Как оформить заявку на материалы. Образец заявки на приобретение товара
— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.
Пример из нереальной жизни.
Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.
Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».
Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».
HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».
Занавес.
Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.
Регламент по подбору персонала
Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.
Название раздела |
Описание |
Определяются цели:
Назначаются исполнители, ответственные и лица, принимающие окончательные решения. |
|
|
Фиксируются:
|
|
Предлагаются варианты ведения поиска и условия перехода от одного к другому:
|
|
Описывается процесс сбора и анализа информации о кандидатах, проверка на соответствие заявке на подбор персонала, предоставление отобранных резюме инициатору. |
|
|
|
Процедура информирования исполнителей о закрытии вакансии или других причинах прекращения поиска. |
|
Документ, который необходимо заполнить инициатору |
Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.
Внутренняя заявка на подбор персонала
Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.
Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.
1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.
2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.
3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.
4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.
5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:
- определитесь с набором критически важных характеристик,
- укажите желаемые и
- отметьте необязательные.
Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.
У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.
6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.
7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.
8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,
9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.
10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.
11. ФИО, должность и контакты заявителя.
HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.
Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя
Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:
- Название компании.
- Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
- Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
- Описание процедуры отбора, принятой в компании.
- Открытость или закрытость информации о поиске.
- Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.
Заявка на подбор персонала (образец)
Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.
Полная информация о компании |
|
Название компании (полное и сокращенное) |
|
Виды деятельности |
|
Год основания |
|
Количество сотрудников |
|
Юридический адрес |
|
Фактический адрес |
|
Сотрудник, ответственный за подбор (ФИО, должность, телефон, e-mail) |
|
Бизнес-заказчик подбора (ФИО, должность, контакты e-mail) |
|
Дополнительная информация |
|
Информация о вакантной позиции |
|
Наименование должности |
|
Необходимое количество сотрудников |
|
С чем связано открытие вакансии |
|
Название подразделения/отдела/департамента/группы |
|
Непосредственный руководитель сотрудника |
|
Наличие подчиненных (подразделения, должности, количество) |
|
Задачи и функциональные обязанности |
|
Ключевые показатели эффективности |
|
Требования к кандидату |
|
Возрастные рамки (от … до…) |
|
Уровень образования |
|
Специализация по образованию |
|
Дополнительное образование, повышение квалификации |
|
Опыт работы |
|
Специализированные навыки |
|
Наличие допусков и сертификатов |
|
Иностранные языки (перечень и уровень владения) |
|
Владение компьютером (общий уровень, специализированное программное обеспечение) |
|
Личный автомобиль (наличие, возможность использования в рабочих целях) |
|
Наличие заграничного паспорта |
|
Личные качества |
|
Желаемые отрасли, компании, кандидаты из которых наиболее желательны |
|
Ограничения поиска (каких кандидатов не будете рассматривать) |
|
Гражданство, регион регистрации |
|
Дополнительная информация |
|
Условия сотрудничества |
|
Форма занятости (в офисе/удаленно, частичная занятость/полная занятость, в штат/ по гражданско-правовому договору, срочный контракт/бессрочный контракт, работа по совместительству) |
|
Режим работы (время начала, время окончания, длительность рабочей недели, выходные) |
|
Необходимость сверхурочной работы |
|
Испытательный срок |
|
Заработная плата на испытательный срок |
|
Заработная плата после испытательного срока (размер, порядок формирования, сроки выплаты) |
|
Возможность увеличения заработной платы, если на текущем месте работы доход кандидата больше |
|
Социальный пакет:
|
|
Условия труда (рабочее место) |
|
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают) |
|
Преимущества вакансии |
|
Риски, к которым должен быть готов кандидат |
|
Дополнительная информация |
|
Описание процедуры отбора |
|
Закрытость/открытость информации о подборе |
|
Этапы отбора (количество, последовательность, длительность, периодичность, ответственные сотрудники) |
|
Желаемый срок закрытия вакансии, дедлайн |
|
Особые условия |
Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.
Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?
Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.
Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.
Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.
Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.
В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.
Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:
· приобретение товара одной большой партией за один раз;
· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;
· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;
· получение товара по мере необходимости;
· закупка товара с немедленной отдачей. В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.
Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.
Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.
Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.
Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.
В заказе поставщику нужно указывать:
- номер заказа;
- название поставщика, которому делается заказ;
- место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
- дату заявки (когда сделана заявка);
- дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
- спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
- закупочные цены;
- количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
- внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.
Заявка на приобретение товара (образец)
Договором поставки может быть предусмотрен механизм поставки товара на основании заявки покупателя. В данной статье будет приведен образец заявки на приобретение товара.
Общие положения
Стороны договора поставки могут решить, что поставка товара будет производиться в течение определенного срока после получения поставщиком заявки покупателя. При этом в договоре может быть указано на свободную форму заявки, а может быть приведен установленный бланк, например, в качестве приложения к договору, которое является обязательной частью соглашения. В последнем случае все изменения, вносимые в бланк заявки, должны быть оформлены дополнительным соглашением к договору. Организация-поставщик может разработать собственный бланк заявки и требовать от контрагентов использования именно его при оформлении заказов. Обычно такие организации размещают бланки заявок на своих интернет-сайтах.
