Личная карта работника т 2 бланк. Заполнение карточки Т2 (образец)
Все сведения о работнике кадровик обязан исправно вписывать в бланк Т-2. Личная карточка работника заводится на каждого наемного труженика:
- предприятиями, независимо от формы собственности;
- индивидуальными предпринимателями.
Какие сведения содержит
Т-2 (так коротко называется описываемая форма) утвержден в 2004 году (Постановление Госкомстата № 1 от 0.01.04). На практике используется три бланка:
- общий;
- Т-2 ГС используют для учета сведений о муниципальных и государственных служащих;
- с помощью Т-4 сохраняют сведения о научно-педагогических работниках.
Важно: распечатывать форму необходимо по следующим правилам:
- на картоне;
- используя двустороннюю печать.
Описываемая форма составлена из нескольких блоков:
- Персональные данные.
- Сведения о воинском учтете.
- Прием на службу и продвижение (перевод).
- Информация о прохождении аттестации.
- Профессиональная переподготовка.
- Награждение.
- Сведения об отпусках.
- Социальные льготы.
- Дополнительная информация.
- Увольнение.
Требования по оформлению тружеников необходимо соблюдать в точности:
- форма персонального учета по закону хранится 75 лет;
- по завершении деятельности ИП она должна быть передана в архивное учреждение, так как является доказательством трудоустройства человека.
Внимание: карта заводится исключительно для основных работников. Совместители не обеспечиваются формой для отдельного учета.
Скачать для просмотра и печати:
Особенности заполнения
Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:
- Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
- Последующие - в процессе работы.
- Данные необходимо брать из официальных документов.
- Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.
Образец заполнения карточки
Образец заполнения карточки. Этап 2.
Основания для внесения информации
При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:
- паспорт работника;
- документы, оформляемые при приеме на службу:
- договор;
- приказ;
- трудовая книжка человека;
- иные документальные подтверждения стажа;
- СНИЛС;
- диплом о полученном образовании (аттестат);
- военный билет;
- свидетельства о прохождении:
- курсов повышения квалификации;
- переаттестации;
- иное;
- приказы:
- по личному составу;
- об отпусках;
- дополнительные (в некоторых случаях).
Персональные данные
Необходимо переписать информацию из документов работника:
- паспорта;
- диплома;
- других (по необходимости).
Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):
- свободно владеет;
- может объясниться;
- переводит со словарем.
Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.
Тонкости внесения общих сведений
К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:
- Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
- Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
- Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
- ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
- Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
- регистрации;
- проживания.
Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:
- ОКАТО - шифр населенного пункта;
- ОКИН - гражданство:
- 1 - российское;
- 2 - двойное;
- 3 - иностранное;
- 4 - отсутствие гражданства.
- ОКСО и ОКПДТР - шифры специальности (по диплому).
Сведения о воинском учете
Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского уче та граждан:
- Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
- В пункте 3 следует полностью написать состав:
- командный;
- рядовой;
- матросы и так далее.
- Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
- А - полностью годен;
- Б - годен с незначительными ограничениями;
- В - ограниченно способен;
- Г - временно не годен.
- Пункт 7 разделен на две строки:
- «а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
- в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.
Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:
- Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
- строго формулировками соответствующих приказов;
- иметь реквизиты распорядительного документа;
- рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
- В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
- текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
- соответствует должности;
- не соответствует (рекомендации);
- рядом вписываются реквизиты документа-основания.
- текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
- Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
- В раздел о наградах заносятся все сведения:
- о поощрениях;
- о благодарностях;
- о присвоении почетных званий и другое.
- В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
- Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).
Раздел об отпусках
В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами.
Указываются:
- даты начала и окончания;
- вид отпуска;
- периоды, за которые он предоставлен;
- реквизиты соответствующего приказа;
- корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).
В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):
- основной;
- дополнительный;
- за своей счет;
- по уходу за ребенком.
Хранение карточек
Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).
Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.
Посмотрите видео о заполнении формы Т-2
Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.
При поступлении в организацию работник подает определенный пакет документов, который подшивается в его личное дело. Чтобы обобщить и собрать всю имеющуюся информацию о нем в одном бланке, а впоследствии отражать сведения о его работе, используется личная карточка работника.
При этом если осуществляется заполнение данного бланка на предприятии, то карточка должна быть оформлена в отделе кадров на каждого работника, занятого как по основному месту работы, так и по совместительству.
Кроме этого, она представляет собой регистр, который обязательно необходим для целей воинского учета на предприятии. Специалисты военкомата осуществляют контроль не только за правильностью оформления, но и за полнотой и актуальностью содержащейся в ней информации.
Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.
Внимание! Периодически работник должен проверять сведения, фиксируемые в его личной карточке, и подтверждать их правильность отражения своей подписью.
Росстатом предусмотрена стандартизированная личная карточка т 2. Предприятию дано право на ее основе создавать собственный регистр учета персональных данных.
