представлен в Примере 1, а номенклатуры
дел структурного подразделения – в Примере
2.
Пример
1
Пример
2
Как
мы видим, номенклатура дел организации:
-
визируется руководителем архива (лицом,
ответственным за архив),
-
подписывается руководителем службы ДОУ
организации (лицом, ответственным за
делопроизводство в организации, если
организация небольшая),
-
обязательно утверждается руководителем
организации,
-
если организация является источником
комплектования государственного или
муниципального архива, то ее номенклатура
дел согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения
и с центральной экспертной или экспертной
комиссией организации (если такая есть).
Если же организация не является источником
комплектования государственного или
муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений
согласовывать свою номенклатуру ей не
нужно.
Номенклатура
дел структурного подразделения является
частью сводной номенклатуры дел, поэтому
не утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения визируется
руководителем архива организации (лицом,
ответственным за архив), согласовывается
с экспертной комиссией структурного
подразделения (если такая есть), подписывается начальником
структурного подразделения.
Если
в организации нет структурного
деления и вся документация формируется
у секретаря, то такая номенклатура дел должна
быть подписана составителем и утверждена
руководителем организации.
Утвержденная номенклатура
дел действует в течение 5 лет и подлежит
пересоставлению и переутверждению в
случае изменения структуры или функций
учреждения. Если таких изменений не произошло,
то в конце каждого года она перепечатывается,
уточняется и автоматически вводится
в действие с 1 января следующего года.
По
общей практике основой для определения структуры
номенклатуры дел является структура (штатное
расписание) организации. Разделами, подразделами
и другими делениями номенклатуры дел
являются названия подразделений (например:
канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров
и т.п.).
Текст
номенклатуры дел составляется в табличной
форме и состоит из двух частей:
-
основной части и
-
итоговой записи о категориях и количестве
заведенных дел.
Совокупность
граф таблицы, отражающих сведения об одном
деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи
номенклатуры дел составляют пять граф
(см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы
проставляется индекс дела; во вторую
графу записывается заголовок дела; третья
графа заполняется в конце календарного
года, когда становится известным количество
томов или частей каждого дела; пятая графа,
заполняется на основании «Перечня типовых
управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе
«Примечания» проставляются отметки о
передаче дел в архив, об уничтожении дел
с истекшими сроками хранения, о переходящих
делах, о лицах, ответственных за формирование
дел и т.п.
Наименования
граф таблицы основной части номенклатуры
дел, представленной в Типовой инструкции
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (М., 2006), отличаются
от наименований граф таблицы, представленной
в Основных правилах работы архивов организаций
(М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание
на наименования третьей графы этих двух
таблиц. Как видите, данные несовпадения
носят скорее редакционный характер, чем
смысловой. Но ведь организация обязана
соблюдать предписанную форму номенклатуры
дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации
мы можем порекомендовать федеральным
органам исполнительной власти использовать
наименование третьей графы, предписанное
им их Типовой инструкцией, а остальным
организациям – применять наименование
этой графы, которое фигурирует в другом
нормативном документе – в Основных правилах
работы архивов организаций
.
Фрагмент
документа
Фрагмент
документа
Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
е
Р
а
з
д
е
л
а
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а
Д
е
л
М
о
ж
е
т
б
ы
т
ь
п
о
с
т
р
о
е
н
а
П
о:
-
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й,
-
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
и
-
ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й
С
х
е
м
а
м.
В
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
е
л
,
п
о
с
т
р
о
е
н
н
о
й
П
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й
с
х
е
м
е
,
н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я
Р
а
з
д
е
л
о
в
П
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
,
К
а
к
П
р
а
в
и
л
о
,
С
о
о
т
в
е
т
с
т
в
у
ю
т
У
т
в
е
р
ж
д
е
н
н
о
й
С
т
р
у
к
т
у
р
е
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
,
Т
.
е
.
И
н
д
е
к
с
ы
С
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
Б
у
д
у
т
С
о
в
п
а
д
а
т
ь
Р
а
з
д
е
л
а
м
и
(
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а
м
и
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы
Д
е
л
.
Е
с
л
и
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
Н
е
т
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
Д
е
л
е
н
и
я
,
т
о
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а
Д
е
л
С
т
р
о
и
т
с
я
П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
И
л
и
Ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й
С
х
е
м
е
.
Н
е
й
Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я
Р
а
з
д
е
л
о
в
п
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
)
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы
Д
е
л
Б
у
д
у
т
с
о
в
п
а
д
а
т
ь
У
с
л
о
в
н
ы
м
и
О
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
я
м
и
У
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й
.