Заявка может использоваться в ситуации, когда стороны в момент заключения договора по какой-либо причине не могут определить ассортимент товара. Тогда конкретные товары, необходимые покупателю, будут указываться в заявке.
Также заявка применяется для резервирования необходимой продукции на складе поставщика.
В отдельных случаях заявка на приобретение товара может выступать акцептом в отношении условий поставки, предложенных организацией-поставщиком. В связи с направлением заявки на покупателя возлагается обязанность принять товар и в случае отсутствия каких-либо замечаний по количеству и качеству поставки оплатить поставленный по заявке товар.
Надлежащее оформление заявки на поставку поможет в случае возникновения споров между поставщиком и покупателем разрешить вопросы, связанные со сроками и объемами поставки, а также качеством поставленных товаров.
Заполнение заявки
Как было указано выше, заявка составляется покупателем по форме, предусмотренной договором или установленной поставщиком, либо в свободной форме. Однако независимо от этого заявка всегда содержит обязательные условия.
Во-первых, в документе указываются его название - «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).
Во-вторых, если поставка товара осуществляется в рамках договора поставки, указываются реквизиты данного договора.
В-третьих, в форме таблицы приводится информация о товаре:
- наименование (артикул);
- требуемые характеристики;
- количество товара по каждой позиции;
- цена за единицу;
- общая стоимость товаров по каждой позиции;
- итоговые суммы по количеству и стоимости товаров по всем позициям.
Здесь же могут быть приведены требования к упаковке товара, габаритам, способу доставки.
В заявке можно также указать дату, до которой должна быть произведена поставка, если покупатель ограничен по срокам. При этом последним должны быть учтены сроки, необходимые для подготовки товара к поставке и его доставки покупателю. Также должен быть указан адрес, по которому надлежит осуществить поставку товара.
В случае, если покупателю договором предоставлена скидка на оплату товара, об этом можно также упомянуть в заявке с указанием реквизитов соответствующего договора.
Если договором не предусмотрены условия оплаты товара, в заявке может содержаться предложение об оплате после доставки или предварительной оплате в размере, например, 30 процентов от полной стоимости поставки.
Заявка подписывается уполномоченным лицом организации с указанием должности и расшифровки подписи данного лица.
Образец заявки на приобретение товара
Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса . Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?
Как составить
Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел .
Существует обязательный набор канцелярии , который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.
Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.
Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).
Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).
Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).
Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.
Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:
- оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
- текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
- перечень канцелярских принадлежностей , необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
- ФИО лица , подавшего запрос, подпись ;
- примечания .
Какие бывают формы
Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы :
Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.
Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам , то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.
В чем отличия внешней и внутренней заявки
Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара .
Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.
Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон .
Основные требования
К запросу предъявляются следующие требования :
- заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
- номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
- в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
- при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
- обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).
В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской . По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную .
В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).
«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов :
- название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
- название документа – то есть «Служебная записка»;
- дата составления, регистрационный номер;
- заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
- в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
- в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.
Примеры оформления
Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.
Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.
Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.
Хотим обратить Ваше внимание на то, как правильно составить заявку, ведь правильно оформленная заявка сэкономит много драгоценного времени.
Давайте разберем два вида заявок:
- Заявка на товар или производителя, то есть если Вам необходимо
найти какой-либо товар или продукцию, или если Вам нужно
найти производителя/завод по производству какой-либо продукции;
- Заявка на перевозку груза , то есть если Вы уже нашли интересующие Вас
Товар или продукцию, и Вам нужно доставить груз.
Заявка на товар
К сожалению, очень многие ограничиваются только несколькими словами, например, «Нам нужно найти производителя столов», «Можете ли вы найти производителя запчастей для дробилок СМД?», «Хотим закупить в Китае партию элеваторов, верхняя часть которых с течкой и червячным редуктором» и так далее. Приведенные примеры являются примером того, как не следует писать заявку, так как после подачи подобного запроса Вам придется отвечать на огромное количество вопросов, что отнимает время.
Если Вы хотите найти производителя/поставщика какого-либо продукта, то составляя заявку на поиск товара или производителя в Китае, обязательно напишите детально, что именно Вы хотите получить в итоге. Такие параметры, как марка, количество, размер, технические характеристики являются обязательными, если Вы отправите фото желаемой продукции, это намного упростит задачу поиска. Если же вы заказываете специфическую продукцию, такую как техническое оборудование, запчасти, химию и т.д., то тем более нужно описать все очень подробно, прикрепить чертежи, фото, расшифровывать все аббревиатуры и сокращения, ведь все те термины, которые Вам кажутся понятными как ясный день, могут быть темным лесом для человека, никогда не сталкивающимся с той или иной отраслью.
Заявка на перевозку груза
С заявками на перевозку груза, тоже бывают трудности. Если Вам нужно доставить груз из Китая, то в заявке нужно указывать не только какой груз и куда, обязательно указывайте такие параметры, как:
Скачать бланк-заявку на расчет доставки Вы можете , также можете написать нам на почту info@сайт.
Если у Вас все же возникли какие-либо трудности в составлении запроса или заполнении бланка-заявки, то наши специалисты с удовольствием Вам помогут. При любых вопросах пишите нам на почту или звоните по телефону.