В большинстве программных комплексов используется унифицированная форма, которая заполняется в автоматическом режиме на основе данных, ранее внесенных в программу.
Карточка работника и в бумажном, и в электронном виде должна храниться в защищенном месте с фиксированным доступом. При этом доступ к нему должны иметь только утвержденные руководителем лица.
Важно! После увольнения работника форма Т-2 передается для хранения в архивную службу предприятия, в которой в соответствии с законодательством она должна находиться 75 лет.
На основании каких документов заполняется личная карточка?
Вся информация, которая содержится в карточке, вносится на основании собираемых . Они могут предоставляться работником, или оформляться на предприятии.
На основании каких документов может быть заполнена карточка сотрудника формы Т-2:
- Основным документом, который следует отразить в карточке, является .
- Паспорт.
- СНИЛС.
- ИНН (при этом данный документ не относится к обязательным, требуемым при трудоустройстве).
- Аттестат или диплом об образовании.
- Военный билет.
- Данные о семейном положении заполняются на основании информации, содержащейся в , ранее оформленной сотрудником (при ее наличии) или же представленных им копий свидетельств о браке, о рождении и т. д.
- Стаж работы кадровик может взять из трудовой работника, а при ее отсутствии (работа по совместительству) на основании представленной работником справки с основного места работы, содержащей эти сведения.
Внимание! В дальнейшем в нее необходимо вносить информацию на основании приказов о приеме, о предоставлении отпуска, переводе, поощрении, увольнении и т. д. Причем данные из приказа на прием, перевод увольнение должны быть обязательно подтверждены подписью затрагиваемого сотрудника.
Бланк и образец личной карточки
Сотрудника в формате Word.
Скачать в формате Excel.
Скачать .
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2017
Рассмотрим на примере форма т-2 образец заполнения.
Сначала заполняется шапка бланка. Сюда записывается полное название компании и код ОКПО.
Затем записывается дата оформления документа, присвоенный табельный номер, коды ИНН и СНИЛС. Далее проставляются первая буква фамилии, характер работы, вид деятельности (основная, совместительство), пол работника в виде буквы.
Общие сведения
Сначала в двух графах справа указываются реквизиты заключенного с сотрудником трудового соглашения.
В графы 1-3 записываются полные Ф.И.О., дата и место рождения. В графах справа к данным сведениям указываются коды по справочникам.
В графе 4 проставляется гражданство.
Графа 5 содержит информация об иностранном языке, которым владеет работник и степень знания – например, «владею свободно» или «Читаю и перевожу со словарем».
В графу 6 записывается полученное образование, название учебного заведения, данные о полученном подтверждающем документе.
В графу 7
заносится наименование профессии, по которой работает сотрудник.
Информация в графу 8 заносится из трудовой книжки. Здесь указывается имеющийся стаж на фиксированную дату (обычно это момент оформления).
Графы 9-10
- сведения о нахождении в браке и ближайшим родственникам.
В графу 11 записываются данные документа, устанавливающего личность.
В графе 12 следует отразить адреса по прописке и фактический, а также контактный телефон.
Сведения о воинском учете
В этот раздел информация вносится только для работников-мужчин по данным из военного билета или приписного удостоверения.
В графу 1 записывается категория запаса. Она не заполняется для офицерского состава.
В графу 2 заносится звание. Если сотрудник только собирается на военную службу, то в этом поле проставляется «подлежит призыву».
В графе 3 указывается тип состава - медицинский, солдаты и т. д.
В графе 4 записывается код приобретенной специальности.
В графе 5 буквой от «А» до «Г» записывается степень годности к военной службе.
В графе 6 указывается название военкомата, где работник состоит на учете.
В графу 7 записывают данные о состоянии на учете. Пометки здесь нужно делать только карандашом.
В графу 8 заносится информация о снятии с учета.
Прием на работу и переводы на другую работу
Карточка т2 содержит информацию о перемещениях работника между структурными подразделениями компании.
Здесь записываются дата перевода, название подразделения и должности, сведения о зарплате на новом месте, информация о приказе, согласно которому проводилось перемещение.
Последняя графа - это личная роспись работника, которую он ставит в подтверждение ознакомления с внесенной информацией.
Аттестация
Сюда записываются итоги проведения на предприятии аттестации. В первой графе отражается дата проведения. Далее указываются решение комиссии по данному сотруднику и информация о протоколе проведения аттестации.
Последняя графа - основание, она может оставаться пустой, или же сюда заносятся данные приказа, которым принято решение провести аттестацию в компании.
Повышение квалификации
В личную карточку работника записывается информация о фактах прохождения сотрудником курсов повышения квалификации. В первые две графы фиксируются даты, в течение которых проходили курсы.
Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.
Профессиональная переподготовка
Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.