И
н
д
е
к
с
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
М
о
ж
е
т
С
о
с
т
о
я
т
ь
И
з
н
е
с
к
о
л
ь
к
и
х
ц
и
ф
р,
р
а
з
д
е
л
е
н
н
ы
х
З
н
а
к
о
м
«
»
,
в
С
л
у
ч
а
е
е
с
л
и
в
О
д
н
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
е
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
е
В
х
о
д
и
т
н
е
с
к
о
л
ь
к
о
Д
р
у
г
и
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 02
–
И
н
д
е
к
с
У
п
р
а
в
л
е
н
и
я
п
о
п
е
р
с
о
н
а
л
у
,
в
С
т
р
у
к
т
у
р
у
К
о
т
о
р
о
г
о
в
х
о
д
я
т
д
в
а
О
т
д
е
л
а:
о
т
д
е
л
К
а
д
р
о
в
и
О
т
д
е
л
Т
р
у
д
а
З
а
р
а
б
о
т
н
о
й
п
л
а
т
ы
,
т
о
г
д
а
И
н
д
е
к
с
ы
Д
а
н
н
ы
х
о
т
д
е
л
о
в
Б
у
д
у
т
02/1
и
02/2
с
о
о
т
в
е
т
с
т
в
е
н
н
о.
А
н
а
л
о
г
и
ч
н
о
м
о
ж
е
т
П
р
о
и
з
в
о
д
и
т
ь
с
я
И
н
д
е
к
с
а
ц
и
я
у
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й
И
л
и
П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и.
Г
р
а
ф
а 1.
И
н
д
е
к
с
д
е
л
а
И
н
д
е
к
с
ы
п
р
и
с
в
а
и
в
а
ю
т
с
я
Д
е
л
а
м
П
о
р
я
д
к
е
Р
а
с
п
о
л
о
ж
е
н
и
я
З
а
г
о
л
о
в
к
о
в
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
.
И
н
д
е
к
с
Д
е
л
а
в
к
л
ю
ч
а
е
т
у
с
л
о
в
н
о
е
о
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
е
Р
а
з
д
е
л
а
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а (
и
н
д
е
к
с
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
И
л
и
Ф
у
н
к
ц
и
и
У
п
р
а
в
л
е
н
и
я)
и
П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й
н
о
м
е
р
С
а
м
о
г
о
д
е
л
а.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 03-01
м
о
ж
е
т
О
з
н
а
ч
а
т
ь,
ч
т
о
03
–
Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
й
о
т
д
е
л
,
01
–
П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й
Н
о
м
е
р
Д
е
л
а
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
а
н
н
о
г
о
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
Э
т
о
т
Г
о
д
.
В
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
е
л
Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
с
о
х
р
а
н
я
т
ь
О
д
и
н
а
к
о
в
ы
е
и
н
д
е
к
с
ы
Д
л
я
О
д
н
о
р
о
д
н
ы
х
д
е
л
Р
а
з
н
ы
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
н
а
п
р
а
в
л
е
н
и
й
Д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и).
Е
с
л
и
с
л
е
д
о
в
а
т
ь
Э
т
о
м
у
П
р
а
в
и
л
у
У
д
а
с
т
с
я
,
т
о
п
о
л
у
ч
и
т
с
я
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
ч
т
о
П
р
и
к
а
з
ы
Д
и
р
е
к
т
о
р
а
П
о
а
д
м
и
н
и
с
т
р
а
т
и
в
н
о
-
х
о
з
я
й
с
т
в
е
н
н
ы
м
В
о
п
р
о
с
а
м
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
в
Р
а
з
н
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
х
б
у
д
у
т
И
д
т
и
п
о
с
х
о
д
н
ы
м
И
н
д
е
к
с
а
м: 02-04, 03-04, 04-04
и
Т
.
д
.
Е
с
л
и
Т
е
ч
е
н
и
е
Г
о
д
а
в
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
В
о
з
н
и
к
а
ю
т
Н
о
в
ы
е
Д
о
к
у
м
е
н
т
и
р
у
е
м
ы
е
у
ч
а
с
т
к
и
Р
а
б
о
т
ы,
т
о
о
н
и
Д
о
п
о
л
н
и
т
е
л
ь
н
о
В
н
о
с
я
т
с
я
в
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
у.
С
Э
т
о
й
ц
е
л
ь
ю
К
а
ж
д
о
м
р
а
з
д
е
л
е
Н
у
ж
н
о
П
р
е
д
у
с
м
о
т
р
е
т
ь
Р
е
з
е
р
в
н
ы
е
И
н
д
е
к
с
ы
Д
е
л
.
Г
р
а
ф
а 2.
З
а
г
о
л
о
в
о
к
Д
е
л
а
К
а
ж
д
о
м
у
д
е
л
у
д
о
л
ж
е
н
б
ы
т
ь
п
р
и
с
в
о
е
н
з
а
г
о
л
о
в
о
к
.
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
Р
а
с
п
о
л
а
г
а
ю
т
с
я
В
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
О
п
р
е
д
е
л
е
н
н
о
й
П
о
с
л
е
д
о
в
а
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
.
Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
п
е
р
в
ы
м
с
т
а
в
и
т
ь
З
а
г
о
л
о
в
о
к
Д
е
л
а
с
С
а
м
о
й
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
о
й
,
ч
т
о
О
б
е
с
п
е
ч
и
в
а
е
т
о
п
е
р
а
т
и
в
н
о
с
т
ь
Е
е
н
а
х
о
ж
д
е
н
и
я.
З
а
т
е
м
И
д
у
т
з
а
г
о
л
о
в
к
и
Д
е
л
,
в
к
л
ю
ч
а
ю
щ
и
х
д
о
к
у
м
е
н
т
ы
В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
х
О
р
г
а
н
о
в
.
Д
а
л
е
е
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
о
н
н
о
й
Д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
П
о
с
л
е
Н
и
х
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
Р
а
с
п
о
р
я
д
и
т
е
л
ь
н
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
С
л
е
д
у
ю
щ
а
я
Г
р
у
п
п
а
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
П
л
а
н
о
в
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
(
с
н
а
ч
а
л
а
Г
о
д
о
в
ы
е
,
П
о
т
о
м
К
в
а
р
т
а
л
ь
н
ы
е
М
е
с
я
ч
н
ы
е
П
л
а
н
ы
.
З
а
т
е
м
П
е
р
е
п
и
с
к
а
(
с
н
а
ч
а
л
а
В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
м
и
О
р
г
а
н
а
м
и
,
з
а
т
е
м
С
т
о
р
о
н
н
и
м
и
П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и
у
ч
р
е
ж
д
е
н
и
я
м
и).
В
К
о
н
ц
е
П
о
м
е
щ
а
ю
т
н
а
з
в
а
н
и
я
с
п
р
а
в
о
ч
н
ы
х
к
а
р
т
о
т
е
к
и
Р
е
г
и
с
т
р
а
ц
и
о
н
н
ы
х
Ж
у
р
н
а
л
о
в,
а
Н
а
с
а
м
и
к
а
р
т
о
т
е
ч
н
ы
е
Я
щ
и
к
и
Ж
у
р
н
а
л
ы
Н
а
н
о
с
я
т
И
х
н
о
м
е
р
а
п
о
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е.
П
р
и
с
о
с
т
а
в
л
е
н
и
и
З
а
г
о
л
о
в
к
о
в
Д
е
л
И
с
п
о
л
ь
з
у
ю
т
П
р
и
з
н
а
к
и
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
а
е
м
ы
х
в
Д
е
л
о
.
Н
о
м
и
н
а
л
ь
н
ы
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
в
З
а
г
о
л
о
в
к
е
Н
а
з
в
а
н
и
я
в
и
д
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в
Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы
Л
и
ч
н
о
м
у
С
о
с
т
а
в
у
»,
«
Д
о
к
л
а
д
н
ы
е
и
С
л
у
ж
е
б
н
ы
е
З
а
п
и
с
к
и
О
с
н
о
в
н
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
»
.
П
р
е
д
м
е
т
н
о-
в
о
п
р
о
с
н
ы
й
П
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е,
п
о
к
а
к
о
м
у
в
о
п
р
о
с
у
с
о
д
е
р
ж
а
н
и
е
Т
е
к
с
т
а)
с
о
з
д
а
н
ы
Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
е
в
Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а
с
П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
я
м
и
Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м
».
К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
в
З
а
г
о
л
о
в
к
е
Д
е
л
П
о
п
е
р
е
п
и
с
к
е
К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
а,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а
С
б
а
н
к
а
м
и
М
о
с
к
в
ы
В
о
п
р
о
с
а
м
в
ы
д
а
ч
и
к
р
е
д
и
т
о
в
»
.
А
в
т
о
р
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
а
в
т
о
р
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в
Д
е
л
о
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы
п
о
ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м
К
о
м
м
е
р
ч
е
с
к
о
г
о
д
и
р
е
к
т
о
р
а
».
Х
р
о
н
о
л
о
г
и
ч
е
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е (
д
л
я
П
е
р
е
х
о
д
я
щ
и
х
Д
е
л
),
з
а
к
а
к
о
й
П
е
р
и
о
д
в
р
е
м
е
н
и
С
г
р
у
п
п
и
р
о
в
а
н
ы
Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
Г
о
д
о
в
о
й
о
т
ч
е
т
О
А
О
«
К
о
р
с
а
к
»
З
а
2007
г
.
».
и т.д.................