Поощрения и награды
Сюда заносятся все виды наград, которые работник получает в период работы в компании (премии, грамоты, ценные подарки и т. д.). В первую графу записывается название поощрения, а в последующие – основание (данные о приказе, который установил факт выдачи поощрения).
Отпуск
В этот раздел личной карточки работника записываются все факты предоставления ему времени отдыха. При этом сюда необходимо заносить абсолютно все отпуска - основной, дополнительный, учебный и т. д., не зависимо от их оплаты.
Сначала указывается наименование периода отпуска. Далее записываются периоды рабочего времени, за который он предоставляется (сюда, к примеру, вносится рабочий год, за который оформляется оплачиваемый отпуск), длительность отдыха и даты начала и завершения отдыха.
Последняя графа – основание для отпуска, сюда записываются данные приказа, по которому сотруднику предоставляется отпуск.
Социальные льготы
Сюда записывается информация в том случае, когда сотруднику предоставляются условия труда, улучшающие его положение. К примеру, если работник имеет инвалидность 3 группы, то по закону ему устанавливается сокращенный рабочий день.
В таблице нужно указать наименование льготы, затем сведения о документе, который подтверждает ее. В последней графе записывается основание предоставления. Сюда, к примеру, можно заносить реквизиты нормативного документа, который устанавливает такую льготу.
Дополнительные сведения
Сюда вносится какая-либо информация, которую нельзя отнести ни к одному из предыдущих разделов, но она очень важна. К таковой можно отнести, например, наличие водительских прав. В этом случае в раздел записываются номер документа, категория и срок их действия.
Основания прекращения трудового договора
На этом разделе заканчивается составление документа форма т-2. Сюда информация записывается тогда, когда прекращает действовать трудовое соглашение с сотрудником.
Кадровик при внесении информации должен записать причину увольнения, дату, а также информация о приказе (дата его оформления и номер). Сделав это, кадровый сотрудник проверяет правильность внесения данных, и подтверждает это своей личной подписью.
Важно! С оформленным документом нужно ознакомить уволившегося работника, который в подтверждение этого факта должен подписать личную карточку работника.
Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основ ании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4, вы найдете ниже.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
С 19.10.2019 начало действовать Постановление Правительства от 09.10.2019 № 1302, которое отменяет использование личной карточки по форме № Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено , утв. 11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
- за достоверность сведений при приеме на работу;
- при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
- при увольнении.
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2020 года.
Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения
Пункт 1. Заполняем шапку
Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.
Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.
В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.
В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).
Пункт 2. Общие сведения
Вписываем реквизиты трудового договора.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.
Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.
Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:
- читает и переводит со словарем;
- читает и может объясняться;
- владеет свободно.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
- в аппарате Совета Обороны РФ;
- в Администрации Президента РФ;
- в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:
По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
- никогда не был(а) в браке;
- брак зарегистрирован;
- брак не зарегистрирован;
- вдовец или вдова;
- разведен(а) официально;
- разошлись (когда неофициально).
В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.
В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.
Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.
Пункт 3. Сведения о воинском учете
Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
- либо военного билета (пребывающие в запасе).
Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.
Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.
Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.
В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.
- А (годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе).
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
- есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
- работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.
Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
- А (годные к военной службе);
- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годные к военной службе);
- Г (временно не годные к военной службе);
- Д (не годные к военной службе).
Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Пункт 4. Прием на работу и переводы
Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.
Пункт 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.
Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.
Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать.
Пункт 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
- ежегодных;
- учебных;
- без сохранения заработной платы;
- дополнительных оплачиваемых и др.
Выглядит это так:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.
Пункт 9. Увольнение работника
Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.
Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:
- информация об образовании;
- информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
- личные сведения (адрес, состав семьи);
- данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
- данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.
Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.
Форма т2
Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.
Форма т-4
Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:
- ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
- преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).
Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).
Форма т2 ГС
Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).
Необходимые документы
Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:
- паспорт гражданина;
- приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
- обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
- если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
- документ, который подтверждает уровень образования;
- ИНН и СНИЛС;
- документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
- трудовой договор, оформленный с сотрудником.
Все документы предоставляются в виде оригиналов.
Пошаговая инструкция по заполнению
Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.
Раздел I
Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:
- Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
- Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
- В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
- Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
- Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
- Пол обозначают заглавной буквой.
- ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
- Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
- Гражданство прописывается кодом.
- Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.
- Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.
- Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
- Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
- Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
- Отметка о личной жизни также производится по кодам.
- Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
- Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.
Раздел II
В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.
А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.
Остальные разделы
Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:
- Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
- Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
- Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
- Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
- В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
- Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
- Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
- Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:
- информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
- данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
- документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).
При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.
Как вносятся изменения в карточку
Если со временем какие-либо сведения изменились, их нужно своевременно вносить в форму. Как правило, регламент предусматривает 14 календарных дней на внесение изменений . При этом новые данные вносятся точно так же, как и в трудовую книжку. Возможны два варианта.